Einleitung | die kontinuierliche Zunahme von Whistleblowing-Prozessen in Unternehmen
Whistleblowing ist ein Thema, das immer mehr in den Fokus von Führungskräften rückt.
Es wird zunehmend anerkannt, dass Maßnahmen und Verfahren zur Meldung von Missständen - entweder intern, ausgelagert oder gemischt - eingeführt werden müssen, wenn die Unternehmen Fehlverhalten und Missstände im Büro und am Arbeitsplatz herausfiltern wollen.
Warum gibt es dieses neue Bewusstsein?
Man muss nur einen Blick auf das letzte Jahrzehnt werfen, um zu sehen, wie die Nachrichtenverbindungen zunehmen und das öffentliche Bewusstsein und die Sichtbarkeit von Betrug, Sexismus, Rassismus, Mobbing am Arbeitsplatz, Altersdiskriminierung und Verstößen gegen die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften steigen.
Erst im vergangenen Monat (März 2022) wurde im Vereinigten Königreich der Ockenden-Bericht über den Shrewsbury and Telford NHS Trust (SaTH) Baby Ward veröffentlicht, in dem festgestellt wurde, dass es dem Trust an wirksamen Ermittlungen und an einer Kultur des Nicht-Zuhörens mangelte"[1].
Man könnte sich natürlich fragen, ob ein robustes, unparteiisches, bekannt gemachtes und anonymes Meldesystem einen enormen Unterschied zum Ergebnis gemacht hätte.
Lassen Sie uns das klarstellen. Missstände im Büro und am Arbeitsplatz gibt es nicht erst seit kurzem. Es hat sie schon immer gegeben.
Es ist einfach so, dass das öffentliche Bewusstsein für Fehlverhalten enorm zugenommen hat, und da leitende Angestellte Teil der Öffentlichkeit sind - es gibt keine Trennlinie zwischen Ihnen als Person und Ihnen als Führungskraft -, stellen sich viele in der Geschäftswelt jetzt den Problemen, weil sie verstehen, dass sie diese in den Griff bekommen müssen , bevor sie potenziell einen echten Schaden für die Finanzen oder den Ruf ihres Unternehmens verursachen.
Doch wenden wir uns nun den Verfahren zur Meldung von Hinweisen selbst zu... und genauer gesagt, welche Vorteile bietet ein ausgelagertes Verfahren zur Meldung von Hinweisen im Vergleich zu einem internen System zur Meldung von Hinweisen?
1) Einhaltung der einschlägigen Whistleblowing-Verordnung(en)
In einigen Branchen gibt es einfach keine andere Wahl.
In den meisten Unternehmen der Finanzbranche, der Lebensmittelbranche und in allen Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten in der EU ist die Einrichtung eines Verfahrens zur Meldung von Missständen ein verbindlicher Bestandteil der Einhaltung von Corporate Governance, bewährten Verfahren oder Gesetzen.
In der einen oder anderen Form ist dies in fast jedem Land der Welt der Fall. In vielen Fällen - wie z. B. bei der EU-Whistleblowing-Richtlinie und dem bevorstehenden deutschen Gesetz über die Sorgfaltspflicht in der Lieferkette - ist die Einhaltung der Gesetze länderübergreifend und wird auf der Grundlage der Anzahl der Mitarbeiter innerhalb einer Organisation sowie innerhalb des jeweiligen Sektors gefordert.
Um es ganz klar zu sagen. Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation den Vorschriften für die Meldung von Missständen unterliegt und ein Verfahren für die Meldung von Missständen einrichten muss, verstößt es gegen das Gesetz, wenn Sie es nicht einrichten.
2) Ein Whistleblowing-Verfahren hilft, Ihre Finanzen und Ihren Ruf zu schützen
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen eine interne, ausgelagerte oder hybride Whistleblowing-Hotline oder -Prozesse hat, hilft es Rechtsberatern, Personalleitern und -direktoren, Compliance- und Risikomanagern sowie Qualitätssicherungsmitarbeitern, den Ruf Ihres Unternehmens zu schützen.
Ohne einen verlässlichen Prozess können Skandale und Fehlverhalten oft wie ein plötzliches Sommergewitter aus heiterem Himmel auftauchen und Geschäftsführer und CEOs mit der Frage zurücklassen: "Warum wurde das nicht schon früher aufgegriffen?" und "Wie um alles in der Welt sollen wir damit umgehen?
Viele relativ unbedeutende Vorfälle können intern bearbeitet werden, selbst wenn es nur einen grundlegenden Prozess gibt. Das heißt nicht, dass die Vorfälle selbst nicht eine große Menge an Störungen, zusätzlicher Arbeit und potenziellem Herzschmerz verursachen, aber sie können gelöst werden.
Im schlimmsten Fall jedoch können schwerwiegende Fehlverhaltensfälle den Ruf und die Kultur eines Unternehmens lähmen und sogar zerstören.
Die unmittelbare Auswirkung in allen Fällen, ob groß oder klein, ist jedoch, dass die Betroffenen, wenn es kein zuverlässiges System zur Meldung von Missständen gibt, direkt in eine chaotische Situation geraten, von der sie nur wenige Minuten vor der Offenlegung nichts wussten.
Und das ist eine schwierige Situation, in der man sich befindet.
Wenn Sie über ein solides Whistleblowing-System verfügen, kann es zwar immer noch zu Krisen kommen, aber die Wahrscheinlichkeit, dass leitende Angestellte im Voraus gewarnt werden, ist sehr viel größer, und das macht den Unterschied aus.
Das macht den Unterschied, denn so haben die Entscheidungsträger Zeit zum Nachdenken und Planen und können den schlimmsten finanziellen oder rufschädigenden Schaden abwenden.
Leitende Angestellte sollten sich fragen, ob sie davon überzeugt sind, dass ihr bestehendes System zur Meldung von Missständen ihnen eine ausreichende Frühwarnung vor drohenden Problemen gibt.
Das Schöne an der Implementierung eines externen Hinweisgebersystems und einer Meldeverwaltungssoftware ist, dass sie schnell und effizient installiert werden können und oft innerhalb von vierundzwanzig Stunden einsatzbereit sind.
Das heißt, Sie können fast sofort zur Sicherung Ihrer Unternehmenskultur beitragen.
3) Anonyme Whistleblowing-Hotlines fördern die Transparenz innerhalb Ihrer Organisation
In jedem Fall zeigt eine anonyme Whistleblowing-Hotline und ein entsprechendes Verfahren den Arbeitnehmern, dass ihr Arbeitgeber auf allen Ebenen des Unternehmens oder der Organisation Transparenz wünscht und diese auch ernst meint.
Dieser Schwerpunkt auf Transparenz ist auch aus Sicht des Arbeitgebers wichtig, denn er signalisiert der Außenwelt - die immer zuschaut und jederzeit bereit ist, über die sozialen Medien auf Probleme hinzuweisen -, dass das Unternehmen oder die Organisation "das Richtige tut".
Die Einrichtung einer ausgelagerten oder externen anonymen Whistleblowing-Hotline und eines entsprechenden Verfahrens zeigt, dass es Ihnen mit der Unabhängigkeit bei der Erfassung von Hinweisen und dem Schutz des Hinweisgebers vor Konsequenzen ernst ist.
4) Whistleblowing zeigt Ihren Stakeholdern eine gute Unternehmensführung
Ein anonymes Whistleblowing-Verfahren fördert nicht nur die Transparenz gegenüber den Mitarbeitern und der Außenwelt, sondern demonstriert auch eine gute Unternehmensführung gegenüber der wichtigsten Gruppe, nämlich den Stakeholdern des Unternehmens.
Eine gute Governance ist wichtig, weil die Stakeholder sie mit Worten und Ausdrücken wie "solide Geschäftspraktiken", "solide" und "zuverlässig" gleichsetzen; und das ist es, was die Stakeholder - sowohl intern als auch extern - von einem Unternehmen oder einer Organisation erwarten.
Gute Governance bedeutet Vorhersehbarkeit, und Vorhersehbarkeit bedeutet weniger Haftung und weniger Möglichkeiten für unerwartete und oft unangenehme Schocks, die Rentenfonds, Haushalte und Wachstumspläne destabilisieren.
Kein Wunder also, dass die Einrichtung eines Systems zur Meldung von Missständen das Vertrauen fördert. Es signalisiert, dass die Leitung des Unternehmens oder der Organisation weiß, was sie tut, und sich aktiv um den Schutz der Beteiligten bemüht.
Und wenn ein Whistleblowing-System das Vertrauen fördert, dann hebt die Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter von Whistleblowing-Lösungen dieses Vertrauen auf eine weitere Ebene.
Die Auslagerung der Bearbeitung von Whistleblower-Anrufen ermöglicht es den Führungskräften, den Stakeholdern deutlich zu zeigen, dass es keinerlei interne Einmischung in den Meldeprozess geben kann.
5) Keine internen Gemeinkosten erforderlich
Aber warum sollten Sie überhaupt ein externes Verfahren zur Meldung von Missständen einführen?
Warum verlassen Sie sich nicht einfach darauf, dass Ihre Personalabteilung, Ihr Chefsyndikus oder Ihr Qualitätssicherungsbeauftragter Meldungen über Missstände bearbeitet?
Die einfache Antwort ist, dass es überwältigende Gründe gibt, die gegen eine interne Umsetzung sprechen.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihr Hinweisgebersystem auszulagern, vermeiden Sie eine Vielzahl von Versuchen und Irrtümern, vergeudete Forschungs- und Umsetzungszeit, interne Gemeinkosten in Bezug auf Budget und Personal und bereiten sich letztlich selbst weniger Kopfzerbrechen im Tagesgeschäft.
Viele Aufgaben in den Bereichen Personalwesen, Unternehmensleitung, Qualitätssicherung und Sicherheit und Gesundheitsschutz umfassen ein breites Spektrum an Zuständigkeiten, so dass es sehr unwahrscheinlich ist, dass der Verantwortliche genau weiß, was zu tun ist, es sei denn, er hat sich speziell auf Whistleblowing-Prozesse und -Meldungen spezialisiert oder war schon einmal mit Whistleblowing-Themen befasst.
Allein die Frage, was umgesetzt werden soll, führt zu Verzögerungen.
Zu Beginn ist eine gewisse Recherche erforderlich, um zu verstehen, was von der Gesetzgebung verlangt wird und wie sich dies auf die Mitarbeiterzahl, die Aktivitäten und die Kommunikation Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation auswirkt.
Und selbst wenn dies als einmaliger Zeit- und Kostenaufwand beiseite geschoben wird, bleibt immer noch die Notwendigkeit, die Whistleblowing-Lösung selbst zu implementieren.
Die Umsetzung erfordert die Festlegung von Telefonleitungen und Leitwegen, Änderungen an der Website, die Zuweisung zusätzlicher Aufgaben und die Schulung der für die Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen sowie möglicherweise die Einstellung von Mitarbeitern für größere Unternehmen und Organisationen.
Und das ohne eine kontinuierliche Verpflichtung zur Verwaltung des eingerichteten Systems für die Meldung von Missständen.
Durch die Auslagerung des Systems zur Meldung von Missständen werden all diese Probleme vermieden.
Ein guter externer Anbieter von Whistleblowing-Diensten wird Ihnen sehr schnell - oft innerhalb von 24 Stunden - zur Verfügung stehen, und die Whistleblowing-Software, die Website, die Hotline und die Verfahren, die er Ihnen zur Verfügung stellt, werden vollständig sein.
Sie brauchen nicht zu recherchieren, zu verstehen, sich mit der Technik zu befassen, Änderungen an der Website vorzunehmen oder mehr Personal anzufordern.
Sie haben einen einzigen Ansprechpartner - einen erfahrenen Kundenbetreuer -, der Sie während der gesamten Implementierung begleitet. Er wird alles für Sie zum Laufen bringen. Er wird Ihnen bestätigen, wer die Hauptansprechpartner in Ihrem Unternehmen sein werden. Er organisiert alle erforderlichen Schulungen und hilft Ihnen sogar bei der Bereitstellung von internem Kommunikationsmaterial und Übersetzungen, die erforderlich sind, um den Whistleblowing-Dienst bei Ihren Mitarbeitern bekannt zu machen.
Alle Meldungen, die von Mitarbeitern eingehen, werden von Sachbearbeitern bearbeitet, die mehr als 25 Jahre Erfahrung bei der Polizei haben. Dank dieser Erfahrung sind sie in der Lage, mit Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund umzugehen, und das oft in Stresssituationen. Sie sind sowohl einfühlsam als auch neugierig, so dass sich der Meldende wohlfühlt und eine möglichst schlüssige Whistleblowing-Meldung aufgenommen werden kann.
Der Hinweisgeber erhält niemals einen Rat. Sie sind lediglich dazu da, so viele relevante Informationen wie möglich zu sammeln.
Alle Berichte werden schnell und effizient bearbeitet und online an die zuständigen Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen weitergeleitet.
Aber jetzt kommt der wirklich wichtige Teil.
Der externe Anbieter von Whistleblowing-Lösungen ist ein Experte auf seinem Gebiet und verfügt über langjährige Erfahrung. Er weiß, was benötigt wird, und verfügt über ein erprobtes und bewährtes Verfahren.
Ein Beispiel für diesen letzten Punkt ist Safecall, das seit über 20 Jahren Whistleblowing-Meldungen im Auftrag von Privatunternehmen, Wohltätigkeitsorganisationen und öffentlichen Einrichtungen bearbeitet. Safecall ist bereits in mehr als 150 Ländern und mehr als 68 Sprachen tätig und deckt mehr als 2000 Büros und Arbeitsplätze und 2,5 Millionen Mitarbeiter ab. Die Kundenbindungsrate liegt bei 97,5 %.
Zusammenfassung | Die fünf Gründe für einen robusten, ausgelagerten Whistleblowing-Prozess
Wir haben uns die fünf wichtigsten Gründe angesehen, warum die Auslagerung einer Whistleblowing-Hotline dem Versuch - und oft dem Scheitern - einer internen Implementierung vorzuziehen ist.
Diese Gründe sind kurz gefasst:
- Möglicherweise müssen Sie aufgrund von Gesetzen - entweder branchenspezifisch, national oder länderübergreifend - ein Whistleblowing-Verfahren einführen.
Die schnellste und effektivste Methode zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ist die Auslagerung der Bearbeitung von Hinweisen und der Zusammenstellung von Berichten an Experten, die sich tagtäglich damit befassen.
- Wenn Sie kein System zur Meldung von Missständen haben oder Ihr Verfahren zur Meldung von Missständen unzureichend ist, besteht die Gefahr, dass Sie von einer Missstandskrise überrascht werden, die aus dem Nichts kommt und auf die Sie nicht vorbereitet sind.
Der einfachste Weg, eine potenzielle Krise zu vermeiden oder zu entschärfen, besteht darin, sie so weit wie möglich im Voraus zu erkennen. Ein bewährtes System, das Ihnen so viele Fakten wie möglich liefert, ist der Schlüssel zur Bewältigung der Situation.
- Eine anonyme Whistleblowing-Hotline zeigt Ihren Mitarbeitern, dass Sie es ernst meinen mit der Verfolgung von Fehlverhalten.
Ein externes Whistleblowing-System unterstreicht die Unabhängigkeit dieses Ziels und gibt dem Anrufer die Gewissheit, dass er keine Konsequenzen zu befürchten hat.
- Ebenso zeigt eine anonyme Whistleblowing-Hotline sowohl internen als auch externen Stakeholdern, dass den Führungskräften die Interessen des Unternehmens oder der Organisation am Herzen liegen.
Eine unabhängige, ausgelagerte Whistleblowing-Hotline legt die Messlatte noch höher, indem sie zeigt, dass alles an dem System "einwandfrei" ist.
- Der Versuch, ein internes Whistleblowing-Verfahren einzurichten, ist kostspielig in Bezug auf das Budget, die Zeitressourcen und die Unterbrechung des Geschäftsbetriebs, und es gibt keine Garantie dafür, dass es korrekt funktioniert, als unparteiisch angesehen wird oder schnell umgesetzt und verwaltet werden kann.
Wenden Sie sich an einen Experten, der Erfahrung mit der Einrichtung und Verwaltung des Whistleblowing-Prozesses hat. Der Experte sollte in der Lage sein, alle Ihre Fragen zur Implementierung zu beantworten, den Nachweis über mehrere bestehende Kunden zu erbringen und einen klaren Zeitplan für die Umsetzung zu liefern.