Les logiciels, solutions et services externes de dénonciation permettent aux organisations d'identifier efficacement les éventuels actes répréhensibles et, le cas échéant, de traiter les cas de mauvaise conduite, tout en favorisant une culture de transparence et de confiance. Dans le paysage entrepreneurial actuel, l'importance de ces systèmes de dénonciation ne saurait être surestimée.
Voici les 12 raisons principales pour lesquelles votre organisation devrait envisager de mettre en place une solution externe de signalement des dysfonctionnements :
1) Les actes répréhensibles ont des conséquences.
Les entreprises et les organisations ont souvent besoin de mettre en place une solution externe de dénonciation, car elles ont été prises en défaut récemment.
Par « pris au dépourvu », j'entends qu'ils viennent de sortir d'un ou plusieurs incidents qui ont nui à leur réputation, impliquant probablement des poursuites judiciaires, et éventuellement des amendes judiciaires, voire des procès et des condamnations pénales.
Les fautes commises sur le lieu de travail pouvaient être de toute nature – fraude, racisme, sexisme, corruption, délit d'initié – mais ce sont les conséquences qui importent vraiment ici.
Ces incidents répréhensibles causent réellement du tort à une organisation.
Une entreprise privée pourrait subir une atteinte à sa réputation telle qu'elle aurait des répercussions sur ses bénéfices, son chiffre d'affaires et même sa capacité à recruter. Une société cotée en bourse pourrait subir une chute du cours de ses actions et contraindre ses dirigeants et son conseil d'administration à démissionner. Une organisation caritative pourrait voir son financement réévalué et réduit, ou ses dons diminuer jusqu'à disparaître complètement.
Dans le pire des cas, l'entreprise pourrait faire faillite ou l'organisation s'effondrer.
C'est à ce point que ça peut aller.
Il n'est donc pas étonnant que ces organisations veuillent empêcher que cela se reproduise. Il n'est pas étonnant qu'elles veuillent montrer qu'elles prennent des mesures proactives pour changer les choses.
Ils veulent montrer qu'ils changent pour le mieux.
Ils savent que ce n'est qu'en améliorant leurs politiques et leurs systèmes de dénonciation qu'ils pourront limiter les dommages supplémentaires causés à leur réputation.
La mise en place d'une ligne d'assistance téléphonique externe dédiée aux signalements aide ces organisations de plusieurs façons.
Tout d'abord, le simple fait de mettre en place un système d'alerte fiable et éprouvé peut être considéré comme une mesure efficace pour aider à prévenir de futurs actes répréhensibles.
Cela peut être considéré comme une preuve concrète du changement.
Deuxièmement, le recours à un fournisseur externe spécialisé dans la dénonciation confère une certaine indépendance à tout processus de dénonciation. Cela est particulièrement vrai si ce fournisseur autorise les signalements anonymes et semi-anonymes. En effet, l'une des principales raisons qui empêchent un employé de devenir lanceur d'alerte est la crainte de représailles de la part de ses collègues.
En favorisant l'indépendance d'un processus de dénonciation, une organisation peut en réalité encourager davantage de signalements, ce qui peut permettre de récupérer des pertes, d'alerter plus tôt sur des actes répréhensibles ou tout simplement d'empêcher qu'ils ne se produisent.
Et troisièmement, la mise en place d'une nouvelle ligne d'assistance téléphonique externe pour les lanceurs d'alerte renforce activement la confiance... la confiance dans la haute direction d'une entreprise... la confiance dans le fait que les cadres supérieurs savent ce qu'ils font et ne sont tout simplement pas prêts à tolérer les actes répréhensibles.
Ce dernier point, plus que tout autre, envoie un message clair à tout délinquant potentiel : les actes répréhensibles, quelle que soit leur forme, ne seront pas tolérés.
2) Conformité à la nouvelle législation
Les nouvelles législations en matière de dénonciation et les directives douanières auront toujours un impact sur les entreprises et les organisations.
- Mise en œuvre des directives 2021 du Service des douanes et de la protection des frontières des États-Unis (CBP).
- L'année 2021 a vu la mise en œuvre de la directive européenne sur les lanceurs d'alerte. Cela a également eu – et continue d'avoir – des répercussions au Royaume-Uni, malgré le Brexit, en raison de la nécessité de maintenir des conditions de concurrence équitables.
- En 2022, les entreprises du monde entier ont évalué l'impact de cette importante législation européenne sur leurs obligations légales, en particulier celles qui possèdent des divisions ou des entités juridiques au sein de l'Union européenne.
- En 2023, le gouvernement allemand a mis en œuvre la loi sur le devoir de diligence dans la chaîne d'approvisionnement(Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, LkSG), qui obligeles organisations ayant des fournisseurs directs et indirects à respecter des obligations de diligence raisonnable afin d'améliorer les droits de l'homme, les normes matérielles et la protection de l'environnement.
- En 2024, la loi sur la protection des travailleurs a été introduite au Royaume-Uni.
- L'année 2025 voit déjà la mise en œuvre de l'ECCTA ( Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 ) et du règlement E6 relatif à la dénonciation dans l'enseignement supérieur britannique.
Et la liste pourrait s'allonger encore et encore...
Il suffit de jeter un coup d'œil à ce qui précède pour comprendre que la nouvelle législation sur les lanceurs d'alerte nécessite une surveillance constante et, si nécessaire, la prise de mesures pour rester en conformité.
3) Faites ce qu'il faut
De nombreux cadres supérieurs et directeurs souhaitent agir dans l'intérêt de leurs employés, et la mise en place d'un processus externe de signalement des irrégularités dans le cadre d'un plan ESG (Environmental Social Governance) est un moyen rapide et facile d'y parvenir.
Mais ce qui est vraiment intéressant, c'est qu'il y a aussi d'énormes avantages à faire ce qu'il faut.
Le harcèlement au travail ou le mauvais comportement d'un responsable sont cités par 15 % des personnes interrogées comme cause de stress, de troubles mentaux et de dépression chez les employés.[1]
En adoptant une approche proactive et en remédiant aux mauvaises conditions de travail grâce à une ligne d'alerte, une organisation peut potentiellement augmenter la fidélisation et la productivité de son personnel.
En clair, prendre soin de vos employés signifie qu'ils prendront soin de vous.
4) Anonymat et confidentialité grâce à une sécurité renforcée des données
Les prestataires externes ont souvent mis en place des mesures de sécurité avancées pour protéger les informations sensibles. Cela garantit la confidentialité des signalements des lanceurs d'alerte et les protège contre tout accès non autorisé.
Par exemple, les meilleures solutions externes de prise de parole en public permettent :
- normes du RGPD
- Certifié ISO 27001
- Certifié CyberEssentials+
- Tous leurs centres de données sont conformes aux normes de sécurité les plus strictes.
- ISO 27001
- HIPAA
- FedRAMP
- SOC1
- SOC2
- G-Cloud britannique
- Mesures de protection des données conformes aux meilleures pratiques, notamment le chiffrement symétrique AES256 pendant le transfert et au repos ; sécurisation à l'aide d'une authentification à deux facteurs pour les clients.
- Tests de pénétration indépendants réguliers pour valider les contrôles et les processus de sécurité.
5) Expertise accrue dans le traitement des rapports
Les prestataires externes apportent une expertise spécialisée dans la réception, la gestion et l'examen des signalements effectués par les lanceurs d'alerte. Cela peut permettre de mener des enquêtes plus approfondies et impartiales, garantissant ainsi que les problèmes sont traités efficacement.
- Un service d'alerte externalisé dispose souvent de nombreuses années d'expérience dans l'interrogation des lanceurs d'alerte. Cela permet d'optimiser la quantité et la qualité des informations fournies et permet aux responsables chargés du traitement des signalements de mieux trier les signalements reçus.
- Les meilleurs prestataires proposent des opérateurs téléphoniques maîtrisant plusieurs langues ou ayant l'habitude de travailler avec des traducteurs spécialisés dans la plupart des langues et dialectes internationaux.
- Et lorsqu'il s'agit de rapports d'incidents complexes sur le lieu de travail, il est rare que les services des ressources humaines ou la direction aient les compétences, les connaissances approfondies de la législation ou l'expérience nécessaires pour mener une enquête sans aide extérieure. Dans ces cas-là, l'externalisation est la solution la plus judicieuse.
6) Logiciels, solutions et systèmes de dénonciation évolutifs
À mesure que les organisations se développent, leur besoin en systèmes de dénonciation robustes augmente.
Les prestataires externes proposent des solutions évolutives qui s'adaptent aux besoins changeants de l'organisation, en prenant en charge davantage de signalements et d'utilisateurs. Souvent, l'extension des capacités via un prestataire externe spécialisé dans les signalements peut être aussi simple que d'envoyer un e-mail ou d'appeler le responsable de compte.
7) Exprimez-vous avec une portée mondiale
Pour les organisations multinationales, les prestataires externes proposent des solutions conformes à plusieurs réglementations et normes internationales. Cela garantit la cohérence et la conformité dans différentes juridictions.
Cela est particulièrement utile dans le contexte économique mondial actuel, où un signalement peut concerner plusieurs États souverains et impliquer plusieurs langues, sièges sociaux, bureaux régionaux, nombreux autres sites et visions culturelles très variées du signalement et de ses avantages.
8) Systèmes d'alerte efficaces en termes de coûts
La mise en place d'un système d'alerte externe peut être plus rentable que le développement et la maintenance d'une solution interne. Elle réduit le besoin de ressources et d'infrastructures supplémentaires.
9) Amélioration continue
Les fournisseurs externes de solutions de signalement mettent souvent à jour leurs systèmes avec les dernières fonctionnalités et les meilleures pratiques. Cela garantit que les organisations bénéficient des améliorations et des innovations continues dans le domaine des technologies de signalement.
Par exemple, les fournisseurs de solutions de dénonciation qui ont à cœur les intérêts de leurs clients s'adaptent constamment aux changements dans la manière dont les lanceurs d'alerte font leurs signalements – qui peuvent varier considérablement d'une région du monde à l'autre – et dans la manière dont ces signalements sont triés, gérés et examinés par le personnel du client.
Parfois, cela peut impliquer la programmation supplémentaire d'un logiciel de dénonciation afin de s'adapter à l'utilisation de l'IA, et d'autres fois, cela peut impliquer le remplacement ou l'adaptation à des changements dans plusieurs systèmes téléphoniques différents à travers le monde.
Dans d'autres cas, cela peut signifier la mise en place de nouvelles formations destinées à aider les responsables à mettre en œuvre des systèmes et des processus de signalement, ou la fourniture de conseils gratuits par des experts sur la meilleure façon d'aborder une enquête sur le lieu de travail.
Le client n'a jamais à se soucier – ni même à penser – à ces questions. Le fournisseur de services de dénonciation s'en chargera.
10) Confiance et engagement des employés
Un système externe peut renforcer la confiance et l'engagement des employés en démontrant l'attachement de l'organisation aux pratiques éthiques et à la transparence. Les employés peuvent se sentir plus à l'aise pour signaler des problèmes à un tiers indépendant.
- Impartialité perçue: les lanceurs d'alerte ont souvent le sentiment que les contacts externes sont plus impartiaux et dignes de confiance, ce qui les incite davantage à signaler des faits. Des études montrent que les employés sont plus enclins à signaler des fautes professionnelles s'ils estiment que la procédure de signalement est efficace et les protège contre les représailles. [1].
- Crainte de représailles: La crainte de représailles est un facteur dissuasif important pour le signalement interne. Les systèmes externes sont considérés comme des options plus sûres, car ils garantissent l'anonymat et réduisent le risque de répercussions négatives sur la carrière[2].
- Confiance dans la protection: les employés sont plus enclins à signaler des actes répréhensibles s'ils ont confiance dans la protection et l'efficacité du système de dénonciation. Les prestataires externes mettent souvent en place des mesures de protection solides pour garantir la confidentialité et la sécurité[1].
11) C'est une bonne opération de relations publiques.
Obtenir l'adhésion à un nouveau service d'aide aux lanceurs d'alerte devient « facile » lorsque cela permet également à l'organisation de présenter une image positive d'elle-même à ses clients et à ses employés.
Si le fait d'être perçu comme une entreprise attentionnée n'a qu'un effet positif modeste sur le cours des actions (c'est-à-dire la valeur perçue d'une entreprise), le fait d'être perçu comme une entreprise indifférente peut avoir un effet néfaste important sur la valeur d'une organisation.
Cela ressort clairement de l'article publié dans Science Direct intitulé « When ESG meets AAA: The effect of ESG rating changes on stock returns » (Quand l'ESG rencontre l'AAA : l'effet des changements de notation ESG sur le rendement des actions).
Cette étude menée auprès d'entreprises américaines entre 2016 et 2021 a révélé que les critères ESG, dont la dénonciation est un élément important, génèrent des gains modestes de 0,5 %,mais que leur absence entraîne un risque considérable de -1,2 % par mois.[3]
La vraie question est donc la suivante : pourquoi une organisation ne voudrait-elle pas mettre en œuvre quelque chose qui soutiendra activement sa valeur ?
12) Préparation pour l'avenir
Certaines entreprises ne commencent à s'intéresser aux lignes d'assistance téléphonique dédiées à la fraude et aux fournisseurs de solutions de dénonciation qu'après avoir été involontairement impliquées dans des actes répréhensibles commis par un ou plusieurs employés... D'autres entreprises et organisations peuvent adopter une vision plus prospective, voire plus sage selon certains, et tenter de se prémunir à l'avance contre de tels risques.
Considérez la mise en place d'une solution de signalement pour pérenniser une organisation comme une sorte d'assurance.
Très souvent, le simple fait de mettre en place un système de signalement des irrégularités dissuade activement les comportements répréhensibles. Même s'il est impossible de prouver une négative (c'est-à-dire que vous ne saurez jamais combien d'irrégularités vous avez évitées), nous pouvons toutefois évaluer, en comparant les statistiques de votre secteur, l'ampleur des problèmes qu'une organisation « aurait pu » éviter.
Par exemple, les pertes liées à la fraude ont été réduites de 50 % dans les organisations disposant d'une ligne d'alerte, par rapport à celles qui n'en avaient pas[4]... et pour chaque euro investi dans la protection des lanceurs d'alerte, le ratio de retour sur investissement potentiel est de 22 pour 1 en termes de fonds récupérés[5].
Quelle sera votre raison pour mettre en place un processus de dénonciation ?
Voilà... les douze principales raisons pour lesquelles une organisation souhaiterait mettre en place un service externe de dénonciation.
De plus en plus d'entreprises et d'organisations choisissent des prestataires externes spécialisés dans la dénonciation afin de les aider à mettre en place des canaux de signalement dans le cadre de leurs politiques de gouvernance.
Il n'est pas difficile de comprendre pourquoi.
La mise en place d'un système d'alerte professionnelle est relativement peu coûteuse par rapport à l'embauche de personnel et aux frais généraux internes ; elle répond aux exigences légales ; elle vous aide à éviter les problèmes, tant sur le plan personnel que pénal ; elle peut contribuer à améliorer la productivité et la bonne volonté du personnel ; elle vous donne une bonne image aux yeux du monde, ce qui se reflète dans la valeur de vos actions et de votre organisation, et si le pire devait arriver et qu'un acte répréhensible était commis, vous pourriez sincèrement affirmer que vous avez essayé de l'empêcher.
Besoin de parler à un expert en matière de système d'alerte ?
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