Regulierte Branchen – Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Pharmaindustrie, Energiewirtschaft, Luftfahrt sowie andere Branchen, die einer branchenspezifischen Aufsicht unterliegen – sehen sich mit strengeren Anforderungen an die Whistleblowing-Regelungen konfrontiert, die über die grundlegenden Verpflichtungen hinausgehen, die durch die EU-Whistleblowing-Richtlinie oder das britische PIDA-Gesetz vorgeschrieben sind.
Die Branchenaufsichtsbehörden erwarten Whistleblowing-Regelungen, die den besonderen Risiken, der Komplexität und den Auswirkungen auf das öffentliche Interesse dieser Branchen Rechnung tragen.
Compliance-Beauftragte in regulierten Branchen müssen sicherstellen, dass ihre Whistleblowing-Lösungen nicht nur den allgemeinen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch den branchenspezifischen Standards, die die Aufsichtsbehörden bei der Bewertung der Qualität der Unternehmensführung, der Unternehmenskultur und der Risikomanagementfähigkeiten heranziehen.
Das Verständnis dafür, was angemessene Whistleblowing-Regelungen von solchen unterscheidet, die für regulierte Branchen geeignet sind, hilft Organisationen dabei, Lösungen auszuwählen, die den erhöhten regulatorischen Anforderungen gerecht werden und gleichzeitig die Aufdeckung und Prävention schwerwiegender Verfehlungen, die diese Sektoren bedrohen, wirksam unterstützen.
Weitere Informationen zum Thema Compliance finden Sie in unserem Compliance-Hub zur EU-Whistleblower-Richtlinie.
Warum regulierte Branchen höheren Standards unterliegen
Die Aufsichtsbehörden erlegen bestimmten Branchen aus mehreren Gründen strengere Anforderungen an die Meldung von Missständen auf:
Potenzial für systemische Risiken
Fehlverhalten in regulierten Branchen kann Risiken mit sich bringen, die weit über einzelne Organisationen hinausreichen. Bankbetrug bedroht die Finanzstabilität, Verstöße gegen die Arzneimittelsicherheit gefährden die öffentliche Gesundheit, Mängel in der Flugsicherheit bergen das Risiko katastrophaler Verluste an Menschenleben, und Verstöße im Energiesektor können Umweltkatastrophen auslösen. Die Aufsichtsbehörden erwarten daher Whistleblowing-Systeme, die in der Lage sind, schwerwiegende Risiken zu erkennen, bevor sie sich zu systemischen Krisen ausweiten.
Informationsasymmetrie
In regulierten Branchen herrscht oft eine technische Komplexität, die eine externe Aufsicht erschwert. Die Aufsichtsbehörden können nicht jede Transaktion, jede Behandlungsentscheidung oder jeden betrieblichen Prozess ständig überwachen. Sie sind zum Teil auf Hinweise von Whistleblowern angewiesen, um Bedenken aufzudecken, die andernfalls in komplexen Organisationen, die hochtechnische Prozesse betreiben, verborgen blieben.
Historische Misserfolge
Bei schwerwiegenden Versäumnissen der Aufsichtsbehörden – wie der Finanzkrise von 2008, Skandalen um die Arzneimittelsicherheit oder Missbrauchsfällen im Gesundheitswesen – waren häufig Mitarbeiter beteiligt, die Fehlverhalten beobachteten, aber entweder keine Möglichkeiten hatten, dies sicher zu melden, oder deren Meldungen ignoriert wurden. Die Aufsichtsbehörden haben darauf reagiert und solide Whistleblowing-Regelungen als unverzichtbare Schutzinfrastruktur vorgeschrieben.
Auswirkungen auf das öffentliche Interesse
Regulierte Branchen wirken sich unmittelbar auf das öffentliche Wohl aus: auf die Ersparnisse, die Gesundheit und die Sicherheit der Menschen sowie auf grundlegende Versorgungsleistungen. Bei Fehlverhalten kann der Schaden für die Öffentlichkeit schwerwiegend und weitreichend sein. Diese Dimension des öffentlichen Interesses rechtfertigt verschärfte regulatorische Anforderungen, darunter auch ausgefeilte Whistleblowing-Möglichkeiten.
Anforderungen im Bereich Finanzdienstleistungen
Die Financial Conduct Authority (FCA) und die Prudential Regulation Authority (PRA) erlegen den beaufsichtigten Unternehmen bestimmte Whistleblowing-Verpflichtungen auf:
Verfechter der Whistleblower
Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten in regulierten Tätigkeitsbereichen müssen einen Whistleblower-Beauftragten auf der Ebene der Geschäftsleitung oder des Vorstands ernennen. Diese Person ist verantwortlich für:
- Sicherstellung eines wirksamen Funktionierens der Whistleblowing-Regelungen
- Die Überwachung der Bearbeitung von Anliegen sicherstellen
- Berichterstattung an den Vorstand in Angelegenheiten des Whistleblowings
- Den Aufsichtsbehörden Gewissheit hinsichtlich der Vorkehrungen geben
Jahresberichterstattung
Beaufsichtigte Unternehmen müssen der FCA jährlich über ihre Whistleblowing-Regelungen Bericht erstatten, darunter:
- Anzahl und Art der vorgebrachten Bedenken
- Wie die Bedenken untersucht und ausgeräumt wurden
- Alle Änderungen, die zur Verbesserung der Vorkehrungen vorgenommen wurden
- Beurteilung, ob die Maßnahmen wirksam funktionieren
Einschränkungen im Vergleichsvertrag
Die Vorschriften der FCA schränken den Einsatz von Vergleichsvereinbarungen ein, die Einzelpersonen daran hindern, geschützte Hinweise an die Aufsichtsbehörden zu geben. Unternehmen dürfen keine Geheimhaltungsklauseln nutzen, um Whistleblowing-Meldungen über Verstöße gegen aufsichtsrechtliche Vorschriften zu unterbinden.
Behördliche Überprüfung
Die FCA hat Durchsetzungsmaßnahmen gegen Unternehmen ergriffen, bei denen sich die Whistleblowing-Regelungen als unzureichend erwiesen haben. Jüngste Untersuchungen, darunter die Untersuchung des Finanzausschusses des Unterhauses zum Thema „Sexismus in der City“, haben ergeben, dass Whistleblowing-Verfahren in Finanzdienstleistungsunternehmen oft nicht in der Lage sind, Fehlverhalten zu bekämpfen oder die Hinweisgeber zu schützen. Dies hat dazu geführt, dass die Aufsichtsbehörden verstärkt auf die Qualität des Whistleblowings achten.
Marktmissbrauchsverordnung
Unternehmen, die der Marktmissbrauchsverordnung unterliegen, müssen über Vorkehrungen verfügen, die die Meldung potenzieller Fälle von Marktmissbrauch ermöglichen, wobei spezifische Anforderungen hinsichtlich der Vertraulichkeit und der Untersuchungsverfahren gelten.
Für britische Organisationen mit Finanzdienstleistungsaktivitäten in der EU kommen diese britischen Anforderungen zu den Verpflichtungen aus der EU-Richtlinie hinzu, was zu einer komplexen doppelten Compliance-Situation führt. Der Artikel „Welche rechtlichen Verpflichtungen gelten im Vereinigten Königreich für die Meldung von Missständen?“ beleuchtet dieses Zusammenspiel zwischen dem Vereinigten Königreich und der EU.
Gesundheitswesen und Biowissenschaften
Gesundheitsdienstleister und Pharmaunternehmen unterliegen besonderen Meldepflichten:
NHS – Freiheit, sich zu äußern
Das „Freedom to Speak Up“-Rahmenwerk des NHS England verpflichtet die NHS-Trusts dazu:
- Ernennen Sie „Freedom to Speak Up“-Beauftragte
- Mehrere Meldewege für Anliegen der Mitarbeiter einrichten
- Mitarbeiter vor Nachteilen schützen, wenn sie Bedenken äußern
- Vierteljährliche Berichterstattung über Daten zur Meldung von Missständen
- Die Vereinbarungen regelmäßig überprüfen lassen
Erwartungen der Care Quality Commission
Die Care Quality Commission prüft im Rahmen von gut durchgeführten Bereichsinspektionen, ob Gesundheitsdienstleister ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Bedenken zu äußern. Unzureichende Regelungen zum Whistleblowing tragen zu schlechten Inspektionsbewertungen bei, was sich wiederum auf die Zulassung der Dienstleister auswirkt.
Klinische Aspekte vs. Fragen der Unternehmensführung
Whistleblowing-Systeme im Gesundheitswesen müssen unterscheiden zwischen:
- Klinische Vorfälle, die sofortige Maßnahmen zur Gewährleistung der Patientensicherheit erfordern
- Bedenken hinsichtlich der Unternehmensführung in Bezug auf systemische Versäumnisse, Ressourcenprobleme oder das Verhalten der Geschäftsführung
- Für Berufsverbände relevante berufsständische Verhaltensregeln
Dies erfordert ausgefeilte Triage-Fähigkeiten, die sicherstellen, dass Anliegen an die richtigen Stellen weitergeleitet werden und dabei die Vertraulichkeit gewahrt bleibt.
Pharmarechtliche Anforderungen
Pharmazeutische Unternehmen müssen die Meldung folgender Informationen ermöglichen:
- Bedenken hinsichtlich der Produktsicherheit, die zu möglichen Rückrufaktionen führen könnten
- Verstöße gegen das Protokoll einer klinischen Studie
- Fehler in der Fertigungsqualität
- Fragen der Arzneimittelsicherheit
Aufsichtsbehörden, darunter die Medicines and Healthcare products Regulatory Agency (MHRA), bewerten die Vorkehrungen der Unternehmen zur Erkennung und Meldung von Sicherheitsbedenken.
Sonstige regulierte Sektoren
Flugsicherheit
Die Verordnung Nr. 376/2014 der Europäischen Agentur für Flugsicherheit (EASA) schreibt die obligatorische und freiwillige Meldung von Sicherheitsvorfällen in der Luftfahrt vor. Whistleblowing-Systeme müssen in das Sicherheitsmeldesystem integriert sein und dabei gegebenenfalls die Vertraulichkeit wahren.
Energie und Versorgungswirtschaft
Organisationen im Energiesektor sehen sich mit folgenden Anforderungen konfrontiert:
- Berichterstattung zur nuklearen Sicherheit (Aufsicht durchdas Amt für nukleare Regulierung )
- Umweltschutzverpflichtungen
- Schutz kritischer nationaler Infrastrukturen
- Management sicherheitskritischer Betriebsabläufe
Rechtsberatung
Die Solicitors Regulation Authority und andere Aufsichtsbehörden der Rechtsbranche erwarten von den Kanzleien, dass sie über Regelungen verfügen, die die Meldung von beruflichem Fehlverhalten, Interessenkonflikten und Verstößen gegen Compliance-Vorschriften ermöglichen.
Bildung
Hochschuleinrichtungen in England müssen die Auflage E6 des Office for Students erfüllen, die sich mit Belästigung und sexuellem Fehlverhalten befasst. Auch wenn es dabei nicht ausschließlich um Whistleblowing geht, werden dadurch Erwartungen hinsichtlich Meldemechanismen und Untersuchungsverfahren geweckt.
Wesentliche Merkmale für Lösungen in regulierten Branchen
Whistleblowing-Lösungen, die für regulierte Branchen geeignet sind, müssen bestimmte Funktionen aufweisen:
Sicherheit auf regulatorischem Niveau
Standardmäßige Sicherheitsmaßnahmen reichen für regulierte Branchen, die mit sensiblen Daten umgehen, nicht aus. Lösungen müssen Folgendes bieten:
Datenverschlüsselung: End-to-End-Verschlüsselung für Berichte sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand, wobei die Verschlüsselungsstandards den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Zugriffskontrollen: Detaillierte, rollenbasierte Zugriffsrechte, die sicherstellen, dass nur befugtes Personal Berichte einsehen kann, mit umfassenden Prüfprotokollen aller Datenzugriffe.
Ausfallsicherheit der Infrastruktur: Hochverfügbarkeitssysteme mit geeigneten Vorkehrungen für die Notfallwiederherstellung und die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs.
Zertifizierung: ISO 27001-Zertifizierung für Informationssicherheit, SOC 2-Konformität sowie weitere relevante Sicherheitszertifizierungen, die von den Aufsichtsbehörden anerkannt werden.
Bei Safecall sind unsere Systeme nach ISO 27001 zertifiziert, und die Daten werden in Einrichtungen im Vereinigten Königreich gespeichert, die den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. „Wie lauten die Richtlinien zur Datenaufbewahrung für Whistleblowing-Systeme?“ – hier erfahren Sie mehr über unseren Ansatz zum DSGVO-konformen Umgang mit Daten.
Fachkompetenz im Umgang mit Berichten
In regulierten Branchen kommen komplexe Abläufe, technische Prozesse und spezifische Risiken zum Tragen. Die Empfänger der Berichte müssen über ausreichende Fachkenntnisse verfügen, um:
- Ernsthafte Probleme erkennen, die eine sofortige Eskalation erfordern
- Stellen Sie geeignete Folgefragen, um relevante Details zu erfassen
- Die regulatorischen Auswirkungen der gemeldeten Bedenken verstehen
- In dem Dokument wird davon ausgegangen, dass die Aufsichtsbehörden
Bei Safecall wird jede telefonische Meldung von ehemaligen britischen Polizeibeamten bearbeitet, die über mehr als 25 Jahre Ermittlungserfahrung verfügen. Diese fachliche Kompetenz ist besonders wertvoll in regulierten Branchen, in denen das Verständnis für die Schwere technischer Probleme ein Ermittlungsurteilsvermögen erfordert, das durch jahrelange Bearbeitung komplexer Fälle entwickelt wurde.
Fähigkeit zur zeitnahen Reaktion
In regulierten Branchen müssen Bedenken oft innerhalb sehr kurzer Fristen geklärt werden. Probleme im Bereich der Produktsicherheit, Risiken für die Patientensicherheit oder Fälle von Marktmissbrauch erfordern unter Umständen Maßnahmen noch am selben Tag. Whistleblowing-Lösungen müssen Folgendes ermöglichen:
- Rund um die Uhr – unverzüglicher Eingang von Meldungen
- Sofortige Benachrichtigung der zuständigen Mitarbeiter
- Verfahren zur schnellen Eskalation dringender Anliegen
- Schnelle Sicherung von Beweismitteln, bevor diese verloren gehen
Prüfpfad und Berichtsfunktionen
Aufsichtsbehörden, die Whistleblowing-Regelungen prüfen, erwarten umfassende Nachweise für einen angemessenen Umgang mit den Meldungen:
- Vollständige Dokumentation der eingegangenen Berichte
- Aufzeichnungen über Ermittlungsmaßnahmen und Entscheidungen
- Nachweis einer zeitnahen Bestätigung und Rückmeldung an die Hinweisgeber
- Darstellung der Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber
- Statistische Berichterstattung über Umfang, Arten und Ergebnisse
Die Fallmanagement-Software von Safecall bietet Prüfpfade, die den regulatorischen Anforderungen entsprechen und gleichzeitig die erforderliche Vertraulichkeit gewährleisten.
Fähigkeit zur Tätigkeit in mehreren Rechtsordnungen
Viele regulierte Unternehmen sind in mehreren Ländern tätig, in denen jeweils unterschiedliche regulatorische Anforderungen gelten. Lösungen müssen Folgendes berücksichtigen:
- Unterschiedliche gesetzliche Vorschriften darüber, was gemeldet werden muss und an wen
- Unterschiedliche Datenschutz- und Vertraulichkeitsstandards
- Mehrere Sprachen, die die Vielfalt der Belegschaft widerspiegeln
- Kulturelle Unterschiede, die die Wahrnehmung von Whistleblowing beeinflussen
Integration in die aufsichtsrechtliche Berichterstattung
Bei einigen durch Whistleblowing gemeldeten Bedenken kann eine Meldung an die Aufsichtsbehörden erforderlich sein:
- Erhebliche Kontrollmängel im Finanzdienstleistungssektor
- Fragen der Produktsicherheit bei Arzneimitteln
- Vorfälle im Bereich der Patientensicherheit im Gesundheitswesen
- Marktmissbrauch bei Wertpapierfirmen
Whistleblowing-Lösungen sollten eine angemessene Meldung an die Aufsichtsbehörden ermöglichen und gleichzeitig die Vertraulichkeit der Hinweisgeber so weit wie möglich wahren.
Prüfungsstandards für regulierte Branchen
Der Eingang einer Meldung ist erst der Anfang. Die Qualität der Untersuchung entscheidet darüber, ob Whistleblowing tatsächlich vor regulatorischen Risiken schützt:
Anforderungen an die Unabhängigkeit
Die Aufsichtsbehörden erwarten, dass Untersuchungen mit angemessener Unabhängigkeit durchgeführt werden, insbesondere wenn die Vorwürfe die Führungsspitze betreffen oder gängige Praktiken in Frage stellen. Zu den Möglichkeiten gehören:
- Unabhängige interne Untersuchungsteams, die direkt den Prüfungsausschüssen unterstehen
- Externe Untersuchungsdienstleister ohne Interessenkonflikte
- Aufsichtstätigkeit bei Verdacht auf mögliche Verstöße gegen aufsichtsrechtliche Vorschriften
Für komplexe Untersuchungen, die Unabhängigkeit erfordern, können Unternehmen auf die Dienstleistungen von Safecall im Bereich der betrieblichen Untersuchungen zurückgreifen, die von erfahrenen Fachleuten durchgeführt werden, die die regulatorischen Anforderungen genau kennen.
Technisches Fachwissen
Die Untersuchung von Vorwürfen bezüglich Marktmanipulation, Mängeln bei der klinischen Sicherheit oder Verstößen gegen technische Vorschriften erfordert einschlägiges Fachwissen. Generalisten im Personalbereich verfügen möglicherweise nicht über das erforderliche Wissen, um zu beurteilen, ob die Bedenken begründet sind.
Zeitpläne und Gründlichkeit
Die Aufsichtsbehörden erwarten, dass Untersuchungen sowohl zügig (um Risiken umgehend anzugehen) als auch gründlich (um ausreichende Beweise für verlässliche Schlussfolgerungen zu sammeln) durchgeführt werden. Um Schnelligkeit und Qualität in Einklang zu bringen, sind erfahrene Ermittler erforderlich, die wissen, wann rasches Handeln unerlässlich ist und wann eine detaillierte Prüfung angebracht ist.
Dokumentationsstandards
Die Untersuchungsunterlagen müssen einer behördlichen Überprüfung standhalten. Dazu gehören:
- Eindeutige Aufzeichnungen über den Umfang und die Methodik der Untersuchung
- Umfassende Beweissicherung und -auswertung
- Fundierte Schlussfolgerungen, die durch Beweise gestützt werden
- Geeignete Aktionspläne zur Behebung der festgestellten Probleme
Schulungen für regulierte Umgebungen
Schulungen zum Thema Whistleblowing in regulierten Branchen müssen branchenspezifische Aspekte berücksichtigen:
Regulatorischer Kontext
Die Mitarbeiter müssen nicht nur die Whistleblowing-Verfahren des Unternehmens kennen, sondern auch die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften, die potenzielle Schwere der von ihnen möglicherweise festgestellten Missstände sowie die Erwartungen der Aufsichtsbehörden hinsichtlich der Meldung solcher Vorfälle.
Technische Szenarien
Die Schulungen sollten realistische Szenarien nutzen, die die Arten von Bedenken widerspiegeln, auf die Mitarbeiter in der jeweiligen Branche stoßen könnten: verdächtige Handelsaktivitäten im Finanzdienstleistungssektor, Bedenken hinsichtlich der klinischen Sicherheit im Gesundheitswesen oder Verstöße gegen Umweltvorschriften im Energiesektor.
Regulatorische Konsequenzen
Die Mitarbeiter sollten verstehen, dass bestimmte Bedenken eine Meldung an die Aufsichtsbehörden erfordern können, was dies für die Vertraulichkeit bedeutet und warum eine frühzeitige interne Meldung es Unternehmen ermöglicht, Probleme anzugehen, bevor ein Eingreifen der Aufsichtsbehörden notwendig wird.
Wie Safecall regulierte Branchen unterstützt
Seit 1999 bietet Safecall Whistleblowing-Dienstleistungen für Unternehmen in stark regulierten Branchen an, darunter:
Fachwissen im Bereich Finanzdienstleistungen
Wir kennen die Anforderungen der FCA, die Verpflichtungen gemäß der Marktmissbrauchsverordnung sowie die komplexen Governance-Rahmenbedingungen, in denen Finanzinstitute tätig sind. Unsere Systeme ermöglichen:
- Vertrauliche Berichterstattung gemäß den Erwartungen der FCA
- Angemessene Eskalation bei Marktmissbrauch oder schwerwiegenden Kontrollversagen
- Umfassende Dokumentation zur Unterstützung der Aufsicht durch den Whistleblower-Beauftragten
- Statistische Berichterstattung für die jährlichen Einreichungen bei der FCA
Kompetenz im Gesundheitswesen
Wir unterstützen NHS-Trusts, private Gesundheitsdienstleister und Pflegeeinrichtungen mit Lösungen, die:
- Integration in „Freedom to Speak Up“-Konzepte
- Unterscheiden Sie klinische Vorfälle von Fragen der Unternehmensführung
- Geeignete Eskalationsmaßnahmen bei Risiken für die Patientensicherheit einleiten
- Unterstützung der CQC-Anforderungen an gut geführte Einrichtungen
Professionelle Anrufbearbeitung
Ehemalige britische Polizeibeamte mit mehr als 25 Jahren Erfahrung stellen bei Bedarf die zusätzliche Ermittlungskompetenz bereit, die in regulierten Branchen häufig erforderlich ist, und stellen so sicher, dass schwerwiegende Risiken erkannt und von Anfang an geeignete Informationen gesammelt werden.
Unabhängige Untersuchung
In komplexen Fällen bieten unsere Ermittlungsdienste die Unabhängigkeit und Fachkompetenz, die Aufsichtsbehörden erwarten, wenn schwerwiegendes Fehlverhalten vorgeworfen wird.
Nächste Schritte
Unternehmen in regulierten Branchen sollten:
- Prüfen Sie die branchenspezifischen Whistleblowing-Anforderungen der zuständigen Aufsichtsbehörden
- Stellen Sie sicher, dass die Lösungen den erhöhten Sicherheits- und Vertraulichkeitsstandards entsprechen
- Fachliche Kompetenz bei der Bearbeitung von Berichten und bei Ermittlungen einbringen
- Einführung geeigneter Verfahren zur Meldung an die Aufsichtsbehörde für Fälle, die eine Benachrichtigung der Aufsichtsbehörde erfordern
- Bieten Sie branchenspezifische Schulungen an, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wissen, welche Vorfälle sie melden müssen und wie sie dabei vorgehen sollen
Wenn Sie fachkundige Beratung zur Implementierung von Whistleblowing-Lösungen benötigen, die für regulierte Branchen geeignet sind, wenden Sie sich bitte an Safecall unter +44 (0) 191 516 7720 oder besuchen Sie unsere Seite zu Whistleblowing-Lösungen.
Weitere Informationen hierzu finden Sie in unseren Ressourcen zu den Themen „Wie unterstützen Whistleblowing-Lösungen die Anforderungen des öffentlichen Sektors?“, „Welche Rolle spielt Whistleblowing bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften in Unternehmen?“ sowie in unserem Compliance-Hub zur EU-Whistleblowing-Richtlinie.