Das deutsche Sorgfaltspflichtgesetz: Neue Gesetzgebung zum Whistleblowing

Einführung in das deutsche Sorgfaltspflichtgesetz für Lieferketten

Das Gesetz über die Sorgfaltspflicht in der Lieferkette ist ein Wirtschaftsgesetz, das auf Deutsch als Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) bekannt ist.

Es wurde am 11. Juni 2021 nach langwierigen Verhandlungen mit dem Bundesrat im Juni desselben Jahres vom Deutschen Bundestag verabschiedet und soll am 1. Januar 2023 in Kraft treten.

Rechtlich gesehen verpflichtet das LkSG-Gesetz Unternehmen dazu, ihre Compliance-, Einkaufs- und Vertragsprozesse in Bezug auf bestimmte Menschenrechts- und Umweltfragen anzupassen und zu aktualisieren, einschließlich der Einrichtung eines Berichtsmechanismus (sogenanntes „Beschwerdeverfahren“), der den relevanten Interessengruppen offensteht.

Aus unserer Sicht gehören zu diesen Anpassungen auch die Einführung von Whistleblowing-Diensten. In diesem Artikel befasst sichSafecalldaher damit, was Führungskräfte und Whistleblowing-Beauftragte tun können, um sich auf die bevorstehende Umsetzung vorzubereiten.

Möchten Sie von uns über die Auswirkungen der LkSG-Gesetzgebung auf die Whistleblowing-Regelungen auf dem Laufenden gehalten werden?

Was ist das Ziel der LkSG-Gesetzgebung?

Im Wesentlichen verpflichtet das Gesetz zur Sorgfaltspflicht in der Lieferkette Unternehmen und Organisationen, die in Deutschland tätig sind, ihre (globale) Lieferkette hinsichtlich der Einhaltung von Menschenrechten und wesentlichen Umweltschutzstandards zu verbessern.

Das LkSG-Gesetz tut dies, indem es den für Aktivitäten, die in seinen Geltungsbereich fallen, Verantwortlichen Sorgfaltspflichten auferlegt.

Diese Verpflichtungen innerhalb der Lieferkette sind Bemühungspflichten und keine Erfolgs- oder Gewährleistungspflichten.

Im Hinblick auf Whistleblowing bedeutet dies also, dass das LkSG-Gesetz von Organisationen verlangt, ihre Whistleblowing-Prozesse auf ihre (globale) Lieferkette auszuweiten, wenn die Organisation (oder eine ihrer bedeutenden Tochtergesellschaften) in Deutschland tätig ist und in den Geltungsbereich des LkSG-Gesetzes fällt.

Für welche Unternehmen und Organisationen gilt das Gesetz zur Sorgfaltspflicht in der Lieferkette?

Ab dem 1. Januar 2023 gilt dies für alle Unternehmen und Organisationen mit mehr als 3.000 Mitarbeitern in Deutschland, die ihren Hauptsitz, Verwaltungssitz oder satzungsmäßigen Sitz in Deutschland haben, ODER für alle Unternehmen und Organisationen mit einer Niederlassung in Deutschland, die in der Regel mehr als 3.000 Mitarbeiter in Deutschland beschäftigen.

Ab dem 1. Januar 2024 gilt dies für alle Unternehmen oder Organisationen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern in Deutschland, die ihren Hauptsitz, Verwaltungssitz oder satzungsmäßigen Sitz in Deutschland haben, ODER für alle Unternehmen oder Organisationen mit einer Niederlassung in Deutschland, die in der Regel mehr als 1.000 Mitarbeiter in Deutschland beschäftigen.

Für die Berechnung werden die Mitarbeiter der Konzerngesellschaften in die Mitarbeiterzahl der Muttergesellschaft einbezogen; Zeitarbeitskräfte werden nur berücksichtigt, wenn ihre Tätigkeit länger als 6 Monate dauert.

Aber – und das ist wichtig – selbst wenn ein Unternehmen oder eine Organisation mit weniger Mitarbeitern nicht direkt vom LkSG-Gesetz betroffen ist, kann es dennoch indirekt betroffen sein.

Das liegt daran, dass diese Unternehmen möglicherweise weiterhin verpflichtet sind, sich nach Kräften um eine Verbesserung der Sorgfaltspflicht innerhalb ihrer eigenen Lieferkette zu bemühen, wie es ihnen von ihren Kunden weiter oben in der Lieferkette vorgeschrieben wird.

Mit anderen Worten: Nur weil Sie sich nicht daran halten müssen, heißt das nicht, dass Ihr Kunde dies auch nicht tun muss.

Denn wenn Ihr Kunde unter das LkSG-Gesetz fällt, ist er verpflichtet, vertraglich sicherzustellen, dass Sie (als Teil seiner Lieferkette) sich nach besten Kräften bemühen, Ihre Sorgfaltspflicht selbst zu verbessern (einschließlich der Teilnahme an Schulungen und Audits) und dass Sie das Problem auch in Ihrer eigenen Lieferkette angehen.

Es wird also zu einem Dominoeffekt kommen.

Wie wird die Einhaltung des Gesetzes durchgesetzt?

Das LkSG-Gesetz verleiht den Behörden weitreichende Eingriffsbefugnisse.

Für das LkSG-Gesetz ist das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) die zuständige Behörde.

Die BAFA kann auf Antrag einer betroffenen Person oder von sich aus Abhilfemaßnahmen gegen das betreffende Unternehmen oder die betreffende Organisation verhängen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Sie verfügt über weitreichende Befugnisse in Bezug auf Informationen und Zugang und muss bei der Durchsetzung der Abhilfemaßnahmen unterstützt werden.

Darüber hinaus haben Gewerkschaften auch die Befugnis, im Namen einer betroffenen Person Rechtsstreitigkeiten zu führen.

In beiden oben genannten Fällen kann die betroffene Person jeder entlang der Lieferkette sein, nicht nur die Mitarbeiter des Unternehmens oder des direkt betroffenen Lieferanten.

Darüber hinaus hat das BAFA den Auftrag, Unternehmen, die unter das LkSG-Gesetz fallen, aktiv zu prüfen (einschließlich Auskunftsersuchen und Vor-Ort-Prüfungen).

Die Prüfungen werden wahrscheinlich auf den jährlichen LkSG-Berichten basieren, die diese Unternehmen beim BAFA einreichen und veröffentlichen müssen.

Wenn das BAFA die Compliance-Maßnahmen als nicht vorhanden oder unzureichend erachtet, kann es dem Unternehmen sowie den verantwortlichen Personen, die für die Einhaltung des LkSG-Gesetzes durch das Unternehmen, d. h. die Geschäftsleitung, zuständig sind, hohe Verwaltungsstrafen auferlegen.

Was sind die Strafen für Verstöße?

Die Strafen können je nach Schwere und Art des Verstoßes weitreichend und schwerwiegend sein.

Die Strafen für Verstöße aufgrund mangelnder Sorgfalt und Meldepflicht können für Unternehmen bis zu 8 Millionen Euro und für Einzelpersonen bis zu 800.000 Euro betragen.

Unternehmen mit einem durchschnittlichen Umsatz von mehr als 400 Millionen Euro können mit einer Geldstrafe von bis zu 2 % ihres durchschnittlichen weltweiten Jahresumsatzes belegt werden.

Organisationen können außerdem für bis zu drei Jahre von bedeutenden öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen werden.

Während das LkSG-Gesetz derzeit nur für Unternehmen mit einem deutschen Bezug gilt (wie oben erläutert), könnte sich dies ändern, sobald die vorgeschlagene EU-Richtlinie zur Nachhaltigkeit von Unternehmen umgesetzt wird. In diesem Fall würden alle in der EU ansässigen Unternehmen sowie Unternehmen aus Nicht-EU-Ländern in den Anwendungsbereich fallen, sofern sie eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern (mit beliebigen Standorten) und einen bestimmten Umsatz (innerhalb der EU) aufweisen.

Wird es wahrscheinlich weitere Änderungen des Supply Chain Act geben? Kann ich nicht einfach abwarten, bis diese bekannt sind?

Ja, es wird Veränderungen geben... aber es handelt sich dabei eher um Anpassungen als um vollständige Umstellungen. Unternehmen und Organisationen können nicht warten, bis sich die Lage beruhigt hat, um mit der Umsetzung zu beginnen.

Zum Beispiel…

Auf Initiative des Europäischen Parlaments (März 2021) arbeitet die Europäische Kommission an der Schaffung einer neuen EU-Richtlinie, die regelt, welche Sorgfaltspflichten im Bereich Umwelt, Menschenrechte und Unternehmensführung tatsächlich erforderlich sind.

Obwohl diese Änderungen frühestens 2024 abgeschlossen sein werden, werden sich die Verpflichtungen überschneiden und die LkSG-Gesetzgebung ergänzen, anstatt sie vollständig zu ersetzen. Darüber hinaus werden die Anforderungen der EU-Richtlinie (wie vorgeschlagen) wahrscheinlich über die Anforderungen des LkSG-Gesetzes hinausgehen.

In diesem Zusammenhang sagt Dr. Eike W. Grunert, Compliance-Experte und Leiter der deutschen Compliance-Praxis von Pinsent Masons:

„Das deutsche Sorgfaltspflichtgesetz sowie die vorgeschlagene EU-Richtlinie zeigen die Bedeutung von ESG-Themen für Unternehmen. Der Richtlinienentwurf befasst sich auch mit dem Klimaschutz. Unternehmen sollten daher relevante Risiken in ihrer Lieferkette umgehend angehen und durch geeignete Compliance-Maßnahmen mindern. Dies erfordert zwangsläufig einen robusten Whistleblowing-Prozess.“

Daher ist es für verantwortungsbewusste Unternehmen besser, jetzt zu handeln und die Vorschriften einzuhalten, anstatt abzuwarten, was passiert. Darüber hinaus erfordert die Umsetzung der definierten Sorgfaltspflichten eine erhebliche Vorlaufzeit, bevor die Prozesse wie vorgeschrieben effektiv umgesetzt werden können.

Welche Whistleblowing-Maßnahmen müssen ergriffen werden?

Verantwortungsbewusste Unternehmen müssen im Rahmen ihrer ESG-Compliance (Environmental, Social and Governance) einen robusten Whistleblowing-Prozess entwickeln und implementieren und diesen Service auf ihre Lieferkette ausweiten, damit alle relevanten Stakeholder Meldungen einreichen können, darunter eigene Mitarbeiter, Mitarbeiter direkter Lieferanten, aber auch Mitarbeiter indirekter Lieferanten weiter unten in der Lieferkette.

Darüber hinaus schreibt das LkSG bestimmte Anforderungen für den Whistleblowing-Prozess vor, darunter unter anderem öffentlich zugängliche Verfahrensregeln, Unparteilichkeit der mit der Durchführung betrauten Person, Vertraulichkeit, umfassende (und öffentliche) Informationen über Zugänglichkeit und Zuständigkeit sowie eine jährliche Überprüfung der Wirksamkeit.

Auf diese Weise kann die Organisation nachweisen, dass sie sich nach besten Kräften bemüht, die jeweilige Sorgfaltspflicht hinsichtlich des Beschwerdeverfahrens gemäß dem neuen deutschen Lieferkettengesetz (LkSG) zu erfüllen.

Ja, es wird zweifellos zukünftige Änderungen geben, die die gesetzlichen Anforderungen verschärfen werden, aber ein zuverlässiger externer Whistleblowing-Anbieter wird sicherstellen, dass sein Meldesystem und seine Prozesse an alle Änderungen angepasst werden können.

Erforderlicher Prozess

Überprüfen Sie Ihre Lieferkette

Erstellen Sie eine Datenbank mit allen direkten Drittanbietern – und indirekten Anbietern, sofern bekannt – innerhalb Ihrer Lieferkette.

Identifizieren SiepotenzielleMenschenrechts- und Umweltrisiken in Ihrer Lieferkettendatenbank, indem Sie beispielsweise relevante Länder, Waren oder Dienstleistungen herausfiltern, die generell anfällig für Menschenrechts- oder Umweltverstöße sind, wie dies anhand einer Reihe von Indizes und anderen Informationen ersichtlich ist. Dadurch werden Grenzen für Risiken geschaffen und den Behörden (einschließlich des BAFA) gezeigt, dass Sie über den erforderlichen definierten Prozess verfügen.

Kontaktieren Sie identifizierte Lieferanten, um detailliertere Informationen über die Risikorelevanz und etwaige Risikominderungsprozesse zu sammeln.

Diese Maßnahme zeigt den Behörden (einschließlich BAFA), dass Sie sich nach Kräften bemühen, alle Möglichkeiten zur Verhinderung von Verstößen gegen Menschenrechte oder Umweltgesetze in der Lieferkette zu identifizieren.

Sammeln Sie alle Informationen in einheitlicher Form, um eine optimale Abfrage zu ermöglichen, und halten Sie die Dokumentationspflichten gemäß dem LkSG-Gesetz ein.

Identifizieren Sie konkrete Risiken in der Lieferkette

Identifizieren Sie alle Lieferanten, dietatsächlicheRisiken hinsichtlich Menschenrechts- oder Umweltrechtsverletzungen aufweisen.

Beachten Sie, dass dies alle Beteiligten Ihrer Lieferkette betreffen kann, die zwar nicht unbedingt Verstöße begangen haben, aber dennoch einem Risiko ausgesetzt sind, da sie über keine Maßnahmen zur Risikominderung verfügen.

Entscheiden Sie, wie Sie mit Risiken am besten umgehen.

Treffen Sie auf der Grundlage Ihrer Analyse eine fundierte Entscheidung darüber, wie Sie Risiken für Ihr Unternehmen durch vorbeugende Maßnahmen mindern können, die möglicherweise in der LkSG-Gesetzgebung näher definiert sind, wie z. B. eine Grundsatzerklärung, Beschaffungsprozesse, Schulungen, Kontrollen und vertragliche Vereinbarungen, die von Lieferanten verlangt werden.

Dies könnte bedeuten, dass Sie anbieten, Ihre bestehenden Whistleblowing-Prozesse auf deren Unternehmen auszuweiten.

Dies kann bedeuten, dass die identifizierten Lieferanten aufgefordert werden, selbst neue Compliance-Maßnahmen (einschließlich Whistleblowing-Prozesse) einzuführen.

Ebenso kann es sinnvoll sein, sich nach einem alternativen Lieferanten umzusehen, wenn ein Lieferant sich weigert, sich nach besten Kräften um die Einhaltung der LkSG-Vorschriften zu bemühen.

Wenn das Unternehmen fundierte Kenntnisse über mögliche Verstöße bei indirekten Lieferanten weiter unten in der Lieferkette erlangt, müssen die Maßnahmen auch auf diese Lieferanten ausgeweitet werden.

Führen Sie regelmäßige Überprüfungen der Lieferkette ein.

Lieferketten verändern sich im Laufe der Zeit. Alte Lieferanten scheiden aus, neue Lieferanten kommen hinzu.

Es reicht also nicht aus, einmalig eine Risiko-/Risikominderungsmaßnahme im Hinblick auf das deutsche Sorgfaltspflichtgesetz durchzuführen. Vielmehr muss diese gemäß dem LkSG regelmäßig durchgeführt werden (sowie ad hoc, wenn sich risikobehaftete Umstände des Geschäfts ändern), und es müssen Aufzeichnungen darüber geführt werden, wann sie durchgeführt werden.

Dies signalisiert den Behörden erneut, dass Ihr Unternehmen alle Anstrengungen unternimmt, um sicherzustellen, dass keine Verstöße gegen Menschenrechte und Umweltgesetze begangen werden, oder dass Ihr Unternehmen, falls doch Verstöße auftreten, bestmöglich darüber informiert ist, wann diese stattfinden, und sie beheben und zukünftige Schäden verhindern kann.

Weitere Hinweise

Dieser Artikel (und alle Informationen, auf die über Links in diesem Artikel zugegriffen werden kann) dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Bevor Sie aufgrund der Inhalte Maßnahmen ergreifen oder unterlassen, sollten Sie professionellen Rat einholen.

Für Rechtsberatung zum deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) wenden Sie sich bitte an Dr. Eike W. Grunert +4989203043554eike.grunert@pinsentmasons.com

Für Beratung zu Whistleblowing-Systemen besuchen Sie bittehttps://www.safecall.co.uk/en/whistleblowing-hotline/oder rufen Sie Safecall unter +44 (0) 191516 7720 oder senden Sie eine E-Mail aninfo@safecall.co.uk.