Rechtsvorschriften der EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen

EU-Whistleblowing-Richtlinie: Umfassender Überblick

Einführung in die EU-Whistleblowing-Richtlinie

Die EU-Whistleblowing-Richtlinie (Richtlinie 2019/1937) ist seit dem 16. Dezember 2019 in Kraft.

Sie wurde eingerichtet, um den Schutz von Hinweisgebern in der gesamten Europäischen Union zu verbessern, und unterstützt die Schaffung eines sichereren Umfelds für Mitarbeiter, Freiwillige und Beschäftigte in der Lieferkette, die Fehlverhalten und Verstöße gegen das EU-Recht melden können, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.

Hauptziele der Richtlinie

Die Hauptziele der EU-Whistleblowing-Richtlinie sind:

• Aufdeckung und Prävention: Aufdeckung und Verhinderung von Fehlverhalten und Verstößen gegen Gesetze und Vorschriften.
• Verbesserte Strafverfolgung: Einrichtung wirksamer, vertraulicher und sicherer Kanäle für die Meldung von Missständen.
• Schutz von Hinweisgebern (Whistleblowern): Sicherstellung, dass Hinweisgeber vertrauensvoll und anonym Bedenken äußern können, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.

Umfang des Schutzes

Die Richtlinie erstreckt den Schutz nicht nur auf Arbeitnehmer, sondern auch auf Bewerber, ehemalige Arbeitnehmer, Unterstützer des Hinweisgebers und Journalisten. Diese Personen sind vor Entlassung, Erniedrigung und anderen Formen der Diskriminierung geschützt, wenn sie Missstände im Zusammenhang mit EU-Recht melden, wie z. B.:

• Steuerbetrug
• Geldwäscherei
• Verstöße gegen das öffentliche Auftragswesen
• Produkt- und Verkehrssicherheit
• Schutz der Umwelt
• Öffentliche Gesundheit
• Verbraucher- und Datenschutz

Meldekanäle

Whistleblower haben die Möglichkeit, Bedenken intern innerhalb ihrer Organisation oder direkt bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden. Werden keine Maßnahmen ergriffen oder ist der Hinweisgeber der Ansicht, dass dies im öffentlichen Interesse liegt, kann er sich auch direkt an die Öffentlichkeit wenden. Der Schutz ist in beiden Fällen gewährleistet.

Verpflichtungen für Organisationen

Organisationen mit mehr als 50 Mitarbeitern, Einrichtungen des öffentlichen Sektors, Behörden und Gemeinden mit 10.000 oder mehr Einwohnern sind verpflichtet, geeignete interne Berichtswege einzurichten. Die Fristen für die Einhaltung sind wie folgt:

• Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten: Wird voraussichtlich innerhalb von zwei Jahren nach der Verabschiedung erfüllt.
• Unternehmen mit 50 bis 250 Beschäftigten: Eine zusätzliche Frist von zwei Jahren nach der Umsetzung wird gewährt.

Berichtsmethoden

Whistleblower sollten in der Lage sein, ihre Meldungen auf verschiedenen Wegen einzureichen, unter anderem:

• Schriftliche Berichte: Über ein Online-System, eine Mailbox oder per Post.
• Mündliche Berichte: Über eine Telefon-Hotline. Es wird auch der Begriff "Anrufbeantworter" verwendet, aber die Erfahrung zeigt, dass dieser Meldeweg nicht hundertprozentig anonym sein kann, und Statistiken zeigen, dass es unwahrscheinlich ist, dass Whistleblower diese Meldemethode für schwerwiegende Meldungen von Fehlverhalten nutzen.

EU-Richtlinie - Verpflichtungen für Unternehmen

Datenschutz

Alle personenbezogenen Daten, einschließlich derjenigen des Hinweisgebers und der an der Meldung beteiligten Personen, müssen in strikter Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung verwaltet werden, um sensible Informationen zu schützen.

Rollen und Zuständigkeiten

Die Unternehmen müssen intern eine geeignete Person benennen, die die Meldungen entgegennimmt und bearbeitet. Dabei kann es sich um einen Compliance-Beauftragten, einen Personalleiter, einen Rechtsberater, einen Finanzvorstand, ein Vorstandsmitglied oder einen anderen Vertreter der Geschäftsführung handeln. Alternativ können die Unternehmen diese Aufgabe auch an einen externen Ombudsmann delegieren.

Zeitpläne für die Verarbeitung

Nach Eingang der Meldung muss das Unternehmen diese innerhalb von sieben Tagen gegenüber dem Hinweisgeber bestätigen. Darüber hinaus sollte der Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten über alle ergriffenen Maßnahmen informiert werden, wobei der Status und die Ergebnisse der internen Untersuchung im Einzelnen darzulegen sind.

Verpflichtung zur Information

Die Unternehmen sind verpflichtet, klare und zugängliche Informationen über interne Meldeverfahren und -kanäle an die zuständigen Behörden bereitzustellen. Diese Informationen sollten nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für Zulieferer, Dienstleister und Geschäftspartner leicht verständlich und zugänglich sein.

Aufbewahrung von Daten

Alle Berichte müssen für mögliche Beweiszwecke sicher aufbewahrt werden, um die Integrität und Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten.

Besondere Fälle

Unternehmen mit einer Belegschaft von 50 bis 250 Mitarbeitern können einen gemeinsamen Meldeweg nutzen, wenn sie alle Anforderungen der Richtlinie erfüllen. Dies erleichtert die effiziente Bearbeitung von Berichten und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung der Richtlinie.

Sanktionen

Die EU-Richtlinie legt Sanktionen für Unternehmen fest, die die Vorlage von Berichten behindern oder die Vertraulichkeit von Hinweisen verletzen. Die Sanktionen erstrecken sich auch auf Vergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower, wobei es den nationalen Gesetzgebern obliegt, deren Schwere zu bestimmen.

Vorteile für Unternehmen

Die Richtlinie zielt zwar in erster Linie auf den Schutz der Interessen von Hinweisgebern ab, bietet aber auch erhebliche Vorteile für Unternehmen. Durch die Einrichtung wirksamer Whistleblowing-Mechanismen fördern Unternehmen die Offenlegung interner Bedenken bei Mitarbeitern und Interessengruppen. Dieser proaktive Ansatz hilft bei der frühzeitigen Erkennung und Bewältigung von Risiken und verringert so potenzielle finanzielle und rufschädigende Schäden.

Durch die Einhaltung dieser Anforderungen halten die Unternehmen nicht nur die EU-Richtlinie ein, sondern fördern auch eine Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit, die zu einem sichereren und ethischeren Arbeitsumfeld führt.

Mehrere Jahre nach ihrer Umsetzung hat die EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen einen erheblichen Einfluss auf bewährte Verfahren am Arbeitsplatz. Arbeitgebern wird empfohlen, sich proaktiv auf die Einhaltung der Whistleblowing-Richtlinie vorzubereiten, indem sie:

• Überwachung der Umsetzung der Richtlinie: Verfolgung der Fortschritte in jedem EU-Land, in dem das Unternehmen tätig ist.
• Überprüfung der Whistleblowing-Regelungen: Einrichtung klarer Meldewege und Sicherstellung, dass sie externe Meldungen, allgemeine meldepflichtige Angelegenheiten und erweiterte Meldekategorien abdecken.
• Konsolidierung der Meldesysteme: Erwägung der Konsolidierung mehrerer Meldestellen in einer zentralen Clearingstelle für umfassende Meldedaten.
• Konfigurieren von Hotlines: Sicherstellen, dass die telefonischen/automatischen Hotlines den Anforderungen der Rechtsprechung und den sprachlichen Anforderungen entsprechen.
• Führen von Aufzeichnungen: Kontinuierliche Überwachung und Pflege der Aufzeichnungen über die Beziehungen zu den Personen, die Anzeige erstatten, auch nach der Klärung ihrer Angelegenheiten.
• Rationalisierung von Prozessen: Erleichterung der Verfolgung von Metriken und der Konsistenz von Prozessen auf globaler Ebene, mit kleinen Abweichungen.

Status der Umsetzung

Mitte 2024 ist der Stand der Umsetzung in den EU-Mitgliedstaaten nach wie vor uneinheitlich: Einige Länder erfüllen die Vorschriften vollständig, andere teilweise, und einige wenige hinken noch hinterher. Diese ungleiche Umsetzung hat zu einer komplexen und fragmentierten Rechtslandschaft geführt.

Vollständig konforme Staaten

Malta sticht als einziger Mitgliedstaat hervor, der bereits vor der Einführung der Richtlinie umfassende Rechtsvorschriften zum Thema Whistleblowing verabschiedet hatte. Maltas bestehendes Gesetz aus dem Jahr 2013 wurde geändert, um es an die Anforderungen der Richtlinie anzupassen, und trat am 24. Dezember 20211 in Kraft. Andere Länder, die die Richtlinie erfolgreich umgesetzt haben, sind Dänemark, Frankreich, Lettland, Litauen, Portugal, Schweden und Zypern. Aber auch in diesen Ländern gab es Kritik am Umfang und an der Zeitplanung der Umsetzung1.

Teilweise konforme Staaten

Mehrere Mitgliedstaaten haben erhebliche Fortschritte gemacht, aber die Anforderungen der Richtlinie noch nicht vollständig erfüllt. So wurde beispielsweise Dänemark dafür kritisiert, dass es für juristische Personen mit 250 oder mehr Beschäftigten gemeinsame interne Berichtswege zulässt, was nicht vollständig mit den Bestimmungen der Richtlinie übereinstimmt1. Ebenso wurden Portugal und Schweden dafür kritisiert, dass sie die Anwendung ihrer nationalen Bestimmungen bis nach Ablauf der Umsetzungsfrist verzögert haben1.

Nachzüglerstaaten

Eine Reihe von Mitgliedstaaten hatte aus verschiedenen Gründen Schwierigkeiten, die Umsetzungsfrist einzuhalten, u. a. wegen politischer Veränderungen und anhaltender Debatten über die zu implementierenden Normen. Länder wie Finnland, Luxemburg und die Slowakei haben an Gesetzesentwürfen und Änderungen ihrer bestehenden Gesetze gearbeitet, wobei sich die voraussichtlichen Umsetzungstermine bis ins Jahr 2022 und darüber hinaus erstrecken ^[1].

Anfechtungen und Vertragsverletzungsverfahren

Die Europäische Kommission hat sich aktiv mit den Verzögerungen und Unstimmigkeiten bei der Umsetzung befasst. Im Januar 2022 wurden 24 Mitgliedstaaten förmlich benachrichtigt, weil sie die Richtlinie nicht umgesetzt hatten. Portugal und Schweden erhielten im Februar 2022 zusätzliche förmliche Aufforderungen wegen des verspäteten Inkrafttretens ihrer nationalen Bestimmungen1. Die Maßnahmen der Kommission machen deutlich, dass es nach wie vor schwierig ist, einen einheitlichen Schutz für Whistleblower in der EU zu erreichen.