Einleitung | Der anhaltende Anstieg von Whistleblowing-Verfahren in Unternehmen
Whistleblowing ist ein Thema, das Führungskräfte zunehmend beschäftigt.
Es setzt sich zunehmend die Erkenntnis durch, dass Whistleblowing-Richtlinien und -Prozesse – ob intern, ausgelagert oder hybrid – eingeführt werden müssen, wenn Unternehmen Fehlverhalten und Vergehen im Büro und am Arbeitsplatz ausmerzen wollen.
Warum entsteht dieses neue Bewusstsein?
Man muss nur einen Blick auf das letzte Jahrzehnt werfen, um einen Anstieg der Nachrichtenkonnektivität zu erkennen und zu sehen, dass das öffentliche Bewusstsein und die Sichtbarkeit von Betrug, Sexismus, Rassismus, Mobbing am Arbeitsplatz, Altersdiskriminierung und Verstößen gegen Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften zugenommen haben.
Erst letzten Monat (März 2022) wurde im Vereinigten Königreich der Ockenden-Bericht über die Säuglingsstation des Shrewsbury and Telford NHS Trust (SaTH) veröffentlicht, in dem festgestellt wurde, dass „es an wirksamen Untersuchungen und einer effektiven Leitung innerhalb des Trusts mangelte und eine Kultur des Nicht-Zuhörens herrschte“[1].
Wir könnten uns natürlich fragen, ob ein robustes, unparteiisches, öffentlich bekanntes und anonymes Whistleblowing-Hotline-System einen enormen Unterschied für das Ergebnis gemacht hätte.
Lassen Sie uns klar sein. Fehlverhalten im Büro und am Arbeitsplatz hat nicht erst vor kurzem begonnen. Es hat schon immer existiert.
Es ist einfach so, dass das öffentliche Bewusstsein für Fehlverhalten enorm gewachsen ist, und da Führungskräfte Teil der Öffentlichkeit sind – es gibt keine Trennlinie zwischen Ihnen als Person und Ihnen als Führungskraft –, sehen sich viele in der Geschäftswelt nun mit Problemen konfrontiert, weil sie verstehen, dass sie sich damit auseinandersetzen müssen,bevor siemöglicherweise den Finanzen oder dem Ruf ihres Unternehmens echten Schaden zufügen.
Wenden wir uns nun den Whistleblowing-Meldeverfahren selbst zu... und genauer gesagt: Was sind die Vorteile eines ausgelagerten Whistleblowing-Verfahrens gegenüber einem internen Whistleblowing-System?
1)Einhaltungder einschlägigen Whistleblowing-Vorschriften
In einigen Branchen gibt es in dieser Frage einfach keine Wahl.
In den meisten Bereichen der Finanzbranche, der Lebensmittelindustrie und allen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern innerhalb der EU ist die Einrichtung eines Whistleblowing-Verfahrens ein verbindlicher Bestandteil der Einhaltung von Corporate Governance, Best Practices oder gesetzlichen Vorschriften.
In der einen oder anderen Form kommt dies in fast allen Ländern der Welt vor. In vielen Fällen – wie beispielsweise bei der EU-Whistleblowing-Richtlinie und dem bevorstehenden deutschen Sorgfaltspflichtgesetz – ist die Einhaltung der Gesetze länderübergreifend und hängt von der Anzahl der Beschäftigten innerhalb eines Unternehmens sowie innerhalb der jeweiligen Branche ab.
Um es ganz klar zu sagen: Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation den Whistleblowing-Vorschriften unterliegt und Sie über ein Whistleblowing-Verfahren verfügen müssen, verstößt es gegen das Gesetz, wenn Sie kein solches Verfahren haben.
2) Ein Whistleblowing-Verfahren trägt zum Schutz Ihrer Finanzen und Ihres Rufs bei.
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen über eine interne, ausgelagerte oder hybride Whistleblowing-Hotline oder einen entsprechenden Prozess verfügt, hilft dies General Counsels, Personalmanagern und -direktoren, Compliance- und Risikomanagern sowie Mitarbeitern der Qualitätssicherung dabei, den Ruf Ihres Unternehmens zu schützen.
Ohne einen zuverlässigen Prozess können Skandale und Fehlverhalten oft wie aus heiterem Himmel auftreten, wie ein plötzlicher Sommersturm, und Geschäftsführer und CEOs fragen sich: „Warum wurde das nicht schon früher bemerkt?“ und „Wie um alles in der Welt sollen wir damit umgehen?“
Viele relativ geringfügige Vorfälle können intern behandelt werden, selbst wenn nur ein grundlegender Prozess vorhanden ist. Das bedeutet nicht, dass die Vorfälle selbst keine erheblichen Störungen, zusätzliche Arbeit und potenziellen Ärger verursachen, aber sie können gelöst werden.
Im schlimmsten Fall können schwerwiegende Verfehlungen jedoch den Ruf und die Kultur eines Unternehmens schwer schädigen oder sogar zerstören.
Die unmittelbare Auswirkung in allen Fällen, ob schwerwiegend oder geringfügig, ist jedoch, dass die Beteiligten ohne ein zuverlässiges Whistleblowing-System direkt in eine chaotische Situation geraten, von der sie noch wenige Minuten vor der Offenlegung nichts ahnten.
Und das ist eine schwierige Situation.
Selbst wenn Sie über ein robustes Whistleblowing-System verfügen, können Krisen dennoch auftreten, aber Führungskräfte werden viel eher im Voraus vor ihnen gewarnt, und das macht den entscheidenden Unterschied.
Das macht den entscheidenden Unterschied, denn es gibt Entscheidungsträgern Zeit zum Nachdenken, Planen und Abmildern der schlimmsten finanziellen oder rufschädigenden Folgen.
Führungskräfte sollten sich fragen, ob sie darauf vertrauen können, dass ihr bestehendes Whistleblowing-System sie rechtzeitig vor drohenden Problemen warnt.
Der Vorteil der Implementierung eines externen Whistleblowing-Systems und einer Software zur Meldungsbearbeitung besteht darin, dass diese schnell und effizient installiert werden können und oft innerhalb von 24 Stunden einsatzbereit sind.
Das bedeutet, dass Sie fast sofort dazu beitragen können, Ihre Unternehmenskultur zu schützen.
3) Anonyme Whistleblowing-Hotlines fördern die Transparenz innerhalb Ihrer Organisation.
In jedem Fall zeigt eine anonyme Whistleblowing-Hotline und ein entsprechendes Verfahren den Mitarbeitern, dass ihr Arbeitgeber Transparenz auf allen Ebenen seines Unternehmens oder seiner Organisation wünscht – und dies auch ernst meint.
Dieser Fokus auf Transparenz ist auch aus Sicht des Arbeitgebers wichtig, da er gegenüber der Außenwelt – die stets beobachtet und bereit ist, Probleme über soziale Medien hervorzuheben – signalisiert, dass das Unternehmen oder die Organisation „das Richtige tut”.
Durch die Einrichtung einer ausgelagerten oder externen anonymen Whistleblowing-Hotline und eines entsprechenden Verfahrens zeigen Sie, dass Sie die Unabhängigkeit der Meldungserfassung und die Sicherheit der Hinweisgeber vor Repressalien ernst nehmen.
4) Whistleblowing demonstriert Ihren Stakeholdern gute Unternehmensführung.
Ein anonymes Whistleblowing-Verfahren fördert nicht nur die Transparenz gegenüber den Mitarbeitern und der Außenwelt, sondern zeugt auch von guter Unternehmensführung gegenüber der wichtigsten Gruppe überhaupt: den Stakeholdern des Unternehmens.
Gute Unternehmensführung ist unerlässlich, da Stakeholder sie mit Begriffen wie „solide Geschäftspraktiken“, „zuverlässig“ und „vertrauenswürdig“ gleichsetzen – und genau das erwarten Stakeholder, sowohl interne als auch externe, von einem Unternehmen oder einer Organisation.
Gute Regierungsführung bedeutet Vorhersehbarkeit, und Vorhersehbarkeit bedeutet weniger Haftung und weniger Möglichkeiten für unerwartete und oft unangenehme Schocks, die Pensionsfonds, Haushalte und Wachstumspläne destabilisieren.
Kein Wunder also, dass ein Whistleblowing-System das Vertrauen fördert. Es signalisiert, dass die Geschäftsleitung des Unternehmens oder der Organisation weiß, was sie tut, und sich aktiv für den Schutz der Stakeholder einsetzt.
Und wenn ein Whistleblowing-System das Vertrauen fördert, dann hebt die Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter von Whistleblowing-Lösungen dieses Vertrauen auf eine neue Ebene.
Durch die Auslagerung der Bearbeitung von Whistleblower-Anrufenkönnen Führungskräfte gegenüber den Stakeholdern deutlich machen, dass es keinerlei interne Einmischung in den Meldeprozess geben kann.
5) Keine internen Gemeinkosten erforderlich
Aber warum sollten Sie überhauptdie Einführung eines externen Whistleblowing-Verfahrensin Betracht ziehen?
Warum verlassen Sie sich nicht einfach auf Ihren Personalverantwortlichen, Ihre Personalabteilung, Ihren General Counsel oder Ihren Qualitätssicherungsmanager, um alle Whistleblowing-Meldungen zu bearbeiten?
Die einfache Antwort lautet, dass es überwältigende Argumente gegen eine interne Umsetzung gibt.
Durch die Auslagerung Ihres Whistleblowing-Systems vermeiden Sie einen enormen Aufwand an Trial-and-Error, vergeblicher Recherche, Implementierungszeit und internen Gemeinkosten in Bezug auf Budget und Personal und ersparen sich letztendlich eine Menge Kopfzerbrechen im Alltag.
Viele Funktionen in den Bereichen Personalwesen, Rechtsabteilung, Qualitätssicherung und Gesundheit und Sicherheit umfassen ein breites Spektrum an Aufgaben. Wenn der zuständige Verantwortliche also nicht speziell auf Whistleblowing-Prozesse und -Meldungen spezialisiert ist oder bereits Erfahrung mit Whistleblowing-Fällen hat, ist es sehr unwahrscheinlich, dass er genau weiß, welche Maßnahmen zu ergreifen sind.
Allein schon die Entscheidung, was umgesetzt werden soll, wird zu Verzögerungen führen.
Zunächst einmal ist eine gewisse Recherche erforderlich, um zu verstehen, was gesetzlich vorgeschrieben ist und wie sich dies auf die Mitarbeiterzahl, die Aktivitäten und die Kommunikation Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation auswirkt.
Und selbst wenn man dies als einmaligen Zeit- und Kostenaufwand außer Acht lässt, bleibt dennoch die Notwendigkeit, die Whistleblowing-Lösung selbst zu implementieren.
Die Umsetzung umfasst die Einrichtung von Telefonleitungen und die Weiterleitung von Anrufen, Änderungen an der Website, die Zuweisung zusätzlicher Aufgaben und die Schulung der für die Bearbeitung der Meldungen zuständigen Mitarbeiter sowie gegebenenfalls die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter für größere Unternehmen und Organisationen.
Und das ohne eine kontinuierliche Verpflichtung zur Verwaltung des eingerichteten Whistleblowing-Managementsystems.
Durch die Entscheidung, das Whistleblowing-System auszulagern, werden all diese Probleme vermieden.
Ein guter externer Whistleblowing-Dienstleister sorgt dafür, dass Sie sehr schnell – oft innerhalb von 24 Stunden – startklar sind, und die Whistleblowing-Software, die Website, die Hotline und der Prozess, die er Ihnen zur Verfügung stellt, sind vollständig.
Sie müssen keine Recherchen durchführen, sich mit Technologie auseinandersetzen, Änderungen an der Website vornehmen oder zusätzliches Personal anfordern.
Sie haben einen einzigen Ansprechpartner – einen erfahrenen Kundenbetreuer –, der Sie während der gesamten Implementierung begleitet. Er sorgt dafür, dass alles für Sie eingerichtet wird. Er bestätigt, wer die Hauptansprechpartner in Ihrem Unternehmen sind. Er organisiert alle erforderlichen Schulungen und hilft Ihnen sogar bei der Bereitstellung von internem Kommunikationsmaterial und notwendigen Übersetzungen, um Ihren Mitarbeitern den Whistleblowing-Dienst näherzubringen.
Alle Meldungen, die von Mitarbeitern eingehen, werden von Call-Handlern bearbeitet, die über mehr als 25 Jahre Erfahrung bei der Polizei verfügen. Dank dieser Erfahrung verfügen sie über die Fähigkeiten, mit Menschen unterschiedlicher Herkunft umzugehen, oft in stressigen Situationen. Sie sind sowohl einfühlsam als auch neugierig, sodass sich der Meldende wohlfühlt und eine möglichst aussagekräftige Whistleblowing-Meldung gemacht werden kann.
Der Hinweisgeber erhält niemals Ratschläge. Er ist lediglich dazu da, so viele relevante Informationen wie möglich zu sammeln.
Alle Berichte werden schnell und effizient bearbeitet und den zuständigen Ansprechpartnern in Ihrem Unternehmen online zur Verfügung gestellt.
Aber hier kommt der wirklich wichtige Teil.
Der externe Anbieter von Whistleblowing-Lösungen ist ein Experte auf seinem Gebiet und verfügt über langjährige Erfahrung. Er weiß, was erforderlich ist, und verfügt über einen bewährten Prozess.
Als Beispiel für diesen letzten Punkt sei erwähnt, dass Safecall seit über 20 Jahren Whistleblowing-Meldungen im Auftrag von privaten Unternehmen, Wohltätigkeitsorganisationen und öffentlichen Einrichtungen bearbeitet. Das Unternehmen ist bereits in mehr als 150 Ländern und in über 68 Sprachen tätig und deckt mehr als 2000 Büros und Arbeitsstätten sowie 2,5 Millionen Mitarbeiter ab. Die Kundenbindungsrate liegt bei 97,5 %.
Zusammenfassung | Fünf Gründe für einen robusten ausgelagerten Whistleblowing-Prozess
Wir haben uns die fünf Hauptgründe angesehen, warum die Auslagerung einer Whistleblowing-Hotline vorzuziehen ist gegenüber dem oft erfolglosen Versuch, eine solche Hotline intern einzurichten.
Kurz gesagt sind dies folgende Gründe:
- Möglicherweise müssen Sie aufgrund gesetzlicher Vorschriften – entweder branchenspezifischer, nationaler oder transnationaler Art – ein Whistleblowing-Verfahren einführen.
Die schnellste und effektivste Methode, um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, besteht darin, die Bearbeitung von Whistleblowing-Anrufen und die Zusammenstellung von Meldungen an Experten auszulagern, die sich täglich damit befassen.
- Wenn Sie über kein Whistleblowing-System verfügen oder Ihr Whistleblowing-Prozess unzureichend ist, laufen Sie Gefahr, von einer Whistleblowing-Krise überrascht zu werden, die aus heiterem Himmel kommt und auf die Sie nicht vorbereitet sind.
Der einfachste Weg, eine potenzielle Krise zu vermeiden oder abzuschwächen, besteht darin, sie so weit wie möglich vorauszusehen. Ein bewährtes System, das Ihnen so viele Fakten wie möglich liefert, ist der Schlüssel zum Umgang mit der Situation.
- Eine anonyme Whistleblowing-Hotline zeigt Ihren Mitarbeitern, dass Sie es mit der Bekämpfung von Fehlverhalten ernst meinen.
Ein externes Whistleblowing-System unterstreicht die Unabhängigkeit dieses Ziels und schafft Vertrauen, dass es keine negativen Folgen für den Hinweisgeber geben wird.
- Ebenso zeigt eine anonyme Whistleblowing-Hotline sowohl internen als auch externen Stakeholdern, dass die Führungskräfte das Wohl des Unternehmens oder der Organisation im Blick haben.
Eine unabhängige, ausgelagerte Whistleblowing-Hotline setzt noch höhere Maßstäbe, indem sie zeigt, dass alles an diesem System „mit rechten Dingen zugeht“.
- Der Versuch, einen internen Whistleblowing-Prozess einzurichten, ist kostspielig in Bezug auf Budget, Zeitressourcen und Betriebsunterbrechungen, ohne dass garantiert ist, dass er korrekt funktioniert, als unparteiisch angesehen wird oder schnell umgesetzt und verwaltet werden kann.
Wenden Sie sich an einen Experten, der Erfahrung mit der Einrichtung und Verwaltung von Whistleblowing-Prozessen hat. Der Experte sollte in der Lage sein, alle Ihre Fragen zur Umsetzung zu beantworten, Nachweise über mehrere bestehende Kunden vorlegen und einen klaren Lieferplan vorlegen zu können.