Whistleblowing-Hotlines und Multi-Channel-Ansätze sind für die erfolgreiche Umsetzung der Whistleblowing-Richtlinie einer Organisation von entscheidender Bedeutung.
Als Spezialist für Whistleblowing habe ich gesehen, welche positiven Auswirkungen eine Kultur des offenen Austauschs auf die Unternehmenskultur und den Ruf einer Organisation haben kann. Einer der wichtigsten Aspekte eines erfolgreichen Whistleblowing-Prozesses ist es, eine echte Auswahl an Kanälen anzubieten.
Die EU-Whistleblowing-Richtlinie sieht vor, dass Hinweisgeber Zugang zu einer Reihe von Meldekanälen haben müssen, sowohl mündlich als auch schriftlich. Die Richtlinie schreibt vor, dass diese Meldekanäle von einer „unparteiischen und kompetenten“[1]Stelle verwaltet werden müssen.
In diesem Artikel werde ich hervorheben, warum die Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Zugänglichkeit wichtig ist, aber auch notwendig, um qualitativ hochwertigere und fundiertere Meldungen zu erhalten.
Die Bedeutung der Wahl
Weltweit gibt es zahlreiche Whistleblowing-Anbieter, die sich grob in zwei Kategorien einteilen lassen:
- Diejenigen, die eine Hotline bereitstellen.
- Diejenigen, die das nicht tun.
Einige Anbieter, die keine Whistleblower-Hotline anbieten, behaupten, dass diese Meldeform nicht mehr erforderlich sei, da wir uns zunehmend in einer onlinebasierten Welt bewegen.
Aber das ist nur die halbe Wahrheit.
Wir bei Safecall sind fest davon überzeugt, dass eine Hotline nach wie vor ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Whistleblowing-Prozesses ist.
Hier ist der Grund dafür.
Die Bereitstellung einer echten Auswahl an Kanälen, insbesondere durch einen spezialisierten externen Anbieter, um Kompetenz und Unparteilichkeit zu gewährleisten, ist der effektivste Weg, um Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Meldungen auf die für sie am besten geeignete Weise zu machen.
Wir bieten sowohl ein erstklassiges Online-Meldesystem, das regelmäßig aktualisiert und optimiert wird, als auch unsere Whistleblowing-Hotline – damit Online-Kanäle nicht auf Kosten eines erstklassigen telefonischen Meldesystems gehen müssen.
Es ist nicht besonders kostspielig, eine Telefon-Hotline als Teil Ihres Whistleblowing-Dienstes einzurichten. Die Reputations- und finanziellen Kosten einer nicht erfolgten Meldung, sei es, weil der Meldende dazu nicht in der Lage ist oder sich dabei über die verfügbaren Kanäle unwohl fühlt, können jedoch erheblich sein.
Barrierefreiheit
Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion (Diversity, Equity and Inclusion, DE&I) sind derzeit wichtige Geschäftsthemen. Dabei darf nicht vergessen werden, dass viele Unternehmen Mitarbeiter oder Lieferanten haben, die möglicherweise mit Lese- und Schreibschwächen zu kämpfen haben. Für diese Menschen ist die Sprache möglicherweise die einzige Möglichkeit, mit einem Unternehmen zu kommunizieren.
Darüber hinaus haben 37 % der Weltbevölkerung noch nie das Internet genutzt.[2]
Wenn der Schwerpunkt Ihrer Whistleblowing-Kanäle sowohl schriftlich als auch online liegt, schließen Sie möglicherweise eine ganze Bevölkerungsgruppe von wertvollen Meldungen aus.
Der Wert der Konversation
Einige Mitbewerber argumentieren, dass Voicemail ein geeigneter Ersatz für einen Hotline-Dienst ist. Wir bei Safecall sind anderer Meinung.
„Mündliche“ Meldungen sollten aus regulatorischen Gründen nicht nur als Mindeststandard behandelt werden. Sie sollten aufgrund der Qualität der Berichte, die sie über eineHotline liefern, geschätzt und gefördert werden.
Statistiken belegen die Bedeutung einer Hotline für einen erfolgreichen Whistleblowing-Prozess.
Unser aktueller Benchmarking-Bericht zeigt, dass sich Menschen wohler fühlen, wenn sie namentlich genannt werden, nachdem sie mit einem Callcenter-Mitarbeiter gesprochen haben.
Tatsächlich werden Hotline-Meldungen mit einer um 55 % höheren Wahrscheinlichkeit namentlich genannt als ihre Online-Pendants. Namentlich genannte Meldungen ermöglichen eine gründlichere Untersuchung und erhöhen die Wahrscheinlichkeit einer positiven Erfahrung/eines positiven Ergebnisses sowohl für den Meldenden als auch für die Organisation. Darüber hinaus werden Hotline-Meldungen mit einer um 11 % höheren Wahrscheinlichkeit bestätigt als Web-Meldungen.[3]
Insbesondere ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie über eine Hotline einen Hinweis auf Mobbing, Belästigung, Viktimisierung oder Rassismus erhalten, um 50 % höher als über unser Webportal. Das liegt daran, dass Hinweisgeber emotionale Themen eher über einen Hotline-Dienst besprechen. Denn ein Gespräch hat einen hohen Stellenwert.
Entscheidend ist, dass die Hotline von Safecall den höchsten Standards entspricht. Wir arbeiten nicht mit einem Callcenter, das nach einem festgelegten Skript arbeitet. Unsere Callcenter-Mitarbeiter verfügen jeweils über mindestens 25 Jahre Erfahrung im Umgang mit schwierigen Gesprächen und sensiblen Themen. Wir ermöglichen einfühlsame und investigative Gespräche. Dies ist von unschätzbarem Wert, wenn wir mit einem Reporter sprechen, der möglicherweise eine emotionale Offenbarung macht. Eine Offenbarung, die für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein kann, um das Wohlergehen seiner Mitarbeiter und des Unternehmens zu gewährleisten.
Ein anonymes Voicemail-System kann mit diesem Service einfach nicht mithalten.
Kompetenz und Unparteilichkeit
Unsere Hotline garantiert bei Bedarf auch Anonymität. Obwohl namentliche Meldungen durchaus ihren Wert haben, ist es unerlässlich, dass Hinweisgeber ihre Meldungen unter vollständiger Anonymität machen können.
Die Nutzung unserer speziellen, dedizierten Meldesysteme stärkt das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in Ihr Whistleblowing-System. Das Wissen, dass sie ihre Meldung telefonisch an eine erfahrene, völlig unparteiische Stelle machen können, die ihre Anonymität wahrt, wird sie dazu ermutigen, Meldungen zu machen.
Dies kann nicht garantiert werden, wenn Ihre mündlichen Berichtswege ausschließlich intern sind.
Die Weiterleitung dieser Anliegen anExpertenund deren Bearbeitung durchdieseist der beste Weg, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und echte Anonymität zu bieten.
Wir sind nicht die Einzigen, die so denken...
Bei Safecall erleben wir die Wirksamkeit und Bedeutung von Whistleblowing-Hotlines aus erster Hand.
Wir erhalten regelmäßig Feedback von unserenKunden, die unser Meldesystem loben. Das wichtigste Feedback bezieht sich auf unsere Hotline:
- „Safecall verfügt über die besten Call-Handler, da sie alle über Ermittlungserfahrung verfügen“[4]
- „Erfahrene Callcenter-Mitarbeiter mit guten Entscheidungsfähigkeiten und Vertraulichkeit haben oberste Priorität.“
- „Die Telefonisten erhalten wichtige Informationen von den Hinweisgebern.“
Potenzielle Kundenwissen auch den Wert unserer Hotline zu schätzen, die oft ein entscheidender Faktor bei ihrer Entscheidung für uns als Anbieter ist.
Darüber hinaus beginnen wir nun damit, Partnerschaften mitWettbewerbern einzugehen.
Warum sollten Wettbewerber dies tun wollen?
Weil sie erkennen, dass das Fehlen einer Hotline ihre Fähigkeit beeinträchtigt, bestimmte potenzielle Kunden zu gewinnen. Trotz der zunehmenden Nutzung von Online-Meldesystemen besteht nach wie vor ein großer kultureller Bedarf an einem starken Hotline-Angebot.
Eine Zusammenfassung
Was möchten Sie mit Ihrem Whistleblowing-System erreichen? Möchten Sie grundlegend die gesetzlichen Vorschriften und behördlichen Auflagen einhalten?
Oder möchten Sie Schritte zur Schaffung einer Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit unternehmen, in der die Mitarbeiter über ein vollständig zugängliches und effektives Meldesystem verfügen?
Sich zu äußern ist eine schwierige Sache, und das Medium, das Einzelpersonen nutzen, um ihre Bedenken zu melden, ist von entscheidender Bedeutung.
Während manche Menschen es vorziehen, ein Online-Formular auszufüllen und sich Zeit zu nehmen, um ihre Gedanken zu ordnen, möchten andere vielleicht lieber direkt mit jemandem sprechen. Schließlich ist „ein geteiltes Problem ein halbes Problem“, und manche Menschen haben möglicherweise das Gefühl, dass sie ihre Bedenken über ein Online-Formular nicht wirklich zum Ausdruck bringen können.
Bei Safecall setzen wir uns leidenschaftlich dafür ein, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihren Ruf zu schützen und ihre Unternehmenskultur zu verbessern, indem wir Whistleblower unterstützen, die einen Anruf tätigen möchten, der ihre Karriere verändern könnte.
Sicherzustellen, dass sie sich dazu befähigt und wohl dabei fühlen, ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die ein Unternehmen treffen kann. Die Wahl des richtigen Partners, der Sie dabei unterstützt, ist von größter Bedeutung, und wir glauben, dass unsere Hotline ein wesentlicher Aspekt eines erfolgreichen Whistleblowing-Prozesses ist.
Wir wissen, warum bestimmte Anbieter versuchen, die Bedeutung von Hotlines herunterzuspielen. Es ist nicht einfach, eine marktführende Hotline zu betreiben. Es erfordert Ressourcen, um erfahrene, gut ausgebildete Bearbeiter zu finden. Es ist ein sehr aufwendiger Betrieb. Aber einer, an den wir von ganzem Herzen glauben und den wir als zentral für unsere Whistleblowing-Angebote ansehen.
Referenzen
[1]https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32019L1937
[2]https://www.theguardian.com/technology/2021/nov/30/more-than-a-third-of-worlds-population-has-never-used-the-internet-says-un#:~:text=Fast%203%20Milliarden%20Menschen%20%E2%80%93%20oder,19%20Pandemie%20treibt%20Menschen%20ins%20Internet.
[3]https://www.safecall.co.uk/en/latest-news/2023/march/whistleblowing-benchmark-report-2023/