ISO 37002 – Standards für die Meldung von Missständen

Die im Juli 2021 veröffentlichte Norm ISO 37002:2021 enthält internationale Leitlinien für die Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und Verbesserung von Whistleblowing-Managementsystemen.

Die vom ISO-Technischen Ausschuss 309 (Governance von Organisationen) entwickelte Norm ISO 37002:2021 bietet umfassende Leitlinien, die Organisationen dabei unterstützen, wirksame Whistleblowing-Regelungen auf der Grundlage von drei Kernprinzipien zu schaffen: Vertrauen, Unparteilichkeit und Schutz. Im Gegensatz zu verbindlichen Rechtsrahmen wie der EU-Whistleblowing-Richtlinie ist ISO 37002 eine freiwillige Leitlinie, die Organisationen anwenden können, um ihr Engagement für ethische Unternehmensführung unter Beweis zu stellen und die Einhaltung geltender regulatorischer Anforderungen zu unterstützen.

Für Compliance-Beauftragte, die sich mit komplexen Whistleblowing-Verpflichtungen auseinandersetzen müssen, bietet die ISO 37002 einen wertvollen Rahmen, der die gesetzlichen Anforderungen ergänzt. Die Norm gilt für alle Organisationen, unabhängig von ihrer Art, Größe, Tätigkeitsart oder Branche – ob öffentlich, privat oder gemeinnützig. Organisationen können die ISO 37002 als eigenständige Leitlinie umsetzen oder sie in andere ISO-Managementsystemnormen integrieren, darunter die ISO 37001 (Bekämpfung von Bestechung) und die ISO 37301 (Compliance-Management).

Hintergrundinformationen zu den Verpflichtungen zur Einhaltung der EU-Richtlinie finden Sie in unserem Compliance-Hub zur EU-Whistleblowing-Richtlinie.

Was ist ISO 37002?

ISO 37002 ist eine Norm vom Typ B, was bedeutet, dass sie eher Leitlinien als zertifizierbare Anforderungen enthält. Unternehmen können keine „Zertifizierung“ nach ISO 37002 erhalten, wie dies bei ISO 37001 (Bekämpfung von Bestechung) oder ISO 37301 (Compliance-Management) der Fall ist. Stattdessen bietet ISO 37002 Leitlinien für bewährte Verfahren, die Unternehmen entsprechend ihren spezifischen Gegebenheiten, ihrer Größe, Komplexität und ihrem Risikoprofil anwenden können.

Die Norm deckt den gesamten Lebenszyklus der Meldung von Missständen anhand von vier wesentlichen Schritten ab:

Entgegennahme von Meldungen über Fehlverhalten: Einrichtung leicht zugänglicher, sicherer Kanäle, über die Einzelpersonen vermutetes Fehlverhalten oder Risiken melden können. Die Norm betont, dass mindestens ein Meldekanal an eine Stelle außerhalb der üblichen Führungshierarchie angeschlossen sein sollte, um Unabhängigkeit zu gewährleisten.

Beurteilung von Meldungen über Fehlverhalten: Einführung klarer, einheitlicher Verfahren zur Beurteilung eingegangener Meldungen. Die Beurteilung muss unparteiisch und gut dokumentiert sein und von Personen durchgeführt werden, die über die entsprechende Fachkompetenz und Befugnis verfügen.

Umgang mit Meldungen über Fehlverhalten: Ergreifen geeigneter Maßnahmen bei begründeten Bedenken; dazu können Untersuchungen, Abhilfemaßnahmen, Disziplinarmaßnahmen, Prozessverbesserungen oder die Weiterleitung an die zuständigen Behörden gehören.

Abschluss von Whistleblowing-Fällen: Die Fälle ordnungsgemäß abschließen, indem den Hinweisgebern ein angemessenes Feedback gegeben wird, die Ergebnisse dokumentiert werden und aus den Fällen Lehren gezogen werden, um das System zu verbessern.

Die drei Grundprinzipien

Die Norm ISO 37002 basiert auf drei Grundprinzipien, die jeden Aspekt eines Whistleblowing-Managementsystems durchdringen sollten:

Vertrauen

Vertrauen ist unerlässlich, um Whistleblower dazu zu ermutigen, Informationen über Fehlverhalten offenzulegen. Ohne das Vertrauen, dass Meldungen angemessen behandelt werden und dass ein echter Schutz gewährleistet ist, schweigen die Mitarbeiter oder wenden sich extern an Aufsichtsbehörden oder Medien. Um Vertrauen aufzubauen, ist Folgendes erforderlich:

• Barrierefreie Meldekanäle, die tatsächlich verfügbar und benutzerfreundlich sind
• Klare Kommunikation darüber, wie Meldungen bearbeitet werden und welche Schutzmaßnahmen zur Verfügung stehen
• Sichtbares Engagement der Führung, das sich in konsequentem Handeln bei auftretenden Problemen zeigt
• Belege dafür, dass frühere Whistleblower geschützt und nicht benachteiligt wurden
• Transparente Prozesse, die es Hinweisgebern ermöglichen, nachzuvollziehen, was mit ihren Meldungen geschieht

Untersuchungen belegen immer wieder, dass ein größeres Vertrauen der Mitarbeiter in das Unternehmen die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Bedenken intern gemeldet werden. Umgekehrt schweigen die Mitarbeiter bei fehlendem Vertrauen entweder oder umgehen die internen Kanäle, wodurch den Unternehmen die Möglichkeit genommen wird, auf Bedenken einzugehen, bevor diese eskalieren.

Unparteilichkeit

Unparteilichkeit gewährleistet, dass Meldungen fair und ohne Voreingenommenheit gegenüber einer der Parteien geprüft und untersucht werden. Dies setzt Folgendes voraus:

• Unabhängigkeit der für die Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen von Interessenkonflikten
• Objektive Beurteilung auf der Grundlage von Fakten statt von Vorurteilen
• Faire Behandlung sowohl von Hinweisgebern als auch von den Personen, gegen die Vorwürfe erhoben werden
• Entscheidungen, die auf Fakten beruhen und nicht auf organisatorischen Machtkämpfen oder persönlichen Beziehungen
• Konsequente Anwendung der Standards in allen Berichten, unabhängig davon, wer daran beteiligt ist

In den 25 Jahren, in denen wir Organisationen bei der Einrichtung von Whistleblowing-Systemen unterstützen, haben wir festgestellt, dass die Wahrung der Unparteilichkeit besonders dann eine Herausforderung darstellt, wenn Bedenken die oberste Führungsebene betreffen oder gängige Praktiken in Frage stellen. Professionelle Unabhängigkeit – sei es durch externe Anbieter oder durch ordnungsgemäß strukturierte interne Funktionen – ist für die Wahrung einer glaubwürdigen Unparteilichkeit unerlässlich.

Schutz

Der Schutz umfasst Maßnahmen zur Verhinderung und Bekämpfung von Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber sowie zu deren Unterstützung während des gesamten Verfahrens. Ein wirksamer Schutz erfordert:

• Die Anonymität des Hinweisgebers wird während des gesamten Verfahrens gewahrt
• Klare Richtlinien gegen Vergeltungsmaßnahmen mit sichtbarer Durchsetzung
• Unterstützungsmaßnahmen, die Whistleblowern helfen, sich im Verfahren zurechtzufinden
• Laufende Überwachung zur Aufdeckung und Verhinderung von Vergeltungsmaßnahmen
• Schnelles, entschlossenes Handeln im Falle von Vergeltungsmaßnahmen

Die EU-Whistleblower-Richtlinie schreibt Schutzmaßnahmen mit umgekehrter Beweislast bei Vergeltungsmaßnahmen vor. Die Norm ISO 37002 enthält Leitlinien zur Umsetzung von Schutzmaßnahmen, die diese gesetzlichen Anforderungen erfüllen und sogar übertreffen. „Wie können Unternehmen Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen schützen?“ befasst sich eingehend mit diesen Schutzmaßnahmen.

Warum die Norm ISO 37002 wichtig ist

Freiwillige bewährte Verfahren

Während die EU-Whistleblowing-Richtlinie rechtliche Verpflichtungen für in Europa tätige Organisationen schafft, bietet die Norm ISO 37002 freiwillige Leitlinien, die es Organisationen ermöglichen, über die Mindestanforderungen hinauszugehen. Organisationen, die die Norm ISO 37002 umsetzen, zeigen damit ihr Engagement für eine ethische Unternehmensführung, das über die gesetzlichen Anforderungen hinausgeht.

Ergänzt die gesetzlichen Anforderungen

Die Norm ISO 37002 hilft Organisationen dabei, sowohl dem „Geist“ als auch dem „Buchstaben“ der Whistleblowing-Gesetzgebung gerecht zu werden. Die EU-Richtlinie nennt drei Meldewege, über die Whistleblower geschützt sind: intern, bei Aufsichtsbehörden oder bei den Medien. Organisationen bevorzugen natürlich die interne Meldung, da sie so Bedenken klären können, bevor es zu einer externen Offenlegung kommt. Durch die Einhaltung der ISO 37002 und den Aufbau von Systemen, die auf Vertrauen, Unparteilichkeit und Schutz basieren, erhöhen Organisationen die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter Bedenken intern statt extern äußern.

Integration mit anderen Standards

Die harmonisierte Struktur der Norm ISO 37002 ermöglicht die Integration mit anderen ISO-Normen für Managementsysteme:

ISO 37001 (Bekämpfung von Bestechung): Whistleblowing-Systeme unterstützen Programme zur Bekämpfung von Bestechung, indem sie die Meldung von Verdachtsfällen auf Bestechung und Korruption ermöglichen. Der Artikel „Wie tragen Whistleblowing-Systeme zur Erfüllung der Anforderungen zur Korruptionsbekämpfung bei?“ befasst sich mit dieser Verknüpfung.

ISO 37301 (Compliance-Management): Whistleblowing bietet eine wesentliche Erkennungsfunktion für Compliance-Managementsysteme und ermöglicht es, Compliance-Verstöße zu identifizieren, bevor sie eskalieren.

ISO 31000 (Risikomanagement): Daten aus dem Whistleblowing fließen in die Risikobewertung ein und zeigen Bereiche auf, in denen verstärkte Kontrollen oder Prozessverbesserungen erforderlich sind.

Durch die Integration können Unternehmen ihre Vorgehensweisen vereinheitlichen, den Dokumentationsaufwand reduzieren und die Kommunikation zwischen den verschiedenen Governance-Funktionen verbessern.

Vertrauen der Interessengruppen

Die Einführung der Norm ISO 37002 zeigt den Interessengruppen – Investoren, Kunden, Aufsichtsbehörden und Mitarbeitern –, dass das Unternehmen das Thema Whistleblowing ernst nimmt. Dies stärkt das Vertrauen in die Qualität der Unternehmensführung und kann zu Wettbewerbsvorteilen bei Ausschreibungen, besseren ESG-Ratings und einem besseren Ruf führen. Der Artikel „Welche Rolle spielt Whistleblowing bei der Compliance in Unternehmen?“ beleuchtet die weiterreichenden Vorteile für die Unternehmensführung.

Zusammenhang mit den rechtlichen Rahmenbedingungen

Die Norm ISO 37002 ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, ergänzt jedoch die gesetzlichen Anforderungen:

EU-Whistleblowing-Richtlinie

Organisationen, die die Norm ISO 37002 umsetzen, erfüllen automatisch die meisten Anforderungen der EU-Richtlinie. Die Vorgaben der Norm zu Meldekanälen, Bewertungsverfahren, Schutzmaßnahmen und Fallbearbeitung entsprechen den Mindeststandards der Richtlinie und gehen oft sogar darüber hinaus. Dennoch müssen Organisationen weiterhin sicherstellen, dass sie die spezifischen Anforderungen der einzelnen Mitgliedstaaten einhalten, die in den 27 EU-Ländern unterschiedlich sind.

PIDA-Rahmenwerk für Großbritannien

Zwar schreibt das britische PIDA-Gesetz keine internen Meldekanäle vor (außer in regulierten Branchen), doch richten Organisationen, die die Norm ISO 37002 freiwillig umsetzen, Regelungen ein, die über die grundlegenden Schutzanforderungen des PIDA hinausgehen. Damit sind sie gut für mögliche Reformen im Vereinigten Königreich gerüstet, darunter den vorgeschlagenen „Office of the Whistleblower Bill“.

Branchenspezifische Vorschriften

Regulierte Branchen, darunter auch der Finanzdienstleistungssektor, sehen sich zusätzlichen Anforderungen seitens der Branchenaufsichtsbehörden gegenüber. Die Norm ISO 37002 bietet einen Rahmen, der sicherstellt, dass die entsprechenden Vorkehrungen diesen erhöhten Erwartungen gerecht werden und gleichzeitig die Einheitlichkeit über verschiedene Regulierungsbereiche hinweg gewährleistet ist.

Wesentliche Elemente der Umsetzung der Norm ISO 37002

Hintergrund der Organisation

Organisationen müssen ihren spezifischen internen und externen Kontext verstehen, einschließlich ihrer Größe, Komplexität, geografischen Verbreitung, des regulatorischen Umfelds, des Risikoprofils sowie der Bedürfnisse und Erwartungen der interessierten Parteien. Dieses Kontextverständnis bestimmt, wie die Leitlinien der ISO 37002 in angemessener und wirksamer Weise angewendet werden.

So benötigt beispielsweise ein multinationales Finanzdienstleistungsunternehmen ein komplexeres Whistleblowing-Managementsystem als eine kleine gemeinnützige Organisation; dennoch können beide die Grundsätze des Vertrauens, der Unparteilichkeit und des Schutzes in einer Weise anwenden, die ihrem jeweiligen Kontext angemessen ist.

Führungskompetenz und Engagement

Die oberste Führungsebene und gegebenenfalls das Leitungsgremium müssen ihr Engagement für ein wirksames Whistleblowing-System unter Beweis stellen, indem sie eine Whistleblowing-Richtlinie festlegen, angemessene Ressourcen bereitstellen, Unabhängigkeit, Unparteilichkeit und Schutz gewährleisten, die Bedeutung des Whistleblowings in der gesamten Organisation kommunizieren und die Whistleblowing-Managementfunktion unterstützen.

Ohne sichtbares und beständiges Engagement der Führungskräfte können Whistleblowing-Systeme nicht das Vertrauen schaffen, das für ihre Wirksamkeit erforderlich ist.

Planung

Unternehmen müssen ihr Whistleblowing-Managementsystem planen, indem sie Risiken und Chancen identifizieren, Ziele festlegen und Maßnahmen zu deren Erreichung bestimmen. Zur Planung gehört die Festlegung des Geltungsbereichs und der Funktionsweise des Systems, beispielsweise welche Arten von Fehlverhalten gemeldet werden können, wer zur Meldung berechtigt ist (z. B. nur Mitarbeiter oder auch weitere Interessengruppen), welche Meldewege zur Verfügung stehen, wie Meldungen bewertet und untersucht werden und welche Schutz- und Unterstützungsmaßnahmen umgesetzt werden. Bei der Planung sollten auch Veränderungen berücksichtigt werden, die die Wirksamkeit des Whistleblowing-Managementsystems beeinträchtigen könnten.

Betrieb

Zu den operativen Elementen des Whistleblowing-Managementsystems gehören:

Entgegennahme von Meldungen: Bereitstellung mehrerer zugänglicher Meldewege (z. B. telefonisch, online, schriftlich), klare Informationen darüber, wie Bedenken gemeldet werden können, gegebenenfalls mehrsprachige Unterstützung, Maßnahmen zur Gewährleistung von Vertraulichkeit und Datenschutz sowie, sofern angemessen, Möglichkeiten zur anonymen Meldung.

Prüfung von Meldungen: Erste Einstufung zur Feststellung des Schweregrads und der Dringlichkeit, Bewertung des Risikos eines schädigenden Verhaltens, Zuweisung an unabhängige und kompetente Stellen zur Untersuchung, Dokumentation der Bewertungsentscheidungen sowie zeitnahe Empfangsbestätigung an die Hinweisgeber.

Umgang mit Meldungen: Angemessene und unparteiische Untersuchungsverfahren, Erhebung und Auswertung relevanter Beweise, Umsetzung von Abhilfemaßnahmen bei begründeten Bedenken, gegebenenfalls Disziplinarmaßnahmen, Schutz und Unterstützung von Hinweisgebern und anderen betroffenen Parteien sowie Prozessverbesserungen zur Vermeidung von Wiederholungen.

Abschluss von Fällen: Gegebenenfalls Mitteilung der Ergebnisse an die Hinweisgeber, formelle Dokumentation der Fallabschlüsse und Erfassung der gewonnenen Erkenntnisse zur Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung des Whistleblowing-Managementsystems.

Leistungsbewertung

Organisationen sollten die Wirksamkeit des Whistleblowing-Managementsystems überwachen, messen, analysieren und bewerten. Dazu gehört die Verwendung relevanter qualitativer und quantitativer Kennzahlen wie Meldungsvolumen und -trends, Nutzungsmuster der Meldekanäle, Pünktlichkeit der Antworten, Quote der begründeten Meldungen sowie Rückmeldungen von Mitarbeitern und anderen Interessengruppen zu Bekanntheit, Vertrauen und Zuversicht in das System. Die Leistungsbewertung sollte auch interne Audits und eine Überprüfung durch die Geschäftsleitung umfassen, um sicherzustellen, dass das Whistleblowing-Managementsystem wirksam und angemessen bleibt und kontinuierlich verbessert wird.

 „Welche Rolle spielt Whistleblowing bei der Einhaltung von Unternehmensvorschriften? “ befasst sich ausführlich mit der Messung der Wirksamkeit.

Verbesserung

Die kontinuierliche Verbesserung ist ein grundlegender Bestandteil der Norm ISO 37002. Organisationen sollten die Wirksamkeit ihres Whistleblowing-Managementsystems regelmäßig überprüfen, Verbesserungsmöglichkeiten ermitteln und Verbesserungen umsetzen, die auf den Ergebnissen der Leistungsbewertung, den aus Whistleblowing-Fällen gewonnenen Erkenntnissen, sich ändernden gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen sowie dem Feedback von Hinweisgebern und anderen interessierten Parteien basieren. Werden Nichtkonformitäten festgestellt, sollten Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, um eine Wiederholung zu verhindern und das System zu stärken.

Vorteile der Einführung der Norm ISO 37002

Unternehmen, die auf ISO 37002 basierende Whistleblowing-Managementsysteme einführen, profitieren von folgenden Vorteilen:

Frühzeitige Aufdeckung von Fehlverhalten: Systematische Ansätze zur Entgegennahme und Bewertung von Meldungen ermöglichen es, Fehlverhalten zu erkennen, bevor es zu schwerwiegenden Haftungsrisiken oder Reputationsschäden eskaliert.

Verbesserte Unternehmensführung: Der Nachweis solider Whistleblowing-Regelungen gegenüber Vorständen, Prüfungsausschüssen, Aufsichtsbehörden und Investoren schafft Vertrauen in die Qualität der Unternehmensführung.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Norm ISO 37002 ist zwar freiwillig, hilft Organisationen jedoch dabei, die verbindlichen Anforderungen der EU-Richtlinie, branchenspezifischer Vorschriften und nationaler Gesetze zu übertreffen.

Geringeres Haftungsrisiko: Die frühzeitige Aufdeckung von Missständen und das Ergreifen geeigneter Maßnahmen verringern das Haftungsrisiko des Arbeitgebers sowie das Risiko von Bußgeldern, zivilrechtlichen Ansprüchen und strafrechtlicher Verfolgung. Wie können Whistleblowing-Dienste dazu beitragen, das Haftungsrisiko am Arbeitsplatz zu verringern? In diesem Beitrag wird die Verringerung des Haftungsrisikos durch effektives Whistleblowing untersucht.

Kulturelle Verbesserung: Die Einführung von Systemen, die auf Vertrauen, Unparteilichkeit und Schutz basieren, trägt zu einer ethischen Unternehmenskultur bei, in der das Ansprechen von Problemen gefördert wird und Fehlverhalten angemessen geahndet wird.

Vertrauen der Interessengruppen: Ein nachweisliches Bekenntnis zu den Grundsätzen der ISO 37002 stärkt das Vertrauen bei Mitarbeitern, Investoren, Kunden und Aufsichtsbehörden.

„Was sind die Vorteile von ISO-konformen Whistleblowing-Systemen? “ befasst sich umfassend mit diesen Vorteilen.

Herausforderungen bei der Umsetzung der Norm ISO 37002

Unternehmen stehen häufig vor verschiedenen Herausforderungen:

Ressourcenzuweisung: Die Einführung umfassender Whistleblowing-Managementsysteme erfordert Investitionen in Meldekanäle, Schulungen, Untersuchungskapazitäten und eine kontinuierliche Überwachung. Für kleinere Organisationen kann es schwierig sein, die dafür erforderlichen Ressourcen zu rechtfertigen, doch die Flexibilität der Norm ermöglicht eine verhältnismäßige Umsetzung.

Anforderungen an die Unabhängigkeit: Die Wahrung von Unparteilichkeit und Unabhängigkeit kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere in kleineren Organisationen oder wenn die Vorwürfe die oberste Führungsebene betreffen. Externe Dienstleister können die internen Kapazitäten ergänzen und bei Bedarf für Unabhängigkeit sorgen.

Kultureller Widerstand: In manchen Unternehmenskulturen wird das Melden von Missständen negativ gesehen. Um einen Kulturwandel herbeizuführen, bei dem das Melden von Missständen als positiver Beitrag zur Unternehmensführung angesehen wird, bedarf es eines anhaltenden Engagements der Führungskräfte und sichtbarer Maßnahmen, die zeigen, dass Whistleblower geschätzt und geschützt werden.

Komplexität der Integration: Unternehmen mit bestehenden Compliance-, Ethik- oder Risikomanagementprogrammen müssen die Whistleblowing-Möglichkeiten angemessen integrieren, ohne dass es zu bürokratischen Doppelungen oder Unklarheiten darüber kommt, welcher Kanal welchem Zweck dient.

Wie Safecall die Umsetzung der Norm ISO 37002 unterstützt

Die Whistleblowing-Dienstleistungen von Safecall entsprechen den Grundsätzen und Anforderungen der Norm ISO 37002:

Vertrauen

Safecall fördert das Vertrauen in Whistleblowing-Regelungen, indem es zum Zeitpunkt der Meldung ein einheitliches, professionelles Meldeverfahren gewährleistet. Die Meldungen werden rund um die Uhr von geschulten Fachkräften entgegengenommen, die über umfangreiche Erfahrung im Umgang mit sensiblen Hinweisen verfügen. So sind sie in der Lage, geeignete klärende Fragen zu stellen und die Bedenken auf ruhige und professionelle Weise genau zu dokumentieren.

Die Rolle von Safecall beschränkt sich auf die Entgegennahme und Dokumentation von Meldungen. Durch Qualitätssicherungsmaßnahmen wird sichergestellt, dass die Informationen klar, vollständig und neutral erfasst werden, bevor sie sicher an die Organisation weitergeleitet werden. Die Verantwortung für die Bewertung, Untersuchung und Bearbeitung von Bedenken liegt weiterhin bei der Organisation, was das Vertrauen stärkt und gleichzeitig die Rechenschaftspflicht der Organisation im Einklang mit der Norm ISO 37002 gewährleistet.

Unparteilichkeit

Als externer Anbieter bietet Safecall eine unabhängige Anlaufstelle für Hinweisgeber, die frei von internen Interessenkonflikten ist. Safecall nimmt Meldungen entgegen und dokumentiert diese. Dabei führt das Unternehmen lediglich eine erste Vorabprüfung durch, um die richtige Weiterleitung sicherzustellen, potenzielle Interessenkonflikte zu erkennen und vollständige sowie korrekte Informationen zu erfassen. Die Verantwortung für die Bearbeitung, Untersuchung und Klärung der Meldungen verbleibt bei der Organisation.

Schutz

Safecall unterstützt den Schutz von Hinweisgebern, indem es die Vertraulichkeit bei der Meldung gewährleistet und anonyme Meldungen über sichere Systeme ermöglicht, die die Erfassung personenbezogener Daten auf ein Minimum beschränken. Telefonate werden nicht aufgezeichnet, und technische Identifikatoren wie IP-Adressen werden nicht erfasst.

Safecall übernimmt nicht im Auftrag der Organisation die Verantwortung für den Schutz von Hinweisgebern; die Verantwortung für die Überwachung und das Reagieren auf Vergeltungsrisiken liegt weiterhin bei der Organisation. Das System von Safecall ermöglicht es Organisationen, Schutzmaßnahmen zu dokumentieren und angemessene Folgemaßnahmen nachzuweisen.

Unsere Fallmanagement-Software ermöglicht es Organisationen, Schutzmaßnahmen nachzuverfolgen, die Situation von Hinweisgebern zu überwachen und eine angemessene Reaktion auf Vorwürfe von Vergeltungsmaßnahmen nachzuweisen.

Unterstützung in vier Schritten

Meldemöglichkeiten: Unser Multichannel-Meldesystem umfasst telefonische Hotlines (rund um die Uhr, in über 175 Sprachen), sichere Online-Meldungen sowie die Möglichkeit zur schriftlichen Einreichung.

Beurteilung: Professionelle Callcenter-Mitarbeiter erkennen schwerwiegende Probleme, die eine sofortige Eskalation erfordern, und halten dabei die entsprechenden Dokumentationsstandards ein.

Lösungsansatz: Bei komplexen Fällen bieten unsere unabhängigen Ermittlungsdienste Fachkompetenz und Objektivität, die den Anforderungen der Norm ISO 37002 entsprechen.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Fallmanagement-Tools ermöglichen ein angemessenes Feedback an Hinweisgeber sowie die Dokumentation der Ergebnisse, was eine kontinuierliche Verbesserung unterstützt.

Einbindung in ein umfassenderes Governance-Konzept

Die Norm ISO 37002 fordert Organisationen dazu auf, Whistleblowing nicht als isolierte Compliance-Anforderung, sondern als integralen Bestandteil der Unternehmensführung zu betrachten. Eine wirksame Integration erfordert:

• Aufsicht auf Vorstandsebene mit regelmäßiger Berichterstattung über Kennzahlen und Themen im Zusammenhang mit Whistleblowing
• Verbindung zum Risikomanagement, wodurch Whistleblowing-Daten in die Risikobewertung einfließen können
• Verweise auf Compliance-Programme, bei denen Whistleblowing die Aufdeckung von Verstößen in verschiedenen Compliance-Bereichen unterstützt
• Abstimmung mit der internen Revision zur Bereitstellung von Informationen, die die Prüfungsplanung ergänzen
• Abstimmung mit Ethik- und Kulturinitiativen, die die Erwartungen hinsichtlich der Offenheit stärken

„Welche Rolle spielt Whistleblowing bei der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien? “ beleuchtet diese Zusammenhänge umfassend.

Nächste Schritte für Organisationen

Organisationen, die die Einführung der Norm ISO 37002 in Erwägung ziehen, sollten:

1. Die derzeitigen Regelungen anhand der Leitlinien des Standards zu Grundsätzen, Prozessen und Praktiken bewerten
2. Lücken identifizieren, bei denen die derzeitigen Systeme hinter den Empfehlungen der ISO 37002 zurückbleiben
3. Festlegung einer angemessenen Umsetzung, die der Größe, Komplexität und dem Risiko der Organisation entspricht
4. Integration in bestehende Managementsysteme planen (Compliance, Korruptionsbekämpfung, Risikomanagement)
5. Ressourcen für Kanäle, Schulungen, Ermittlungskapazitäten und die laufende Überwachung bereitstellen
6. Führen Sie den von der Norm ISO 37002 empfohlenen Plan-Do-Check-Act-Zyklus systematisch durch, um eine kontinuierliche Verbesserung voranzutreiben.
7. Überwachen Sie die Wirksamkeit anhand von Kennzahlen, die auf die Ziele der ISO 37002 abgestimmt sind
8. Sich auf der Grundlage von Erfahrungen, Änderungen der Rechtsvorschriften und Rückmeldungen der Interessengruppen kontinuierlich verbessern

Wenn Sie fachkundige Beratung zur Einführung von Whistleblowing-Managementsystemen benötigen, wenden Sie sich bitte an Safecall unter +44 (0) 191 516 7720 oder besuchen Sie unsere Seite zu Whistleblowing-Lösungen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter den Themen „Wie können Unternehmen die EU-Richtlinien zum Schutz von Hinweisgebern einhalten?“, „Wie gehen Organisationen mit dem Risiko von Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber um?“ sowie in unserem Compliance-Hub zur EU-Whistleblowing-Richtlinie.