Auteur : Broccan Tyzack-Carlin, Safecall Ltd
Enquêtes sur les dénonciations et conduite d'une enquête sur les dénonciations : une procédure simple en quatre étapes pour mener uneenquête internesur le lieu de travail.
Mener une enquête approfondie et experte sur les dénonciations est un aspect crucial de la conformité des entreprises. Il est donc essentiel de mettre en place un processus adéquat pour enquêter sur les éventuels actes répréhensibles.
Ce n'est pas toujours aussi simple qu'il y paraît ; voici un résumé des procédures d'enquête à suivre en matière de dénonciation :
Remarque : si vous avez besoin d'une aide immédiate concernant une enquête sur le lieu de travail, une formation sur la dénonciation ou les systèmes de signalement, veuillez nous appeler au+44 (0) 191516 7720.
Étape 1 : Identification des rapports pertinents
La première étape dans le traitement des signalements consiste à déterminer s'ils constituent une divulgation pertinente et s'ils sont conformes à la politique de dénonciation de l'entreprise.
Les signalements qui ne constituent pas une divulgation appropriée ne nécessitent pas d'enquête dans le cadre de la politique de dénonciation. Toutefois, ils peuvent nécessiter une enquête dans le cadre d'autres politiques existantes (par exemple, les plaintes, le harcèlement et l'intimidation, etc.).
Il est essentiel de fournir un retour d'information au lanceur d'alerte, quoi qu'il arrive.
Ce processus initial d'évaluation et de triage permet de filtrer et de classer les signalements afin d'identifier et de se concentrer sur ceux qui nécessitent une enquête pour dénonciation.
Étape 2 : Contacter le lanceur d'alerte
Une fois qu'un signalement pertinent a été identifié, il est essentiel d'établir une communication avec le lanceur d'alerte avant de lancer une enquête. Il est recommandé de répondre aux signalements dans un délai de quelques jours afin de préserver la crédibilité du système d'alerte et d'éviter que les employés ne perdent confiance en celui-ci.
Pour réagir rapidement, il est utile de disposer d'un système ou d'un modèle spécialement conçu pour recueillir les signalements.
Que le rapport contienne ou non suffisamment d'informations, il est recommandé à l'enquêteur désigné de rencontrer le lanceur d'alerte. Cela permettra d'instaurer un climat de confiance, d'obtenir des informations ou des preuves supplémentaires et de gérer ses attentes (délais de réponse, confidentialité, etc.).
Les systèmes de dénonciation numériques, tels que le portail de dénonciation de Safecall, leader du secteur, permettent une communication sécurisée entre le lanceur d'alerte et l'organisation, même si celui-ci souhaite rester anonyme.
Étape 3 : Examiner le problème
Au début d'une enquête sur un signalement, il convient d'évaluer les documents, y compris les éléments fournis par le lanceur d'alerte, de mener des entretiens avec les employés et d'avoir des discussions approfondies avec le lanceur d'alerte.
À toutes les étapes d'une enquête sur un lanceur d'alerte, il est essentiel que vous respectiez la législation applicable en matière d'emploi et de protection des données.
Étape 4 : Il est temps d'agir
Une fois l'enquête terminée, le rapport d'enquête doit d'abord être communiqué à l'équipe de direction.
Le rapport doit inclure tous les éléments qui ont été jugés fondés, ainsi que les mesures qui ont été recommandées ou prises.
Toute sanction ou autre forme de réprimande doit être communiquée clairement au sein de l'organisation, dans le respect du RGPD, afin de préserver la crédibilité du système d'enquête sur les signalements.
Une fois l'enquête sur la dénonciation terminée, l'incident doit être marqué comme résolu dans votre système de gestion des cas. Les cas clos doivent, conformément aux directives du RGPD, rester dans le système de dénonciation à des fins de reporting et d'archivage.
Résumé
Encourager les gens à « s'exprimer » crée une culture qui valorise et encourage les employés à exprimer leurs craintes, à poser des questions et à soulever des préoccupations sans crainte de représailles.
Cela est également judicieux sur le plan commercial, car cela permet de disposer d'un système d'alerte précoce pour traiter les problèmes potentiels avant qu'ils ne se transforment en dommages réputationnels, financiers et juridiques. Il est donc impératif que vous soyez en mesure de répondre aux signalements/incidents de manière rapide et structurée.
Il est recommandé d'opter pour un prestataire de services de dénonciation qui permet une communication sécurisée avec le lanceur d'alerte et qui est en mesure de traiter efficacement les cas de dénonciation.
Une fois le signalement reçu, il est essentiel de suivre les étapes décrites ci-dessus afin de garantir que l'enquête soit menée de manière approfondie et que des mesures correctives soient prises en toute transparence au sein de l'organisation.
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Nos enquêteurs expérimentés sont en mesure d'examiner vos processus actuels, d'apporter un soutien essentiel aux enquêtes et même d'enquêter de manière approfondie sur les cas les plus sensibles qui peuvent se présenter au sein de votre organisation.
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