Externe Whistleblowing-Software, -Lösungen und -Dienstleistungen tragen dazu bei, dass Unternehmen potenzielles Fehlverhalten wirksam aufdecken und gegebenenfalls gegen Fehlverhalten vorgehen können, und fördern gleichzeitig eine Kultur der Transparenz und des Vertrauens. In der heutigen Unternehmenslandschaft kann die Bedeutung dieser Whistleblowing-Systeme gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.
Hier sind die 12 wichtigsten Gründe, warum Ihre Organisation die Einrichtung einer externen Whistleblowing-Lösung in Betracht ziehen sollte:
1) Falsches Verhalten hat Konsequenzen
Unternehmen und Organisationen müssen oft eine externe Whistleblowing-Lösung einrichten, weil sie in der jüngsten Vergangenheit erwischt worden sind.
Mit "ertappt" meine ich, dass sie gerade einen oder mehrere rufschädigende Vorfälle hinter sich haben, die wahrscheinlich gerichtliche Schritte nach sich ziehen und möglicherweise Geldstrafen oder sogar Strafverfahren und Verurteilungen nach sich ziehen.
Das tatsächliche Fehlverhalten am Arbeitsplatz könnte alles Mögliche gewesen sein - Betrug, Rassismus, Sexismus, Korruption, Insiderhandel -, aber es sind die Konsequenzen, die hier wirklich zählen.
Diese Fehlverhaltensfälle schaden einer Organisation wirklich.
Ein privates Unternehmen könnte einen derartigen Imageschaden erleiden, dass er sich auf den Gewinn, den Umsatz und sogar auf seine Fähigkeit, neue Mitarbeiter einzustellen, auswirkt. Ein börsennotiertes Unternehmen könnte einen Einbruch des Aktienkurses erleiden und Direktoren und den Vorstand zum Rücktritt zwingen. Eine Wohltätigkeitsorganisation könnte feststellen, dass ihre Finanzierung überprüft und gekürzt wird oder dass die Spendengelder bis auf Null zurückgehen.
Im schlimmsten Fall kann das Unternehmen in Konkurs gehen oder die Organisation zusammenbrechen.
So schlimm kann es werden.
Kein Wunder also, dass diese Organisationen verhindern wollen, dass so etwas noch einmal passiert. Es ist kein Wunder, dass sie zeigen wollen, dass sie proaktiv Veränderungen vornehmen.
Sie wollen, dass man ihnen ansieht, dass sie sich zum Besseren verändern.
Sie wissen, dass sie nur durch die Verbesserung ihrer Whistleblowing-Politik und ihrer Whistleblowing-Systeme in der Lage sein werden, weiteren Schaden von ihrem Ruf abzuwenden.
Die Einrichtung einer externen Whistleblowing-Hotline hilft diesen Organisationen in mehrfacher Hinsicht.
Erstens kann die Einrichtung eines bewährten und zuverlässigen Systems zur Meldung von Missständen als solide Maßnahme zur Verhinderung künftigen Fehlverhaltens gewertet werden.
Sie kann als konkreter Beweis für den Wandel herangezogen werden.
Zweitens verleiht die Inanspruchnahme eines externen Whistleblowing-Anbieters jedem Whistleblowing-Prozess einen Hauch von Unabhängigkeit. Vor allem, wenn dieser Anbieter anonyme und halb-anonyme Meldungen zulässt. Tatsächlich ist die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen durch Kollegen eines der Haupthindernisse dafür, dass ein Mitarbeiter zum Whistleblower wird.
Durch die Förderung der Unabhängigkeit eines Whistleblowing-Verfahrens kann eine Organisation tatsächlich mehr Meldungen fördern, was dazu führen kann, dass Verluste wieder ausgeglichen werden, dass früher vor Fehlverhalten gewarnt wird oder dass es einfach gar nicht erst dazu kommt.
Und drittens schafft die Einrichtung einer neuen externen Whistleblower-Hotline aktiv Vertrauen ... Vertrauen in die Unternehmensleitung ... Vertrauen, dass die Führungskräfte wissen, was sie tun, und einfach nicht bereit sind, Fehlverhalten zu tolerieren.
Letzteres ist mehr als alles andere eine Botschaft an alle potenziellen Übeltäter, dass Fehlverhalten - in welcher Form auch immer - nicht toleriert wird.
2) Einhaltung der neuen Gesetzgebung
Neue Rechtsvorschriften zur Meldung von Missständen und Zollrichtlinien werden sich immer auf Unternehmen und Organisationen auswirken.
- 2021 US Customs and Border Protection (CBP) Richtlinien werden umgesetzt.
- 2021 wurde die EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen umgesetzt. Dies hatte - und hat - trotz Brexit auch Auswirkungen auf das Vereinigte Königreich, da gleiche Wettbewerbsbedingungen aufrechterhalten werden müssen.
- Im Jahr 2022 haben Unternehmen in der ganzen Welt geprüft, wie sich diese wichtige EU-Rechtsvorschrift auf ihre rechtlichen Verpflichtungen auswirkt, insbesondere bei Unternehmen mit Geschäftsbereichen oder juristischen Personen in der Europäischen Union.
- 2023 hat die deutsche Regierung das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG ) in Kraft gesetzt, das Unternehmen mit direkten und indirekten Zulieferern zu Sorgfaltspflichten verpflichtet, um Menschenrechte, Materialstandards und Umweltschutz zu verbessern.
- 2024 wurde im Vereinigten Königreich das Gesetz zum Schutz von Arbeitnehmern eingeführt.
- 2025 werden bereits das ECCTA, das Gesetz über Wirtschaftskriminalität und Unternehmenstransparenz (Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023) und die E6-Verordnung für die Meldung von Missständen im britischen Hochschulwesen umgesetzt.
Und die Liste ließe sich beliebig fortsetzen...
Ein Blick auf die obigen Ausführungen genügt, um zu erkennen, dass die neuen Rechtsvorschriften für Hinweisgeber einer ständigen Überwachung bedürfen und erforderlichenfalls Maßnahmen ergriffen werden müssen, um die Vorschriften einzuhalten.
3) Das Richtige tun
Viele leitende Angestellte und Direktoren wollen das Richtige für ihre Mitarbeiter tun, und die Einführung eines externen Meldeverfahrens für Hinweise als Teil eines ESG-Plans (Environmental Social Governance) ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, dies zu erreichen.
Aber das wirklich Interessante ist, dass es auch große Vorteile hat, das Richtige zu tun.
Mobbing am Arbeitsplatz oder schlechtes Verhalten einer Führungskraft wird von 15 % als Ursache für Stress, psychische Probleme und Depressionen bei Arbeitnehmern genannt[1].
Wenn eine Organisation proaktiv vorgeht und schlechte Arbeitsbedingungen durch eine Meldestelle für Missstände anspricht, kann sie möglicherweise die Mitarbeiterbindung und die Produktivität erhöhen.
Im Klartext: Wenn Sie sich um Ihre Mitarbeiter kümmern, kümmern sich diese auch um Sie.
4) Anonymität und Vertraulichkeit durch verstärkte Datensicherheit
Externe Anbieter verfügen oft über fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Informationen. Dadurch wird sichergestellt, dass Meldungen von Hinweisgebern vertraulich behandelt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
Zum Beispiel arbeiten die besten extern bezogenen Lösungen für das Ansprechen:
- GDPR-Standards
- ISO27001 zertifiziert
- CyberEssentials+ zertifiziert
- Alle ihre Rechenzentren entsprechen den höchsten Sicherheitsstandards
- ISO 27001
- HIPAA
- FedRAMP
- SOC1
- SOC2
- UK G-Cloud
- Best-Practice-Maßnahmen für den Datenschutz, einschließlich symmetrischer AES256-Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand; gesichert durch Zwei-Faktor-Authentifizierung für Kunden
- Regelmäßige unabhängige Penetrationstests zur Validierung der Sicherheitskontrollen und -prozesse.
5) Erhöhte Kompetenz im Umgang mit Berichten
Externe Anbieter verfügen über spezielles Fachwissen bei der Entgegennahme, Verwaltung und Untersuchung von Hinweismeldungen. Dies kann zu gründlicheren und unparteiischen Untersuchungen führen und sicherstellen, dass Probleme wirksam angegangen werden.
- Ein ausgelagerter Speak-up-Dienst verfügt oft über langjährige Erfahrung in der Befragung von Whistleblowern. Dies maximiert die Quantität und Qualität der bereitgestellten Informationen und ermöglicht es den Meldungsverantwortlichen, die eingehenden Meldungen besser einzuteilen.
- Die besten Anbieter bieten Call-Handler, die mehrere Sprachen beherrschen oder Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Übersetzern aus den meisten Sprachen und Dialekten der Welt haben.
- Und wenn es um komplexe Berichte über Vorfälle am Arbeitsplatz geht, haben die Personalabteilungen oder die Führungskräfte nur selten die Fähigkeiten, die eingehende Kenntnis der Rechtsvorschriften oder die Erfahrung, um ohne externe Unterstützung zu ermitteln. In diesen Fällen ist Outsourcing der richtige Weg.
6) Skalierbarkeit von Whistleblower-Software, -Lösungen und -Systemen
Mit dem Wachstum von Organisationen steigt auch ihr Bedarf an robusten Systemen zur Meldung von Missständen.
Externe Anbieter bieten skalierbare Lösungen, die sich an die sich ändernden Bedürfnisse der Organisation anpassen und mehr Berichte und Nutzer aufnehmen können. Die Erweiterung durch einen externen Whistleblowing-Anbieter kann oft so einfach sein wie eine E-Mail oder ein Anruf beim Kundenbetreuer.
7) Sprechen Sie mit einer globalen Reichweite
Für multinationale Organisationen bieten externe Anbieter Lösungen an, die mehrere internationale Vorschriften und Normen erfüllen. Dies gewährleistet Konsistenz und Konformität in verschiedenen Rechtsordnungen.
Dies ist besonders lohnenswert, wenn in der heutigen globalen Wirtschaft eine Whistleblowing-Meldung sich über mehrere Staaten erstrecken kann und mehrere Sprachen, Hauptsitze, Regionalbüros, zahlreiche andere Standorte und sehr unterschiedliche kulturelle Auffassungen von Whistleblowing und seinen Vorteilen umfasst.
8) Kosteneffiziente Systeme zur Meldung von Missständen
Die Einführung eines externen Hinweisgebersystems kann kostengünstiger sein als die Entwicklung und Pflege einer internen Lösung. Es reduziert den Bedarf an zusätzlichen Ressourcen und Infrastruktur.
9) Kontinuierliche Verbesserung
Externe Whistleblowing-Anbieter aktualisieren ihre Systeme häufig mit den neuesten Funktionen und bewährten Verfahren. Dadurch wird sichergestellt, dass Organisationen von den laufenden Verbesserungen und Innovationen in der Whistleblowing-Technologie profitieren.
Anbieter von Whistleblowing-Lösungen, denen das Wohl ihrer Kunden am Herzen liegt, reagieren beispielsweise ständig auf Veränderungen in der Art und Weise, wie Whistleblower Meldungen machen - die in den verschiedenen Teilen der Welt sehr unterschiedlich sein können - und wie diese Meldungen von den Mitarbeitern des Kunden bearbeitet, verwaltet und untersucht werden.
Manchmal kann dies bedeuten, dass zusätzliche Whistleblowing-Software programmiert werden muss, um sich an den Einsatz von KI anzupassen, und ein anderes Mal kann es bedeuten, dass mehrere verschiedene Telefonsysteme weltweit ersetzt oder an Änderungen angepasst werden müssen.
In anderen Fällen kann es sich um die Einführung neuer Schulungskurse handeln, die Manager bei der Einführung von Systemen und Verfahren für die Meldung von Missständen unterstützen, oder um die kostenlose Beratung durch Experten, wie eine Untersuchung am Arbeitsplatz am besten durchgeführt werden kann.
Der Kunde braucht sich über diese Fragen keine Sorgen zu machen - oder auch nur nachzudenken. Der Whistleblowing-Anbieter wird sich darum kümmern.
10) Vertrauen und Engagement der Mitarbeiter
Ein externes System kann das Vertrauen und das Engagement der Mitarbeiter stärken, indem es das Engagement der Organisation für ethische Praktiken und Transparenz demonstriert. Die Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise wohler, wenn sie Probleme an einen unabhängigen Dritten melden.
- Wahrgenommene Unparteilichkeit: Whistleblower haben oft das Gefühl, dass externe Ansprechpartner unparteiischer und vertrauenswürdiger sind, was die Wahrscheinlichkeit einer Meldung erhöht. Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiter eher bereit sind, Fehlverhalten zu melden, wenn sie glauben, dass der Whistleblowing-Prozess effektiv ist und sie vor Vergeltungsmaßnahmen schützt [1].
- Furcht vor Vergeltungsmaßnahmen: Die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen schreckt von einer internen Meldung erheblich ab. Externe Systeme werden als sicherere Option angesehen, da sie Anonymität bieten und das Risiko negativer beruflicher Auswirkungen verringern[2].
- Vertrauen in den Schutz: Mitarbeiter sind eher bereit, Missstände zu melden, wenn sie Vertrauen in den Schutz und die Wirksamkeit des Hinweisgebersystems haben. Externe Anbieter verfügen häufig über solide Schutzmaßnahmen, um Vertraulichkeit und Sicherheit zu gewährleisten[1].
11) Es ist gute PR
Eine neue Dienstleistung zur Unterstützung von Whistleblowern lässt sich leicht verkaufen, wenn sie es der Organisation ermöglicht, sich sowohl bei Kunden als auch bei Mitarbeitern positiv darzustellen.
Während es sich nur mäßig positiv auf den Aktienkurs - d. h. den wahrgenommenen Wert eines Unternehmens - auswirkt, wenn man als fürsorglich gilt, kann es sich sehr nachteilig auf den Wert eines Unternehmens auswirken, wenn man als nicht fürsorglich gilt.
Dies wird in dem Science Direct-Artikel "When ESG meets AAA: Die Auswirkungen von ESG-Ratingänderungen auf Aktienrenditen".
Diese Studie über US-Unternehmen im Zeitraum 2016-21 ergab, dass ESG - zu denen auch Whistleblowing gehört - einen bescheidenen Gewinn von 0,5 % bringt, das Fehlen von ESG jedoch ein enormes Risiko von -1,2 % pro Monat darstellt[3].
Die eigentliche Frage lautet also: Warum sollte eine Organisation nicht etwas einführen wollen, das ihren Wert aktiv unterstützt?
12) Zukunftssicher
Einige Unternehmen befassen sich erst dann mit Betrugs-Hotlines und Whistleblowing-Anbietern, wenn sie versehentlich von einem oder mehreren Mitarbeitern in ein Fehlverhalten verwickelt wurden... andere Unternehmen und Organisationen sind vielleicht weitsichtiger - manche würden sogar sagen, klüger - und versuchen, sich schon im Vorfeld zukunftssicher zu machen.
Betrachten Sie die Zukunftssicherung einer Organisation durch eine Whistleblowing-Lösung als eine Art Versicherung.
In vielen Fällen wird allein durch das Vorhandensein eines Systems zur Meldung von Missständen von vornherein aktiv von Fehlverhalten abgehalten, und obwohl man nie etwas Negatives beweisen kann - d. h., man wird nie wissen, wie viel Fehlverhalten man selbst vermieden hat -, können wir durch den Vergleich von Statistiken in Ihrer Branche möglicherweise feststellen, wie viel Ärger ein Unternehmen "umgangen" haben könnte.
So waren beispielsweise die Betrugsverluste in Unternehmen mit Whistleblowing-Hotlines um 50 % geringer als in Unternehmen ohne solche Hotlines[4]... und für jeden in den Schutz von Hinweisgebern investierten Euro ergibt sich ein Verhältnis von 22:1 bei der potenziellen Amortisation in Form von wiedergefundenen Geldern[5].
Was ist der Grund für die Einführung eines Whistleblowing-Verfahrens?
Das sind die zwölf wichtigsten Gründe, warum eine Organisation einen externen Whistleblowing-Dienst einrichten sollte.
Immer mehr Unternehmen und Organisationen entscheiden sich für externe Whistleblowing-Dienstleister, die sie bei der Einrichtung von Meldewegen für Whistleblowing als Teil der Unternehmensführungspolitik unterstützen.
Es ist nicht schwer zu verstehen, warum.
Die Einrichtung eines Systems zur Meldung von Missständen ist relativ billig im Vergleich zur internen Einstellung von Personal und Gemeinkosten; es erfüllt die gesetzlichen Anforderungen; es hilft Ihnen, Schwierigkeiten zu vermeiden - sowohl personelle als auch strafrechtliche; es kann dazu beitragen, die Produktivität und das Wohlwollen der Mitarbeiter zu verbessern; es lässt Sie in den Augen der Welt gut dastehen - was sich in Ihren Aktien und Ihrem Unternehmenswert widerspiegelt, und sollte das Schlimmste passieren und ein Missstand auftreten, können Sie aufrichtig sagen, dass Sie versucht haben, ihn zu verhindern.
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