Les secteurs réglementés – services financiers, santé, industrie pharmaceutique, énergie, aviation et autres secteurs soumis à une surveillance spécifique – sont soumis à des exigences accrues en matière de dénonciation, qui vont au-delà des obligations de base imposées par la directive européenne sur la dénonciation ou la législation britannique PIDA.
Les autorités de régulation sectorielles attendent que les dispositifs d'alerte reflètent les risques spécifiques, la complexité et les implications en matière d'intérêt public propres à ces secteurs.
Les responsables de la conformité dans les secteurs réglementés doivent s'assurer que leurs solutions de signalement répondent non seulement aux exigences légales générales, mais aussi aux normes spécifiques à leur secteur, que les autorités de régulation évaluent lorsqu'elles examinent la qualité de la gouvernance, la culture d'entreprise et la capacité de gestion des risques.
Comprendre ce qui distingue les dispositifs d'alerte adéquats de ceux adaptés aux secteurs réglementés aide les organisations à choisir des solutions qui répondent aux exigences réglementaires accrues tout en contribuant réellement à la détection et à la prévention des fautes graves qui menacent ces secteurs.
Pour une vue d'ensemble plus large de la conformité, consultez notre centre de ressources consacré à la conformité à la directive européenne sur la dénonciation.
Pourquoi les secteurs réglementés sont soumis à des normes plus strictes
Les autorités de régulation imposent des exigences renforcées en matière de dénonciation à certains secteurs, et ce pour plusieurs raisons :
Risque systémique potentiel
Les manquements commis dans les secteurs réglementés peuvent engendrer des risques dont la portée dépasse largement le cadre des organisations individuelles. La fraude bancaire menace la stabilité financière, les manquements en matière de sécurité pharmaceutique mettent en danger la santé publique, les défaillances en matière de sécurité aérienne risquent d’entraîner des pertes humaines catastrophiques, et les infractions commises dans le secteur de l’énergie peuvent provoquer des catastrophes environnementales. Les autorités de régulation attendent donc que les dispositifs d’alerte permettent de détecter les risques graves avant qu’ils ne se transforment en crises systémiques.
Asymétrie d'information
Les secteurs réglementés se caractérisent souvent par une complexité technique qui rend difficile toute surveillance externe. Les autorités de régulation ne peuvent pas contrôler en permanence chaque transaction, chaque décision thérapeutique ou chaque processus opérationnel. Elles s'appuient en partie sur les signalements pour mettre au jour des problèmes qui, sans cela, resteraient cachés au sein d'organisations complexes mettant en œuvre des processus hautement techniques.
Échecs historiques
Les défaillances réglementaires majeures – la crise financière de 2008, les scandales liés à la sécurité des médicaments, les cas d’abus dans le secteur de la santé – ont souvent impliqué des employés qui avaient constaté des irrégularités mais qui, soit ne disposaient pas de canaux leur permettant de les signaler en toute sécurité, soit ont été ignorés lorsqu’ils les ont signalées. Les autorités de régulation ont réagi en rendant obligatoire la mise en place de mécanismes solides de dénonciation, considérés comme une infrastructure de protection essentielle.
Impact sur l'intérêt général
Les secteurs réglementés ont une incidence directe sur le bien-être public : l'épargne, la santé, la sécurité et les services essentiels des citoyens. En cas de manquement, les préjudices causés au public peuvent être graves et de grande ampleur. Cette dimension d'intérêt public justifie le renforcement des exigences réglementaires, notamment la mise en place de mécanismes sophistiqués de signalement.
Exigences en matière de services financiers
L'Autorité de conduite financière (FCA) et l'Autorité de régulation prudentielle (PRA) imposent des obligations spécifiques en matière de dénonciation aux entreprises réglementées :
Le défenseur des lanceurs d'alerte
Les entreprises comptant plus de 250 salariés et exerçant des activités réglementées doivent désigner un « responsable de la protection des lanceurs d'alerte » au sein de la haute direction ou du conseil d'administration. Cette personne est chargée de :
- Garantir le bon fonctionnement des dispositifs d'alerte professionnelle
- Assurer le suivi de la manière dont les préoccupations sont traitées
- Rendre compte au conseil d'administration des questions relatives à la dénonciation d'irrégularités
- Fournir des garanties aux autorités de régulation concernant ces dispositions
Rapports annuels
Les entreprises soumises à réglementation doivent rendre compte chaque année à la FCA de leurs dispositifs de signalement, notamment :
- Nombre et nature des préoccupations soulevées
- Comment les préoccupations ont été examinées et traitées
- Toute modification apportée en vue d'améliorer l'organisation
- Évaluation de l'efficacité des mesures mises en place
Restrictions prévues dans l'accord de règlement
Les règles de la FCA limitent le recours aux accords de règlement qui empêchent les particuliers de procéder à des signalements protégés auprès des autorités de régulation. Les entreprises ne peuvent pas recourir à des clauses de confidentialité pour empêcher les signalements de violations de la réglementation.
Contrôle réglementaire
La FCA a pris des mesures coercitives à l'encontre d'entreprises dont les dispositifs d'alerte se sont révélés insuffisants. Des études récentes, notamment l'enquête menée par la commission des Finances de la Chambre des communes sur le « sexisme dans la City », ont montré que les procédures d'alerte au sein des entreprises du secteur des services financiers sont souvent inefficaces pour lutter contre les comportements répréhensibles ou pour protéger les lanceurs d'alerte. Cela a conduit les autorités de régulation à accorder une attention accrue à la qualité des procédures d'alerte.
Règlement sur les abus de marché
Les entreprises soumises au règlement sur les abus de marché doivent disposer de mécanismes permettant de signaler tout abus de marché potentiel, assortis d'exigences spécifiques en matière de confidentialité et de procédures d'enquête.
Pour les organisations britanniques exerçant des activités dans le secteur des services financiers au sein de l'UE, ces exigences britanniques s'ajoutent aux obligations découlant de la directive européenne, ce qui entraîne une double conformité complexe. « Quelles sont les obligations légales en matière de dénonciation au Royaume-Uni ? » examine cette interaction entre le Royaume-Uni et l'UE.
Santé et sciences de la vie
Les professionnels de santé et les laboratoires pharmaceutiques sont soumis à des obligations spécifiques en matière de signalement d'irrégularités :
NHS : « La liberté de s'exprimer »
Le dispositif « Freedom to Speak Up » (Liberté d'expression) du NHS England impose aux trusts du NHS :
- Nommer des « gardiens » de la liberté d'expression
- Mettre en place plusieurs canaux de signalement pour les préoccupations du personnel
- Protéger le personnel contre toute rétorsion en cas de signalement de problèmes
- Rendre compte chaque trimestre des données relatives à la prise de parole
- Procéder à des examens réguliers des dispositions mises en place
Attentes de la Care Quality Commission
La Care Quality Commission évalue, dans le cadre d'inspections sectorielles menées avec rigueur, si les prestataires de soins de santé permettent à leur personnel de signaler des problèmes. Des dispositifs de signalement insuffisants contribuent à de mauvaises notes d'inspection, ce qui a des répercussions sur l'agrément des prestataires.
Préoccupations d'ordre clinique vs préoccupations d'ordre administratif
Les dispositifs d'alerte dans le secteur de la santé doivent faire la distinction entre :
- Incidents cliniques nécessitant une intervention immédiate pour garantir la sécurité des patients
- Préoccupations en matière de gouvernance liées à des défaillances systémiques, à des problèmes de ressources ou au comportement des dirigeants
- Questions relatives à la déontologie professionnelle relevant de la compétence des organismes de réglementation professionnelle
Cela nécessite une capacité de triage sophistiquée permettant de garantir que les signalements soient acheminés vers les instances compétentes tout en préservant la confidentialité.
Exigences réglementaires dans le domaine pharmaceutique
Les laboratoires pharmaceutiques doivent permettre la déclaration des éléments suivants :
- Des problèmes de sécurité liés aux produits pouvant entraîner des rappels
- Infractions au protocole d'essai clinique
- Défauts de fabrication
- Questions relatives à la pharmacovigilance
Les autorités de régulation, notamment l'Agence de réglementation des médicaments et des produits de santé (MHRA), évaluent les dispositifs mis en place par les entreprises pour identifier et signaler les problèmes de sécurité.
Autres secteurs réglementés
Sécurité aérienne
Le règlement n° 376/2014 de l'Agence européenne de la sécurité aérienne (AESA) prévoit la déclaration obligatoire et volontaire des incidents liés à la sécurité dans le secteur de l'aviation. Les dispositifs d'alerte doivent s'intégrer au système de signalement des incidents de sécurité, tout en garantissant la confidentialité lorsque cela s'avère nécessaire.
Énergie et services publics
Les organisations du secteur de l'énergie doivent se conformer à des exigences concernant :
- Rapports sur la sûreté nucléaire (sous la supervision del'Office de réglementation nucléaire )
- Obligations en matière de protection de l'environnement
- Protection des infrastructures nationales essentielles
- Gestion des opérations critiques pour la sécurité
Services juridiques
L'Autorité de régulation des avocats (Solicitors Regulation Authority ) et les autres organismes de régulation du secteur juridique attendent des cabinets qu'ils mettent en place des dispositifs permettant de signaler les fautes professionnelles, les conflits d'intérêts et les manquements en matière de conformité.
Éducation
Les établissements d'enseignement supérieur en Angleterre doivent se conformer à la condition E6 de l'Office for Students, qui porte sur le harcèlement et les comportements sexuels inappropriés. Bien que cette condition ne concerne pas exclusivement le signalement d'irrégularités, elle définit des attentes en matière de mécanismes de signalement et de procédures d'enquête.
Caractéristiques essentielles des solutions destinées aux secteurs réglementés
Les solutions de signalement adaptées aux secteurs réglementés doivent présenter des fonctionnalités spécifiques :
Sécurité conforme aux normes réglementaires
Les mesures de sécurité standard ne suffisent pas pour les secteurs réglementés qui traitent des informations sensibles. Les solutions doivent offrir :
Chiffrement des données : chiffrement de bout en bout pour les rapports en transit et au repos, avec des normes de chiffrement conformes aux exigences réglementaires.
Contrôles d'accès : un accès granulaire basé sur les rôles garantissant que seul le personnel autorisé puisse consulter les rapports, avec des pistes d'audit complètes de tous les accès aux données.
Résilience des infrastructures : systèmes à haute disponibilité dotés de dispositifs adaptés de reprise après sinistre et de continuité des activités.
Certifications : certification ISO 27001 en matière de sécurité de l'information, conformité SOC 2 et autres certifications de sécurité pertinentes reconnues par les autorités de régulation.
Chez Safecall, nos systèmes sont certifiés ISO 27001 et les données sont hébergées dans des installations situées au Royaume-Uni qui répondent aux normes de sécurité les plus strictes. L'article « Quelles sont les politiques de conservation des données pour les systèmes d'alerte ? » présente notre approche en matière de traitement des données conforme au RGPD.
Expertise professionnelle en matière de traitement des rapports
Les secteurs réglementés impliquent des opérations complexes, des procédés techniques et des risques spécifiques. Les destinataires des rapports doivent disposer d'une expertise suffisante pour :
- Identifier les problèmes graves nécessitant une remontée immédiate
- Posez des questions de suivi pertinentes afin d'obtenir des informations détaillées utiles
- Comprendre les implications réglementaires des problèmes signalés
- Les rapports destinés aux autorités de régulation devraient, selon les prévisions,
Chez Safecall, chaque signalement téléphonique est traité par d'anciens agents de police britanniques possédant plus de 25 ans d'expérience dans le domaine des enquêtes. Cette expertise professionnelle est particulièrement précieuse dans les secteurs réglementés, où la compréhension de la gravité des problèmes techniques nécessite un jugement d'enquêteur acquis au fil d'années passées à traiter des affaires complexes.
Capacité à réagir rapidement
Les secteurs réglementés sont souvent confrontés à des délais très courts pour répondre aux signalements. Les problèmes de sécurité des produits, les risques pour la sécurité des patients ou les situations d'abus de marché peuvent nécessiter une intervention le jour même. Les solutions de signalement doivent permettre :
- Réception des signalements 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sans délai
- Notification immédiate au personnel concerné
- Procédures d'escalade rapide pour les problèmes urgents
- Préservation rapide des éléments de preuve avant qu'ils ne soient perdus
Piste d'audit et fonctionnalités de reporting
Les autorités de régulation chargées d'examiner les dispositifs de signalement attendent des preuves exhaustives attestant d'une gestion appropriée :
- Documentation complète des rapports reçus
- Comptes rendus des activités d'enquête et des décisions
- Preuves d'un accusé de réception et d'un retour d'information en temps opportun aux lanceurs d'alerte
- Présentation des mesures de protection des lanceurs d'alerte
- Rapports statistiques sur les volumes, les types et les résultats
Le logiciel de gestion des dossiers de Safecall fournit des pistes d'audit conformes aux exigences réglementaires tout en garantissant une confidentialité adéquate.
Capacité multijuridictionnelle
De nombreuses entités soumises à une réglementation exercent leurs activités dans plusieurs pays, chacun ayant des exigences réglementaires spécifiques. Les solutions doivent donc tenir compte des éléments suivants :
- Des exigences légales variables quant aux informations à communiquer et aux destinataires de ces informations
- Différentes normes en matière de protection des données et de confidentialité
- Plusieurs langues reflétant la diversité du personnel
- Les différences culturelles qui influencent la perception du lancement d'alerte
Intégration avec les déclarations réglementaires
Certaines préoccupations soulevées dans le cadre d'un signalement peuvent nécessiter d'être portées à la connaissance des autorités de régulation :
- Défaillances importantes des contrôles dans le secteur des services financiers
- Problèmes liés à la sécurité des produits pharmaceutiques
- Incidents liés à la sécurité des patients dans le secteur de la santé
- Abus de marché dans les sociétés de bourse
Les solutions de dénonciation doivent permettre une notification réglementaire appropriée tout en préservant, dans la mesure du possible, l'anonymat du lanceur d'alerte.
Normes d'enquête applicables aux secteurs réglementés
La réception d'un signalement n'est qu'un début. C'est la qualité de l'enquête qui détermine si le signalement protège réellement contre le risque réglementaire :
Conditions d'indépendance
Les autorités de régulation attendent que les enquêtes soient menées en toute indépendance, en particulier lorsque les faits mis en cause concernent la direction générale ou remettent en cause des pratiques établies. Parmi les options possibles, on peut citer :
- Des équipes d'enquête internes indépendantes relevant directement des comités d'audit
- Prestataires d'enquêtes externes ne présentant aucun conflit d'intérêts
- Contrôle réglementaire lorsque les préoccupations portent sur d'éventuelles infractions à la réglementation
Pour les enquêtes complexes nécessitant une certaine indépendance, les organisations peuvent faire appel aux services d'enquête en milieu professionnel de Safecall, menés par des professionnels expérimentés qui maîtrisent les exigences réglementaires.
Expertise technique
L'enquête sur des allégations de manipulation du marché, de manquements à la sécurité clinique ou d'infractions aux normes techniques nécessite une expertise spécifique. Les enquêteurs généralistes des ressources humaines peuvent ne pas disposer des connaissances nécessaires pour déterminer si ces allégations sont fondées.
Délais et rigueur
Les autorités de régulation attendent des enquêtes qu'elles soient à la fois rapides (afin de traiter les risques sans délai) et approfondies (afin de recueillir suffisamment d'éléments de preuve pour parvenir à des conclusions fiables). Pour concilier rapidité et qualité, il faut pouvoir compter sur des enquêteurs expérimentés, capables de déterminer quand une intervention rapide est indispensable et quand un examen approfondi s'impose.
Normes de documentation
Les documents relatifs à l'enquête doivent pouvoir résister à un examen minutieux des autorités de régulation. Cela comprend notamment :
- Des comptes rendus clairs concernant la portée et la méthodologie de l'enquête
- Collecte et analyse exhaustives des éléments de preuve
- Conclusions motivées et étayées par des éléments de preuve
- Des plans d'action adaptés visant à résoudre les problèmes identifiés
Formation aux environnements réglementés
Les formations sur le signalement des irrégularités dans les secteurs réglementés doivent tenir compte des spécificités de chaque secteur :
Contexte réglementaire
Les salariés doivent comprendre non seulement les procédures de signalement mises en place par l'organisation, mais aussi les exigences réglementaires applicables, la gravité potentielle des faits qu'ils pourraient constater, ainsi que les attentes des autorités de contrôle en matière de signalement.
Scénarios techniques
La formation doit s'appuyer sur des scénarios réalistes reflétant les types de problèmes auxquels les salariés de ce secteur pourraient être confrontés : activités boursières suspectes dans les services financiers, problèmes de sécurité clinique dans le secteur de la santé ou infractions environnementales dans le secteur de l'énergie.
Conséquences réglementaires
Les collaborateurs doivent comprendre que certaines préoccupations peuvent nécessiter une notification aux autorités de régulation, ce que cela implique en matière de confidentialité, et pourquoi un signalement interne précoce permet aux organisations de résoudre les problèmes avant qu'une intervention des autorités de régulation ne devienne nécessaire.
Comment Safecall accompagne les secteurs soumis à une réglementation
Depuis 1999, Safecall propose des services d'alerte professionnelle aux organisations évoluant dans des secteurs fortement réglementés, notamment :
Expertise dans le domaine des services financiers
Nous maîtrisons les exigences de la FCA, les obligations découlant du règlement sur les abus de marché, ainsi que les cadres de gouvernance complexes dans lesquels évoluent les établissements financiers. Nos systèmes permettent :
- Rapport confidentiel conforme aux attentes de la FCA
- Procédure d'escalade appropriée en cas d'abus de marché ou de défaillances graves des mécanismes de contrôle
- Documentation complète à l'appui de la mission de supervision du « défenseur des lanceurs d'alerte »
- Rapports statistiques pour les déclarations annuelles à la FCA
Compétences dans le domaine de la santé
Nous accompagnons les établissements du NHS, les prestataires de soins privés et les organismes de prise en charge en leur proposant des solutions qui :
- Intégrer les cadres « Freedom to Speak Up »
- Distinguer les incidents cliniques des problèmes de gouvernance
- Mettre en place une procédure d'escalade adaptée aux risques liés à la sécurité des patients
- Respecter les exigences du CQC en matière de gestion efficace des domaines
Gestion professionnelle des appels
D'anciens policiers britanniques, forts de plus de 25 ans d'expérience, apportent leur expertise supplémentaire en matière d'enquête lorsque cela s'avère nécessaire, et comme l'exigent souvent les secteurs réglementés, garantissant ainsi que les risques graves soient identifiés et que les informations pertinentes soient recueillies dès le début.
Enquête indépendante
Dans les affaires complexes, nos services d'enquête offrent l'indépendance et l'expertise attendues par les autorités de régulation lorsque des fautes graves sont alléguées.
Prochaines étapes
Les organisations opérant dans des secteurs réglementés devraient :
- Passer en revue les exigences en matière de dénonciation propres à chaque secteur, telles que définies par les autorités de régulation compétentes
- Veiller à ce que les solutions répondent à des normes renforcées en matière de sécurité et de confidentialité
- Mettre à profit une expertise professionnelle en matière de traitement des rapports et d'enquêtes
- Mettre en place des procédures de déclaration réglementaire adaptées pour les situations nécessitant une notification aux autorités de régulation
- Proposer des formations adaptées au secteur d'activité afin que les employés sachent quels problèmes signaler et comment procéder
Pour bénéficier de conseils d'experts sur la mise en place de solutions d'alerte professionnelle adaptées aux secteurs réglementés, contactez Safecall au +44 (0) 191 516 7720 ou consultez notre page consacrée aux solutions de signalement.
Pour obtenir des conseils à ce sujet, consultez nos ressources expliquant comment les solutions de signalement répondent aux exigences du secteur public, quel est le rôle du signalement dans la conformité des entreprises, ainsi que notre centre de ressources dédié à la conformité à la directive européenne sur le signalement.