Whistleblowing-Hotlines und mehrkanalige Ansätze sind für die erfolgreiche Umsetzung der Whistleblowing-Politik einer Organisation von entscheidender Bedeutung.
Als Spezialist für Whistleblowing habe ich die positiven Auswirkungen gesehen, die eine Umgebung, in der man sich zu Wort meldet, auf die Kultur und den Ruf einer Organisation haben kann. Ein Schlüsselaspekt eines erfolgreichen Whistleblowing-Prozesses ist das Angebot einer echten Auswahl an Kanälen.
Die EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen sieht vor, dass Hinweisgebern eine Reihe von Meldewegen zur Verfügung stehen müssen, und zwar sowohl mündliche als auch schriftliche. Die Richtlinie schreibt vor, dass diese Meldewege von einer "unparteiischen und kompetenten" [1] Stelle bearbeitet werden müssen.
In diesem Artikel werde ich aufzeigen, warum die Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline wichtig für die Einhaltung von Vorschriften und die Zugänglichkeit ist, aber auch notwendig, um qualitativ hochwertigere und fundiertere Meldungen zu erhalten.
Die Bedeutung der Auswahl
Weltweit gibt es zahlreiche Whistleblowing-Anbieter, die sich im Wesentlichen in zwei Kategorien einteilen lassen:
- Diejenigen, die eine Hotline anbieten.
- Diejenigen, die das nicht tun.
Einige Anbieter, die keine Whistleblower-Hotline anbieten, behaupten, dass diese Meldemethode nicht mehr erforderlich ist, da wir uns auf eine zunehmend onlinebasierte Welt zubewegen.
Aber das ist nur die halbe Wahrheit.
Wir bei Safecall sind der festen Überzeugung, dass eine Hotline immer noch ein wesentlicher Aspekt eines erfolgreichen Whistleblowing-Prozesses ist.
Hier ist der Grund dafür.
Eine echte Wahl des Kanals, insbesondere durch einen spezialisierten externen Anbieter, der Kompetenz und Unparteilichkeit gewährleistet, ist der effektivste Weg, um Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, auf die für sie am besten geeignete Art und Weise Bericht zu erstatten.
Wir bieten sowohl ein erstklassiges Online-Meldesystem, in das regelmäßig investiert und das optimiert wird, als auch unsere Whistleblowing-Hotline - die Bereitstellung von Online-Kanälen muss nicht auf Kosten eines erstklassigen telefonischen Meldewegs gehen.
Es ist nicht besonders kostspielig, eine Telefon-Hotline als Teil Ihres Whistleblowing-Dienstes einzurichten. Aber die Reputations- und finanziellen Kosten, die entstehen, wenn eine Meldung nicht gemacht wird, weil der Meldende nicht in der Lage ist oder sich unwohl dabei fühlt, sie über die verfügbaren Wege zu machen, könnten erheblich sein.
Erreichbarkeit
Vielfalt, Gleichberechtigung und Eingliederung (DE&I) sind derzeit ein wichtiges Thema in der Wirtschaft, und es ist wichtig, daran zu denken, dass es in vielen Unternehmen Menschen in der Belegschaft oder in der Lieferkette gibt, die Schwierigkeiten mit der Alphabetisierung haben. Für diese Personen kann die einzige Möglichkeit, mit einem Unternehmen zu sprechen, die Stimme sein.
Außerdem haben 37 % der Weltbevölkerung noch nie das Internet genutzt[2].
Wenn der Schwerpunkt Ihrer Whistleblowing-Möglichkeiten sowohl auf schriftlichen als auch auf Online-Meldungen liegt, schließen Sie möglicherweise eine ganze Bevölkerungsgruppe von wertvollen Meldungen aus.
Der Wert des Gesprächs
Einige Wettbewerber argumentieren, dass Voicemail ein geeigneter Ersatz für einen Hotlinedienst ist. Bei Safecall sind wir anderer Meinung.
Mündliche" Meldungen sollten nicht aus rechtlichen Gründen auf ein Mindestmaß beschränkt werden. Sie sollten aufgrund der Qualität der Meldungen, die sie über eine Hotline machen, geschätzt und gefördert werden.
Statistiken belegen die Bedeutung einer Hotline für einen erfolgreichen Whistleblowing-Prozess.
Unser aktueller Benchmarking-Bericht zeigt, dass die Menschen sich wohler fühlen, wenn sie ihren Namen nennen können, wenn sie mit einem Anrufbearbeiter gesprochen haben.
Bei Hotline-Meldungen ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie namentlich genannt werden, um 55 % höher als bei Online-Meldungen. Namentlich benannte Meldungen ermöglichen eine gründlichere Untersuchung und eine größere Wahrscheinlichkeit, dass sowohl der Meldende als auch die Organisation ein positives Erlebnis/Ergebnis haben. Darüber hinaus ist die Wahrscheinlichkeit, dass Hotline-Meldungen begründet werden, um 11 % höher als bei Web-Meldungen.[3]
Es ist bemerkenswert, dass die Wahrscheinlichkeit, eine Meldung über Mobbing, Belästigung, Viktimisierung oder Rassismus zu erhalten, über eine Hotline 50 % höher ist als über unser Webportal. Das liegt daran, dass Hinweisgeber eher bereit sind, emotionale Probleme über einen Hotlinedienst zu besprechen. Das liegt daran, dass ein Gespräch einen Wert hat.
Entscheidend ist, dass die Safecall-Hotline Goldstandard ist. Wir arbeiten nicht in einem Callcenter mit Skripten. Unsere Call-Handler haben alle mindestens 25 Jahre Erfahrung im Umgang mit schwierigen Gesprächen und sensiblen Themen. Wir ermöglichen einfühlsame und investigative Gespräche. Dies ist von unschätzbarem Wert, wenn man mit einem Reporter spricht, der möglicherweise eine emotionale Offenbarung mitteilt. Eine Enthüllung, die für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung für das Wohlergehen seiner Mitarbeiter und seines Unternehmens sein kann.
Ein de-personalisiertes Voicemail-System ist mit diesem Service einfach nicht zu vergleichen.
Kompetenz und Unparteilichkeit
Unsere Hotline garantiert bei Bedarf auch Anonymität. Auch wenn es sinnvoll ist, Meldungen namentlich zu machen, ist es unerlässlich, dass die Melder eine Meldung völlig anonym machen können.
Die Nutzung unserer speziellen Meldesysteme wird das Vertrauen der Mitarbeiter in Ihr Whistleblowing-System stärken. Die Gewissheit, dass sie eine Meldung per Telefon an eine erfahrene und völlig unparteiische Stelle machen können, die ihre Anonymität wahrt, wird sie ermutigen, Meldungen zu machen.
Dies kann nicht gewährleistet werden, wenn Sie ausschließlich intern mündlich berichten.
Die Entgegennahme und Bearbeitung dieser Anliegen durch Experten ist der beste Weg, um die Vorschriften einzuhalten und echte Anonymität zu gewährleisten.
Wir sind nicht die einzigen, die so denken...
Bei Safecall erleben wir die Wirksamkeit und Bedeutung von Whistleblowing-Hotlines aus erster Hand.
Wir erhalten regelmäßig Rückmeldungen von unseren Kunden, in denen unser Meldesystem gelobt wird, wobei die meisten davon an unsere Hotline gerichtet sind:
- "Safecall hat die besten Anrufbearbeiter, da sie alle über Ermittlungserfahrung verfügen. [4]
- "Sehr erfahrene Anrufbearbeiter mit guten Entscheidungsfähigkeiten und Vertraulichkeit sind ihre oberste Priorität.
- "Die Telefonsachbearbeiter erhalten wichtige Informationen von den Hinweisgebern".
Potenzielle Kunden wissen auch um den Wert der von uns angebotenen Hotline, und sie ist oft ein Schlüsselfaktor für ihre Entscheidung, uns als Anbieter zu wählen.
Darüber hinaus beginnen wir jetzt mit dem Prozess der Zusammenarbeit mit Wettbewerbern.
Warum sollten Wettbewerber dies tun?
Denn sie stellen fest, dass ihr Mangel an Hotline-Angeboten ihre Fähigkeit beeinträchtigt, bestimmte Kunden abzuschließen. Trotz der zunehmenden Nutzung von Online-Meldesystemen gibt es immer noch ein großes kulturelles Bedürfnis nach einem starken Hotline-Angebot.
Eine Zusammenfassung
Was wollen Sie mit Ihrem Whistleblowing-System erreichen? Versuchen Sie, auf einer grundlegenden Ebene Rechtsvorschriften und Regulierungsbehörden einzuhalten?
Oder möchten Sie Schritte unternehmen, um eine Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit zu schaffen, in der die Mitarbeiter über ein leicht zugängliches und wirksames Meldesystem verfügen?
Es ist nicht leicht, seine Meinung zu äußern, und es ist entscheidend, welches Medium der Einzelne nutzt, um seine Bedenken zu äußern.
Während manche Menschen es vorziehen, ein Online-Formular auszufüllen und sich die Zeit zu nehmen, ihre Gedanken zu sammeln, möchten andere vielleicht direkt mit jemandem sprechen. Schließlich gilt: "Ein geteiltes Problem ist ein halbes Problem", und manche Menschen haben vielleicht nicht das Gefühl, dass sie ihre Bedenken über ein Online-Formular wirklich zum Ausdruck gebracht haben.
Safecall hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihren Ruf zu schützen und ihre Unternehmenskultur zu verbessern, indem wir Hinweisgebern, die ihre Karriere verändern wollen, zur Seite stehen.
Eine der wichtigsten Entscheidungen, die eine Organisation treffen kann, ist es, dafür zu sorgen, dass sie sich in die Lage versetzt und gut aufgehoben fühlen, dies zu tun. Die Wahl des richtigen Partners, der Sie dabei unterstützt, ist von entscheidender Bedeutung, und wir glauben, dass unsere Hotline ein wesentlicher Aspekt eines erfolgreichen Whistleblowing-Prozesses ist.
Wir wissen, warum einige Anbieter versuchen, die Bedeutung von Hotlines herunterzuspielen. Es ist nicht einfach, eine marktführende Hotline zu betreiben. Es braucht Ressourcen, um erfahrene, gut ausgebildete Meldungsbearbeiter zu finden. Es ist ein aufwändiges Unterfangen. Aber wir glauben von ganzem Herzen daran und sehen es als zentralen Bestandteil unseres Angebots für Whistleblowing.
Referenzen
[1] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32019L1937
[2] https://www.theguardian.com/technology/2021/nov/30/more-than-a-third-of-worlds-population-has-never-used-the-internet-says-un#:~:text=Nahezu%203%20Milliarden%20Menschen%20%20E2%80%93%20oder,19%20Pandemie%20der%20Menschen%20online.
[3] https://www.safecall.co.uk/en/latest-news/2023/march/whistleblowing-benchmark-report-2023/