Was ist eine Whistleblowing-Hotline? Eine Definition
Bearbeitet am 30.07.24
EineWhistleblowing-Hotlineoder Whistleblower-Hotline ist Teil eines Whistleblowing-Systems oder -Prozesses, das bzw. der von einem Unternehmen, einer Organisation, einer Wohltätigkeitsorganisation oder einer Regierungsbehörde eingerichtet wird.
Das Whistleblowing-System oder -Verfahren soll Mitarbeitern, Freiwilligen und anderen Personen dabei helfen, Fehlverhalten, illegale oder unethische Handlungen am Arbeitsplatz zu melden.
Der Begriff „Whistleblowing-Hotline“ stammt aus der Zeit vor der Digitalisierung und bezeichnete ursprünglich lediglich eine telefonische Meldestelle. Mit dem Aufkommen der digitalen Technologie und des Internets wird der Begriff heute als Sammelbegriff für alle Formen der Whistleblowing-Kontaktaufnahme verwendet, darunter das Einreichen von Online-Formularen, E-Mails und Voicemails sowie das nach wie vor häufig genutzte Telefon.
Um richtig zu verstehen, warum eine Organisation eine Whistleblowing-Hotline einrichten möchte, lesen Sie unseren Artikel„5 gute Gründe für ein robustes externes Whistleblowing-Meldesystem“.
Wie werden Whistleblowing-Hotlines noch bezeichnet?
Manchmal scheuen Unternehmen und Organisationen den Begriff „Whistleblowing“, weil sie glauben, dass er implizieren könnte, dass es in ihrer Branche Fehlverhalten gibt.
Ebenso gibt es Branchen, die noch expliziter sein wollen, als es der Begriff „Whistleblowing-Hotline“ vermuten lässt, und Begriffe wie „Betrug“ und „Schutz“ verwenden. Unternehmen und Organisationen dieser Kategorie verfolgen oft einen Ansatz, der genau das sagt, was er verspricht, um absolut klar zu machen, was sie zu verhindern versuchen.
Natürlich gibt es keine allgemeingültige Antwort darauf, wie eine Whistleblowing-Hotline heißen sollte – das hängt ganz von der Sensibilität der Unternehmenskultur innerhalb der Organisation ab.
Einige andere alternative Bezeichnungen für Whistleblowing-Hotlines, die häufig zu hören sind, sind…
- Whistleblowing-Hotline
- Whistleblowing-System
- Whistleblowing-Hotline
- Whistleblowing-Dienst
- Whistleblower-Hotline
- Anonymes Meldesystem
- Anonyme Hotline
- Vertrauliches Meldesystem
- Vertrauliche Hotline
- Hotline
- Hotline für Hinweise
- Ethik-Hotline
- Ethik-Hotline
- Sicherheits-Hotline
- Betrugshotline
- Hotline zur Betrugsbekämpfung
- Betrugshotline
- Linie zur Verlustprävention
- Mitarbeiter-Hotline-Service
Außerdem…
Viele Unternehmen und Organisationen geben ihrem Whistleblowing-System einen Namen oder eine „Marke“, um ihren Wunsch zu verdeutlichen, dass sie aktive Maßnahmen zur Verhinderung von Fehlverhalten ergreifen.
Wer kann eine Whistleblowing-Hotline nutzen?
Die rechtliche Definition eines Whistleblowers variiert je nach Land, aus dem die Meldung erfolgt, aber im Wesentlichen bringt ein Whistleblower Informationen über potenzielles Fehlverhalten ans Licht und gibt der Organisation die Möglichkeit, mit der Untersuchung der Angelegenheit zu beginnen.
Ein Whistleblower ist in der Regel ein Mitarbeiter oder Freiwilliger, der sich zu Wort meldet, wenn er potenzielle Regelverstöße, Fehlverhalten oder Rechtswidrigkeiten innerhalb seiner Organisation beobachtet oder davon erfährt.
Dieses potenzielle Fehlverhalten kann Betrug, Bestechung, Sexismus, Rassismus, Diskriminierung aufgrund des Alters oder der Fähigkeiten, Beschämung, Mobbing oder sogar Gewalt betreffen.
Whistleblower melden in der Regel Vorfälle, die sich an ihrem Arbeitsplatz oder innerhalb der Lieferketten oder Netzwerke, in denen sie tätig sind, ereignen.
Der Hinweisgeber meldet sich über einen von der Organisation eingerichteten Meldekanal. Dieser Meldekanal kann Festnetztelefon, Mobiltelefon, Smartphone, Webseite, Tablet, Voicemail, E-Mail oder sogar einen guten alten Brief umfassen.
Warum eine Whistleblowing-Hotline einrichten?
Die spezifischen Faktoren, die zur Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline führen, variieren von Organisation zu Organisation, aber es gibt fünf allgemeine Merkmale, die die Einrichtung eines Whistleblowing-Prozesses oder -Systems erforderlich machen.
Das sind:
- Gesetzgebung oder Regierungsführung
- Es ist ein Vorfall passiert.
- Ein Vorfall ereignet sich
- Verhinderung eines möglicherweise eintretenden Vorfalls
- Abschreckung potenzieller Vorfälle
Betrachten wir diese Faktoren nacheinander...
Gesetzgebung oder Regierungsführung
Es gibt viele Situationen, in denen ein Unternehmen, eine Organisation, eine Wohltätigkeitsorganisation oder eine Regierungsbehörde durch Gesetze oder eine Aufsichtsbehörde dazu verpflichtet sein kann, eine Whistleblowing-Hotline einzurichten. Zwei Beispiele hierfür sind dieEU-Whistleblowing-Richtlinie, die im Dezember 2021 in Kraft getreten ist, und das bevorstehendedeutsche Sorgfaltspflichtgesetz für Lieferkettenvon 2023.
Der Treiber in diesem Fall ist eindeutig. Es ist die Notwendigkeit, die Gesetze oder die Vorschriften der zuständigen Behörde einzuhalten.
Es ist ein Vorfall passiert.
Es kommt manchmal vor, dass nach einem schwerwiegenden Fehlverhalten und den daraus resultierenden Gerichtsverfahren und Geldstrafen ein Unternehmen, eine Organisation, eine Wohltätigkeitsorganisation oder eine Regierungsbehörde eine Whistleblowing-Hotline einrichtet.
Der Antrieb ist das Bedürfnis, künftige Verfehlungen oder Fehlverhalten zu verhindern und zu zeigen, dass man aus den Fehlern gelernt hat.
Ein Vorfall ereignet sich
Manchmal ist es notwendig, eine Whistleblowing-Hotline einzurichten, da dies eine klare und positive Reaktion auf ein Fehlverhalten ist, das gerade in diesem Moment stattfindet.
Der Treiber ist die Notwendigkeit, den Mitarbeitern und internen und externen Stakeholdern zu zeigen, dass sofortige Maßnahmen ergriffen werden.
Verhinderung eines möglicherweise eintretenden Vorfalls
Gelegentlich kann das Bewusstsein bestehen, dass ein gewisses Maß an potenziellem Fehlverhalten vorliegt, aber keine Beweise dafür vorliegen. Durch die Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline versucht die Leitung der Organisation, etwaige Probleme offen anzusprechen. In diesem Fall soll die Einrichtung eines Whistleblowing-Kanals dem Hinweisgeber das Vertrauen geben, dass seine Meldung ernst genommen wird.
Der Treiber ist die Notwendigkeit, festzustellen, ob überhaupt ein Problem vorliegt, und wenn ja, dieses aufzudecken.
Abschreckung potenzieller Vorfälle
Der letzte allgemeine Faktor ist die Abschreckung. In vielen Branchen oder Sektoren gibt es eine gewisse Versuchung oder Neigung, Probleme mit Abkürzungen oder Gewalt zu lösen. Voll funktionsfähige und aktive Whistleblowing-Hotlines wirken als direkte Abschreckung gegen jegliches Fehlverhalten.
Das Ziel dabei ist, jegliches Fehlverhalten zu verhindern, bevor es überhaupt auftritt.
Anonyme, halb-anonyme und namentliche Whistleblowing-Meldungen
Obwohl Whistleblowing von namentlich genannten oder halb-anonymen Personen erfolgen kann, ist die Möglichkeit, anonym bei einer Whistleblowing-Hotline anzurufen, für jede Whistleblowing-Richtlinie und jeden Whistleblowing-Prozess von entscheidender Bedeutung.
Dies ist von entscheidender Bedeutung, da die Sicherheit des Hinweisgebers oberste Priorität hat und an manchen Arbeitsplätzen jede Identifizierung des Hinweisgebers zu Vergeltungsmaßnahmen seitens der Kollegen führen könnte.
Die Einrichtung eines vertraulichen Meldekanals ist in der Tat ein wesentliches Merkmal vieler Gesetze zum Schutz von Hinweisgebern und Verhaltenskodizes.
Es ist wichtig, über eine klare und wirksame Whistleblowing-Richtlinie zu verfügen.Sehen Sie sich unsere kostenlose Vorlage für eine Whistleblowing-Richtlinie an.
Wie profitiert ein Unternehmen oder eine Organisation von einer vertraulichenWhistleblower-Hotline?
- Es schützt die Mitarbeiter.
Whistleblowing-Hotlines ermöglichen es Mitarbeitern, Probleme anzusprechen, die sie gegenüber ihrem Vorgesetzten möglicherweise nicht ansprechen möchten. Zu diesen Problemen können Betrug, Sexismus, Rassismus, Altersdiskriminierung oder andere Formen der Diskriminierung gehören, die ihre Kollegen belasten könnten.
- Es ermöglicht Managern, Informationen zu sammeln, die zur Risikobewertung genutzt werden können.
Gute Informationen sind unerlässlich, um Fehlverhalten am Arbeitsplatz zu verhindern oder erfolgreich zu bekämpfen, und es gibt keine bessere Informationsquelle als die dort beschäftigten Mitarbeiter … aber nur, wenn diese nicht in Angst vor den Konsequenzen leben.
- Es schützt den Ruf des Unternehmens.
Mitarbeiter, die keinen Zugang zu einem vertraulichen Meldekanal haben, neigen viel eher dazu, a) nichts zu sagen oder b) einen öffentlichen Kanal wie die Presse oder soziale Medien zu nutzen. Durch das Angebot von Vertraulichkeit ist es wahrscheinlicher, dass Arbeitgeber von potenziellen Verfehlungen erfahren und sich vor öffentlicher Bloßstellung in einem Kanal schützen, auf den sie weniger Einfluss haben.
Was sind die wichtigsten Merkmale einer erfolgreichen Whistleblowing-Hotline?
- Zugänglich
Einfacher Zugang zur Hotline per Telefon, Internet, Mobiltelefon/Smartphone, Tablet, Postanschrift oder persönlich, rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr.
- Mehrere Sprachen
Berichte können bei Bedarf in der Muttersprache des Hinweisgebers aufgenommen werden. Dies kann über einen zweisprachigen Call-Handler oder einen Übersetzer erfolgen.
- Der Hinweisgeber hat die Möglichkeit, vertraulich zu bleiben.
Whistleblower sollten in der Lage sein, Probleme nach Möglichkeit anonym zu melden. Sie sollten auch das Recht haben, über den Fortschritt der Meldung auf dem Laufenden gehalten zu werden.
- Sicher
Der Anbieter der Whistleblowing-Hotline und alle angebotenen Dienste sollten alle gesetzlichen Bestimmungen einhalten, einschließlich der DSGVO, Datenschutz- und Privatsphäregesetze, unabhängig davon, woher der Anruf bei der Hotline kommt. Alle Richtlinien und Zertifizierungen sollten auf dem neuesten Stand gehalten werden und sowohl für das Unternehmen oder die Organisation, die den Anbieter beschäftigt, als auch für den Whistleblower selbst zugänglich sein.
- Der vertrauliche Hotline-Dienst sollte sichtbar sein.
Alle Mitarbeiter, sowohl bestehende als auch neue, sollten über den Service und die Gründe für dessen Nutzung informiert werden. Durch regelmäßige Kommunikation und Schulungen sollte das Bewusstsein dafür aufrechterhalten werden.
- Die Berichterstattung sollte messbar sein.
Alle gemeldeten Daten und Informationen sollten gespeichert, messbar und in der Lage sein, mit anderen anonymen Whistleblowing-Daten von Wettbewerbern des Arbeitgebers verglichen und bewertet zu werden.
- Zustimmung der Geschäftsleitung
Jede Whistleblowing-Hotline, jede Schulung und jede Kommunikation mit den Mitarbeitern muss als wichtig für die finanzielle Gesundheit und den guten Ruf der Organisation anerkannt werden. Alle daraus resultierenden Meldungen müssen fair und unvoreingenommen behandelt werden, und vor allem darf es keine Vergeltungsmaßnahmen gegen den Whistleblower geben, wenn dieser sich selbst zu erkennen gegeben hat oder aufgrund der Umstände identifiziert werden kann.
- Erstreckt sich auf Lieferketten und Netzwerke
Drittanbieter und Partner werden häufig dazu aufgefordert, Whistleblowing-Hotlines zu nutzen. Dadurch erhält der Arbeitgeber einen noch umfassenderen Überblick über potenzielle Risiken.
Wie man eine Whistleblowing-Hotline einrichtet
Viele Unternehmen und Organisationen verfügen über eigene interneWhistleblowing-Richtlinienund Hotlines. Diese werden häufig von internen Mitarbeitern verwaltet – in der Regel vom General Counsel, von der Personalabteilung oder einem speziell dafür zuständigen Team.
Dies wirft in den Köpfen potenzieller Whistleblower einige Fragen hinsichtlich Vertrauen und Vertraulichkeit auf. Ist wirklich alles, was sie sagen, vertraulich? Was passiert, wenn Mitglieder des HR-Teams auch mit jemandem befreundet sind, der Gegenstand einer Whistleblowing-Meldung ist?
Es gibt auch Auswirkungen auf die Kosten, den Zeitaufwand und den Verwaltungsaufwand. Wenn es um eine solche Nischenaufgabe geht, gibt es nur sehr wenige Menschen, die genau wissen, wie ein Whistleblowing-System am besten implementiert und gepflegt wird.
Aus diesem Grund werden die meisten Ethik-Meldesysteme an eine Handvoll Whistleblowing-Dienstleister ausgelagert.
Anbieter von Whistleblowing-Hotlines sind Experten auf ihrem Gebiet und können Sie zu Kosten, Verfahren, Umsetzung, Kommunikation und Berichtsstatistiken beraten. Anbieter wie Safecall können innerhalb von 24 Stunden eine vertrauliche Hotline für Sie einrichten. Wir können Ihnen auch eine erste Beratung anbieten und Ihnen eine kostenlose Vorlage für eine Whistleblower-Richtlinie zur Verfügung stellen.
Die häufigsten Fragen zur Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline, die Safecall gestellt werden, finden Sie in unserem Artikel„Die 10 häufigsten Fragen zur Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline, die uns gestellt werden”.
Auswahl eines externen Whistleblowing-Hotline-Dienstes
Die Auslagerung Ihrer Whistleblower-Hotline an einen externen Dienstleister ist ein gängiger Ansatz vieler Unternehmen. In der Regel wird dies intern entweder vom General Counsel, vom HR-Direktor oder vom HR-Manager übernommen.
Whistleblowing-Dienstleister, Anbieter von Ethik-Hotlines oder Whistleblowing-Dienstanbieter ... unabhängig davon, welcher Begriff verwendet wird ... lassen sich diese in der Regel in drei Hauptkategorien einteilen:
Anbieter von Unternehmens-Hotlines
Es handelt sich um große, weltweit tätige Unternehmen, die im Rahmen einer Vielzahl miteinander verknüpfter ESG-Dienstleistungen (Environmental Social Governance) eine Whistleblowing-Hotline anbieten.
Der Vorteil einer Unternehmenslösung besteht darin, dass alles so konzipiert ist, dass es nahtlos zusammenarbeitet.
Es gibt jedoch auch einige Nachteile.
Erstens: die Kosten.
Ja, viele dieser Anbieter von Ethik-Hotlines helfen Ihnen bei der Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline, aber ihr Whistleblowing-Service ist so konzipiert, dass er am besten funktioniert, wenn er zusammen mit all ihren zusätzlichen ESG-Produkten und Servicemodulen genutzt wird... und das kann die Gesamtkosten erheblich erhöhen.
Zweitens handelt es sich um Unternehmen, von denen viele wirklich global agieren.
Das bedeutet, dass der Kauf eines einzelnen Whistleblowing-Dienstes zwar für den Kunden eine „wohlüberlegte Anschaffung” sein mag, für den Anbieter jedoch nur einen relativ geringen Umsatz darstellt. Dies geht oft mit einem geringeren Kundenservice einher, der häufig über große Callcenter abgewickelt wird, die sich nicht unbedingt in derselben geografischen Region befinden.
Und drittens hat sich der Druck verstärkt, Whistleblower dazu zu bewegen, ihre Meldungen online zu machen, anstatt über eine Whistleblower-Hotline mit einem Call-Handler zu sprechen.
Aus unternehmerischer Sicht ist dies zwar verständlich – denn wenn man den Faktor Mensch reduzieren kann, senkt dies die Gemeinkosten eines Anbieters –, doch kann dies auch die Menge an Informationen, die vom Hinweisgeber bereitgestellt werden, erheblich einschränken. Und je weniger sachliche Informationen durch die Meldung gewonnen werden, desto geringer ist die Chance, dass potenzielle Verstöße aufgeklärt werden können.
Mit anderen Worten: Der eigentliche Wert einer Whistleblowing-Hotline – dass ein Mensch zur Verfügung steht, um möglichst viele Informationen aus einer Meldung zu gewinnen – wird möglicherweise marginalisiert, um die Kosten für die Anbieter zu begrenzen.
Kleine Whistleblowing-Dienstleister
Es gibt auch mehrere Anbieter von Whistleblowing-Apps und -Websites, die jetzt verfügbar sind.
Die Vorteile dieser Anbieter liegen darin, dass die Meldekanäle alle für die Nutzung auf Mobiltelefonen optimiert sind und fast jeder Mitarbeiter ein solches Gerät besitzt.
Sie sind in der Regel auch günstig, was sie ideal macht, wenn der Käufer lediglich eine Checkliste abarbeitet.
Es handelt sich jedoch um eine falsche Sparmaßnahme, wenn der Kunde tatsächlich versucht, Reputationsschäden durch Fehlverhalten in seinem Unternehmen zu verhindern oder zu minimieren.
Das ist aus drei Gründen falsch…
- Viele nationale Whistleblowing-Gesetze verlangen ausdrücklich, dass Unternehmen und Organisationen sowohl Online- als auch mündliche Kanäle zur Meldung potenzieller Verfehlungen am Arbeitsplatz einrichten.
Das bedeutet, dass das Fehlen einer Telefon-Hotline oder sogar die Bereitstellung einer Voicemail-Funktion einfach nicht konform ist.
- Selbst wenn der Anbieter über eine Hotline verfügt, ist sein Hauptkanal die Online-Meldung von Missständen, sodass diese nicht unbedingt in angemessenem Umfang besetzt ist, daman Meldungen über diesen Kanal verhindern möchte.
- Kleine Anbieter neigen dazu, zu scheitern oder aufgekauft zu werden, mit allen damit verbundenen Problemen für den Kunden.
Anbieter von speziellen Whistleblowing-Hotlines
Die besten dieser externen Anbieter – in den USA oft als Hotline-Anbieter bezeichnet – sind Whistleblowing-Experten im wahrsten Sinne des Wortes.
Sie bieten Unternehmen und Organisationen hochspezialisierte Beratung zum Thema Whistleblowing und zur Einrichtung von Ethik-Hotlines – oft maßgeschneidert.
Die Vorteile der Inanspruchnahme eines spezialisierten Whistleblowing-Dienstleisters bestehen darin, dass dem Kunden garantiert die bestmögliche Beratung zuteilwird, da dies dessen einziger Schwerpunkt ist.
Sie zeigen dem Kunden, wie man:
- Eine rechtskonforme Whistleblowing-Richtlinie implementieren
- Implementierung des Whistleblowing-Systems und der Whistleblowing-Prozesse
- Mitarbeiter über die Whistleblowing-Kanäle und die Hotline informieren
- Schulen Sie alle Manager, die für Whistleblowing-Meldungen zuständig sind.
- Triage-Berichte
- Untersuchen Sie Vorfälle korrekt
- Bereitstellung einer Reihe zusätzlicher Unterstützungsmaßnahmen für Whistleblowing-Untersuchungen, um besonders schwierige Fälle zu bearbeiten und zu lösen
Es gibt auch Nachteile.
Ein spezialisierterAnbieter von Mitarbeiter-Hotlinesist vielleicht nicht der günstigste, aber dafür der zuverlässigste. Er stellt den Kunden und dessen Mitarbeiter an erste Stelle, denn das ist sein Daseinszweck.
Und weil sie Spezialisten sind, bieten sie ein einziges Whistleblowing-System an, anstatt eines Moduls, das Teil eines umfassenderen ESG-Pakets ist.
Suchen Sie nach einer Vorlage für eine Whistleblower-Richtlinie?
Die Einführung einer klaren Whistleblowing-Richtlinie fördert eine Kultur, in der Bedenken frühzeitig geäußert werden.
Dies erleichtert es Arbeitgebern, Bedenken anzusprechen und möglicherweise schwerwiegende Verfehlungen und Reputationsschäden zu verhindern, bevor sie den Aufsichtsbehörden oder der Presse gemeldet werden.
Safecall verfügt über langjährige Erfahrung und Fachkompetenz im Bereich Whistleblowing und hat speziell für Sie eine kostenlose Vorlage für eine Whistleblower-Richtlinie zusammengestellt.
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