Wie man Whistleblowing richtig macht

Whistleblowing richtig zu handhaben ist von entscheidender Bedeutung, denn Fehler beim Umgang mit Meldungen und Bedenken von Whistleblowern können für Unternehmen sowohl finanziell als auch in Bezug auf ihren Ruf äußerst kostspielig sein.

Aktuelle Schlagzeilen über die Post, Harrods und den NHS unterstreichen die Gefahren, die entstehen, wenn die Bedenken von Whistleblowern ignoriert oder falsch gehandhabt werden.

Tribunalstatistik

Die aktuellen Statistiken des Arbeitsgerichts des Justizministeriums zeigen, dass die Gesamtzahl der Klagen im Berichtszeitraum 23/24 von 86.000 auf 97.000 gestiegen ist, was einem Anstieg von fast 13 % entspricht.

Die höchste Entschädigungssumme in einem Verfahren wegen ungerechtfertigter Entlassung im Berichtszeitraum 23/24 beträgt 179.124 £. Klagen wegen ungerechtfertigter Entlassung unterliegen in der Regel einer gesetzlichen Obergrenze. Die höchste Entschädigungssumme dürfte eine Ausnahme darstellen, beispielsweise bei einer Entlassung aufgrund von Whistleblowing oder aus Gesundheits- und Sicherheitsgründen, bei denen die Obergrenze nicht gilt. Im Vergleich dazu liegt die mittlere Entschädigungssumme bei Klagen wegen ungerechtfertigter Entlassung bei 6.746 £ und die durchschnittliche Entschädigungssumme bei 13.749 £.

Der krasse Unterschied zwischen den höchsten und den durchschnittlichen Entschädigungszahlungen zeigt, wie hoch die finanziellen Kosten eines falschen Vorgehens bei der Meldung von Missständen sind.

Es ist auch anzumerken, dass die Statistiken des Arbeitsgerichts keine Arbeitsstreitigkeiten enthalten, die ohne eine Klage vor Gericht beigelegt wurden, von denen viele mit einer über dem Durchschnitt liegenden Entschädigungssumme beigelegt worden sein dürften.

Was können Unternehmen tun?

Seien Sie aufgeschlossen und offen für die Anliegen Ihrer Mitarbeiter.

Wenn Mitarbeiter Bedenken äußern, kann es eine natürliche Reaktion sein, sich defensiv zu verhalten und zu versuchen, die von ihnen angesprochenen Probleme zu ignorieren oder herunterzuspielen. Nehmen Sie stattdessen Abstand und betrachten Sie die Situation unvoreingenommen. Das Ignorieren von Bedenken kann ein kostspieliger Fehler sein.

Mitarbeiter zögern oft, Bedenken zu äußern, weil sie sich Sorgen über die persönlichen Kosten machen, die damit verbunden sein könnten. Sich zu äußern ist ein Akt der Loyalität gegenüber dem Unternehmen. Seien Sie also dankbar, dass Mitarbeiter Fehlverhalten oder Verfehlungen den Führungskräften des Unternehmens melden wollen.

Faire Richtlinien und Verfahren haben (und diese befolgen)

Wenn Sie über eine Whistleblowing- oder Speak-Up-Richtlinie verfügen, stellen Sie sicher, dass diese für die Mitarbeiter zugänglich ist, damit sie sie leicht verstehen und wissen, wo sie zu finden ist.

Eine gute Richtlinie enthält eine Erläuterung des Whistleblowings und der Arten von Bedenken, über die Sie möchten, dass die Mitarbeiter sprechen. Sie enthält auch einen klaren Prozess für das Melden von Bedenken und das Untersuchungsverfahren. Um Whistleblowing richtig zu gestalten, müssen Sie zunächst Ihr Engagement für Whistleblowing klar zum Ausdruck bringen und die Vertraulichkeit sowie die Unterstützung betonen, die Personen, die Bedenken melden, zur Verfügung steht.

Eine Whistleblowing-Richtlinie allein reicht jedoch nicht aus.

Vor einem Arbeitsgericht ist es entscheidend nachzuweisen, dass das Unternehmen die in seiner Richtlinie festgelegten Verfahren eingehalten hat.

Überlegen Sie, wie das Unternehmen diesen Prozess überwachen könnte. Beispielsweise kann ein zentrales System zur Verwaltung von Berichten regelmäßige Überprüfungen erleichtern und so sicherstellen, dass Ihre Verfahren robust sind.

Schulung und Unterstützung für Vorgesetzte

Unsere jüngste Umfrage ergab, dass Vorgesetzte in der Regel die ersten Ansprechpartner für Mitarbeiter sind, wenn es um Fehlverhalten am Arbeitsplatz geht.

Manager müssen also selbstbewusst sein und in der Lage sein, effektiv zu reagieren. Sie müssen wissen, dass sie mit der Meldung von Missständen richtig umgehen.

Aus diesem Grund profitieren Führungskräfte mit ziemlicher Sicherheit von Schulungen, in denen sie lernen, geschützte Offenlegungen zu erkennen und die Bedeutung von Vertraulichkeit und dem Schutz von Hinweisgebern zu verstehen. Wenn Führungskräfte mit dem nötigen Wissen ausgestattet werden, um mit Whistleblowing-Offenlegungen effektiv umzugehen, kann dies verhindern, dass Probleme eskalieren und schwieriger zu lösen sind.

Untersuchen Sie das ordnungsgemäß.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, sich zu Whistleblowing zu äußern, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sie dies auch tun. Wenn ein Mitarbeiter ein Problem meldet, besteht der erste Schritt darin, die Meldung zu prüfen. Dabei wird festgestellt, ob es sich um einen Whistleblowing-Fall handelt oder ob das Problem unter eine andere Richtlinie fällt, beispielsweise die Beschwerdepolitik.

Ein Mitarbeiter, der eine Whistleblowing-Meldung macht, ist gesetzlich vor Nachteilen oder Entlassung aufgrund der Meldung geschützt. Hohe Entschädigungszahlungen bei Klagen wegen ungerechtfertigter Entlassung sind oft darauf zurückzuführen, dass Unternehmen Whistleblower nicht geschützt haben und diese ihren Arbeitsplatz verloren haben, weil sie Missstände gemeldet haben. Während einer Untersuchung sollte die Identität des Whistleblowers vertraulich behandelt werden, um das Risiko von Nachteilen zu minimieren.

Untersuchen Sie den Hinweis vollständig und stellen Sie sicher, dass Ihre Ermittler unabhängig und umfassend geschult sind und Ihr Ermittlungsverfahren befolgen. Wenn Sie nicht über das interne Fachwissen oder die Kapazitäten für die Untersuchung verfügen, sollten Sie externe Unterstützung in Betracht ziehen. Es kann sinnvoll sein, einen unabhängigen Ermittler zu beauftragen, anstatt ein kostspieliges Arbeitsgerichtsverfahren zu riskieren, wenn Sie nicht über interne Ressourcen oder Kenntnisse verfügen oder wenn der Fall wahrscheinlich komplex ist.

Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über Maßnahmen und Entscheidungen.

Oftmals werden Unternehmen vor Arbeitsgerichten dafür kritisiert, dass sie den Prozess nicht eingehalten haben oder nicht über ausreichende Beweise verfügen. Führen Sie Aufzeichnungen über alle Maßnahmen, die Sie ergreifen, und die Gründe für Ihre Entscheidungen, damit diese einer späteren Überprüfung standhalten. Detaillierte Aufzeichnungen zeigen, was Sie zu diesem Zeitpunkt wussten und wie Sie darauf reagiert haben. Dadurch wird deutlich, dass das Unternehmen keine voreiligen oder unfairen Entscheidungen getroffen hat.

Mit Whistleblowern kommunizieren

Es erfordert viel Mut von Mitarbeitern, Bedenken hinsichtlich Fehlverhaltens am Arbeitsplatz zu äußern. Die Mitarbeiter möchten wissen, was als Folge ihrer Meldung geschehen ist. Dies kann für Arbeitgeber eine heikle Gratwanderung sein, da sie verpflichtet sind, die Privatsphäre der anderen beteiligten Personen zu schützen. Es ist jedoch wichtig, den Hinweisgebern zu versichern, dass Sie den Vorfall untersucht und die erforderlichen Maßnahmen ergriffen haben. Indem Sie den Kommunikationskanal offen halten, senden Sie eine klare Botschaft, dass Sie es schätzen, dass der Mitarbeiter sich gemeldet hat, und dass das Unternehmen auf die Bedenken reagieren wird. Dies schafft Vertrauen in den Whistleblowing-Prozess.

Schlussfolgerung

Ein korrektes Whistleblowing ist unerlässlich, da kein Unternehmen vor ein Arbeitsgericht gestellt werden möchte und damit hohe finanzielle Kosten und Reputationsschäden riskiert. Indem sie die Bedenken ihrer Mitarbeiter ernst nehmen und solide Verfahren, Schulungen und Unterstützungsmaßnahmen einführen, können Unternehmen diese Risiken minimieren, Vertrauen innerhalb der Organisation aufbauen und ihre Integrität im Umgang mit Whistleblowing unter Beweis stellen.

Wenn Sie uns detailliertere Informationen zu Ihrem Unternehmen geben möchten, kontaktieren Sie uns bitte.