Organisationen des öffentlichen Sektors in der gesamten Europäischen Union unterliegen besonderen Verpflichtungen gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie 2019/1937).
Im Gegensatz zu Unternehmen der Privatwirtschaft, die sich an die Mitarbeiterzahl halten müssen, sind öffentliche Einrichtungen unabhängig von ihrer Größe verpflichtet, interne Meldekanäle einzurichten. Für Kommunen liegt die Schwelle bei 10.000 oder mehr Einwohnern. Für Compliance-Beauftragte, die in Kommunalverwaltungen, Ministerien und öffentlichen Einrichtungen tätig sind, ist es unerlässlich zu verstehen, wie Whistleblowing-Lösungen diese spezifischen Anforderungen erfüllen können.
Umfassende Informationen zu den allgemeinen Anforderungen der Richtlinie finden Sie in unserem Compliance-Hub zur EU-Whistleblower-Richtlinie.
Warum sich die Vorschriften für Whistleblowing im öffentlichen Sektor unterscheiden
Organisationen des öffentlichen Sektors unterliegen anderen Führungsstrukturen, Rechenschaftsrahmen und Ressourcenbeschränkungen als private Unternehmen. Die Richtlinie trägt diesen Unterschieden Rechnung und gewährleistet gleichzeitig grundlegende Schutzstandards für Hinweisgeber.
Einhaltung der Vorschriften unabhängig von der Unternehmensgröße
Nahezu alle Einrichtungen des öffentlichen Sektors müssen interne Meldekanäle einrichten (einige Mitgliedstaaten lassen eine sehr geringe Anzahl von Ausnahmen zu).
Dies gilt für:
- Ministerien und Behörden der Zentralregierung
- Regionale und dezentrale Verwaltungen
- Gemeinden mit 10.000 oder mehr Einwohnern
- Gesundheitsbehörden
- Bildungseinrichtungen im öffentlichen Sektor
- Polizei und Rettungsdienste
- Quasi-autonome Nichtregierungsorganisationen (Quangos)
Die Begründung ist einfach: Öffentliche Einrichtungen verwalten Steuergelder, erbringen unverzichtbare Dienstleistungen und üben gesetzliche Befugnisse aus. Wenn es in diesen Organisationen zu Fehlverhalten kommt, ist das öffentliche Interesse unmittelbar betroffen. Wirksame Whistleblowing-Regelungen dienen als unverzichtbare Garantie für die öffentliche Rechenschaftspflicht.
Komplexe Organisationsstrukturen
Behörden verfügen oft über komplexe Führungsstrukturen, die die Umsetzung von Whistleblowing-Maßnahmen erschweren können:
Mehrstufige Berichtswege: Ein Mitarbeiter einer Kommunalbehörde kann für eine bestimmte Abteilung tätig sein, mehreren Vorgesetzten unterstehen und von gewählten Amtsträgern geleitet werden. Die Festlegung, an wen Whistleblowing-Meldungen zu richten sind, erfordert eine sorgfältige Abwägung hinsichtlich Unabhängigkeit und angemessener Zuständigkeitsebenen.
Politische Sensibilität: Berichte, die gewählte Amtsträger, politische Beauftragte oder politische Entscheidungen betreffen, erfordern eine besonders sorgfältige Behandlung, um sowohl die Vertraulichkeit als auch eine angemessene Rechenschaftspflicht zu gewährleisten.
Föderale Strukturen: Einige öffentliche Einrichtungen arbeiten über Netzwerke halbautonomer Einheiten (wie beispielsweise Akademieverbände im Bildungswesen oder NHS-Trusts im Gesundheitswesen), was die Frage aufwirft, ob die Berichterstattung zentral oder dezentral erfolgen sollte.
Budget- und Ressourcenbeschränkungen
Organisationen des öffentlichen Sektors müssen ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis nachweisen und gleichzeitig ihre Compliance-Verpflichtungen erfüllen. Dies wirkt sich auf Entscheidungen in folgenden Bereichen aus:
- Ob man eigene Kapazitäten aufbauen oder externe Anbieter nutzen soll
- Wie man innerhalb des Budgets rund um die Uhr verfügbare Meldekanäle bereitstellt
- Ob Dienstleistungen von mehreren öffentlichen Einrichtungen gemeinsam genutzt werden sollen
- Wie man umfassende Schulungen mit dem Druck im Tagesgeschäft in Einklang bringt
Wichtige Anforderungen an Whistleblowing-Lösungen für den öffentlichen Sektor
Die Richtlinie legt konkrete Standards fest, denen Whistleblowing-Regelungen im öffentlichen Sektor entsprechen müssen:
Sichere und vertrauliche Kanäle
Beschäftigte im öffentlichen Dienst müssen Zugang zu Meldemöglichkeiten haben, die Vertraulichkeit gewährleisten. Dies ist besonders wichtig in kleineren Gemeinden, in denen Einzelpersonen leicht identifiziert werden können, oder in Organisationen, in denen Beschäftigte Vergeltungsmaßnahmen seitens gewählter Amtsträger oder der Führungsspitze befürchten.
Zu den technischen Anforderungen gehören:
- End-to-End-Verschlüsselung für Online-Berichte
- Sichere Telefonleitungen, bei denen die Identität des Anrufers nicht preisgegeben wird
- Möglichkeiten zur anonymen Meldung, sofern dies nach nationalem Recht zulässig ist
- Strenge Zugriffskontrollen, die festlegen, wer die Details des Berichts einsehen darf
„Wie lauten die Richtlinien zur Datenaufbewahrung für Whistleblowing-Systeme?“ untersucht, wie öffentliche Stellen ihre Transparenzpflichten mit den Anforderungen an den Schutz von Hinweisgebern in Einklang bringen müssen.
Verschiedene Berichtsmethoden
Die Richtlinie schreibt vor, dass Hinweisgeber Meldungen entweder schriftlich oder mündlich einreichen können. Für Organisationen des öffentlichen Sektors bedeutet dies, dass sie Folgendes anbieten müssen:
Schriftliche Kanäle:
- Sichere Online-Meldesysteme, die rund um die Uhr verfügbar sind
- Spezielle E-Mail-Adressen mit entsprechender Verschlüsselung
- Postanschriften für diejenigen, die eine Berichterstattung in Papierform bevorzugen
Mundkanäle:
- Telefon-Hotlines, die von geschulten Fachkräften betreut werden
- gegebenenfalls persönliche Berichterstattung
- Funktionen zum Hochladen von Video- oder Audio-Nachrichten
Nach unserer über 25-jährigen Erfahrung in der Unterstützung von Organisationen des öffentlichen Sektors sind telefonische Hotlines nach wie vor von besonderer Bedeutung. Zu den Beschäftigten im öffentlichen Sektor zählen häufig Personen in manuellen oder direkt mit der Öffentlichkeit in Kontakt stehenden Tätigkeiten, die während der Arbeitszeit möglicherweise nur eingeschränkten Zugang zu Computern haben oder es vorziehen, bei der Meldung sensibler Anliegen direkt mit einem Mitarbeiter zu sprechen.
Hinweise zur Barrierefreiheit
Behörden des öffentlichen Sektors stehen im Dienst einer vielfältigen Bevölkerung und beschäftigen Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund. Whistleblowing-Kanäle müssen zugänglich sein für:
- Arbeitnehmer mit begrenzten Englischkenntnissen (die Übersetzungsdienste benötigen)
- Mitarbeiter mit Behinderungen (Sicherstellung, dass die Systeme den Barrierefreiheitsstandards entsprechen)
- Mitarbeiter in Remote- oder Außendiensttätigkeiten (mobiler Zugriff unerlässlich)
- Personen mit begrenzten digitalen Kenntnissen (einfache, intuitive Benutzeroberflächen)
Die Whistleblowing-Lösungen von Safecall ermöglichen Meldungen in über 175 Sprachen und Dialekten und gewährleisten so die Barrierefreiheit für die vielfältige Belegschaft im öffentlichen Dienst.
Angemessene Reaktionszeiten
Behörden müssen den Eingang von Meldungen innerhalb von sieben Tagen bestätigen und innerhalb von drei Monaten Rückmeldung geben. Für die stark ausgelasteten Compliance-Teams im öffentlichen Sektor setzt die Einhaltung dieser Fristen Folgendes voraus:
Effiziente Triage-Systeme zur Priorisierung von Meldungen, die sofortiges Handeln erfordern Klare Eskalationsverfahren, die sicherstellen, dass Meldungen die zuständigen Entscheidungsträger erreichen Dokumentierte Untersuchungsprozesse, die den Fortschritt verfolgen und Zeitpläne einhalten Qualitätssicherungsmechanismen, die gewährleisten, dass das Feedback den Bedürfnissen der Hinweisgeber entspricht
Häufige Herausforderungen im öffentlichen Sektor
Organisationen des öffentlichen Sektors stehen bei der Umsetzung wirksamer Whistleblowing-Regelungen vor besonderen Herausforderungen:
Unabhängigkeit und Unparteilichkeit
Die Wahrung der Unabhängigkeit ist in öffentlichen Einrichtungen von entscheidender Bedeutung, aber auch komplex. Nehmen wir beispielsweise einen Mitarbeiter einer Kommunalverwaltung, der Bedenken hinsichtlich eines leitenden Managers äußert, der enge Beziehungen zu gewählten Amtsträgern unterhält. Der Meldeweg muss ausreichend Unabhängigkeit gewährleisten, damit die Meldung ernst genommen und fair untersucht wird.
Zu den Möglichkeiten, die Unabhängigkeit zu gewährleisten, gehören:
- Ernennung von speziellen Compliance-Beauftragten, die vom operativen Management unabhängig sind
- Einsatz externer Dienstleister für die Entgegennahme und Triage von Meldungen
- Einrichtung von Berichtswegen, die die unmittelbaren Hierarchiestufen umgehen
- Einrichtung von Kontrollmechanismen unter Einbeziehung von nicht geschäftsführenden Vorstandsmitgliedern
Integration in bestehende Berichtswege
Viele Organisationen des öffentlichen Sektors verfügen bereits über festgelegte Verfahren zur Meldung von Bedenken:
- Meldung von Gesundheits- und Sicherheitsvorfällen
- Hotlines zur Meldung von Betrugsfällen
- Beschwerdeverfahren in der Personalabteilung
- Bedenken hinsichtlich des beruflichen Verhaltens (für Angehörige reglementierter Berufe)
- Meldemöglichkeiten für den Kinderschutz
Whistleblowing-Regelungen müssen sich in diese bestehenden Kanäle einfügen und gleichzeitig die in der Richtlinie geforderten spezifischen Schutzmaßnahmen gewährleisten. Dies erfordert eine klare Kommunikation darüber, welcher Kanal für welche Art von Bedenken geeignet ist, sowie die Gewährleistung, dass alle Kanäle die grundlegenden Standards für Vertraulichkeit und Schutz erfüllen.
Politische und rufbezogene Sensibilitäten
Organisationen des öffentlichen Sektors stehen unter intensiver Beobachtung durch die Öffentlichkeit und die Medien. Wenn Fälle von Whistleblowing an die Öffentlichkeit gelangen, können sie erhebliche politische und rufschädigende Folgen haben. Dies erzeugt Druck,
- Fälle diskret bearbeiten (unter Wahrung der Transparenz gegenüber den Hinweisgebern)
- Reagieren Sie schnell, um Spekulationen in den Medien zu vermeiden
- Ein Gleichgewicht zwischen dem Schutz von Hinweisgebern und der Rechenschaftspflicht gegenüber der Öffentlichkeit herstellen
Unternehmen müssen der Versuchung widerstehen, berechtigte Bedenken aus Angst um ihren Ruf zu unterdrücken. Wie können Unternehmen Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen schützen? Dieser Leitfaden enthält Hinweise zur Einrichtung wirksamer Schutzmaßnahmen, die auch in Situationen mit hohem Druck funktionieren.
Begrenzte Ressourcen und gemeinsam genutzte Dienste
Die Richtlinie ermöglicht es Organisationen des öffentlichen Sektors, Ressourcen im Bereich der Whistleblowing-Meldungen gemeinsam zu nutzen, wodurch kleinere Einrichtungen Zugang zu professionellen Dienstleistungen erhalten, die sie sich allein nicht leisten könnten.
Zu den Shared-Service-Modellen können gehören:
- Regionale Zusammenschlüsse kleinerer Gemeinden, die ein gemeinsames Berichtssystem nutzen
- Bereitstellung von Whistleblowing-Diensten durch die Zentralregierung für Exekutivbehörden
- NHS-Trusts innerhalb einer Region, die Ermittlungsressourcen gemeinsam nutzen
- Akademiestiftungen innerhalb eines Multi-Akademiestiftungsverbandes, die Kanäle auf Gruppenebene nutzen
Gemeinsame Vereinbarungen müssen jedoch weiterhin gewährleisten, dass jede Organisation ihren Verpflichtungen nachkommt, einschließlich der Aufrechterhaltung angemessener lokaler Fachkompetenz zur Untersuchung von Meldungen und zum Ergreifen von Maßnahmen.
Branchenspezifische Überlegungen
Verschiedene Arten von Organisationen des öffentlichen Sektors stehen vor unterschiedlichen Herausforderungen:
Kommunalverwaltung
Die Kommunen müssen einen Ausgleich zwischen demokratischer Rechenschaftspflicht und dem Schutz von Hinweisgebern finden. Da gewählte Amtsträger selbst Gegenstand von Meldungen sein können, wird die Durchführung von Untersuchungen und die Einleitung von Maßnahmen zu einer komplexen Angelegenheit. Lösungen müssen sowohl den Belangen der Beamten als auch den Angelegenheiten, die gewählte Amtsträger betreffen, Rechnung tragen und geeignete Wege zu den zuständigen Stellen wie Kontrollbeauftragten oder Normenausschüssen vorsehen.
Gesundheitswesen
NHS-Trusts und andere Gesundheitsdienstleister befassen sich sowohl mit Fragen der klinischen Sicherheit als auch mit übergeordneten Governance-Themen. Whistleblowing-Regelungen müssen in bestehende Meldesysteme für klinische Zwischenfälle integriert werden, wobei eine klare Unterscheidung zwischen Vorfällen im Bereich der Patientensicherheit und geschützten Whistleblowing-Meldungen gewahrt bleiben muss. Was macht eine Whistleblowing-Lösung für regulierte Branchen geeignet? befasst sich ausführlich mit den spezifischen Anforderungen im Gesundheitswesen.
Bildung
Schulen, Hochschulen und Universitäten stehen im Zusammenhang mit Meldungen zum Kinderschutz vor besonderen Herausforderungen. Es müssen klare Verfahren vorhanden sein, die zwischen Fällen unterscheiden, die sofortige Schutzmaßnahmen erfordern, und solchen, die im Rahmen der üblichen Untersuchungsverfahren für Hinweisgeber behandelt werden. Die Mitarbeiter müssen wissen, welcher Weg für welche Art von Meldung angemessen ist.
Rettungsdienste
Polizei, Feuerwehr und Rettungsdienst haben Meldewege und Gremien zur Festlegung beruflicher Standards eingerichtet. Whistleblowing-Regelungen müssen mit diesen bestehenden Strukturen im Einklang stehen und gleichzeitig sicherstellen, dass Beamte und Mitarbeiter sich in der Lage fühlen, Bedenken zu äußern, die möglicherweise leitende Kollegen betreffen oder operative Entscheidungen in Frage stellen.
Wie Whistleblowing-Lösungen die Einhaltung von Vorschriften im öffentlichen Sektor unterstützen
Wirksame Whistleblowing-Lösungen für Organisationen des öffentlichen Sektors verbinden geeignete Technologie mit fachlicher Expertise:
Professionelle Anrufbearbeitung
Bei Safecall werden alle telefonischen Meldungen von ehemaligen britischen Polizeibeamten mit mehr als 25 Jahren Erfahrung entgegengenommen. Dieses Fachwissen ist für Organisationen des öffentlichen Sektors besonders wertvoll, da diese Fachleute Folgendes verstehen:
- Die Sensibilität und Komplexität der Verwaltung im öffentlichen Sektor
- Wenn Bedenken eine sofortige Weiterleitung an die Behörden erfordern
- Wie man passende Folgefragen stellt, um alle Informationen zu erhalten
- Die Bedeutung der Wahrung der Vertraulichkeit in kleineren Organisationen oder Gemeinschaften
Skalierbare Technologie
Organisationen des öffentlichen Sektors benötigen Systeme, die unterschiedliche Meldevolumina bewältigen und sich an verschiedene Organisationsstrukturen anpassen können. Die Fallmanagement-Software von Safecall bietet:
- Sichere wechselseitige Kommunikation mit Hinweisgebern (auch bei Anonymität)
- Bestätigung innerhalb von sieben Tagen
- Terminüberwachung zur Sicherstellung, dass die dreimonatige Rückmeldepflicht eingehalten wird
- Prüfpfade, die die Einhaltung der Richtlinie und der DSGVO belegen
Schulung und Support
Organisationen des öffentlichen Sektors profitieren von Schulungsprogrammen, die Führungskräften und Mitarbeitern helfen, Folgendes zu verstehen:
- Welche Bedenken sollten über Whistleblowing-Kanäle gemeldet werden?
- Wie man Whistleblowing von Beschwerden oder anderen Anliegen unterscheidet
- Die Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber
- Die Verpflichtungen der Organisation gemäß der Richtlinie
Unabhängige Untersuchungsbefugnis
In komplexen Fällen können Organisationen des öffentlichen Sektors auf unabhängige Ermittlungsdienste am Arbeitsplatz zurückgreifen, die von erfahrenen Fachleuten durchgeführt werden. Diese Unabhängigkeit ist besonders wertvoll, wenn Fälle die oberste Führungsebene betreffen oder politisch heikle Angelegenheiten beinhalten.
Nachweis der öffentlichen Rechenschaftspflicht
Über die Einhaltung der Richtlinie hinaus zeugen wirksame Whistleblowing-Regelungen von einem Bekenntnis zu Transparenz und Rechenschaftspflicht, das das Vertrauen der Öffentlichkeit stärkt. Organisationen des öffentlichen Sektors sollten Folgendes berücksichtigen:
- Veröffentlichung anonymisierter Informationen über das Volumen und die Art der Meldungen
- Berichterstattung an Vorstände oder Prüfungsausschüsse über die Wirksamkeit von Whistleblowing-Maßnahmen
- Aufnahme von Angaben zur Whistleblowing-Praxis in Jahresberichte
- Um Rückmeldung der Mitarbeiter zum Bekanntheitsgrad und zum Vertrauen in das System bitten
Umfassende Informationen zur Einhaltung aller Aspekte der Richtlinie, einschließlich Fristen, Datenschutz und Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, finden Sie in unserem Compliance-Hub zur EU-Whistleblower-Richtlinie.
ublNächste Schritte für Organisationen des öffentlichen Sektors
Einführung oder Verbesserung von Whistleblowing-Regelungen, die den Anforderungen der Richtlinie entsprechen:
- Die derzeitige Regelung anhand der spezifischen Anforderungen der Richtlinie für Einrichtungen des öffentlichen Sektors prüfen
- Es ist sicherzustellen, dass die Entgegennahme und Untersuchung von Meldungen in angemessener Unabhängigkeit erfolgt
- Mehrere Meldewege einrichten, die allen Mitarbeitern zugänglich sind
- Legen Sie klare Verfahren fest, um die Reaktionsfristen einzuhalten
- Bieten Sie regelmäßige Schulungen an, um das Bewusstsein für das System und das Vertrauen in es aufrechtzuerhalten
Wenn Sie fachkundige Beratung zur Implementierung von Whistleblowing-Lösungen benötigen, die den Anforderungen des öffentlichen Sektors entsprechen, wenden Sie sich bitte an Safecall unter +44 (0) 191 516 7720 oder entdecken Sie unsere Whistleblowing-Lösungen für Organisationen des öffentlichen Sektors.