Autor: Broccan Tyzack-Carlin, Safecall Ltd
Whistleblower-Untersuchungen & Durchführung einer Whistleblowing-Untersuchung: Ein einfaches 4-Stufen-Verfahren zur Durchführung einer internenUntersuchung am Arbeitsplatz
Die gründliche und fachkundige Durchführung einer Whistleblowing-Untersuchung ist ein entscheidender Aspekt der Unternehmens-Compliance. Daher ist es unerlässlich, über den richtigen Prozess zur Untersuchung potenzieller Verfehlungen zu verfügen.
Das ist nicht immer so einfach, wie es klingt. Hier finden Sie eine Zusammenfassung der zu befolgenden Verfahren für die Untersuchung von Whistleblowing-Fällen:
Hinweis: Wenn Sie sofortige Hilfe bei einer Untersuchung am Arbeitsplatz, einer Whistleblower-Schulung oder einem Whistleblowing-Meldesystem benötigen, rufen Sie uns bitte unter+44 (0) 191516 7720 an.
Schritt 1: Identifizieren relevanter Berichte
Der erste Schritt bei der Bearbeitung von Whistleblowing-Meldungen besteht darin, festzustellen, ob sie eine relevante Offenlegung darstellen und mit der Whistleblowing-Richtlinie des Unternehmens übereinstimmen.
Meldungen, die keine angemessene Offenlegung darstellen, erfordern keine Untersuchung gemäß der Whistleblowing-Richtlinie. Sie können jedoch eine Untersuchung gemäß anderen bestehenden Richtlinien (z. B. Beschwerden, Belästigung und Mobbing usw.) erfordern.
Es ist unerlässlich, dem Hinweisgeber in jedem Fall eine Rückmeldung zu geben.
Dieser erste Bewertungs- und Triageprozess hilft dabei, Meldungen zu filtern und zu kategorisieren, um diejenigen zu identifizieren und zu fokussieren, die eine Whistleblowing-Untersuchung erfordern.
Schritt 2: Kontaktieren Sie den Hinweisgeber
Sobald ein relevanter Bericht identifiziert wurde, ist es von entscheidender Bedeutung, vor Beginn einer Whistleblowing-Untersuchung Kontakt mit dem Hinweisgeber aufzunehmen. Es wird empfohlen, innerhalb weniger Tage auf Whistleblowing-Meldungen zu reagieren, um die Glaubwürdigkeit des Whistleblowing-Systems zu wahren und zu verhindern, dass Mitarbeiter das Vertrauen in dieses System verlieren.
Um schnell reagieren zu können, ist es hilfreich, über ein speziell entwickeltes System oder eine Vorlage für Whistleblowing-Feedback zu verfügen.
Unabhängig davon, ob ein Bericht ausreichende Informationen enthält oder nicht, ist es empfehlenswert, dass der beauftragte Ermittler sich mit dem Hinweisgeber trifft. Dies bietet die Möglichkeit, Vertrauen aufzubauen, weitere Informationen oder Beweise zu erhalten und die Erwartungen des Hinweisgebers zu steuern (Feedback-Fristen, Vertraulichkeit usw.).
Digitale Whistleblowing-Systeme, wie beispielsweise das branchenführende Whistleblowing-Portal von Safecall, ermöglichen eine sichere Kommunikation zwischen dem Whistleblower und dem Unternehmen, auch wenn dieser anonym bleiben möchte.
Schritt 3: Untersuchen Sie das Problem.
Zu Beginn einer Whistleblowing-Untersuchung sollten Dokumente ausgewertet werden, darunter auch das vom Whistleblower vorgelegte Material, Mitarbeiter befragt und weitere Gespräche mit dem Whistleblower geführt werden.
Während aller Phasen einer Whistleblower-Untersuchung ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie die einschlägigen Arbeits- und Datenschutzgesetze einhalten.
Schritt 4: Zeit zum Handeln
Nach Abschluss der Untersuchung sollte der Untersuchungsbericht zunächst der Geschäftsleitung vorgelegt werden.
Der Bericht sollte alle Sachverhalte enthalten, die sich als begründet erwiesen haben, sowie die empfohlenen oder ergriffenen Maßnahmen.
Jegliche Sanktionen oder andere Formen der Verhängung von Strafen sollten innerhalb der Organisation klar kommuniziert werden – unter Berücksichtigung der DSGVO –, um die Glaubwürdigkeit des Whistleblowing-Untersuchungssystems zu wahren.
Sobald die Whistleblowing-Untersuchung abgeschlossen ist, sollte der Vorfall in Ihrem Fallmanagementsystem als gelöst markiert werden. Abgeschlossene Fälle sollten – im Rahmen der DSGVO-Richtlinien – zu Berichts- und Archivierungszwecken im Whistleblowing-System verbleiben.
Zusammenfassung
Menschen zu ermutigen, „ihre Meinung zu sagen“, schafft eine Kultur, in der es geschätzt und gefördert wird, wenn Mitarbeiter ihre Ängste äußern, Fragen stellen und Bedenken vorbringen, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.
Es ist auch wirtschaftlich sinnvoll, da es ein Frühwarnsystem bietet, mit dem potenzielle Probleme angegangen werden können, bevor sie sich zu Reputations-, finanziellen und rechtlichen Schäden ausweiten. Daher ist es unerlässlich, dass Sie in der Lage sind, auf eingehende Meldungen/Vorfälle zeitnah und strukturiert zu reagieren.
Es wird empfohlen, sich für einen Whistleblowing-Anbieter zu entscheiden, der eine sichere Kommunikation mit dem Whistleblower ermöglicht und Whistleblowing-Fälle effizient bearbeiten kann.
Sobald eine Meldung eingegangen ist, müssen die oben beschriebenen Schritte unbedingt befolgt werden, um sicherzustellen, dass die Untersuchung gründlich durchgeführt und Korrekturmaßnahmen innerhalb der Organisation transparent umgesetzt werden.
Benötigen Sie Hilfe bei Ihrer Untersuchung am Arbeitsplatz?
Unsere erfahrenen Ermittler sind in der Lage, Ihre aktuellen Prozesse zu überprüfen, wichtige Unterstützung bei Ermittlungen zu leisten und sogar die sensibelsten Fälle, die in Ihrem Unternehmen auftreten können, umfassend zu untersuchen.
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