Introduction à la loi allemande sur le devoir de vigilance à l'égard de la chaîne d'approvisionnement
La loi sur le devoir de vigilance à l'égard de la chaîne d'approvisionnement est un texte législatif commercial connu en allemand sous le nom de Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, ou LkSG.
Elle a été adoptée par le Parlement fédéral allemand le 11 juin 2021, après de longues négociations avec le Conseil fédéral allemand en juin de la même année, et devrait entrer en vigueur le 1er janvier 2023.
Sur le plan juridique, la loi LkSG exige des entreprises qu'elles adaptent et actualisent leurs procédures de conformité, d'achat et de contrat concernant certains droits de l'homme et questions environnementales, et qu'elles mettent en place un mécanisme de signalement (appelé "procédure de plainte") ouvert aux parties prenantes concernées.
De notre point de vue, ces adaptations comprennent une introduction significative des services de dénonciation. Dans cet article, Safecall examinera donc ce que les cadres supérieurs et les responsables des rapports de dénonciation peuvent faire pour se préparer à la mise en œuvre à venir.
Vous souhaitez que nous vous tenions au courant de l'impact de la législation LkSG sur la dénonciation ?
Quel est l'objectif de la législation LkSG ?
En substance, la loi sur le devoir de vigilance à l'égard de la chaîne d'approvisionnement oblige les entreprises et les organisations qui opèrent en Allemagne à améliorer le respect des droits de l'homme et des normes matérielles de protection de l'environnement dans leur chaîne d'approvisionnement (mondiale).
La loi LkSG y parvient en imposant des obligations de diligence raisonnable aux responsables des activités qui entrent dans son champ d'application.
Ces obligations dans le cadre des opérations de la chaîne d'approvisionnement sont des devoirs d'effort, plutôt que des devoirs de réussite ou de garantie de responsabilité.
Ainsi, en ce qui concerne les dénonciations, la loi LkSG oblige les organisations à étendre leurs processus de dénonciation à leur chaîne d'approvisionnement (mondiale), si l'organisation (ou l'une de ses filiales importantes) opère en Allemagne et entre dans le champ d'application de la loi LkSG.
À quelles entreprises et organisations la loi sur le devoir de vigilance à l'égard de la chaîne d'approvisionnement s'applique-t-elle ?
À partir du 1er janvier 2023, toute entreprise ou organisation employant plus de 3 000 personnes en Allemagne, ayant un siège social, administratif ou statutaire en Allemagne OU toute entreprise ou organisation ayant une succursale en Allemagne et employant habituellement plus de 3 000 personnes en Allemagne.
À partir du 1er janvier 2024, toute entreprise ou organisation employant plus de 1 000 personnes en Allemagne, ayant un siège social, administratif ou statutaire en Allemagne OU toute entreprise ou organisation ayant une succursale en Allemagne et employant habituellement plus de 1 000 personnes en Allemagne.
Pour les besoins du calcul, les sociétés du groupe sont incluses dans le nombre de salariés de la société mère, et les travailleurs temporaires ne sont inclus que si leurs fonctions dépassent 6 mois.
Mais - et c'est important - même si une entreprise ou une organisation comptant moins de salariés n'est pas directement concernée par la loi LkSG, elle peut l'être indirectement.
En effet, ces entreprises peuvent encore être obligées de faire des efforts pour améliorer la diligence raisonnable au sein de leur propre chaîne d'approvisionnement, conformément aux instructions de leurs clients en amont de la chaîne d'approvisionnement.
En d'autres termes, ce n'est pas parce que vous n'avez pas à vous conformer aux règles que votre client ne doit pas le faire.
En effet, si votre client entre dans le champ d'application de la loi LkSG, il est tenu de demander l'assurance contractuelle que vous (en tant que membre de sa chaîne d'approvisionnement) faites de votre mieux pour améliorer votre propre diligence (y compris en acceptant des formations et des audits) et que vous abordez également la question dans votre propre chaîne d'approvisionnement.
Il y aura donc un effet domino.
Comment le respect de la loi sera-t-il assuré ?
La loi LkSG confère aux autorités des pouvoirs d'intervention étendus.
Pour la loi LkSG, l'autorité compétente est l'Office fédéral de l'économie et du contrôle des exportations (BAFA).
Le BAFA peut, à la demande d'une personne concernée ou de sa propre initiative, imposer des mesures correctives à l'entreprise ou à l'organisation concernée afin d'assurer la conformité. Il dispose de pouvoirs étendus en matière d'information et d'accès et doit être soutenu pour faire appliquer les mesures correctives.
En outre, les syndicats ont également le pouvoir de mener des actions en justice au nom d'une personne affectée.
Dans les deux cas susmentionnés, la personne affectée peut être n'importe qui le long de la chaîne d'approvisionnement, et pas seulement les employés de l'entreprise ou le fournisseur direct concerné.
En outre, le BAFA a pour mandat de mener activement des audits (y compris des demandes d'informations et des audits sur place) auprès des entreprises relevant du champ d'application de la loi LkSG.
Les audits seront probablement basés sur les rapports annuels de la LkSG que ces entreprises doivent déposer auprès du BAFA et publier.
Si le BAFA considère que les mesures de conformité sont inexistantes ou inadéquates, il peut imposer de lourdes amendes administratives à l'entreprise, ainsi qu'aux personnes chargées d'assurer le respect de la loi LkSG par l'entreprise, à savoir la direction.
Quelles sont les sanctions en cas d'infraction ?
Les sanctions peuvent être importantes et lourdes en fonction de la gravité et de la nature de l'infraction.
Les amendes pour manque de diligence et de déclaration peuvent aller jusqu'à 8 millions d'euros pour les entreprises et jusqu'à 800 000 euros pour les personnes physiques.
Les entreprises dont le chiffre d'affaires moyen est supérieur à 400 millions d'euros pourraient se voir infliger une amende allant jusqu'à 2 % de leur chiffre d'affaires annuel moyen mondial.
Les organisations peuvent également être exclues des appels d'offres publics importants pendant une période pouvant aller jusqu'à trois ans.
Si la loi LkSG ne s'applique actuellement qu'aux entreprises ayant un lien avec l'Allemagne (comme expliqué ci-dessus), cela pourrait changer une fois que la proposition de directive de l'UE sur le développement durable des entreprises sera mise en œuvre. Dans ce cas, toutes les entreprises basées dans l'UE ainsi que les entreprises de pays non membres de l'UE entreront dans le champ d'application, sous réserve d'un certain nombre d'employés (situés n'importe où) et de certains revenus (générés au sein de l'UE).
D'autres modifications de la loi sur la chaîne d'approvisionnement sont-elles à prévoir ? Ne puis-je pas attendre de les voir d'abord ?
Oui, il y aura des changements... mais il s'agira probablement d'adaptations plutôt que de changements complets. Les entreprises et les organisations ne peuvent pas attendre que la poussière soit retombée pour commencer la mise en œuvre.
Par exemple...
À l'instigation du Parlement européen (mars 2021), la Commission européenne a travaillé à la création d'une nouvelle directive européenne qui régit les obligations de diligence raisonnable dans le domaine de l'environnement, des droits de l'homme et de la gouvernance d'entreprise.
Même si ces modifications ne seront pas achevées avant 2024 (au plus tôt), les obligations se chevaucheront et modifieront la législation LkSG, plutôt que de la remplacer intégralement. En outre, les exigences de la directive de l'UE (telle que proposée) dépasseront probablement celles de la loi LkSG.
À cet égard, M. Eike W. Grunert, expert en conformité qui dirige le service allemand de conformité du cabinet Pinsent Masons, déclare :
"La loi allemande sur le devoir de diligence dans la chaîne d'approvisionnement et la proposition de directive européenne démontrent l'importance des questions ESG pour les entreprises. Le projet de directive aborde également la question de la protection du climat. Les entreprises devraient donc s'attaquer rapidement aux risques pertinents dans leur chaîne d'approvisionnement et les atténuer par des mesures de conformité appropriées. Inévitablement, cela nécessitera un processus de dénonciation solide."
Il est donc préférable pour les entreprises responsables d'agir maintenant et de se mettre en conformité, plutôt que d'attendre de voir ce qui va se passer. En outre, la mise en œuvre des efforts de diligence raisonnable tels qu'ils ont été définis nécessitera un délai important avant que les processus ne soient effectivement mis en œuvre comme il se doit.
Quelles sont les actions de dénonciation à entreprendre ?
Les entreprises responsables doivent développer et mettre en œuvre un processus de dénonciation solide dans le cadre de leur conformité environnementale, sociale et de gouvernance (ESG), et doivent étendre ce service à leur chaîne d'approvisionnement, afin de permettre à toutes les parties prenantes concernées de lancer des rapports, y compris leurs propres employés, les employés des fournisseurs directs, mais aussi ceux des fournisseurs indirects en aval de la chaîne d'approvisionnement.
En outre, la loi LkSG impose certaines exigences spécifiques pour le processus de dénonciation, notamment des règles de procédure accessibles au public, l'impartialité de la personne chargée de l'opération, la confidentialité, des informations complètes (et publiques) sur l'accessibilité et la responsabilité, ainsi qu'un examen annuel de l'efficacité.
Ce faisant, l'organisation peut démontrer qu'elle fait tout son possible pour se conformer à l'obligation de diligence raisonnable relative à la procédure de réclamation imposée par la nouvelle loi allemande sur la chaîne d'approvisionnement (LkSG).
Oui, il y aura sans aucun doute des changements futurs qui renforceront les exigences législatives, mais un fournisseur externe fiable de services de dénonciation veillera à ce que son système et ses processus de notification soient capables de s'adapter à tout changement.
Processus requis
- Examinez votre chaîne d'approvisionnement
Créez une base de données de tous vos fournisseurs tiers directs - et indirects s'ils sont connus - au sein de votre chaîne d'approvisionnement.
Identifier tout risque potentiel en matière de droits de l'homme et d'environnement dans la base de données de votre chaîne d'approvisionnement, par exemple en filtrant les pays, les biens ou les services généralement sujets à des violations des droits de l'homme ou de l'environnement, comme le montrent un certain nombre d'indices et d'autres informations. Cela permet de délimiter les risques et de démontrer aux autorités (y compris le BAFA) que vous avez mis en place le processus défini requis.
Prendre contact avec les fournisseurs identifiés afin de recueillir des informations plus détaillées sur la pertinence des risques et sur les processus d'atténuation des risques qu'ils pourraient avoir mis en place.
Cette action démontre aux autorités (y compris le BAFA) que vous faites tout votre possible pour identifier les moyens de prévenir les actes répréhensibles de la chaîne d'approvisionnement en ce qui concerne les droits de l'homme ou les lois sur l'environnement.
Rassembler toutes les informations d'une manière uniforme afin de permettre une recherche dans les meilleures conditions, et respecter les exigences en matière de documentation prévues par la loi LkSG.
- Identifier les risques concrets de la chaîne d'approvisionnement
Identifier les fournisseurs qui présentent des risques réels de violation des droits de l'homme ou du droit de l'environnement.
Notez qu'il peut s'agir d'une personne de votre chaîne d'approvisionnement qui n'a pas nécessairement commis d'infractions, mais qui risque d'en commettre parce qu'elle n'a pas mis en place de processus d'atténuation.
- Choisir la meilleure façon de gérer les risques
Prendre une décision éclairée, sur la base de votre analyse, sur la manière d'atténuer tout risque pour votre organisation grâce à des mesures préventives susceptibles d'être définies plus en détail par la législation LkSG, telles qu'une déclaration de principe, des procédures de passation de marchés, une formation, des contrôles et des engagements contractuels à exiger des fournisseurs.
Il peut s'agir de proposer d'étendre vos procédures de dénonciation existantes à leur entreprise.
Il peut s'agir de demander aux fournisseurs identifiés de mettre en place eux-mêmes de nouvelles mesures de conformité (y compris des procédures de dénonciation).
De même, si un fournisseur refuse de faire les meilleurs efforts pour se conformer à la législation LkSG, il peut être judicieux de chercher un autre fournisseur.
Si l'entreprise acquiert des connaissances fondées sur d'éventuelles infractions commises par des fournisseurs indirects situés en aval de la chaîne d'approvisionnement, les mesures doivent également être étendues à ces fournisseurs.
- Mettre en place des examens réguliers de la chaîne d'approvisionnement
Les chaînes d'approvisionnement évoluent avec le temps. Les anciens fournisseurs partent, de nouveaux arrivent.
Il ne suffit donc pas d'effectuer une seule fois un exercice d'atténuation des risques au titre de la loi allemande sur le devoir de vigilance à l'égard de la chaîne d'approvisionnement. En vertu de la loi LkSG, cet exercice doit être effectué régulièrement (ou de manière ponctuelle si les circonstances de l'entreprise présentent un risque), et il convient de conserver une trace de la date à laquelle il a été effectué.
Là encore, cela indique aux autorités que votre organisation fait tout ce qui est en son pouvoir pour s'assurer qu'il n'y a pas de violations des droits de l'homme et du droit de l'environnement, ou que si de telles violations se produisent, votre organisation a la meilleure connaissance possible du moment où elles se produisent et peut y remédier et prévenir de futurs dommages.
Autres conseils
Le présent article (et toute information accessible par le biais des liens qu'il contient) est fourni à titre d'information uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Il convient de demander l'avis d'un professionnel avant d'entreprendre ou de s'abstenir d'entreprendre une quelconque action sur la base de son contenu.
Pour des conseils juridiques sur la législation allemande relative à la diligence raisonnable en matière de chaîne d'approvisionnement (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz / LkSG), veuillez contacter Dr. Eike W. Grunert +4989203043554 eike.grunert@pinsentmasons.com
Pour obtenir des conseils sur les systèmes de dénonciation, veuillez consulter le site https://www.safecall.co.uk/en/whistleblowing-hotline/ ou appeler Safecall au numéro suivant +44 (0) 191516 7720 ou envoyez un courriel à info@safecall.co.uk
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