Foire aux questions (FAQ)

Nous opérons dans le monde entier et utilisons des services d'interprétation pour les appelants qui ne parlent pas anglais. Les employés ont accès à des numéros de téléphone internationaux gratuits. Tout ce que nous vous demandons, c'est d'identifier les langues que vous souhaitez utiliser au moment de la mise en œuvre.

Nous sommes en mesure de traiter les signalements dans plus de 170 langues. Lorsqu'un employé appelle Safecall, une série de langues correspondant à l'endroit d'où il appelle lui est automatiquement proposée.

Les fournisseurs sont confrontés à des défis particuliers lorsqu'ils signalent des comportements contraires à l'éthique : ils ne sont pas couverts par le cadre traditionnel de protection des employés, mais sont souvent témoins d'actes répréhensibles graves qui pourraient avoir des répercussions sur les organisations avec lesquelles ils travaillent. La mise en place de canaux de signalement sécurisés pour les fournisseurs est essentielle pour une gestion complète des risques.

Notre service externe de dénonciation s'étend au-delà des employés pour inclure les sous-traitants, les fournisseurs et d'autres parties prenantes. Cela offre à l'ensemble de votre écosystème commercial un espace sûr pour signaler tout comportement répréhensible, acte de corruption ou manquement à la conformité potentiel.

Nous pouvons mettre en place des canaux de signalement spécifiques aux fournisseurs qui tiennent compte des différentes dynamiques relationnelles et des préoccupations que peuvent avoir les parties externes. Les fournisseurs peuvent s'inquiéter d'une résiliation de contrat ou d'être mis sur liste noire, c'est pourquoi le recours à un intermédiaire indépendant offre une protection essentielle.

Notre plateforme multilingue prenant en charge plus de 68 langues est particulièrement utile pour les chaînes d'approvisionnement internationales où les barrières linguistiques pourraient autrement empêcher la transmission des rapports. Grâce à sa disponibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, les fournisseurs situés dans différents fuseaux horaires peuvent transmettre leurs rapports lorsqu'ils le jugent opportun et sûr.

Nous pouvons également fournir du matériel de formation spécifique aux fournisseurs afin d'aider les partenaires externes à comprendre quels types de comportements doivent être signalés et comment fonctionne le processus, afin qu'ils se sentent en confiance pour signaler les problèmes dont ils sont témoins.

La clé est de faire en sorte que les fournisseurs se sentent comme des partenaires dans le maintien des normes éthiques plutôt que comme des étrangers qui pourraient faire l'objet de représailles s'ils soulevaient des préoccupations.

Chaque secteur d'activité présente des risques, des exigences réglementaires et des considérations culturelles qui lui sont propres.

C'est pourquoi notre approche n'est pas universelle : nous travaillons avec des organisations issues de divers secteurs à travers le monde, conscients que ce qui fonctionne pour un prestataire de soins de santé diffère considérablement de ce qui est nécessaire dans les services financiers ou l'industrie manufacturière.

Notre logiciel de gestion des dossiers permet une personnalisation spécifique à chaque secteur d'activité. Qu'il s'agisse de la sécurité des patients dans le domaine de la santé, des abus de marché dans les services financiers ou des préoccupations environnementales dans le secteur manufacturier, nous adaptons nos catégories de signalement et nos procédures d'escalade aux risques spécifiques à chaque secteur.

Grâce à leur vaste expérience en matière d'enquête, nos préposés aux appels peuvent adapter leurs questions et leurs réponses en fonction du contexte sectoriel. Ils comprennent la différence entre le traitement d'un problème de conformité réglementaire et celui d'un problème de sécurité au travail.

En accord avec vous, nous pouvons également personnaliser les supports de formation afin de refléter des scénarios spécifiques à votre secteur d'activité, garantissant ainsi que vos employés identifient et signalent les problèmes pertinents pour leur domaine.

Nos capacités multilingues sont particulièrement précieuses pour les industries mondiales dont les équipes sont réparties dans plusieurs pays et cultures. La clé réside dans la compréhension qu'un système d'alerte efficace ne repose pas uniquement sur la technologie, mais aussi sur la création de systèmes adaptés à l'environnement et aux défis propres à votre secteur d'activité.

Les systèmes d'alerte professionnelle jouent un rôle crucial dans la création de lieux de travail véritablement inclusifs en offrant des canaux sûrs pour signaler les cas de discrimination, de harcèlement et de comportement d'exclusion qui, sans cela, pourraient ne pas être signalés.

Notre plateforme multilingue, qui prend en charge plus de 68 langues, garantit que les barrières linguistiques n'empêchent personne de s'exprimer. Cela est particulièrement important pour les effectifs diversifiés où l'anglais n'est pas forcément la langue maternelle de tous.

Les options de signalement anonyme et semi-anonyme que nous proposons sont particulièrement utiles lorsque quelqu'un souhaite signaler un fait qui ne le concerne pas directement. Par exemple, si le signalement concerne une fraude et que l'appelant n'est pas impliqué, mais qu'il sait qui l'est, il n'est pas nécessaire qu'il donne son nom pour effectuer ce signalement.

Nos analyses peuvent aider les organisations à identifier des schémas de discrimination ou de partialité qui pourraient ne pas être visibles par d'autres moyens. Par exemple, des signalements répétés d'exclusion de certaines équipes ou certains services peuvent mettre en évidence des problèmes systémiques nécessitant une intervention ciblée.

Nous pouvons également aider les organisations à suivre l'efficacité de leurs initiatives en matière de DEI en surveillant l'évolution des modes de signalement et les résultats des résolutions. Lorsque les personnes constatent que les préoccupations relatives à la discrimination sont prises au sérieux et donnent lieu à des changements positifs, cela renforce l'idée que l'organisation est véritablement attachée aux valeurs d'inclusion.

La protection des employés est au cœur de toutes les activités de Safecall. Nous avons conçu l'ensemble de nos services autour du principe selon lequel les personnes doivent se sentir véritablement en sécurité lorsqu'elles dénoncent des actes répréhensibles.

Notre position externe et indépendante constitue la première couche de protection. Lorsque les employés s'adressent à nous plutôt qu'aux équipes internes, ils évitent ainsi la crainte que leurs collègues ou leurs supérieurs puissent les reconnaître. Nos opérateurs téléphoniques sont soumis à des codes d'éthique et de confidentialité stricts, renforcés par des contrôles de sécurité.

Nous proposons différentes options d'anonymat (total, partiel ou ouvert) afin que chacun puisse choisir le niveau de confort qui lui convient. Même dans les cas d'anonymat partiel, nous agissons en tant qu'intermédiaire, protégeant l'identité du lanceur d'alerte tout en permettant une communication de suivi si nécessaire.

Notre gestion sécurisée des données, basée sur Microsoft Dynamics 365, garantit que toutes les informations sont stockées en toute sécurité et accessibles uniquement au personnel autorisé. Nous sommes entièrement conformes au RGPD et répondons aux normes les plus strictes en matière de protection des données.

Nous fournissons également des conseils aux organisations clientes sur la manière de traiter les signalements afin de protéger les lanceurs d'alerte contre les représailles, notamment en leur donnant des conseils sur les procédures d'enquête qui minimisent le risque d'identifier les auteurs des signalements.

Gérer des signalements véritablement anonymes tout en permettant une communication de suivi significative est l'un des défis les plus complexes des systèmes d'alerte professionnelle. Cela nécessite de trouver un équilibre entre l'anonymat complet et la nécessité pratique de recueillir des informations supplémentaires et de fournir des mises à jour.

Notre plateforme utilise des systèmes de communication sécurisés et cryptés qui créent des numéros de référence uniques pour chaque signalement. Ceux-ci permettent un dialogue continu entre les personnes qui signalent des cas et les enquêteurs sans jamais révéler leur identité. La personne qui a signalé un cas peut se reconnecter au système à l'aide de son numéro de référence unique pour vérifier s'il y a des questions ou des mises à jour.

Nous utilisons des systèmes de tokenisation avancés qui créent des canaux de communication sécurisés. Même nos opérateurs expérimentés ne connaissent jamais la véritable identité des informateurs anonymes : ils interagissent via le système sécurisé de gestion des dossiers qui préserve l'anonymat.

Pour les plateformes numériques, nous pouvons mettre en place des systèmes de messagerie sécurisés avec un accès limité dans le temps et un stockage crypté. Ceux-ci permettent aux enquêteurs de poser des questions complémentaires et de fournir des mises à jour tout en garantissant une confidentialité totale.

Nous proposons également des approches hybrides où les journalistes peuvent choisir de rester anonymes dans un premier temps, mais ont la possibilité de révéler leur identité plus tard s'ils se sentent à l'aise avec le processus d'enquête. Cette flexibilité tient compte du fait que la confiance s'établit souvent avec le temps.

La technologie permettant une communication anonyme sophistiquée existe déjà. Le défi consiste à la mettre en œuvre de manière à faciliter le processus de signalement plutôt qu'à le compliquer.

Nos agents d'appel sont ce qui nous distingue véritablement dans le secteur de la dénonciation. Chacun d'entre eux est un ancien policier britannique ayant plus de 25 ans d'expérience dans le domaine des enquêtes. Ce n'est pas seulement un atout, c'est un élément fondamental de la qualité du service que nous fournissons.

Grâce à leur vaste expérience, ils savent comment parler à des personnes qui peuvent être stressées, réticentes ou avoir du mal à exprimer des situations complexes. Ils savent poser les bonnes questions pour recueillir des informations complètes tout en veillant à ce que les appelants se sentent écoutés et respectés.

En vertu de la loi de 2001 sur le secteur de la sécurité privée, toute personne obtenant des informations sur autrui doit être titulaire d'une licence. Nos opérateurs téléphoniques satisfont à ces exigences légales et savent comment conserver les preuves, préserver la confidentialité et mener des entretiens susceptibles d'être utilisés dans le cadre d'enquêtes officielles.

Leur expérience professionnelle leur permet également d'évaluer rapidement la gravité des situations et d'assurer une escalade appropriée. Ils comprennent la différence entre un grief mineur sur le lieu de travail et une violation grave de la conformité qui nécessite une attention immédiate.

Mais surtout, grâce à leur longue expérience dans la séparation des questions professionnelles et personnelles, les appelants peuvent être assurés que leurs préoccupations seront traitées avec une objectivité et un professionnalisme absolus.

La conservation des preuves est essentielle dans les cas de dénonciation, en particulier lorsque les signalements peuvent donner lieu à des enquêtes officielles ou à des poursuites judiciaires. Nos opérateurs expérimentés, forts de leur expérience dans le domaine de l'application de la loi, comprennent l'importance d'un traitement approprié des preuves dès le moment où un signalement est effectué.

Nous conservons des enregistrements détaillés et contemporains de toutes les communications, garantissant ainsi que les preuves sont conservées dans des formats pouvant être utilisés dans le cadre de procédures officielles si nécessaire. Notre système sécurisé de gestion des dossiers crée des pistes d'audit qui permettent de suivre chaque interaction et chaque document.

Lorsque les journalistes fournissent des preuves matérielles ou des documents, nous avons mis en place des procédures pour garantir leur traitement et leur stockage en toute sécurité. Nous pouvons également conseiller les organisations sur la manière de conserver correctement les preuves numériques et de respecter les exigences en matière de chaîne de contrôle.

Nos préposés aux appels sont formés pour identifier les cas où les preuves risquent d'être détruites ou altérées, et peuvent fournir des conseils sur les mesures de conservation immédiates à prendre pendant que les procédures d'enquête officielles sont engagées.

La gestion des signalements dans plusieurs juridictions est l'un des défis les plus complexes auxquels les organisations sont confrontées aujourd'hui. Notre expérience internationale nous a appris que pour réussir, il faut comprendre à la fois les exigences légales et les nuances culturelles des différentes régions.

Notre service est entièrement conforme aux principales législations internationales, notamment la directive européenne sur les lanceurs d'alerte, la loi britannique sur la divulgation d'informations d'intérêt public, le règlement sur les abus de marché et le RGPD. Nous nous tenons informés des changements réglementaires dans toutes les juridictions où nous opérons.

Nous travaillons avec nos clients pour élaborer des politiques spécifiques à chaque région qui répondent aux exigences légales locales tout en respectant des normes mondiales cohérentes. Cela peut se traduire par des procédures de signalement ou des niveaux de protection différents selon les pays, mais toujours dans le but d'offrir la protection la plus solide possible partout dans le monde.

Nos compétences multilingues et notre formation à la sensibilisation culturelle contribuent à garantir l'efficacité des programmes dans divers contextes culturels. Ce qui encourage la dénonciation dans une culture peut la décourager dans une autre, c'est pourquoi nous adaptons notre approche en conséquence.

Nous fournissons également des conseils sur les enquêtes transfrontalières, aidant les organisations à gérer des situations complexes où les signalements impliquent plusieurs juridictions avec des cadres juridiques différents.

L'indépendance est cruciale dans le traitement des dossiers sensibles, et la sensibilité peut provenir de nombreux aspects : implication de cadres supérieurs, activité criminelle potentielle, violations réglementaires ou questions hautement personnelles telles que le harcèlement ou la discrimination.

Notre indépendance vis-à-vis des organisations clientes nous permet de traiter ces cas de manière objective, sans subir de pressions politiques internes susceptibles de compromettre le processus. Lorsqu'un signalement concerne la direction, les employés peuvent être assurés que leurs préoccupations ne seront pas filtrées par les personnes elles-mêmes visées par le signalement.
Nos opérateurs expérimentés sont formés pour gérer les situations chargées d'émotion avec sensibilité et professionnalisme. Grâce à leur expérience dans le domaine des enquêtes, ils sont habitués à traiter des affaires graves, complexes et sensibles.

Nous avons mis en place des procédures d'escalade pour différents types de cas sensibles, garantissant ainsi que les questions urgentes soient rapidement transmises aux niveaux hiérarchiques appropriés, tout en préservant la confidentialité requise tout au long du processus.

Dans les cas impliquant une activité criminelle potentielle, nous pouvons vous conseiller sur le moment et la manière d'impliquer les forces de l'ordre tout en protégeant la sécurité du lanceur d'alerte et l'intégrité de toute enquête interne.

Notre système sécurisé de gestion des dossiers garantit un contrôle strict de l'accès aux dossiers sensibles, grâce à des pistes d'audit indiquant précisément qui a consulté quelles informations et à quel moment.

Les PME sont confrontées à des défis particuliers dans la mise en œuvre de programmes efficaces de dénonciation : elles manquent souvent des ressources nécessaires pour mettre en place des systèmes internes complets, mais doivent néanmoins se conformer aux exigences réglementaires et protéger leur culture et leur réputation.

Notre modèle externalisé est particulièrement intéressant pour les PME, car il leur offre des capacités de signalement de niveau entreprise sans nécessiter d'infrastructure interne ni de personnel spécialisé. Vous bénéficiez de l'expérience de nos opérateurs téléphoniques, de notre plateforme technologique sécurisée et de notre expertise en matière de conformité sans avoir à supporter les coûts liés à la mise en place de ces capacités en interne.

Nous pouvons adapter nos services à la taille et à la complexité de votre organisation, en vous proposant des solutions rentables qui évoluent au rythme de votre entreprise. Que vous ayez 50 ou 5 000 employés, vous bénéficiez de la même qualité de service professionnel.

Nos programmes de formation peuvent être particulièrement utiles pour les PME, où chacun doit comprendre ses responsabilités, mais où il n'y a pas forcément de personnel dédié à la conformité pour dispenser une formation interne.

Nous aidons également les PME à s'y retrouver dans les exigences réglementaires qui pourraient autrement sembler insurmontables, en veillant à ce qu'elles respectent leurs obligations tout en se concentrant sur leurs activités commerciales principales.

Le monde du travail est en constante évolution et de nouveaux types de risques apparaissent régulièrement, qu'il s'agisse de problèmes de cybersécurité, de défis liés au télétravail, d'utilisation abusive des réseaux sociaux ou de violations environnementales.

Notre système flexible de gestion des dossiers nous permet de nous adapter rapidement aux nouvelles catégories de préoccupations dès leur apparition. Nous ne sommes pas prisonniers de structures hiérarchiques rigides incapables de s'adapter à l'évolution des réalités du monde du travail.

Nos mises à jour régulières du programme de formation permettent à nos téléconseillers et aux employés de nos clients de rester informés des risques émergents. Nous intégrons dans nos supports les enseignements tirés de cas réels et les nouvelles directives réglementaires.

Nous surveillons également les tendances au sein de notre clientèle afin d'identifier les nouveaux modèles susceptibles d'indiquer de nouveaux types de menaces sur le lieu de travail. Cette intelligence collective aide tous nos clients à garder une longueur d'avance sur les risques émergents.

Nos capacités d'analyse aident les organisations à repérer les premiers signes avant-coureurs de problèmes émergents, ce qui leur permet d'intervenir de manière proactive avant que les problèmes ne s'aggravent.