Les logiciels, solutions et services de dénonciation externe permettent aux organisations d'identifier efficacement les actes répréhensibles potentiels et, le cas échéant, d'y remédier, tout en favorisant une culture de la transparence et de la confiance. Dans le paysage actuel des entreprises, l'importance de ces systèmes de dénonciation ne peut être surestimée.
Voici les 12 principales raisons pour lesquelles votre organisation devrait envisager de mettre en place une solution de dénonciation externe :
1) Les actes répréhensibles ont des conséquences
Les entreprises et les organisations doivent souvent mettre en place une solution de dénonciation externe parce qu'elles ont été prises en défaut dans un passé récent.
Par "pris au dépourvu", j'entends qu'ils sortent tout juste d'un ou plusieurs incidents préjudiciables à leur réputation, qui ont probablement donné lieu à une action en justice, voire à des amendes judiciaires ou même à des procès et à des condamnations pénales.
L'acte répréhensible commis sur le lieu de travail aurait pu être n'importe quoi - fraude, racisme, sexisme, corruption, délit d'initié - mais ce sont les conséquences qui importent vraiment ici.
Ces actes répréhensibles causent réellement des dommages à une organisation.
Une entreprise privée peut subir une atteinte à sa réputation telle qu'elle se répercute sur ses bénéfices, son chiffre d'affaires et même sa capacité à recruter. Une société cotée en bourse peut voir le cours de ses actions s'effondrer et contraindre ses administrateurs et son conseil d'administration à démissionner. Une organisation caritative peut voir son financement réexaminé et réduit ou voir ses dons diminuer jusqu'à disparaître.
Dans le pire des cas, l'entreprise peut faire faillite ou l'organisation s'effondrer.
C'est dire à quel point la situation peut se dégrader.
Il n'est donc pas étonnant que ces organisations veuillent éviter que cela ne se reproduise. Il n'est donc pas étonnant qu'elles veuillent montrer qu'elles procèdent à des changements de manière proactive.
Ils veulent être perçus comme changeant pour le mieux.
Elles savent que ce n'est qu'en améliorant leurs politiques et leurs systèmes de dénonciation qu'elles pourront atténuer toute atteinte à leur réputation.
La mise en place d'une ligne téléphonique externe de dénonciation aide ces organisations de plusieurs manières.
Tout d'abord, la simple mise en place d'un système de dénonciation fiable et éprouvé peut être considérée comme une action solide visant à prévenir de futurs actes répréhensibles.
Il peut être considéré comme une preuve concrète du changement.
Deuxièmement, l'utilisation d'un fournisseur externe de services de dénonciation confère un air d'indépendance à tout processus de dénonciation. Surtout si ce fournisseur autorise les dénonciations anonymes et semi-anonymes. En effet, l'un des principaux obstacles à la dénonciation par un employé est la crainte de représailles de la part de ses collègues.
En favorisant l'indépendance du processus de dénonciation, une organisation peut en fait encourager un plus grand nombre de signalements, ce qui peut permettre de récupérer des pertes, d'alerter plus tôt sur des actes répréhensibles ou simplement d'éviter qu'ils ne se produisent.
Troisièmement, la mise en place d'un nouveau service d'assistance téléphonique pour les dénonciations de dysfonctionnements est un gage de confiance... confiance dans la direction de l'entreprise... confiance dans le fait que les dirigeants savent ce qu'ils font et ne sont tout simplement pas prêts à accepter la moindre tolérance à l'égard des actes répréhensibles.
Cette dernière mesure, plus que toute autre, envoie un message à toute personne susceptible de commettre des actes répréhensibles, à savoir que ces actes, quelle que soit leur forme, ne seront pas tolérés.
2) Conformité à la nouvelle législation
La nouvelle législation sur la dénonciation et les directives douanières auront toujours un impact sur les entreprises et les organisations.
- 2021 Mise en œuvre des orientations du Service des douanes et de la protection des frontières des États-Unis (CBP).
- 2021 a vu la mise en œuvre de la directive européenne sur la dénonciation. Celle-ci a également eu - et a toujours - un effet d'entraînement au Royaume-Uni, malgré le Brexit, en raison de la nécessité de maintenir des conditions de concurrence équitables.
- En 2022, des entreprises du monde entier ont évalué l'impact de ce texte majeur de la législation européenne sur leurs obligations légales, en particulier pour celles qui ont des divisions ou des entités juridiques au sein de l'Union européenne.
- En 2023, le gouvernement allemand a mis en œuvre la loi sur le devoir de diligence dans la chaîne d'approvisionnement (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, LkSG) , qui oblige les organisations ayant des fournisseurs directs et indirects à faire preuve de diligence afin d'améliorer les droits de l'homme, les normes matérielles et la protection de l'environnement.
- 2024 a vu l'introduction de la loi sur la protection des travailleurs au Royaume-Uni.
- L'année 2025 verra déjà la mise en œuvre de l'ECCTA ( Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 ) et du règlement E6 sur la dénonciation dans l'enseignement supérieur britannique.
Et la liste pourrait s'allonger encore et encore...
Il suffit de jeter un coup d'œil sur ce qui précède pour se rendre compte que la nouvelle législation sur les dénonciateurs doit faire l'objet d'un suivi constant et, le cas échéant, que des mesures doivent être prises pour rester en conformité.
3) Faire ce qu'il faut
De nombreux cadres supérieurs et directeurs souhaitent faire ce qui est juste pour leurs employés, et la mise en œuvre d'un processus de dénonciation externe dans le cadre d'un plan de gouvernance environnementale et sociale (ESG) est un moyen rapide et facile d'y parvenir.
Mais ce qui est vraiment intéressant, c'est qu'il y a aussi des avantages considérables à faire ce qu'il faut.
Les brimades sur le lieu de travail ou le mauvais comportement d'un supérieur hiérarchique sont cités par 15 % des salariés comme une cause de stress, de troubles mentaux et de dépression[1].
En adoptant une approche proactive et en s'attaquant aux mauvaises conditions de travail par le biais d'une ligne de dénonciation, une organisation peut potentiellement augmenter la rétention du personnel et la productivité.
En clair, si vous prenez soin de vos employés, ils prendront soin de vous.
4) Anonymat et confidentialité grâce à une sécurité accrue des données
Les fournisseurs externes ont souvent mis en place des mesures de sécurité avancées pour protéger les informations sensibles. Cela permet de garantir que les rapports des dénonciateurs restent confidentiels et protégés contre tout accès non autorisé.
Par exemple, les meilleures solutions de prise de parole d'origine externe fonctionnent :
- Normes GDPR
- Certifié ISO27001
- Certifié CyberEssentials+.
- Tous leurs centres de données sont conformes aux normes de sécurité les plus strictes.
- ISO 27001
- HIPAA
- FedRAMP
- SOC1
- SOC2
- Royaume-Uni G-Cloud
- Mesures de protection des données : cryptage symétrique AES256 en transit et au repos ; authentification à deux facteurs pour les clients.
- Des tests de pénétration indépendants réguliers pour valider les contrôles et les processus de sécurité.
5) Expertise accrue dans le traitement des rapports
Les prestataires externes apportent une expertise spécialisée dans la réception, la gestion et l'examen des rapports de dénonciation. Cela peut conduire à des enquêtes plus approfondies et impartiales, garantissant que les problèmes sont traités de manière efficace.
- Un service de dénonciation externalisé a souvent de nombreuses années d'expérience en matière d'entretien avec les dénonciateurs. Cela maximise la quantité et la qualité des informations fournies et permet aux responsables des rapports de mieux trier les rapports reçus.
- Les meilleurs fournisseurs proposent des gestionnaires d'appels qui maîtrisent plusieurs langues ou qui ont l'habitude de travailler avec des traducteurs dans la plupart des langues et dialectes du monde.
- Et lorsqu'il s'agit de rapports d'incidents complexes sur le lieu de travail, il est rare que les services des ressources humaines ou les cadres supérieurs disposent des compétences, d'une connaissance approfondie de la législation ou de l'expérience nécessaire pour enquêter sans aide extérieure. Dans ces cas-là, l'externalisation est la solution la plus judicieuse.
6) Évolutivité des logiciels, solutions et systèmes de dénonciation
Au fur et à mesure que les organisations se développent, elles ont de plus en plus besoin de systèmes de dénonciation robustes.
Les fournisseurs externes proposent des solutions évolutives qui peuvent s'adapter aux besoins changeants de l'organisation, en acceptant davantage de rapports et d'utilisateurs. Souvent, le passage à l'échelle par le biais d'un fournisseur externe de services de dénonciation peut être aussi simple que l'envoi d'un courriel ou la prise d'un appel téléphonique au gestionnaire de compte.
7) S'exprimer avec une portée mondiale
Pour les organisations multinationales, les fournisseurs externes proposent des solutions conformes à de multiples réglementations et normes internationales. Cela garantit la cohérence et la conformité dans les différentes juridictions.
Cela est d'autant plus important que, dans l'économie mondiale actuelle, un rapport de dénonciation peut concerner plusieurs États souverains, plusieurs langues, des sièges sociaux, des bureaux régionaux, de nombreux autres sites et des conceptions culturelles très différentes de la dénonciation et de ses avantages.
8) Des systèmes de dénonciation efficaces en termes de coûts
La mise en œuvre d'un système de dénonciation externe peut être plus rentable que le développement et la maintenance d'une solution interne. Elle réduit le besoin de ressources et d'infrastructures supplémentaires.
9) Amélioration continue
Les fournisseurs externes de services de dénonciation mettent souvent à jour leurs systèmes avec les dernières fonctionnalités et les meilleures pratiques. Les organisations bénéficient ainsi d'améliorations et d'innovations constantes dans le domaine de la technologie de dénonciation.
Par exemple, les fournisseurs de solutions de dénonciation qui ont à cœur l'intérêt de leurs clients réagissent constamment aux changements dans la manière dont les dénonciateurs font des signalements - qui peut varier considérablement d'une région à l'autre du monde - et dans la manière dont ces signalements sont triés, gérés et examinés par le personnel du client.
Parfois, il s'agit de coder davantage le logiciel de dénonciation pour l'adapter à l'utilisation de l'IA, et d'autres fois, il s'agit de remplacer ou de s'adapter aux changements apportés à de multiples systèmes téléphoniques différents dans le monde entier.
Dans d'autres cas, il peut s'agir de l'introduction de nouveaux cours de formation qui aident les responsables à mettre en œuvre des systèmes et des processus de dénonciation, ou qui fournissent gratuitement des conseils d'experts sur la meilleure façon d'aborder une enquête sur le lieu de travail.
Le client ne doit jamais s'inquiéter - ni même penser - à ces questions. Le fournisseur de services de dénonciation s'en occupe.
10) Confiance et engagement des employés
Un système externe peut renforcer la confiance et l'engagement des employés en démontrant l'engagement de l'organisation en faveur des pratiques éthiques et de la transparence. Les employés peuvent se sentir plus à l'aise pour signaler des problèmes à une tierce partie indépendante.
- Impartialité perçue: Les dénonciateurs ont souvent l'impression que les contacts externes sont plus impartiaux et dignes de confiance, ce qui augmente leur probabilité de dénoncer. Les recherches indiquent que les employés sont plus enclins à signaler des fautes professionnelles s'ils pensent que le processus de dénonciation est efficace et les protège contre les représailles[1]. [1].
- La peur des représailles: La crainte de représailles est un facteur dissuasif important pour le signalement interne. Les systèmes externes sont considérés comme des options plus sûres, car ils garantissent l'anonymat et réduisent le risque de répercussions négatives sur la carrière[2].
- Confiance dans la protection: Les employés sont plus enclins à signaler des actes répréhensibles s'ils ont confiance dans la protection et l'efficacité du système de dénonciation. Les prestataires externes ont souvent mis en place des garanties solides pour assurer la confidentialité et la sécurité[1].
11) De bonnes relations publiques
Obtenir l'adhésion à un nouveau service de soutien aux dénonciateurs devient une "vente facile" lorsqu'il permet également à l'organisation de présenter une image positive d'elle-même à ses clients et à ses employés.
Si le fait d'être "perçu" comme étant bienveillant n'a qu'un effet positif modeste sur le cours des actions - c'est-à-dire sur la valeur perçue d'une entreprise - le fait d'être perçu comme n'étant pas bienveillant peut avoir un effet préjudiciable important sur la valeur d'une organisation.
L'article de Science Direct intitulé "When ESG meets AAA : L'effet des changements de notation ESG sur les rendements boursiers".
Cette étude portant sur les entreprises américaines entre 2016 et 21 a révélé que l'ESG - dont la dénonciation constitue une grande partie - apporte des gains modestes de 0,5 %, mais que l'absence d'ESG entraîne un risque énorme de -1,2 % par mois[3].
La vraie question est donc de savoir pourquoi une organisation ne voudrait pas mettre en œuvre quelque chose qui soutiendrait activement sa valeur.
12) La protection de l'avenir
Certaines entreprises ne commencent à s'intéresser aux services d'assistance téléphonique en cas de fraude et aux fournisseurs de services de dénonciation qu'après avoir été prises par inadvertance dans des actes répréhensibles commis par un ou plusieurs employés... D'autres entreprises et organisations peuvent adopter un point de vue plus prévoyant - certains diraient même plus sage - et essayer de se prémunir contre l'avenir à l'avance.
Envisager la protection future d'une organisation par le biais d'une solution de dénonciation est une sorte d'assurance.
Bien souvent, le simple fait d'avoir mis en place un système de dénonciation découragera activement les actes répréhensibles et, bien que l'on ne puisse jamais prouver une chose négative - c'est-à-dire que l'on ne saura jamais combien d'actes répréhensibles on a évité soi-même - on peut être en mesure de voir, en comparant les statistiques de son secteur d'activité, combien de problèmes une organisation a "pu" éviter.
Par exemple, les pertes dues à la fraude étaient de 50 % inférieures dans les organisations disposant d'un service d'assistance téléphonique pour les dénonciations que dans celles qui n'en avaient pas[4]... et pour chaque euro investi dans la protection des dénonciateurs, il y a un ratio de 22:1 de retour potentiel en termes de fonds récupérés[5].
Quelle sera la raison de la mise en place d'une procédure de dénonciation ?
Voilà... les douze principales raisons pour lesquelles une organisation souhaiterait mettre en place un service de dénonciation externe.
De plus en plus d'entreprises et d'organisations choisissent des prestataires de services externes de dénonciation pour les aider à mettre en place des canaux de dénonciation dans le cadre des politiques de gouvernance.
Il n'est pas difficile de comprendre pourquoi.
L'installation d'un système de dénonciation est relativement peu coûteuse par rapport à l'embauche de personnel et aux frais généraux en interne ; elle répond aux exigences de la législation ; elle vous aide à éviter les problèmes, tant personnels que criminels ; elle peut contribuer à améliorer la productivité et la bonne volonté du personnel ; elle vous donne une bonne image aux yeux du monde, ce qui se reflète dans vos actions et la valeur de votre organisation, et si le pire se produit et que des actes répréhensibles sont commis, vous pouvez vraiment dire que vous avez essayé d'y mettre un terme.
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