Wie können Unternehmen Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen schützen?

Vergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower stellen sowohl einen Rechtsverstoß als auch ein grundlegendes Versagen der Regierungsführung dar.

Wenn Personen, die Fehlverhalten melden, unter nachteiligen Folgen leiden – Entlassung, Herabstufung, Belästigung, Isolation oder subtilere Formen der Benachteiligung –, machen sich Organisationen durch arbeitsrechtliche Klagen unmittelbar haftbar und untergraben gleichzeitig das Vertrauen, das für eine wirksame Kultur der offenen Meinungsäußerung erforderlich ist.

Die EU-Whistleblower-Richtlinie trägt dem Rechnung, indem sie Vergeltungsmaßnahmen in jeglicher Form verbietet und – was entscheidend ist – die Beweislast umkehrt: Organisationen müssen nachweisen, dass die Benachteiligung von Whistleblowern keine Vergeltungsmaßnahme war. Dies stellt eine erhebliche Abweichung vom britischen PIDA-Rahmenwerk dar, nach dem Arbeitnehmer nachweisen müssen, dass eine Vergeltungsmaßnahme stattgefunden hat.

Der Schutz von Hinweisgebern erfordert mehr als nur Grundsatzerklärungen. Ein wirksamer Schutz umfasst klare Verfahren, sichtbare Konsequenzen bei Vergeltungsmaßnahmen, eine kompetente Untersuchung der gemeldeten Bedenken, eine kontinuierliche Überwachung der Situation der Hinweisgeber sowie das Engagement der Führungskräfte, das sich in konsequenten Maßnahmen zeigt. Organisationen, die Hinweisgeber erfolgreich schützen, profitieren davon, dass Bedenken früher gemeldet werden, die rechtliche Haftung verringert wird und sich die Beziehungen zu den Aufsichtsbehörden verbessern.

Umfassende Informationen zur Einhaltung der EU-Richtlinie finden Sie in unserem Compliance-Hub zur EU-Whistleblowing-Richtlinie.

Formen der Vergeltung

Vergeltungsmaßnahmen können offensichtliche und subtile Formen annehmen, die beide nach den Whistleblower-Gesetzen verboten sind:

Unmittelbare Vergeltungsmaßnahme

Indirekte Vergeltungsmaßnahmen

Isolierung und Ausgrenzung: Whistleblower von Sitzungen, der Kommunikation oder Entscheidungsprozessen auszuschließen, an denen sie zuvor teilgenommen haben.

Feindseliges Arbeitsklima: Kollegen oder Vorgesetzte, die durch Feindseligkeit, Unhöflichkeit oder soziale Ausgrenzung ein unangenehmes Arbeitsklima schaffen.

Verstärkte Kontrolle: Whistleblower werden einer strengeren Überwachung unterzogen, ihre Arbeit wird kritisiert, obwohl sie zuvor akzeptabel war, oder es werden unrealistische Leistungsstandards an sie gestellt.

Karrierstagnation: Verhinderung von Beförderungen, Entwicklungsmöglichkeiten oder einem beruflichen Aufstieg, den der Hinweisgeber vernünftigerweise erwarten würde.

Vorenthaltung von Informationen: Verweigerung des Zugangs zu Informationen, Ressourcen oder Unterstützung, die der Hinweisgeber benötigt, um seine Aufgabe wirksam zu erfüllen.

Untersuchungen von „Protect“, der führenden britischen Wohltätigkeitsorganisation für Whistleblower, zeigen, dass 70 % der Whistleblower Schikanen oder Entlassungen ausgesetzt sind oder sich gezwungen sehen, zu kündigen. Ein Drittel wird völlig ignoriert – was an sich schon eine Form der Vergeltung darstellt und potenziellen zukünftigen Whistleblowern signalisiert, dass es sinnlos ist, Missstände anzusprechen.

Rechtliche Rahmenbedingungen für den Schutz

Ansatz der EU-Whistleblower-Richtlinie

Die Richtlinie verbietet jegliche Form von Vergeltungsmaßnahmen und verschafft Hinweisgebern einen entscheidenden verfahrensrechtlichen Vorteil. Gemäß Artikel 21 kehrt sich die Beweislast um, wenn:

• Ein Hinweisgeber gibt an, Nachteile erlitten zu haben
• Es liegen Anhaltspunkte dafür vor, dass die Person eine geschützte Meldung gemacht hat
• Der Schaden trat nach der Offenlegung ein

An dieser Stelle muss die Organisation nachweisen, dass die Benachteiligung auf berechtigten Gründen beruhte, die in keinerlei Zusammenhang mit der Meldung standen. Dies ist wesentlich schwieriger, als vom Whistleblower den Nachweis eines Kausalzusammenhangs zu verlangen.

PIDA-Schutz im Vereinigten Königreich

Nach britischem Recht dürfen Arbeitnehmer, die geschützte Hinweise geben, wegen ihrer Whistleblowing-Aktivitäten weder benachteiligt noch entlassen werden. Die Beweislast liegt jedoch weiterhin beim Arbeitnehmer, der Folgendes nachweisen muss:

• Sie haben eine geschützte Meldung gemacht
• Sie wurden benachteiligt oder entlassen
• Die Benachteiligung oder Entlassung erfolgte aufgrund der Offenlegung

Dies führt zu erheblichen praktischen Herausforderungen. Unternehmen können geltend machen, dass eine Benachteiligung auf berechtigte Bedenken hinsichtlich der Arbeitsleistung, Umstrukturierungen oder andere geschäftliche Gründe zurückzuführen sei. Die Arbeitnehmer müssen nachweisen, dass diese Erklärungen nur Vorwände sind – was schwierig ist, da die Arbeitgeber über den Großteil der Beweismittel verfügen.

Der Gesetzentwurf zum „Office of the Whistleblower“, der derzeit im Parlament beraten wird, sieht vor, das britische Recht an die in der EU-Richtlinie vorgesehene Umkehr der Beweislast anzupassen. Britische Organisationen sollten sich auf diese mögliche Änderung vorbereiten.

Arbeitnehmer-Schutzgesetz 2023

Das Arbeitnehmer-Schutzgesetz von 2023 erlegt Arbeitgebern proaktive Pflichten zur Verhinderung sexueller Belästigung auf. Auch wenn es dabei nicht ausschließlich um Whistleblowing geht, entstehen dadurch verstärkte Verpflichtungen zum Schutz von Arbeitnehmern, die Belästigungen melden, wobei die vom Arbeitsgericht zugesprochenen Entschädigungen um 25 % erhöht werden können, wenn Arbeitgeber keine angemessenen Maßnahmen zur Verhinderung von Belästigungen ergreifen.

Einführung wirksamer Schutzmaßnahmen

Der Schutz von Hinweisgebern erfordert sorgfältig durchdachte, dokumentierte Verfahren:

Klare Richtlinien gegen Vergeltungsmaßnahmen

Schriftliche Richtlinien müssen:

• Den Begriff „Vergeltungsmaßnahmen“ umfassend definieren (einschließlich subtiler Formen)
• Alle Formen von Vergeltungsmaßnahmen ausdrücklich verbieten
• Weisen Sie darauf hin, dass Vergeltungsmaßnahmen gegen die Richtlinien verstoßen und disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen.
• Legen Sie fest, an wen sich Hinweisgeber wenden können, wenn sie Vergeltungsmaßnahmen erfahren
• Verpflichten Sie sich, die Situation von Hinweisgebern nach einer Meldung weiter zu beobachten

Richtlinien sind nur dann von Nutzen, wenn sie effektiv kommuniziert und konsequent umgesetzt werden.

Vertraulichkeit als primärer Schutz

Der wirksamste Schutz besteht darin, zu verhindern, dass jemand erfährt, wer die Meldung gemacht hat. Dazu ist Folgendes erforderlich:

Möglichkeit zur anonymen Meldung: Whistleblower können Meldungen machen, ohne ihre Identität preiszugeben. Eine sichere wechselseitige Kommunikation ermöglicht die Nachverfolgung der Meldung unter Wahrung der Anonymität.

Strenge Zugriffskontrollen: Die Kenntnis der Identität des Hinweisgebers ist auf das unbedingt erforderliche Personal (in der Regel Compliance-Beauftragte oder Ermittlungsleiter) zu beschränken.

Sichere Systeme: Technische Maßnahmen zur Verhinderung einer versehentlichen Offenlegung durch E-Mail-Verteiler, gemeinsam genutzte Laufwerke oder Systemschwachstellen.

Keine Audioaufzeichnung: Bei Safecall nehmen wir Telefongespräche bewusst nicht auf, um die Anonymität der Anrufer zu wahren. Würden Aufzeichnungen vorliegen, könnten diese in Gerichtsverfahren herangezogen werden, wodurch eine Identifizierung anhand der Stimme möglich wäre, selbst wenn die Anrufer um Anonymität gebeten hätten.

Informationsbarrieren: In Fällen, in denen die Identität eines Hinweisgebers zu Ermittlungszwecken offengelegt werden muss (beispielsweise wenn die Anschuldigung so konkret ist, dass die betroffene Person ableiten kann, wer den Hinweis gegeben hat), sollten klare Grenzen festgelegt werden, wer die Identität kennt, und Gespräche mit anderen darüber untersagt werden.

Laufende Überwachung

Der Schutz endet nicht mit dem Abschluss der Ermittlungen. Organisationen sollten:

Beschäftigungsstatus überwachen: Verfolgen Sie, ob Whistleblower weiterhin beschäftigt sind, wie zufrieden sie mit ihrer Arbeit sind und ob sich ihre Aufgaben oder Zuständigkeiten geändert haben.

Regelmäßige Kontaktaufnahme: Regelmäßiger Kontakt zu Hinweisgebern (sofern deren Identität bekannt ist), um festzustellen, ob sie mit Schwierigkeiten konfrontiert sind.

Überprüfung der Leistungsbeurteilung: Stellen Sie sicher, dass Leistungsbeurteilungen nach einer Meldung von Missständen fair und faktengestützt sind und mit der bisherigen Beurteilung der betreffenden Person im Einklang stehen.

Erfassung von Beziehungen: Führen Sie Aufzeichnungen über die Beziehungen von Hinweisgebern zu Vorgesetzten und Kollegen, um Muster zu erkennen, die auf Vergeltungsmaßnahmen hindeuten.

Die in der EU-Richtlinie vorgesehene umgekehrte Beweislast bedeutet, dass Organisationen nachweisen müssen, dass sie die jeweiligen Situationen überwacht haben, und belegen können, dass eine etwaige Benachteiligung rechtmäßig begründet war. Diese Dokumentation wird zu einem entscheidenden Beweismittel.

Schnelle Reaktion auf mutmaßliche Vergeltungsmaßnahmen

Bei Verdacht auf Vergeltungsmaßnahmen ist eine unverzügliche Untersuchung unerlässlich:

• Befragen Sie den Whistleblower, um zu verstehen, was geschehen ist
• Prüfen Sie, ob Änderungen ihrer Situation eine berechtigte Begründung haben
• Überprüfung der Mitteilungen und Entscheidungen, die den Hinweisgeber betreffen
• Während der Ermittlungen vorläufige Schutzmaßnahmen ergreifen
• Prüfen Sie, ob eine Trennung des Hinweisgebers von den mutmaßlichen Vergeltungsakteuren angemessen ist

Konsequenzen für diejenigen, die Vergeltungsmaßnahmen ergreifen

Schutzmaßnahmen sind nur dann glaubwürdig, wenn Verstöße Konsequenzen nach sich ziehen. Organisationen müssen:

• Vorwürfe wegen Vergeltungsmaßnahmen gründlich und unabhängig untersuchen
• Ergreifen Sie Disziplinarmaßnahmen gegen diejenigen, die Vergeltungsmaßnahmen ergreifen (einschließlich Führungskräfte und leitende Angestellte)
• Machen Sie deutlich, dass Vergeltungsmaßnahmen nicht toleriert werden
• Durch sichtbare Maßnahmen deutlich machen, dass Hinweisgeber geschützt werden

Unserer Erfahrung nach senden Unternehmen, die Personen, die Vergeltungsmaßnahmen ergreifen, sichtbar disziplinieren, ein starkes Signal aus, das dazu ermutigt, auch in Zukunft Missstände zu melden. Umgekehrt sinkt die Zahl der Meldungen in Unternehmen, in denen Vergeltungsmaßnahmen ohne Konsequenzen bleiben, drastisch.

Kulturelle Faktoren im Bereich des Schutzes

Formelle Verfahren sorgen für die notwendige Struktur, doch die Unternehmenskultur entscheidet darüber, ob der Schutz tatsächlich gegeben ist:

Führungsstil

Wenn Führungskräfte in leitenden Positionen Whistleblower positiv beschreiben – als wertvolle Mitwirkende an der Unternehmensführung –, werden Vergeltungsmaßnahmen kulturell inakzeptabel. Wenn Führungskräfte Whistleblowing hingegen als Illoyalität oder Unruhestiftung betrachten, können Schutzmaßnahmen feindselige kulturelle Einstellungen nicht überwinden.

Manager-Schulung

Führungskräfte benötigen spezielle Schulungen zu folgenden Themen:

• Was gilt als Vergeltungsmaßnahme (einschließlich subtiler Formen, die möglicherweise nicht sofort als solche erkannt werden)?
• Ihre rechtlichen und ethischen Verpflichtungen zum Schutz von Hinweisgebern
• Wie man Teams führt, wenn Vorwürfe untersucht werden
• Vertraulichkeit wahren, auch wenn sie wissen, wer die Meldung gemacht hat

Schulungsprogramme zu diesen Themen tragen dazu bei, unbeabsichtigte Vergeltungsmaßnahmen zu vermeiden und das Engagement des Unternehmens für den Schutz seiner Mitarbeiter zu demonstrieren.

Unterstützung für Hinweisgeber

Neben der Vermeidung von Benachteiligungen bieten einige Organisationen auch aktive Unterstützung an:

• Zugang zu Beratungsangeboten oder Mitarbeiterhilfsprogrammen
• Regelmäßige Kommunikation, damit sich Hinweisgeber unterstützt fühlen
• Anerkennung (sofern die Hinweisgeber damit einverstanden sind) ihres Beitrags zur Unternehmensführung
• Karriereunterstützung für Whistleblower, die sich nicht in der Lage sehen, ihre derzeitige Tätigkeit fortzusetzen

Qualität und Schutz bei Ermittlungen

Die Art und Weise, wie Organisationen Hinweise von Whistleblowern untersuchen, hat erheblichen Einfluss auf den Schutz:

Vertrauliche Ermittlungen

Ermittlungen müssen diskret durchgeführt werden, wobei Informationen nur an diejenigen weitergegeben werden dürfen, die diese wirklich benötigen. Eine breite Veröffentlichung der Ermittlungsergebnisse erhöht das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen erheblich, da Whistleblower durch Ausschlussverfahren identifiziert werden können.

Kompetente Gesprächsführung

Befragungen im Rahmen von Ermittlungen sollten von Personen mit entsprechender Fachkompetenz durchgeführt werden. Die ehemaligen Polizeibeamten, die bei Safecall tätig sind, verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Befragung sowohl von Beschwerdeführern als auch von Betroffenen und gewährleisten dabei die Einhaltung der Vertraulichkeit, während sie umfassende Beweise sammeln.

Faires Verfahren für die Probanden

Der Schutz von Hinweisgebern bedeutet nicht, dass den Beschuldigten ein faires Verfahren verwehrt wird. Bei Ermittlungen muss Folgendes gewährleistet sein:

• Beweise objektiv sammeln, ohne von vornherein ein Ergebnis festzulegen
• Den Betroffenen die Möglichkeit geben, auf Vorwürfe zu reagieren
• Ziehe Schlussfolgerungen auf der Grundlage von Fakten und nicht von Annahmen
• Maßnahmen ergreifen, die den Ergebnissen angemessen sind

Faire Untersuchungen schützen Organisationen vor Ansprüchen der Betroffenen und stärken gleichzeitig das Vertrauen der Hinweisgeber, dass ihre Bedenken ernst genommen werden.

In komplexen Fällen, die unabhängige Ermittlungskompetenz erfordern, können Unternehmen unsere Dienstleistungen im Bereich der betrieblichen Ermittlungen in Anspruch nehmen.

Regulatorische Erwartungen

Die Aufsichtsbehörden prüfen den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen im Rahmen der Überprüfung von Whistleblowing-Regelungen:

Finanzaufsichtsbehörde

Die FCA erwartet von den Unternehmen, dass sie Folgendes nachweisen:

• Eindeutige Richtlinien zum Verbot von Vergeltungsmaßnahmen
• Nachweis, dass die Richtlinien durchgesetzt werden
• Überwachung der Beschäftigungssituation von Hinweisgebern
• Angemessene Reaktion bei Verdacht auf Vergeltungsmaßnahmen

Zuständige Behörden der EU-Mitgliedstaaten

Die für die Durchsetzung der EU-Richtlinie zuständigen nationalen Behörden prüfen, ob Organisationen:

• Die Identität des Hinweisgebers vertraulich behandeln
• Maßnahmen zur Verhinderung von Vergeltungsmaßnahmen ergreifen
• Beschwerden wegen Vergeltungsmaßnahmen angemessen untersuchen
• Bei Vergeltungsmaßnahmen Konsequenzen verhängen

Die Sanktionen für Vergeltungsmaßnahmen variieren je nach Mitgliedstaat, können jedoch erhebliche Geldbußen und in einigen Rechtsordnungen auch strafrechtliche Verfolgung der Personen umfassen, die Vergeltungsmaßnahmen ergreifen.

Wie Safecall Hinweisgeber schützt

Preventing retaliation begins with preventing identification, and the most reliable way to do that is through a structurally independent external provider whose systems have no connection to internal HR, IT or management infrastructure. Safecall has operated on this model since 1999 — no call recording, zero IP logging, and anonymous two-way dialogue as standard, so that a reporter’s identity is never at risk of accidental internal disclosure. Where retaliation concerns do arise, Safecall’s workplace investigation services provide the independence necessary for a credible examination, including cases involving senior management. Trusted by more than 1,200 organisations across 150 countries, Safecall gives compliance teams a provider they can point to as evidence that protection is built into the programme’s structure, not just its policy.

Vertraulicher Umgang mit Berichten

Jede über Safecall eingehende Meldung wird streng vertraulich behandelt. Ehemalige britische Polizeibeamte mit mehr als 25 Jahren Erfahrung bearbeiten die Anrufe professionell und gewährleisten dabei:

• Die Anrufer fühlen sich wohl dabei, vollständige Angaben zu machen
• Der Identitätsschutz ist von Anfang an gewährleistet
• Die Berichte werden so dokumentiert, dass keine unnötigen identifizierenden Angaben preisgegeben werden.
• Qualitätsgesicherte Berichte werden mit entsprechenden Vertraulichkeitskennzeichnungen an die Kunden weitergeleitet

Möglichkeit zur anonymen Meldung

Unser Online-Meldekanal und unsere Telefon-Hotlines ermöglichen eine wirklich anonyme Meldung mit sicherer wechselseitiger Kommunikation, sodass Organisationen Folgefragen stellen können, ohne die Anonymität des Hinweisgebers zu gefährden.

Berufliche Unabhängigkeit

Als externer Anbieter bietet Safecall Unabhängigkeit von internen Machtkämpfen, Interessenkonflikten oder dem Druck, Bedenken zu unterdrücken. Diese Unabhängigkeit kommt sowohl dem Schutz von Hinweisgebern als auch der Qualität der Untersuchungen zugute.

Unterstützung bei Ermittlungen

In Fällen, die eine unabhängige Untersuchung erfordern – insbesondere wenn Vorwürfe wegen Vergeltungsmaßnahmen die oberste Führungsebene betreffen –, bieten unsere Untersuchungsdienste das für eine glaubwürdige Prüfung erforderliche Fachwissen und die nötige Unabhängigkeit.

Nächste Schritte

Um den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber zu stärken:

1. Führen Sie klare Richtlinien gegen Vergeltungsmaßnahmen ein, die bei Verstößen mit sichtbaren Konsequenzen verbunden sind
2. Gewährleistung echter Vertraulichkeit durch sichere Systeme und strenge Zugriffskontrollen
3. Einführung von Überwachungsverfahren zur Erfassung der Beschäftigungssituation von Hinweisgebern
4. Schulungen für Führungskräfte zum Thema Prävention und Erkennung von Vergeltungsmaßnahmen anbieten
5. Bereiten Sie sich auf eine umgekehrte Beweislast vor, indem Sie für alle Beschäftigungsentscheidungen, die Whistleblower betreffen, stichhaltige Begründungen dokumentieren

Wenn Sie fachkundige Beratung zum Schutz von Hinweisgebern vor Vergeltungsmaßnahmen benötigen, wenden Sie sich bitte an Safecall unter +44 (0) 191 516 7720 oder besuchen Sie unsere Seite zu Whistleblowing-Lösungen.

Weitere Informationen finden Sie in unseren Ressourcen dazu, wie Whistleblowing-Dienste dazu beitragen, Haftungsrisiken am Arbeitsplatz zu verringern, welche gesetzlichen Verpflichtungen im Vereinigten Königreich in Bezug auf Whistleblowing bestehen, sowie in unserem Compliance-Hub zur EU-Whistleblowing-Richtlinie.