Einhaltung der EU-Whistleblowing-Richtlinie

Was ist die EU-Whistleblower-Richtlinie?

Die EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie 2019/1937) trat am 17. Dezember 2019 in Kraft und legt Mindeststandards für den Schutz von Hinweisgebern in allen EU-Mitgliedstaaten fest.

Die Richtlinie zielt darauf ab, die Aufdeckung und Verhinderung von Verstößen gegen das EU-Recht zu verbessern, indem sichere und vertrauliche Kanäle geschaffen werden, über die Mitarbeiter und andere Beschäftigte Fehlverhalten melden können, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.

Zwar sah die Richtlinie für die Mitgliedstaaten eine Umsetzungsfrist bis zum 17. Dezember 2021 vor, doch die tatsächliche Umsetzung verlief uneinheitlich. Bis 2025 haben nun alle 27 Mitgliedstaaten die Richtlinie in nationales Recht umgesetzt, wobei die Qualität der Umsetzung jedoch erheblich variiert. Einige Länder, wie Dänemark und Portugal, haben den Schutz über die Mindestanforderungen der Richtlinie hinaus ausgeweitet, während andere von der Europäischen Kommission wegen unvollständiger Umsetzung kritisiert wurden.

Die Richtlinie bedeutet einen grundlegenden Wandel in der Art und Weise, wie Organisationen in ganz Europa mit Whistleblowing umgehen müssen. Im Gegensatz zu Leitlinien oder Empfehlungen für bewährte Verfahren schafft die Richtlinie rechtliche Verpflichtungen, denen Organisationen nachkommen müssen, wobei bei Nichteinhaltung finanzielle und rufschädigende Konsequenzen drohen.

Wer muss die Vorschriften einhalten?

Die Richtlinie gilt sowohl für Organisationen des privaten als auch des öffentlichen Sektors, die innerhalb der Europäischen Union tätig sind:

Anforderungen an den privaten Sektor

• Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten: Müssen interne Meldekanäle einrichten (Frist abgelaufen im Dezember 2021)
• Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten: Müssen interne Meldekanäle einrichten (Frist abgelaufen im Dezember 2023)
• Finanzdienstleistungsunternehmen jeder Größe: Müssen die Vorschriften unabhängig von der Mitarbeiterzahl einhalten, da Risiken im Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung bestehen
• Risikoreiche Branchen: Einige Mitgliedstaaten haben die Anforderungen auf kleinere Organisationen in Branchen wie dem Gesundheitswesen, der Verkehrssicherheit und dem Umweltschutz ausgeweitet

Anforderungen im öffentlichen Sektor

• Alle Einrichtungen des öffentlichen Sektors müssen interne Meldekanäle einrichten
• Gemeinden mit 10.000 oder mehr Einwohnern müssen die Vorschriften einhalten
• Einige Mitgliedstaaten haben die Anforderungen auf kleinere Gemeinden ausgeweitet

Britische Unternehmen mit Niederlassungen in der EU

Obwohl das Vereinigte Königreich nach dem Brexit nicht mehr zur Umsetzung der Richtlinie verpflichtet ist, müssen im Vereinigten Königreich ansässige Organisationen, die über Niederlassungen, Tochtergesellschaften oder Mitarbeiter in EU-Mitgliedstaaten verfügen, die Richtlinie für diese Einheiten einhalten. Dies führt zu einer doppelten Compliance-Anforderung: dem PIDA (Public Interest Disclosure Act 1998) für die Geschäftstätigkeit im Vereinigten Königreich und der EU-Richtlinie für die europäischen Einheiten.

Hinweise zur Anwendung beider Rahmenwerke finden Sie in unserem Leitfaden zu den gesetzlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Meldung von Missständen im Vereinigten Königreich.

Wichtige Anforderungen an Organisationen

Die Richtlinie schreibt mehrere konkrete Verpflichtungen vor, denen Organisationen nachkommen müssen:

Interne Meldekanäle

Organisationen müssen sichere und vertrauliche interne Meldekanäle einrichten, die sowohl schriftliche als auch mündliche Meldungen ermöglichen. Wie unterstützen Whistleblowing-Lösungen die Anforderungen des öffentlichen Sektors? befasst sich mit den spezifischen Bedürfnissen öffentlicher Stellen bei der Erfüllung dieser Verpflichtungen.

Die Meldewege müssen zugänglich sein für:

• Derzeitige Mitarbeiter und Arbeitnehmer
• Ehemalige Mitarbeiter
• Bewerber
• Freiwillige
• Auftragnehmer und Lieferanten
• Aktionäre (in einigen Mitgliedstaaten)

Reaktionsfristen

Es gelten strenge Fristen für den Umgang mit Meldungen durch Organisationen:

• Sieben Tage: Maximale Frist für die Empfangsbestätigung einer Meldung an den Hinweisgeber
• Drei Monate: Maximale Frist für die Rückmeldung zu ergriffenen Maßnahmen und Untersuchungsergebnissen

Diese Fristen gelten für alle Mitgliedstaaten, auch wenn einige Länder noch strengere Fristen eingeführt haben.

Vertraulichkeit und Datenschutz

Alle personenbezogenen Daten müssen unter strikter Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet werden. Dies umfasst den Schutz der Identität sowohl des Hinweisgebers als auch aller in den Meldungen genannten Personen. Organisationen müssen für Whistleblowing-Systeme angemessene Richtlinien zur Datenaufbewahrung einführen, die einen Ausgleich zwischen den gesetzlichen Anforderungen und den Grundsätzen der Datenminimierung schaffen.

Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

Die Richtlinie verbietet jegliche Form von Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber, darunter:

• Entlassung, Suspendierung oder Herabstufung
• Verweigerung von Fortbildungen oder Beförderungsmöglichkeiten
• Negative Leistungsbeurteilungen
• Einschüchterung oder Belästigung
• Diskriminierung oder Benachteiligung

Bezeichnenderweise liegt die Beweislast bei der Organisation, die nachweisen muss, dass etwaige nachteilige Maßnahmen gegen einen Hinweisgeber nicht durch dessen Meldung motiviert waren. Wie können Unternehmen Hinweisgeber vor Vergeltungsmaßnahmen schützen? bietet detaillierte Leitlinien zur Einrichtung wirksamer Schutzmaßnahmen.

Beauftragte Mitarbeiter

Organisationen müssen eine unparteiische Person oder Stelle benennen, die folgende Aufgaben wahrnimmt:

• Meldungen entgegennehmen und untersuchen
• Eine vertrauliche, wechselseitige Kommunikation mit Hinweisgebern aufrechterhalten
• Geben Sie innerhalb der vorgegebenen Fristen Feedback
• Führen Sie genaue Aufzeichnungen

Diese Rolle könnte von Compliance-Beauftragten, Rechtsberatern, Personalverantwortlichen oder externen Anbietern wie Safecall übernommen werden. Nach unserer über 25-jährigen Erfahrung mit der Bearbeitung von Whistleblowing-Fällen in ganz Europa profitieren Unternehmen erheblich davon, wenn sie sicherstellen, dass die mit Meldungen betrauten Personen über professionelle Ermittlungserfahrung verfügen, um schwerwiegende Bedenken zu erkennen und angemessene Folgemaßnahmen zu ergreifen.

Zeitplan und Umsetzung

Ein Verständnis des Zeitplans für die Umsetzung hilft Unternehmen dabei, ihren aktuellen Stand der Einhaltung der Vorschriften einzuschätzen:

• 16. Dezember 2019: Die Richtlinie tritt in Kraft
• 17. Dezember 2021: Die Mitgliedstaaten müssen die Richtlinie in nationales Recht umsetzen; Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten müssen die Vorschriften einhalten
• 17. Dezember 2023: Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten müssen die Vorschriften einhalten
• 2024–2025: Die Europäische Kommission überprüft die Qualität der Umsetzung in den Mitgliedstaaten
• Laufend: Die zuständigen nationalen Behörden sorgen für die Einhaltung der Vorschriften und verhängen Sanktionen

Der stufenweise Ansatz hat für multinationale Unternehmen zu einer gewissen Komplexität geführt, da die einzelnen Mitgliedstaaten unterschiedliche Umsetzungsfristen und Anforderungen haben, die über die Mindeststandards der Richtlinie hinausgehen.

Britische Organisationen und die EU-Richtlinie

Unternehmen im Vereinigten Königreich müssen besondere Aspekte berücksichtigen. Zwar verfügt das Vereinigte Königreich mit dem PIDA über ein eigenes Whistleblowing-Rahmenwerk, das seit 1998 in Kraft ist, doch erfüllt dieses nicht die Anforderungen der EU-Richtlinie für in der EU ansässige Unternehmen.

Zu den wichtigsten Unterschieden zwischen den Anforderungen des Vereinigten Königreichs und denen der EU gehören:

Aspekt	Großbritannien (PIDA)	EU-Richtlinie
Obligatorische Kanäle	Keine allgemeine Verpflichtung	Vorgeschrieben für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern
Geschützte Personen	Angestellte und Arbeitnehmer	Im weiteren Sinne: umfasst Freiwillige, Bewerber und Aktionäre
Antwortfristen	Keine besonderen Anforderungen	Bestätigung innerhalb von 7 Tagen, Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten
Geltungsbereich	Jedes Fehlverhalten im öffentlichen Interesse	Konkrete Verstöße gegen das EU-Recht

Britische Unternehmen mit Tochtergesellschaften in der EU können sich nicht allein auf die Einhaltung der PIDA-Vorschriften verlassen. Jede EU-Einheit mit 50 oder mehr Beschäftigten muss einen eigenen internen Meldekanal einrichten, wobei Einheiten mit 50 bis 249 Beschäftigten Ressourcen innerhalb eines einzelnen Mitgliedstaats gemeinsam nutzen können. Die Europäische Kommission hat klargestellt, dass Tochtergesellschaften die Möglichkeit haben sollten, Meldungen vor Ort zu erstatten, anstatt ausschließlich über ein zentralisiertes Konzernsystem.

Strafen bei Nichteinhaltung

Die Sanktionen unterscheiden sich je nach Mitgliedstaat erheblich, da die Richtlinie die Durchsetzung den nationalen Behörden überlässt:

• Portugal: Geldbußen von bis zu 44.891,81 € für Organisationen und 3.740,98 € für Einzelpersonen
• Deutschland: Bußgelder wegen unterlassener Einrichtung von Meldestellen oder Verletzung der Vertraulichkeit
• Frankreich: Verschärfte Anforderungen gemäß dem Antikorruptionsgesetz „Sapin II“ mit erheblichen Strafen bei Nichteinhaltung
• Spanien: Registrierungsanforderungen bei der Unabhängigen Behörde für den Schutz von Hinweisgebern

Abgesehen von Geldstrafen drohen Unternehmen folgende Risiken:

• Aufsichtsrechtliche Durchsetzungsmaßnahmen
• Rufschädigung durch die öffentliche Bekanntgabe von Verstößen
• Erhöhte Anfälligkeit für externe Meldungen (an Behörden oder Medien), wenn keine internen Kanäle vorhanden sind
• Zivilrechtliche Ansprüche von Whistleblowern, die Vergeltungsmaßnahmen erfahren

Wie können Whistleblowing-Dienste dazu beitragen, das Haftungsrisiko am Arbeitsplatz zu verringern? untersucht die Vorteile einer soliden Whistleblowing-Regelung für das Risikomanagement.

Aufbau eines wirksamen Whistleblowing-Programms

Die Einhaltung der Richtlinie erfordert mehr als nur die Einführung von Technologie. Wirksame Programme umfassen mehrere Elemente:

Mehrere Berichtskanäle

Organisationen sollten verschiedene Möglichkeiten zur Meldung anbieten:

• Online-Meldesysteme, die rund um die Uhr verfügbar sind
• Telefon-Hotlines, die von geschulten Fachkräften betreut werden
• Schriftliche Berichterstattung über sichere E-Mail- oder Postsysteme

Bei Safecall werden alle telefonischen Meldungen von ehemaligen britischen Polizeibeamten bearbeitet, die jeweils über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der Befragung verfügen. Dank dieser Fachkompetenz werden schwerwiegende Bedenken sofort erkannt und es werden geeignete Folgefragen gestellt, um umfassende Informationen zu erhalten.

Klare Kommunikation

Mitarbeiter und Interessengruppen müssen wissen:

• So greifen Sie auf die Meldewege zu
• Was kann gemeldet werden
• Welchen Schutz sie erhalten werden
• Wie mit Meldungen umgegangen wird
• Mit welchen Zeiträumen ist zu rechnen?

Angemessene Ermittlungsbefugnisse

Die Einrichtung von Meldekanälen ist nur der erste Schritt. Unternehmen müssen in der Lage sein, Meldungen gründlich und fair zu untersuchen. Dies kann unabhängige Untersuchungen am Arbeitsplatz erfordern, die von erfahrenen Fachleuten durchgeführt werden, die die gesetzlichen Anforderungen kennen und objektiv bleiben können.

Integration in die Compliance-Kultur

Whistleblowing-Regelungen funktionieren am besten, wenn sie in ein umfassenderes Compliance- und Ethikprogramm eingebettet sind. Dazu gehören:

• Regelmäßige Schulungen für Führungskräfte und Mitarbeiter
• Klare Richtlinien zum angemessenen Verhalten
• Engagement der Führungskräfte für eine Kultur der offenen Kommunikation
• Konsequente Durchsetzung von Standards

„Welche Rolle spielt Whistleblowing bei der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien?“ untersucht, wie ein effektives Whistleblowing-System umfassendere Governance-Ziele unterstützt.

Besondere Überlegungen für regulierte Branchen

Für einige Branchen gelten zusätzliche Anforderungen. Was macht eine Whistleblowing-Lösung für regulierte Branchen geeignet? befasst sich mit den spezifischen Anforderungen der Finanzdienstleistungsbranche, des Gesundheitswesens und anderer stark regulierter Sektoren.

Unternehmen im Finanzdienstleistungssektor müssen beispielsweise nicht nur die EU-Richtlinie einhalten, sondern auch branchenspezifische Anforderungen von Aufsichtsbehörden wie der britischen Financial Conduct Authority. Wie tragen Whistleblowing-Systeme dazu bei, die Anforderungen zur Korruptionsbekämpfung zu erfüllen? Und wie können Whistleblowing-Hotlines Initiativen zur Betrugsbekämpfung unterstützen? Setzen Sie sich mit diesen sich überschneidenden Verpflichtungen auseinander.

Wie Safecall die Einhaltung der EU-Richtlinien unterstützt

Seit 1999 unterstützt Safecall Unternehmen in ganz Europa beim Aufbau und der Pflege vorschriftsmäßiger Whistleblowing-Systeme. Unser Ansatz verbindet sichere Technologie mit fachlicher Expertise:

Vorgeschriebene Meldekanäle

Unsere Whistleblowing-Lösungen erfüllen alle Anforderungen der EU-Richtlinie:

• Rund um die Uhr erreichbare Telefon-Hotlines, die von ehemaligen britischen Polizeibeamten betrieben werden
• Sichere Online-Meldung in über 175 Sprachen
• DSGVO-konforme Fallbearbeitungssoftware
• Automatische Bestätigung innerhalb von sieben Tagen
• Vertrauliche Kommunikation mit Hinweisgebern

Kompetente Fallbearbeitung

Jeder über Safecall eingehende Bericht wird von erfahrenen Betriebsleitern auf seine Qualität geprüft, bevor er an die Kunden weitergeleitet wird. Dadurch wird sichergestellt, dass schwerwiegende Bedenken ordnungsgemäß dokumentiert werden und die Kunden vollständige, umsetzbare Informationen erhalten.

In komplexen Fällen können Unternehmen unsere unabhängigen Ermittlungsdienste in Anspruch nehmen, die von Fachleuten mit jahrzehntelanger Ermittlungserfahrung durchgeführt werden.

Unterstützung bei der Umsetzung

Unser Account-Management-Team unterstützt Unternehmen dabei, die Komplexität der länderübergreifenden Compliance zu bewältigen, und stellt sicher, dass die Vereinbarungen in den verschiedenen Mitgliedstaaten effektiv funktionieren und gleichzeitig den unterschiedlichen nationalen Anforderungen gerecht werden.

Fortbildung und Politikgestaltung

Wir bieten Schulungsprogramme für Mitarbeiter und Führungskräfte an, um eine Kultur der offenen Kommunikation zu fördern, sowie Beratung bei der Entwicklung von Richtlinien und Kommunikationsstrategien.

Nächste Schritte

Organisationen, die der EU-Whistleblower-Richtlinie unterliegen, sollten:

1. Den aktuellen Stand der Compliance in allen EU-Einheiten bewerten
2. Meldekanäle einrichten oder verbessern, um die Anforderungen der Richtlinie zu erfüllen
3. Legen Sie klare Verfahren für die Bearbeitung von Meldungen innerhalb der vorgeschriebenen Fristen fest
4. Sicherstellen, dass die mit der Entgegennahme und Untersuchung von Meldungen betrauten Personen über die erforderliche Fachkompetenz verfügen
5. Teilen Sie allen Mitarbeitern und Beteiligten die Regelungen klar und deutlich mit
6. Überprüfen und aktualisieren Sie die Richtlinien regelmäßig, sobald sich die nationalen Gesetze ändern

Wenn Sie fachkundige Beratung zur Einhaltung der EU-Whistleblower-Richtlinie benötigen, wenden Sie sich bitte an Safecall unter +44 (0)191 516 7720 oder besuchen Sie unsere Seite zur EU-Whistleblower-Richtlinie für weitere Informationen.