Das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen stellt eine der größten Gefahren für wirksame Whistleblowing-Programme dar.
Wenn Mitarbeiter negative Konsequenzen befürchten, wenn sie Missstände ansprechen, schweigen sie entweder über schwerwiegendes Fehlverhalten oder melden es extern an Aufsichtsbehörden, Medien oder Anwälte – wobei sie interne Kanäle umgehen und den Unternehmen die Möglichkeit nehmen, Probleme anzugehen, bevor sie eskalieren.
Die EU-Whistleblower-Richtlinie trägt dem Rechnung, indem sie die Beweislast umkehrt: Organisationen müssen nachweisen, dass die Benachteiligung von Whistleblowern keine Vergeltungsmaßnahme war. Dadurch wird Vergeltung von einer arbeitsrechtlichen Angelegenheit, die Klagen von Arbeitnehmern erfordert, zu einem Compliance-Risiko, das ein proaktives Management seitens der Organisation erfordert.
Das Management des Risikos von Vergeltungsmaßnahmen erfordert systematische Ansätze: Ermittlung der Bereiche mit dem höchsten Risiko, Einführung präventiver Kontrollmaßnahmen, Einrichtung von Erkennungsmechanismen, Ausarbeitung von Reaktionsprotokollen sowie die Erstellung von Prüfpfaden, die belegen, dass Beschäftigungsentscheidungen, die Whistleblower betreffen, auf legitimen Gründen beruhen. Unternehmen, die dieses Risiko erfolgreich bewältigen, profitieren von einer verstärkten internen Meldung von Missständen, einer geringeren rechtlichen Haftung und verbesserten Beziehungen zu den Aufsichtsbehörden.
Weitere Informationen zum Thema Whistleblower-Schutz finden Sie unter „Wie können Unternehmen Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen schützen?“ sowie in unserem Compliance-Hub zur EU-Whistleblower-Richtlinie.
Warum das Management des Risikos von Vergeltungsmaßnahmen wichtig ist
Vergeltungsmaßnahmen bergen über einzelne arbeitsrechtliche Ansprüche hinaus zahlreiche Risiken:
Haftung
Gemäß der Richtlinie drohen Organisationen Sanktionen, wenn sie Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber ergreifen. Die Sanktionen variieren je nach Mitgliedstaat, können jedoch erhebliche Geldbußen (Portugal: bis zu 44.891,81 €), behördliche Durchsetzungsmaßnahmen und in einigen Rechtsordnungen sogar strafrechtliche Verfolgung der Personen umfassen, die Vergeltungsmaßnahmen ergreifen. Im Vereinigten Königreich gibt es bei Klagen wegen Entlassung im Zusammenhang mit Hinweisgebung keine Entschädigungsobergrenze, und solche Klagen können bereits ab dem ersten Tag des Arbeitsverhältnisses erhoben werden.
Behördliche Überprüfung
Die Aufsichtsbehörden betrachten Vergeltungsmaßnahmen als Zeichen für Mängel in der Unternehmensführung. Die Financial Conduct Authority bewertet die Whistleblowing-Regelungen von Unternehmen, einschließlich der Maßnahmen zum Schutz von Hinweisgebern. Hinweise auf Vergeltungsmaßnahmen führen zu einer verstärkten behördlichen Überprüfung, die über das Whistleblowing hinausgeht und sich auf die Unternehmensführung und -kultur im weiteren Sinne erstreckt.
Kultureller Schaden
Offene Vergeltungsmaßnahmen zerstören die Kultur der offenen Kommunikation. Mitarbeiter, die miterleben, wie Kollegen dafür bestraft werden, dass sie Missstände ansprechen, kommen zu dem Schluss, dass formelle Schutzmaßnahmen sinnlos sind. Die Zahl der Meldungen bricht ein, während das Vertrauen schwindet. Untersuchungen von Protect zeigen, dass 70 % der Hinweisgeber Schikanen ausgesetzt sind, was die Verbreitung von Vergeltungsmaßnahmen und deren abschreckende Wirkung auf andere verdeutlicht.
Eskalationsrisiko
Wenn Mitarbeiter interne Vergeltungsmaßnahmen befürchten, melden sie Vorfälle extern an Aufsichtsbehörden, Medien oder Anwälte. Dadurch wird Unternehmen die Möglichkeit genommen, vor einer öffentlichen Bekanntgabe, einem Eingreifen der Aufsichtsbehörden oder einem Rechtsstreit eigene Untersuchungen durchzuführen und Abhilfe zu schaffen. Externe Meldungen haben oft schwerwiegendere Folgen, als dies bei einer internen Meldung der Fall gewesen wäre.
Ermittlung von Vergeltungsrisiken
Bei risikobasierten Ansätzen wird zunächst ermittelt, wo Vergeltungsmaßnahmen am wahrscheinlichsten sind:
Risikoreiche Szenarien
Das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen steigt, wenn:
- Durch Whistleblowing werden einflussreiche Personen (Führungskräfte, leitende Angestellte, Vorstandsmitglieder) belastet
- Die Vorwürfe stellen gängige Praktiken oder kulturelle Normen in Frage
- Die Bedenken betreffen erhebliche finanzielle Interessen (Großaufträge, Einnahmequellen, Bonuszahlungen für Führungskräfte)
- Kleine Organisationen oder Abteilungen, in denen es schwierig ist, die Anonymität zu wahren
- Feindselige Führungskulturen, in denen Loyalität höher geschätzt wird als die Einhaltung von Vorschriften
Gefährdete Bevölkerungsgruppen
Bestimmte Mitarbeiter sind einem erhöhten Risiko von Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt:
- Personen in prekären Beschäftigungsverhältnissen (Probezeit, befristete Verträge, Leiharbeitnehmer)
- Nachwuchskräfte, die Bedenken hinsichtlich ihrer Vorgesetzten äußern
- Isolierte Mitarbeiter (alleinige Vertreter in bestimmten Regionen oder Funktionsbereichen)
- Menschen in Kulturen, in denen Whistleblowing negativ gesehen wird
Überlegungen zum Zeitpunkt
Das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen ist am höchsten:
- Unmittelbar nach der Meldung (spontane Reaktionen der betroffenen Personen)
- Während der Befragung, wenn sich die Befragten bedroht fühlen
- Nach Abschluss der Ermittlungen, insbesondere wenn gegen die Betroffenen Disziplinarmaßnahmen verhängt werden
- Im Rahmen von Leistungsbeurteilungsrunden, in denen negative Bewertungen begründet werden können
Präventionsstrategien
Eine wirksame Prävention verbindet klare Richtlinien, sichtbare Konsequenzen und kulturelle Verankerung:
Umfassende Richtlinien gegen Vergeltungsmaßnahmen
In den Richtlinien muss der Begriff „Vergeltungsmaßnahmen“ weit gefasst definiert werden (einschließlich subtiler Formen), es müssen alle Vergeltungsmaßnahmen ausdrücklich untersagt werden, es müssen klare Konsequenzen für Verstöße festgelegt werden und es müssen Eskalationswege für Hinweisgeber aufgezeigt werden, die Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sind. Richtlinien sind nur dann von Nutzen, wenn sie umfassend kommuniziert und konsequent durchgesetzt werden.
Manager-Schulung
Führungskräfte benötigen spezielle Schulungen zu folgenden Themen:
- Was gilt als Vergeltungsmaßnahme (viele erkennen subtile Formen nicht)
- Ihre Verpflichtung zum Schutz von Hinweisgebern
- Wie man Teams führt, wenn Vorwürfe untersucht werden
- Vertraulichkeit wahren, auch wenn sie wissen, wer die Meldung gemacht hat
Schulungsprogramme zu diesen Themen tragen dazu bei, unbeabsichtigte Vergeltungsmaßnahmen zu vermeiden und gleichzeitig das Engagement des Unternehmens zu demonstrieren.
Erforderliche Unterlagen
Die in der Richtlinie vorgesehene Umkehr der Beweislast bedeutet, dass Organisationen für alle Beschäftigungsentscheidungen, die Whistleblower betreffen, stichhaltige Begründungen dokumentieren müssen. Dazu gehören:
- Nachweise aus der Leistungsbeurteilung, die die Bewertungen stützen
- Wirtschaftliche Gründe für Umstrukturierungen, von denen Whistleblower betroffen sind
- Gründe für Disziplinarmaßnahmen
- Erläuterungen zu Änderungen bei Zuständigkeiten oder Berichtswegen
Die Dokumentation sollte zeitgleich mit den Entscheidungen erstellt werden und nicht erst nachträglich, wenn Vergeltungsmaßnahmen vorgeworfen werden.
Trennverfahren
Wenn direkte Vorgesetzte oder enge Kollegen von den Ermittlungen betroffen sind, sollten Sie eine vorübergehende Trennung in Betracht ziehen:
- Die Zuweisung von Hinweisgebern zu anderen Berichtswegen während der Ermittlungen
- Einschränkung des Zugangs der Probanden zu Hinweisgebern
- Einrichtung von Informationsbarrieren, die verhindern, dass betroffene Personen Einfluss auf das Arbeitsverhältnis von Hinweisgebern nehmen
Erkennungsmechanismen
Eine proaktive Überwachung ermöglicht die frühzeitige Erkennung von Vergeltungsmaßnahmen:
Überwachung des Beschäftigungsstatus
Erfassen Sie, ob Whistleblower weiterhin beschäftigt sind, wie zufrieden sie mit ihrer Arbeit sind und ob sich ihre Aufgaben, Zuständigkeiten oder Berichtswege geändert haben. Zu den Anzeichen für Vergeltungsmaßnahmen zählen:
- Plötzlich negative Leistungsbeurteilungen nach zuvor positiven Bewertungen
- Ausschluss von Sitzungen oder Kommunikationskanälen, an denen sie zuvor teilgenommen haben
- Versetzung in weniger attraktive Funktionen oder Standorte
- Verweigerung von Fortbildungs-, Beförderungs- oder Entwicklungsmöglichkeiten
Regelmäßiger Kontakt
Ist die Identität eines Hinweisgebers bekannt, wird durch regelmäßige Kontaktaufnahme geprüft, ob er mit Schwierigkeiten zu kämpfen hat. Dies zeugt von der Fürsorge der Organisation und dient gleichzeitig dazu, Informationen über mögliche Vergeltungsmaßnahmen zu sammeln.
Prüfung der Leistungsbeurteilung
Leistungsbeurteilungen im Anschluss an eine Meldung von Missständen erfordern eine sorgfältige Prüfung, um Fairness, eine solide Faktengrundlage und die Übereinstimmung mit früheren Beurteilungen zu gewährleisten. Eine unabhängige Überprüfung durch Mitarbeiter, die nicht in die gemeldete Angelegenheit involviert sind, verringert das Risiko von Voreingenommenheit.
Berichterstattung durch Dritte
Ermutigen Sie Hinweisgeber, sich zu melden, wenn sie Vergeltungsmaßnahmen erfahren. Dazu ist Folgendes erforderlich:
- Klare Kommunikation, dass Vergeltungsmaßnahmen verboten sind
- Zugängliche Kanäle zur Meldung von Bedenken hinsichtlich Vergeltungsmaßnahmen
- Schnelle Untersuchung bei Vorwürfen von Vergeltungsmaßnahmen
- Sichtbare Folgen, wenn eine Vergeltungsmaßnahme nachgewiesen wird
Reaktionsprotokolle
Bei Verdacht auf oder Vorwürfen wegen Vergeltungsmaßnahmen:
Sofortige Untersuchung
Unverzüglich und unabhängig untersuchen:
- Befragung des Whistleblowers, um zu verstehen, was geschehen ist
- Prüfen Sie, ob Änderungen ihrer Situation eine berechtigte Begründung haben
- Überprüfung der Mitteilungen und Entscheidungen, die den Hinweisgeber betreffen
- Beweismaterial von Zeugen und relevante Unterlagen sammeln
Einstweilige Schutzmaßnahmen
Während die Ermittlungen laufen, sollten Sie Folgendes bedenken:
- Die Unterscheidung zwischen Whistleblowern und mutmaßlichen Vergeltungsakteuren
- Aufhebung nachteiliger arbeitsrechtlicher Maßnahmen während der laufenden Untersuchung
- Unterstützung durch Mitarbeiterhilfsprogramme
- Die Lage wird aufmerksam beobachtet, um auf weitere Vergeltungsmaßnahmen reagieren zu können
Disziplinarische Konsequenzen
Wird eine Vergeltungsmaßnahme nachgewiesen, sendet eine rasche Disziplinarmaßnahme gegen die Verantwortlichen ein wichtiges Signal an die gesamte Organisation. Die Mitarbeiter beobachten, ob Vergeltungsmaßnahmen Konsequenzen nach sich ziehen oder toleriert werden. Sichtbare Disziplinarmaßnahmen zeigen, dass der Schutz ernst gemeint ist.
Sanierung
Whistleblower, die Vergeltungsmaßnahmen erfahren haben, benötigen angemessene Wiedergutmachung:
- Rücknahme nachteiliger arbeitsrechtlicher Maßnahmen, soweit möglich
- Entschädigung für erlittene Verluste
- Karriereunterstützung, falls sie sich nicht in der Lage sehen, ihre derzeitige Tätigkeit fortzusetzen
- Fortlaufende Überwachung, um sicherzustellen, dass es zu keinen weiteren Vergeltungsmaßnahmen kommt
Prüfpfade und Belege
Die in der Richtlinie vorgesehene umgekehrte Beweislast verpflichtet Organisationen dazu, Nachweise vorzulegen, die eine rechtmäßige Begründung für Beschäftigungsentscheidungen belegen:
Laufende Dokumentation
Dokumentieren Sie die Gründe zum Zeitpunkt der Entscheidungsfindung und nicht erst im Nachhinein, wenn Vergeltungsmaßnahmen vorgeworfen werden. Dazu gehören:
- Leistungsverbesserungspläne mit konkreten, messbaren Zielen
- Umstrukturierungspläne, die bereits vor der Meldung des Missstands bestanden
- Wirtschaftliche Gründe für Rollenänderungen
- Beweismittel zur Begründung von Disziplinarmaßnahmen
Ermittlungsakten
Führen Sie umfassende Aufzeichnungen über:
- Wie Vorwürfe wegen Vergeltungsmaßnahmen untersucht wurden
- Gesammelte und ausgewertete Beweise
- Gewonnene Erkenntnisse
- Maßnahmen im Anschluss an die Untersuchung
Überwachungsdaten
Dokumentieren Sie die kontinuierliche Beobachtung der Situation von Hinweisgebern und zeigen Sie damit, dass Sie sich proaktiv um ihr Wohlergehen kümmern, anstatt nur reaktiv auf Beschwerden zu reagieren.
Wie Safecall das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen handhabt
Safecall verringert das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen durch:
Vertrauliche Behandlung
Alle Meldungen werden von Anfang an streng vertraulich behandelt. Ehemalige britische Polizeibeamte mit mehr als 25 Jahren Erfahrung bearbeiten die Anrufe professionell und sorgen dafür, dass die Identität der Anrufer geschützt bleibt und die Meldungen dokumentiert werden, ohne unnötige identifizierende Angaben preiszugeben.
Anonymitätsfunktion
Online-Meldesysteme und Telefon-Hotlines, die eine wirklich anonyme Meldung mit sicherer bidirektionaler Kommunikation ermöglichen. Bei Safecall zeichnen wir Anrufe bewusst nicht auf, um die Anonymität der Anrufer zu wahren.
Unabhängige Position
Als externer Anbieter bietet Safecall Unabhängigkeit von internen Machtkämpfen, Interessenkonflikten oder dem Druck, Identitäten preiszugeben. Diese Unabhängigkeit kommt sowohl dem Schutz von Hinweisgebern als auch der Qualität der Untersuchungen zugute.
Qualitätssicherung
Jeder Bericht wird von erfahrenen Betriebsleitern geprüft, bevor er an die Kunden weitergeleitet wird, um sicherzustellen, dass etwaige Bedenken ordnungsgemäß dokumentiert und die Vertraulichkeit gewahrt bleibt.
Nächste Schritte
Zur Stärkung des Risikomanagements im Hinblick auf Vergeltungsmaßnahmen:
- Ermitteln Sie Risikoszenarien, in denen Vergeltungsmaßnahmen am wahrscheinlichsten sind
- Umfassende Richtlinien mit spürbaren Konsequenzen bei Verstößen einführen
- Einführung von Überwachungssystemen zur Erfassung der Beschäftigungssituation von Hinweisgebern
- Erstellen Sie Dokumentationsverfahren, die den Nachweis ermöglichen, dass Beschäftigungsentscheidungen auf berechtigten Gründen beruhen
- Schulungen für Führungskräfte zum Thema Prävention und Erkennung von Vergeltungsmaßnahmen anbieten
Wenn Sie fachkundige Beratung zum Umgang mit dem Risiko von Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber benötigen, wenden Sie sich bitte an Safecall unter +44 (0) 191 516 7720 oder besuchen Sie unsere Seite zu Whistleblowing-Lösungen.
Weitere Informationen finden Sie unter den Themen „Wie können Unternehmen Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen schützen?“, „Wie können Whistleblowing-Dienste dazu beitragen, das Haftungsrisiko am Arbeitsplatz zu verringern?“ sowie in unserem Compliance-Hub zur EU-Whistleblowing-Richtlinie.