Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wir sind weltweit tätig und nutzen Dolmetscherdienste für Anrufer, die kein Englisch sprechen. Unsere Mitarbeiter haben Zugang zu internationalen gebührenfreien Telefonnummern. Wir bitten Sie lediglich, uns bei der Umsetzung mitzuteilen, welche Sprachen Sie verwenden möchten.

Wir sind in der Lage, Meldungen in über 170 Sprachen zu bearbeiten. Wenn ein Mitarbeiter Safecall anruft, werden ihm automatisch eine Reihe von Sprachen angeboten, die für den Ort, von dem aus er anruft, geeignet sind.

Lieferanten stehen bei der Meldung unethischen Verhaltens vor besonderen Herausforderungen – sie fallen nicht unter den traditionellen Mitarbeiterschutz, sind jedoch häufig Zeugen schwerwiegender Verfehlungen, die sich auf die Organisationen auswirken könnten, mit denen sie zusammenarbeiten. Die Schaffung sicherer Meldewege für Lieferanten ist für ein umfassendes Risikomanagement unerlässlich.

Unser externer Whistleblowing-Dienst erstreckt sich über Mitarbeiter hinaus auch auf Auftragnehmer, Lieferanten und andere Interessengruppen. Damit erhält Ihr gesamtes Unternehmensökosystem einen sicheren Ort, um Bedenken hinsichtlich potenzieller Verfehlungen, Korruption oder Compliance-Verstößen zu äußern.

Wir können lieferantenspezifische Meldewege einrichten, die den unterschiedlichen Beziehungsdynamiken und Bedenken externer Parteien Rechnung tragen. Lieferanten könnten sich Sorgen über eine Vertragsbeendigung oder eine Aufnahme in eine schwarze Liste machen, sodass ein unabhängiger Vermittler einen wichtigen Schutz darstellt.

Unsere mehrsprachige Plattform, die über 68 Sprachen unterstützt, ist besonders wertvoll für internationale Lieferketten, in denen Sprachbarrieren sonst die Berichterstattung verhindern könnten. Dank der Verfügbarkeit rund um die Uhr können Lieferanten in verschiedenen Zeitzonen Berichte erstellen, wann es für sie bequem und sicher ist.

Wir können auch lieferantenspezifische Schulungsmaterialien bereitstellen, die externen Partnern helfen zu verstehen, welche Verhaltensweisen gemeldet werden sollten und wie der Prozess funktioniert, damit sie sich sicher fühlen, Probleme zu melden, wenn sie diese beobachten.

Der Schlüssel liegt darin, den Lieferanten das Gefühl zu geben, dass sie Partner bei der Einhaltung ethischer Standards sind und nicht Außenseiter, die wegen ihrer Bedenken mit Vergeltungsmaßnahmen rechnen müssen.

Jede Branche hat ihre eigenen Risiken, regulatorischen Anforderungen und kulturellen Besonderheiten.

Deshalb verfolgen wir keinen einheitlichen Ansatz – wir arbeiten weltweit mit Unternehmen aus verschiedenen Branchen zusammen und wissen, dass sich die Anforderungen eines Gesundheitsdienstleisters erheblich von denen eines Finanzdienstleisters oder eines Fertigungsunternehmens unterscheiden.

Unsere Fallmanagement-Software ermöglicht eine branchenspezifische Anpassung an die jeweiligen Belange. Ob Patientensicherheit im Gesundheitswesen, Marktmissbrauch im Finanzdienstleistungssektor oder Umweltbelange in der Fertigungsindustrie – wir passen unsere Meldekategorien und Eskalationsverfahren an die branchenspezifischen Risiken an.

Dank ihrer umfassenden Erfahrung im Ermittlungsbereich können unsere Call-Handler ihre Fragen und Antworten an den jeweiligen Branchenkontext anpassen. Sie verstehen den Unterschied zwischen der Bearbeitung eines Problems im Zusammenhang mit der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und einem Problem im Zusammenhang mit der Sicherheit am Arbeitsplatz.

Nach Vereinbarung können wir auch Schulungsmaterialien an branchenspezifische Szenarien anpassen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Probleme erkennen und melden, die für ihren Sektor relevant sind.

Unsere Mehrsprachigkeit ist besonders wertvoll für globale Branchen, in denen Teams aus mehreren Ländern und Kulturen zusammenarbeiten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, zu verstehen, dass es bei einer effektiven Whistleblowing-Lösung nicht nur um die Technologie geht, sondern darum, Systeme zu schaffen, die auf die besonderen Rahmenbedingungen und Herausforderungen Ihrer Branche zugeschnitten sind.

Whistleblowing-Systeme spielen eine entscheidende Rolle bei der Schaffung wirklich integrativer Arbeitsplätze, indem sie sichere Kanäle für die Meldung von Diskriminierung, Belästigung und ausgrenzendem Verhalten bieten, die andernfalls möglicherweise nicht gemeldet würden.

Unsere mehrsprachige Plattform, die über 68 Sprachen unterstützt, sorgt dafür, dass Sprachbarrieren niemanden daran hindern, sich zu äußern. Dies ist besonders wichtig für vielfältige Belegschaften, in denen Englisch möglicherweise nicht die Muttersprache aller ist.

Die von uns angebotenen anonymen und halb-anonymen Meldemöglichkeiten sind besonders wertvoll, wenn jemand etwas melden möchte, das nicht direkt mit ihm selbst zu tun hat. Wenn es sich beispielsweise um einen Betrugsfall handelt und der Anrufer nicht selbst daran beteiligt ist, aber weiß, wer dafür verantwortlich ist, muss er seinen Namen nicht nennen, um dies zu melden.

Unsere Analysen können Unternehmen dabei helfen, Muster von Diskriminierung oder Voreingenommenheit zu erkennen, die mit anderen Mitteln möglicherweise nicht sichtbar wären. Beispielsweise können wiederholte Berichte über den Ausschluss aus bestimmten Teams oder Abteilungen auf systemische Probleme hinweisen, die gezielte Maßnahmen erfordern.

Wir können Organisationen auch dabei unterstützen, die Wirksamkeit ihrer DEI-Initiativen zu verfolgen, indem wir Veränderungen in den Berichtsstrukturen und den Ergebnissen der Problemlösungen überwachen. Wenn die Menschen sehen, dass Bedenken hinsichtlich Diskriminierung ernst genommen werden und zu positiven Veränderungen führen, bestätigt dies, dass sich die Organisation wirklich für integrative Werte einsetzt.

Der Schutz der Mitarbeiter steht im Mittelpunkt aller Aktivitäten von Safecall. Wir haben unseren gesamten Service auf dem Grundsatz aufgebaut, dass Menschen sich wirklich sicher fühlen müssen, wenn sie Missstände melden.

Unsere externe, unabhängige Position ist die erste Schutzebene. Wenn Mitarbeiter sich an uns statt an interne Teams wenden, müssen sie nicht befürchten, dass Kollegen oder Vorgesetzte sie erkennen könnten. Unsere Call-Handler unterliegen strengen Ethik- und Vertraulichkeitsvorschriften, die durch Sicherheitsüberprüfungen untermauert werden.

Wir bieten flexible Anonymitätsoptionen – vollständig anonym, halb anonym oder offene Meldung –, sodass jeder Einzelne das für ihn angenehmste Maß an Anonymität wählen kann. Selbst in halb anonymen Fällen fungieren wir als Vermittler, schützen die Identität des Meldenden und ermöglichen bei Bedarf eine weitere Kommunikation.

Unser sicheres Datenmanagement, das auf Microsoft Dynamics 365 basiert, gewährleistet, dass alle Informationen sicher gespeichert sind und nur autorisierte Mitarbeiter darauf zugreifen können. Wir sind vollständig GDPR-konform und erfüllen die höchsten Datenschutzstandards.

Wir beraten unsere Kundenorganisationen auch dazu, wie sie mit Meldungen so umgehen können, dass Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt sind, einschließlich Empfehlungen zu Untersuchungsverfahren, die das Risiko einer Identifizierung der Meldenden minimieren.

Die Verwaltung wirklich anonymer Meldungen bei gleichzeitiger Ermöglichung einer sinnvollen Folgekommunikation ist eine der größten Herausforderungen bei Whistleblowing-Systemen. Dabei muss ein Gleichgewicht zwischen vollständiger Anonymität und der praktischen Notwendigkeit, zusätzliche Informationen zu sammeln und Aktualisierungen bereitzustellen, gefunden werden.

Unsere Plattform nutzt sichere, verschlüsselte Kommunikationssysteme, die für jeden Bericht eine eindeutige Fallreferenznummer generieren. Diese ermöglichen einen kontinuierlichen Dialog zwischen den Meldenden und den Ermittlern, ohne dass dabei persönliche Identitäten preisgegeben werden. Der Meldende kann sich mit seiner eindeutigen Referenznummer wieder in das System einloggen, um nach Fragen oder Aktualisierungen zu suchen.

Wir verwenden fortschrittliche Tokenisierungssysteme, die sichere Kommunikationskanäle schaffen. Selbst unsere erfahrenen Callcenter-Mitarbeiter kennen niemals die wahre Identität anonymer Hinweisgeber – sie interagieren über das sichere Fallmanagementsystem, das die Anonymität wahrt.

Für digitale Plattformen können wir sichere Messaging-Systeme mit zeitlich begrenztem Zugriff und verschlüsselter Speicherung implementieren. Diese ermöglichen es den Ermittlern, Folgefragen zu stellen und Aktualisierungen bereitzustellen, während die vollständige Vertraulichkeit gewahrt bleibt.

Wir bieten auch hybride Ansätze an, bei denen Reporter zunächst anonym bleiben können, aber die Möglichkeit haben, ihre Identität später offenzulegen, wenn sie sich mit dem Untersuchungsprozess vertraut gemacht haben. Diese Flexibilität trägt der Tatsache Rechnung, dass Vertrauen oft erst mit der Zeit aufgebaut wird.

Die Technologie für eine ausgeklügelte anonyme Kommunikation ist vorhanden – die Herausforderung besteht darin, sie so zu implementieren, dass sie den Meldeprozess fördert und nicht erschwert.

Unsere Call-Handler sind das, was uns in der Whistleblowing-Branche wirklich auszeichnet. Jeder unserer Call-Handler ist ein ehemaliger britischer Polizeibeamter mit über 25 Jahren Ermittlungserfahrung. Das ist nicht nur ein nettes Extra, sondern grundlegend für die Qualität unserer Dienstleistungen.

Dank ihrer umfangreichen Erfahrung sind sie darin geschult, mit Menschen zu sprechen, die möglicherweise gestresst sind, zögern oder Schwierigkeiten haben, komplexe Situationen zu artikulieren. Sie wissen, wie sie die richtigen Fragen stellen müssen, um umfassende Informationen zu sammeln und gleichzeitig sicherzustellen, dass sich die Anrufer gehört und respektiert fühlen.

Gemäß dem Gesetz über private Sicherheitsdienste von 2001 muss jeder, der Informationen über andere Personen einholt, über eine entsprechende Lizenz verfügen. Unsere Callcenter-Mitarbeiter erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen und wissen, wie man Beweise sichert, Vertraulichkeit wahrt und Befragungen durchführt, deren Ergebnisse möglicherweise in offiziellen Ermittlungen verwendet werden können.

Dank ihrer Berufserfahrung können sie außerdem schnell die Schwere einer Situation einschätzen und für eine angemessene Eskalation sorgen. Sie verstehen den Unterschied zwischen einer geringfügigen Beschwerde am Arbeitsplatz und einem schwerwiegenden Verstoß gegen Compliance-Vorschriften, der sofortige Aufmerksamkeit erfordert.

Am wichtigsten ist vielleicht, dass Anrufer aufgrund ihrer langjährigen Erfahrung in der Trennung von beruflichen und privaten Angelegenheiten darauf vertrauen können, dass ihre Anliegen mit absoluter Objektivität und Professionalität behandelt werden.

Die Sicherung von Beweismitteln ist in Whistleblowing-Fällen von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn Meldungen zu formellen Ermittlungen oder Gerichtsverfahren führen können. Unsere erfahrenen Call-Handler mit ihrem Hintergrund in der Strafverfolgung wissen, wie wichtig der richtige Umgang mit Beweismitteln vom Zeitpunkt der Meldung an ist.

Wir führen detaillierte, zeitnahe Aufzeichnungen über alle Kommunikationen und stellen sicher, dass die Beweise in Formaten aufbewahrt werden, die bei Bedarf in formellen Verfahren verwendet werden können. Unser sicheres Fallmanagementsystem erstellt Prüfpfade, die jede Interaktion und jedes Dokument nachverfolgen.

Wenn Reporter physische Beweismittel oder Dokumente vorlegen, verfügen wir über festgelegte Verfahren für die sichere Handhabung und Aufbewahrung. Wir können Organisationen auch beraten, wie digitale Beweismittel ordnungsgemäß aufbewahrt und die Anforderungen an die Beweiskette eingehalten werden können.

Unsere Call-Handler sind darin geschult, zu erkennen, wann Beweismittel Gefahr laufen, vernichtet oder manipuliert zu werden, und können Ihnen Anweisungen zu sofortigen Maßnahmen zur Sicherung der Beweismittel geben, während die formellen Ermittlungsverfahren eingeleitet werden.

Die Verwaltung von Whistleblowing-Fällen über mehrere Rechtsordnungen hinweg ist eine der komplexesten Herausforderungen, denen Unternehmen heute gegenüberstehen. Unsere weltweite Erfahrung hat uns gelehrt, dass Erfolg sowohl das Verständnis der rechtlichen Anforderungen als auch der kulturellen Nuancen in verschiedenen Regionen erfordert.

Unser Service entspricht vollständig den wichtigsten internationalen Rechtsvorschriften, darunter die EU-Whistleblowing-Richtlinie, das britische Gesetz zur Offenlegung von Informationen im öffentlichen Interesse (Public Interest Disclosure Act), die Marktmissbrauchsverordnung und die DSGVO. Wir halten uns über regulatorische Änderungen in allen Rechtsordnungen, in denen wir tätig sind, auf dem Laufenden.

Wir arbeiten mit unseren Kunden zusammen, um regionsspezifische Richtlinien zu entwickeln, die den lokalen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und gleichzeitig einheitliche globale Standards gewährleisten. Dies kann unterschiedliche Meldeverfahren oder Schutzstufen in verschiedenen Ländern bedeuten, jedoch immer mit dem Ziel, überall den bestmöglichen Schutz zu bieten.

Unsere Mehrsprachigkeit und unser Training zum kulturellen Bewusstsein tragen dazu bei, dass Programme in unterschiedlichen kulturellen Kontexten effektiv funktionieren. Was in einer Kultur zur Berichterstattung ermutigt, kann in einer anderen Kultur davon abhalten, daher passen wir unseren Ansatz entsprechend an.

Wir bieten auch Beratung bei grenzüberschreitenden Ermittlungen und unterstützen Unternehmen dabei, komplexe Situationen zu meistern, in denen Meldungen mehrere Gerichtsbarkeiten mit unterschiedlichen Rechtsrahmen betreffen.

Unabhängigkeit ist bei der Bearbeitung sensibler Fälle von entscheidender Bedeutung – und Sensibilität kann aus vielen Blickwinkeln betrachtet werden: Beteiligung von Führungskräften, potenzielle kriminelle Aktivitäten, Verstöße gegen Vorschriften oder sehr persönliche Angelegenheiten wie Belästigung oder Diskriminierung.

Unsere Unabhängigkeit von Kundenorganisationen bedeutet, dass wir diese Fälle objektiv bearbeiten können, ohne interne politische Zwänge, die den Prozess beeinträchtigen könnten. Wenn ein Bericht die Geschäftsleitung betrifft, können Mitarbeiter darauf vertrauen, dass ihre Bedenken nicht von genau den Personen gefiltert werden, über die sie berichten.
Unsere erfahrenen Call-Handler sind in der Lage, emotional aufgeladene Situationen mit Feingefühl und Professionalität zu behandeln. Dank ihrer Erfahrung im Ermittlungsbereich sind sie es gewohnt, mit schwerwiegenden, komplexen und sensiblen Angelegenheiten umzugehen.

Wir haben Eskalationsverfahren für verschiedene Arten sensibler Fälle eingerichtet, um sicherzustellen, dass dringende Angelegenheiten schnell die entsprechenden Führungsebenen erreichen und dabei stets die erforderliche Vertraulichkeit gewahrt bleibt.

Bei Fällen, die potenzielle kriminelle Aktivitäten betreffen, können wir Sie beraten, wann und wie Sie die Strafverfolgungsbehörden einschalten sollten, während gleichzeitig die Sicherheit des Hinweisgebers und die Integrität der internen Untersuchung gewahrt bleiben.

Unser sicheres Fallmanagementsystem gewährleistet, dass der Zugriff auf sensible Fälle streng kontrolliert wird, wobei Prüfpfade genau aufzeigen, wer wann auf welche Informationen zugegriffen hat.

KMU stehen bei der Umsetzung wirksamer Whistleblowing-Programme vor besonderen Herausforderungen – ihnen fehlen oft die Ressourcen für umfassende interne Systeme, dennoch müssen sie gesetzliche Anforderungen erfüllen und ihre Unternehmenskultur und ihren Ruf schützen.

Unser Outsourcing-Modell ist besonders für KMU von großem Wert, da es Whistleblowing-Funktionen auf Unternehmensebene bietet, ohne dass eine interne Infrastruktur oder Fachpersonal erforderlich sind. Sie erhalten Zugang zu unseren erfahrenen Call-Handlern, einer sicheren Technologieplattform und Compliance-Know-how, ohne die Kosten für den Aufbau dieser Funktionen im eigenen Haus tragen zu müssen.

Wir können unsere Dienstleistungen an die Größe und Komplexität Ihres Unternehmens anpassen und bieten Ihnen kostengünstige Lösungen, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen. Ob Sie nun 50 oder 5.000 Mitarbeiter haben, Sie erhalten stets die gleiche professionelle Servicequalität.

Unsere Schulungsprogramme können besonders für KMU von großem Wert sein, wo jeder seine Verantwortlichkeiten verstehen muss, aber möglicherweise kein spezielles Compliance-Personal für interne Schulungen zur Verfügung steht.

Wir helfen KMU auch dabei, sich in den regulatorischen Anforderungen zurechtzufinden, die sonst überwältigend erscheinen könnten, und stellen sicher, dass sie ihren Verpflichtungen nachkommen und sich gleichzeitig auf ihre Kerngeschäftsaktivitäten konzentrieren können.

Der Arbeitsplatz unterliegt einem ständigen Wandel, und es entstehen regelmäßig neue Arten von Risiken – von Cybersicherheitsproblemen bis hin zu Herausforderungen im Zusammenhang mit der Telearbeit, vom Missbrauch sozialer Medien bis hin zu Umweltverstößen.

Unser flexibles Fallmanagementsystem ermöglicht es uns, uns schnell an neue Problembereiche anzupassen, sobald diese auftreten. Wir sind nicht an starre Berichtsstrukturen gebunden, die sich nicht an die sich wandelnden Realitäten am Arbeitsplatz anpassen lassen.

Durch regelmäßige Aktualisierungen unseres Schulungsprogramms stellen wir sicher, dass sowohl unsere Callcenter-Mitarbeiter als auch die Mitarbeiter unserer Kunden über neue Risiken auf dem Laufenden bleiben. Wir integrieren Erkenntnisse aus realen Fällen und neuen regulatorischen Vorgaben in unsere Schulungsunterlagen.

Wir beobachten auch Trends in unserem Kundenstamm, um aufkommende Muster zu erkennen, die auf neue Arten von Bedrohungen am Arbeitsplatz hindeuten könnten. Diese kollektive Intelligenz hilft allen unseren Kunden, sich gegen aufkommende Risiken zu wappnen.

Unsere Analysefunktionen helfen Unternehmen dabei, Frühindikatoren für aufkommende Probleme zu erkennen, sodass proaktive Maßnahmen ergriffen werden können, bevor Probleme eskalieren.