Externe Whistleblowing-Software, -Lösungen und -Dienstleistungen tragen dazu bei, dass Unternehmen potenzielle Verfehlungen effektiv identifizieren und gegebenenfalls gegen Fehlverhalten vorgehen können, während gleichzeitig eine Kultur der Transparenz und des Vertrauens gefördert wird. In der heutigen Unternehmenslandschaft kann die Bedeutung dieser Whistleblowing-Systeme gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.
Hier sind die 12 wichtigsten Gründe, warum Ihr Unternehmen die Einrichtung einer externen Whistleblowing-Lösung in Betracht ziehen sollte:
1) Fehlverhalten hat Konsequenzen.
Unternehmen und Organisationen müssen häufig eine externe Whistleblowing-Lösung einrichten, weil sie in der jüngsten Vergangenheit auffällig geworden sind.
Mit „erwischt“ meine ich, dass sie gerade einen oder mehrere Vorfälle hinter sich haben, die ihrem Ruf geschadet haben, wahrscheinlich mit rechtlichen Schritten verbunden waren und möglicherweise zu Geldstrafen oder sogar Strafprozessen und Verurteilungen geführt haben.
Das tatsächliche Fehlverhalten am Arbeitsplatz hätte alles Mögliche sein können – Betrug, Rassismus, Sexismus, Korruption, Insiderhandel –, aber was hier wirklich zählt, sind die Folgen.
Diese Verfehlungen schaden einer Organisation wirklich.
Ein privates Unternehmen könnte einen solchen Reputationsschaden erleiden, dass sich dies auf seinen Gewinn, seinen Umsatz und sogar seine Fähigkeit zur Personalbeschaffung auswirkt. Ein börsennotiertes Unternehmen könnte einen Einbruch seines Aktienkurses erleiden und seine Direktoren und den Vorstand zum Rücktritt zwingen. Eine gemeinnützige Organisation könnte eine Überprüfung und Kürzung ihrer Finanzmittel erleben oder zusehen müssen, wie ihre Spenden auf null schrumpfen.
Im schlimmsten Fall könnte das Unternehmen in Konkurs gehen oder die Organisation zusammenbrechen.
So schlimm kann es kommen.
Es ist also kein Wunder, dass diese Organisationen verhindern wollen, dass sich so etwas wiederholt. Es ist kein Wunder, dass sie zeigen wollen, dass sie proaktiv Veränderungen vornehmen.
Sie wollen, dass man sieht, dass sie sich zum Besseren verändern.
Sie wissen, dass sie nur durch eine Verbesserung ihrer Whistleblowing-Richtlinien und Whistleblowing-Systeme weiteren Schaden für ihren Ruf abmildern können.
Die Einrichtung einer externen Whistleblowing-Hotline hilft diesen Organisationen in mehrfacher Hinsicht.
Erstens kann die einfache Einführung eines bewährten, zuverlässigen Whistleblowing-Systems als wirksame Maßnahme zur Verhinderung künftiger Verfehlungen angesehen werden.
Es kann als konkreter Beweis für Veränderungen angeführt werden.
Zweitens verleiht die Beauftragung eines externen Whistleblowing-Anbieters jedem Whistleblowing-Prozess einen Hauch von Unabhängigkeit. Dies gilt insbesondere dann, wenn dieser Anbieter anonyme und halb-anonyme Meldungen zulässt. Tatsächlich ist die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen durch Kollegen eines der größten Hindernisse dafür, dass ein Mitarbeiter zum Whistleblower wird.
Durch die Förderung der Unabhängigkeit eines Whistleblowing-Verfahrens kann eine Organisation tatsächlich zu mehr Meldungen ermutigen, was möglicherweise dazu führt, dass Verluste ausgeglichen werden, frühzeitig vor Fehlverhalten gewarnt wird oder dieses ganz einfach von vornherein verhindert wird.
Und drittens schafft die Einrichtung einer neuen externen Whistleblower-Hotline Vertrauen – Vertrauen in die Unternehmensleitung, Vertrauen darauf, dass die Führungskräfte wissen, was sie tun, und dass sie keine Toleranz gegenüber Fehlverhalten zeigen.
Letzteres sendet mehr als alles andere eine Botschaft an potenzielle Übeltäter: Fehlverhalten – in welcher Form auch immer – wird nicht toleriert.
2) Einhaltung neuer Rechtsvorschriften
Neue Whistleblowing-Gesetze und Zollrichtlinien werden immer Auswirkungen auf Unternehmen und Organisationen haben.
- 2021 Umsetzung der Leitlinien der US-Zoll- und Grenzschutzbehörde (CBP).
- Im Jahr 2021 wurde die EU-Whistleblowing-Richtlinie umgesetzt. Dies hatte – und hat auch weiterhin – trotz des Brexits Auswirkungen auf das Vereinigte Königreich, da gleiche Wettbewerbsbedingungen aufrechterhalten werden müssen.
- Im Jahr 2022 haben Unternehmen weltweit bewertet, wie sich dieses wichtige EU-Gesetz auf ihre rechtlichen Verpflichtungen auswirkt, insbesondere für diejenigen mit Niederlassungen oder juristischen Personen innerhalb der Europäischen Union.
- 2023 hat die deutsche Regierung das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)eingeführt, das Unternehmen mit direkten und indirekten Lieferanten dazu verpflichtet,Sorgfaltspflichten zu erfüllen, um die Menschenrechte, Materialstandards und den Umweltschutz zu verbessern.
- Im Jahr 2024 wurde im Vereinigten Königreich das Arbeitnehmer-Schutzgesetz eingeführt.
- Im Jahr 2025 werden bereits das ECCTA ( Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 ) und die E6-Verordnung für Whistleblowing im britischen Hochschulwesen umgesetzt.
Und die Liste ließe sich endlos fortsetzen …
Ein Blick auf die obigen Ausführungen genügt, um zu erkennen, dass neue Whistleblower-Gesetze einer ständigen Überwachung bedürfen und dass gegebenenfalls Maßnahmen ergriffen werden müssen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
3) Das Richtige tun
Viele Führungskräfte und Direktoren möchten das Richtige für ihre Mitarbeiter tun, und die Einführung eines externen Whistleblowing-Meldeverfahrens als Teil eines ESG-Plans (Environmental Social Governance) ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, dies zu erreichen.
Das wirklich Interessante daran ist jedoch, dass es auch enorme Vorteile mit sich bringt, das Richtige zu tun.
Mobbing am Arbeitsplatz oder schlechtes Verhalten von Vorgesetzten werden von 15 % als Ursache für Stress, psychische Probleme und Depressionen bei Mitarbeitern genannt.[1]
Durch einen proaktiven Ansatz und die Bekämpfung schlechter Arbeitsbedingungen mithilfe einer Whistleblowing-Hotline kann ein Unternehmen potenziell die Mitarbeiterbindung und Produktivität steigern.
Einfach gesagt: Wenn Sie sich um Ihre Mitarbeiter kümmern, kümmern diese sich auch um Sie.
4) Anonymität und Vertraulichkeit durch verbesserte Datensicherheit
Externe Anbieter verfügen häufig über fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Informationen. Dadurch wird sichergestellt, dass Whistleblower-Meldungen vertraulich behandelt werden und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Die besten externen Speak-Up-Lösungen dienen beispielsweise folgenden Zwecken:
- DSGVO-Standards
- ISO 27001 zertifiziert
- CyberEssentials+ zertifiziert
- Alle ihre Rechenzentren entsprechen den höchsten Sicherheitsstandards.
- ISO 27001
- HIPAA
- FedRAMP
- SOC1
- SOC2
- Britische G-Cloud
- Maßnahmen zum Datenschutz gemäß Best Practices, darunter symmetrische AES256-Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand; gesichert durch Zwei-Faktor-Authentifizierung für Kunden
- Regelmäßige unabhängige Penetrationstests zur Validierung von Sicherheitskontrollen und -prozessen.
5) Erweitertes Fachwissen im Umgang mit Berichten
Externe Anbieter bringen spezielles Fachwissen im Umgang mit, der Verwaltung und der Untersuchung von Whistleblower-Meldungen mit. Dies kann zu gründlicheren und unparteiischeren Untersuchungen führen und sicherstellen, dass Probleme effektiv angegangen werden.
- Ein ausgelagerter Speak-up-Dienst verfügt oft über langjährige Erfahrung in der Befragung von Whistleblowern. Dies maximiert die Quantität und Qualität der bereitgestellten Informationen und ermöglicht es den meldenden Managern, die eingehenden Meldungen besser zu bewerten.
- Die besten Anbieter verfügen über Callcenter-Mitarbeiter, die mehrere Sprachen beherrschen oder Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Übersetzern für die meisten Sprachen und Dialekte weltweit haben.
- Und wenn es um komplexe Berichte über Vorfälle am Arbeitsplatz geht, verfügen Personalabteilungen oder die Geschäftsleitung selten über die erforderlichen Fähigkeiten, fundierten Kenntnisse der Gesetzgebung oder die Erfahrung, um ohne externe Unterstützung Ermittlungen durchzuführen. In diesen Fällen ist Outsourcing die klügste Vorgehensweise.
6) Skalierbare Whistleblower-Software, -Lösungen und -Systeme
Mit dem Wachstum von Organisationen steigt auch ihr Bedarf an robusten Whistleblowing-Systemen.
Externe Anbieter bieten skalierbare Lösungen, die sich an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens anpassen lassen und mehr Berichte und Nutzer unterstützen. Oftmals ist die Skalierung durch einen externen Whistleblowing-Anbieter so einfach wie das Versenden einer E-Mail oder ein Anruf beim Kundenbetreuer.
7) Sich mit globaler Reichweite zu Wort melden
Für multinationale Unternehmen bieten externe Anbieter Lösungen an, die mit zahlreichen internationalen Vorschriften und Standards konform sind. Dies gewährleistet Konsistenz und Compliance in verschiedenen Rechtsräumen.
Dies ist besonders lohnenswert, da in der heutigen globalen Wirtschaft eine Whistleblowing-Meldung mehrere verschiedene souveräne Staaten umfassen und mehrere Sprachen, Hauptsitze, Regionalbüros, zahlreiche andere Standorte und sehr unterschiedliche kulturelle Ansichten über Whistleblowing und dessen Vorteile betreffen kann.
8) Kosteneffiziente Whistleblowing-Systeme
Die Implementierung eines externen Whistleblowing-Systems kann kostengünstiger sein als die Entwicklung und Wartung einer internen Lösung. Es reduziert den Bedarf an zusätzlichen Ressourcen und Infrastruktur.
9) Kontinuierliche Verbesserung
Externe Whistleblowing-Anbieter aktualisieren ihre Systeme häufig mit den neuesten Funktionen und Best Practices. Dadurch wird sichergestellt, dass Unternehmen von kontinuierlichen Verbesserungen und Innovationen im Bereich der Whistleblowing-Technologie profitieren.
Beispielsweise reagieren Anbieter von Whistleblowing-Lösungen, denen das Wohl ihrer Kunden am Herzen liegt, ständig auf Veränderungen sowohl in der Art und Weise, wie Whistleblower Meldungen machen – die in verschiedenen Teilen der Welt sehr unterschiedlich sein können – als auch in der Art und Weise, wie diese Meldungen von den Mitarbeitern des Kunden sortiert, verwaltet und untersucht werden.
Manchmal kann dies zusätzliche Programmierarbeiten an der Whistleblowing-Software erfordern, um diese an den Einsatz von KI anzupassen, und in anderen Fällen kann es notwendig sein, mehrere verschiedene Telefonsysteme weltweit zu ersetzen oder an die Änderungen anzupassen.
In anderen Fällen kann dies die Einführung neuer Schulungskurse bedeuten, die Führungskräfte bei der Umsetzung von Whistleblowing-Systemen und -Prozessen unterstützen, oder die Bereitstellung kostenloser fachkundiger Beratung zur besten Vorgehensweise bei einer Untersuchung am Arbeitsplatz.
Der Kunde muss sich um diese Fragen niemals Gedanken machen oder sich überhaupt damit befassen. Der Whistleblowing-Anbieter kümmert sich darum.
10) Vertrauen und Engagement der Mitarbeiter
Ein externes System kann das Vertrauen und Engagement der Mitarbeiter stärken, indem es das Bekenntnis des Unternehmens zu ethischen Praktiken und Transparenz demonstriert. Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise wohler dabei, Probleme einem unabhängigen Dritten zu melden.
- Wahrgenommene Unparteilichkeit: Whistleblower empfinden externe Ansprechpartner oft als unparteiischer und vertrauenswürdiger, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie Missstände melden. Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiter eher bereit sind, Fehlverhalten zu melden, wenn sie davon überzeugt sind, dass das Whistleblowing-Verfahren effektiv ist und sie vor Vergeltungsmaßnahmen schützt. [1].
- Angst vor Vergeltungsmaßnahmen: Die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen ist ein wesentliches Hindernis für interne Meldungen. Externe Systeme gelten als sicherere Optionen, da sie Anonymität bieten und das Risiko negativer Auswirkungen auf die Karriere verringern[2].
- Vertrauen in den Schutz: Mitarbeiter melden Fehlverhalten eher, wenn sie Vertrauen in den Schutz und die Wirksamkeit des Whistleblower-Systems haben. Externe Anbieter verfügen oft über robuste Sicherheitsvorkehrungen, um Vertraulichkeit und Sicherheit zu gewährleisten[1].
11) Es ist gute PR
Die Zustimmung zu einem neuen Whistleblower-Unterstützungsdienst lässt sich leicht gewinnen, wenn dadurch das Unternehmen sowohl gegenüber Kunden als auch gegenüber Mitarbeitern ein positives Image vermitteln kann.
Während es nur einen bescheidenen positiven Effekt auf die Aktienkurse hat, wenn ein Unternehmen als fürsorglich wahrgenommen wird – d. h. auf den wahrgenommenen Wert eines Unternehmens –, kann es sich erheblich nachteilig auf den Wert einer Organisation auswirken, wenn ihr eine fürsorgliche Haltung fehlt.
Dies geht deutlich aus dem Science Direct-Artikel „When ESG meets AAA: The effect of ESG rating changes on stock returns” hervor.
Diese Studie über US-Unternehmen zwischen 2016 und 2021 ergab, dass ESG – wozu auch Whistleblowing in großem Umfang gehört – moderate Gewinne von 0,5 % bringt,während das Fehlen von ESG ein enormes Risiko von -1,2 % pro Monat mit sich bringt.[3]
Die eigentliche Frage lautet also: Warum sollte eine Organisation etwas nicht umsetzen wollen, das ihren Wert aktiv unterstützt?
12) Zukunftssicherheit
Einige Unternehmen beginnen erst dann, sich mit Betrugshotlines und Whistleblowing-Anbietern zu befassen, wenn sie versehentlich in ein Fehlverhalten eines oder mehrerer Mitarbeiter verwickelt wurden... Andere Unternehmen und Organisationen verfolgen möglicherweise eine weitsichtigere Sichtweise – manche würden sogar sagen, eine klügere – und versuchen, sich rechtzeitig für die Zukunft zu rüsten.
Betrachten Sie die Zukunftssicherung eines Unternehmens durch eine Whistleblowing-Lösung als eine Art Versicherung.
Oftmals reicht schon die bloße Einrichtung eines Whistleblower-Meldesystems aus, um Fehlverhalten von vornherein aktiv zu verhindern. Auch wenn man das Gegenteil nie beweisen kann – d. h. man wird nie erfahren, wie viel Fehlverhalten man selbst verhindert hat –, lässt sich durch einen Vergleich der Statistiken innerhalb Ihrer Branche möglicherweise erkennen, wie viel Ärger ein Unternehmen „möglicherweise” vermieden hat.
So waren beispielsweise die Verluste durch Betrug bei Unternehmen mit Whistleblowing-Hotlines um 50 % geringer als bei Unternehmen ohne solche Hotlines[4]… und für jeden in den Schutz von Whistleblowern investierten Euro ergibt sich ein Verhältnis von 22:1 an potenziellen Rückflüssen in Form von wiedererlangten Geldern[5].
Was wird Ihr Grund für die Einführung eines Whistleblowing-Verfahrens sein?
Das sind sie also – die zwölf wichtigsten Gründe, warum ein Unternehmen einen externen Whistleblowing-Dienst einrichten sollte.
Immer mehr Unternehmen und Organisationen entscheiden sich für externe Whistleblowing-Dienstleister, die ihnen bei der Implementierung von Whistleblowing-Meldekanälen als Teil ihrer Governance-Richtlinien helfen.
Es ist nicht schwer zu verstehen, warum.
Die Einrichtung eines Whistleblowing-Systems ist im Vergleich zur Einstellung von Personal und den damit verbundenen internen Gemeinkosten relativ kostengünstig. Es erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, hilft Ihnen, Probleme zu vermeiden – sowohl personeller als auch strafrechtlicher Art –, kann zur Steigerung der Produktivität und zur Förderung des guten Willens unter den Mitarbeitern beitragen und verbessert Ihr Image in der Öffentlichkeit. Dies wirkt sich wiederum positiv auf Ihren Aktienkurs und den Wert Ihres Unternehmens aus. Und sollte im schlimmsten Fall doch ein Fehlverhalten auftreten, können Sie mit Fug und Recht behaupten, dass Sie versucht haben, dies zu verhindern.
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