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Wie lassen sich Whistleblowing-Systeme in Mitarbeiterunterstützungsprogramme integrieren?

Whistleblowing-Dienste und Mitarbeiterhilfsprogramme (EAPs) dienen unterschiedlichen Zwecken, doch oft kommen sie mit denselben Mitarbeitern in einigen der schwierigsten Momente ihres Berufslebens in Kontakt.

Eine Person, die einen Betrugsfall meldet, steht möglicherweise unter erheblichem Stress und leidet unter starken Ängsten. Eine Person, die Mobbing am Arbeitsplatz meldet, leidet möglicherweise unter den emotionalen und psychischen Folgen anhaltender Misshandlung. Ein Zeuge, der gebeten wird, an einer Untersuchung mitzuwirken, benötigt möglicherweise Unterstützung, um die Auswirkungen auf sein Wohlbefinden zu bewältigen.

Für Compliance-Beauftragte und Personalverantwortliche ist es bei der Umsetzung wichtig zu verstehen, wie diese beiden Systeme nebeneinander funktionieren können – ohne die Vertraulichkeit, Unabhängigkeit oder Wirksamkeit eines der beiden zu beeinträchtigen. Integration bedeutet nicht, die beiden Dienste zu einem einzigen zusammenzufassen. Es bedeutet vielmehr, sicherzustellen, dass Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt die richtige Unterstützung erhalten und dass die Grenzen zwischen der Meldung von Fehlverhalten und der Inanspruchnahme persönlicher Unterstützung für alle Beteiligten klar sind.

Unterschiedliche Zwecke, unterschiedliche Schutzmaßnahmen

Ein Whistleblowing-Kanal dient dazu, Meldungen über Fehlverhalten, Verstöße gegen Vorschriften und andere relevante Bedenken so entgegenzunehmen, dass der Hinweisgeber geschützt ist und die Organisation die Möglichkeit hat, Ermittlungen einzuleiten und Maßnahmen zu ergreifen. Sein rechtlicher Rahmen – der Public Interest Disclosure Act 1998 im Vereinigten Königreich und die EU-Whistleblowing-Richtlinie (2019/1937) in ganz Europa – bietet Hinweisgebern spezifischen Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen und verpflichtet Organisationen, Meldungen innerhalb festgelegter Fristen zu bearbeiten.

Ein EAP dient dazu, Mitarbeitern vertraulichen Zugang zu Beratung, psychologischer Unterstützung und praktischen Ratschlägen bei persönlichen oder berufsbezogenen Schwierigkeiten zu bieten. EAPs befassen sich in der Regel mit psychischer Gesundheit, Stress, Beziehungsproblemen, finanziellen Sorgen, Trauerfällen und Substanzmissbrauch. Die Beratung zwischen dem Mitarbeiter und dem EAP-Berater ist vertraulich, und der Arbeitgeber erhält in der Regel nur anonymisierte Nutzungsdaten.

Diese Unterscheidung ist wichtig, da sich die Vertraulichkeitsmodelle grundlegend unterscheiden. Eine Meldung im Rahmen des Whistleblowing-Verfahrens wird vertraulich entgegengenommen, jedoch von der Organisation bearbeitet, untersucht und gegebenenfalls weiterverfolgt. Eine EAP-Interaktion ist im therapeutischen Sinne vertraulich – was der Mitarbeiter dem Berater mitteilt, wird dem Arbeitgeber nicht offengelegt, außer unter eng definierten Umständen (wie z. B. bei einer unmittelbaren Gefahr). Die Verwechslung dieser beiden Modelle – oder die Vermittlung des Eindrucks bei Mitarbeitern, dass eine Whistleblowing-Meldung unter therapeutischer Vertraulichkeit behandelt wird oder dass ein EAP-Berater eine Whistleblowing-Meldung entgegennehmen und bearbeiten darf – birgt Risiken sowohl für den Mitarbeiter als auch für die Organisation.

Wenn Whistleblowing und Wohlbefinden aufeinandertreffen

Trotz ihrer unterschiedlichen Zwecke gibt es natürliche Schnittstellen zwischen den beiden Diensten. Das Verständnis dieser Schnittstellen ist entscheidend für die Gestaltung einer effektiven Wegweisung zwischen ihnen.

Das Wohlbefinden der Reporter

Eine Meldung als Whistleblower zu machen, ist oft eine belastende Erfahrung. Der Hinweisgeber fürchtet möglicherweise Vergeltungsmaßnahmen, macht sich Sorgen um die Folgen für Kollegen oder ist wegen des Untersuchungsverfahrens verunsichert. Untersuchungen von Protect, einer britischen Wohltätigkeitsorganisation für Whistleblower, zeigen immer wieder, welche persönlichen Belastungen Whistleblowing mit sich bringen kann. Viele Anrufer bei der Beratungshotline von Protect berichten von erheblichem Stress und Ängsten im Zusammenhang mit ihrer Entscheidung, sich zu melden. In seinem Wirkungsbericht für 2025 verzeichnete Protect 3.589 Fälle – ein Anstieg von 8 % gegenüber dem Vorjahr –, wobei viele Anrufer nicht nur rechtliche Beratung, sondern auch Beruhigung und emotionale Unterstützung suchten.

Ein Whistleblowing-Kanal, der dieser Realität Rechnung trägt – und den Hinweisgeber zum richtigen Zeitpunkt auf das EAP der Organisation hinweist –, bietet eine umfassendere Lösung als ein Kanal, der die Meldung lediglich als rein verfahrenstechnischen Vorgang behandelt. Dieser Hinweis sollte erfolgen, nachdem die Meldung eingegangen ist und dem Hinweisgeber die Vertraulichkeit sowie die nächsten Schritte zugesichert wurden, und nicht als Ersatz dafür, die Meldung ernst zu nehmen.

Das Wohlergehen des Angeklagten

Untersuchungen können erhebliche Auswirkungen auf die Person haben, der Fehlverhalten vorgeworfen wird, insbesondere wenn sich das Verfahren in die Länge zieht oder sich die Vorwürfe letztlich als unbegründet erweisen. Der Beschuldigte kann unter Ängsten, Sorgen um seinen Ruf und dem Stress der Ungewissheit leiden. Unternehmen haben eine Fürsorgepflicht gegenüber allen am Whistleblowing-Prozess beteiligten Mitarbeitern, einschließlich der beschuldigten Person. Die beschuldigte Person auf das EAP hinzuweisen – zu einem geeigneten Zeitpunkt und ohne die Untersuchung zu beeinträchtigen – ist eine bewährte Vorgehensweise, die dieser Fürsorgepflicht Rechnung trägt.

Zeugen und Kollegen

An Untersuchungen sind häufig Zeugen beteiligt, für die diese Erfahrung belastend sein kann, insbesondere in Fällen von Belästigung, Mobbing oder anderen sensiblen Angelegenheiten. Auch Kollegen im betroffenen Team sind sich möglicherweise bewusst, dass eine Untersuchung läuft, selbst wenn sie die Einzelheiten nicht kennen, und empfinden daher möglicherweise Unsicherheit oder Angst. Das EAP bietet all diesen Personen eine Anlaufstelle, ohne dass sie Informationen im Zusammenhang mit der Untersuchung an jemanden innerhalb der Organisation weitergeben müssen.

Praktische Integrationsmodelle

Die Integration von Whistleblowing-Systemen und EAPs ist in der Regel eher verfahrenstechnischer als technischer Natur. Die beiden Dienste müssen weder eine gemeinsame Plattform nutzen, noch Daten austauschen oder unter einer einheitlichen Verwaltungsstruktur betrieben werden. Was sie benötigen, ist ein klarer, kommunizierter Weg, an dem sich die Mitarbeiter orientieren können.

Hinweise am Ort der Meldung

Das einfachste und gängigste Integrationsmodell ist die Hinweissetzung. Wenn sich ein Hinweisgeber an den Whistleblowing-Kanal wendet, kann die Person, die den Hinweis entgegennimmt – sei es ein Mitarbeiter in der Hotline oder eine automatische Bestätigung über ein digitales Portal –, Informationen über die Verfügbarkeit des EAP bereitstellen. Dies könnte in Form einer kurzen Nachricht am Ende der Bestätigungsnachricht erfolgen: „Wenn Sie sich aufgrund dieser Situation gestresst oder ängstlich fühlen, steht Ihnen das Mitarbeiterunterstützungsprogramm Ihrer Organisation unter [Nummer/Website] zur Verfügung und bietet vertrauliche, unabhängige Unterstützung.“

Diese Weiterverweisung muss sorgfältig formuliert werden. Sie darf keinesfalls den Eindruck erwecken, dass es sich bei dem Anliegen des Hinweisgebers um ein persönliches Problem und nicht um eine berechtigte organisatorische Angelegenheit handelt. Der Hinweis muss vollständig entgegengenommen, bestätigt und als Whistleblowing-Fall bearbeitet werden, bevor auf persönliche Unterstützung hingewiesen wird. Die Reihenfolge ist entscheidend: Erst der Hinweis, dann die Weiterverweisung zur Unterstützung.

Weisungen während und nach der Untersuchung

Der Hinweis auf das EAP ist oft während des Untersuchungsprozesses am wertvollsten, wenn die Belastung durch die Ungewissheit für alle Beteiligten am größten sein kann. Der Compliance-Beauftragte oder der für den Fall zuständige Sachbearbeiter kann die Kontaktdaten des EAP in die Kommunikation mit dem Hinweisgeber (in der Rückmeldephase), der beschuldigten Person (wenn diese über die Untersuchung informiert wird) und den Zeugen (wenn diese zur Teilnahme aufgefordert werden) aufnehmen. In jedem Fall sollte der Hinweis auf das EAP als verfügbare Ressource angeboten werden, nicht als obligatorische Überweisung oder als Bedingung für die Teilnahme am Verfahren.

Auch nach Abschluss der Untersuchung bleibt die weitere Betreuung wichtig. Ein Mitarbeiter, dessen Bedenken sich als begründet erwiesen haben, fühlt sich vielleicht bestätigt, macht sich aber möglicherweise auch Sorgen über die künftige Dynamik am Arbeitsplatz. Ein Mitarbeiter, dessen Bedenken sich nicht bestätigt haben, ist möglicherweise enttäuscht oder frustriert. Die beschuldigte Person benötigt unabhängig vom Ausgang des Verfahrens möglicherweise Unterstützung beim Wiederaufbau der Arbeitsbeziehungen. In jedem dieser Fälle bietet das EAP eine vertrauliche Anlaufstelle, die unabhängig vom Compliance-Verfahren arbeitet.

Schulung für Telefonisten und Fallbetreuer

Damit die Integration in der Praxis funktioniert, müssen die Verantwortlichen für den Whistleblowing-Kanal die Rolle des EAP und die Abgrenzung zwischen den beiden Diensten verstehen. Die Mitarbeiter, die Anrufe entgegennehmen, sollten darin geschult werden, zu erkennen, wann sich ein Anrufer in einer Notlage befindet, mit angemessener Empathie und Professionalität zu reagieren und auf das EAP hinzuweisen, ohne das Gespräch vom Kern der Meldung abzulenken.

Dies ist ein Bereich, in dem die Qualifikation und der Hintergrund des Gesprächspartners von entscheidender Bedeutung sind. Fachleute mit Erfahrung in der Strafverfolgung oder bei Ermittlungsbefragungen – wie die Gesprächspartner von Safecall, allesamt ehemalige britische Polizeibeamte mit jeweils über 25 Jahren Erfahrung – sind es gewohnt, Gespräche zu führen, in denen der Anrufer unter erheblichem emotionalen Druck steht. Sie sind darauf geschult, den doppelten Fokus beizubehalten, den solche Situationen erfordern: die Meldung genau zu erfassen und den Anrufer gleichzeitig mit der Sorgfalt und dem Respekt zu behandeln, die seine Situation verlangt.

Was Integration nicht ist

Eine effektive Integration bedeutet nicht, die beiden Dienste in einem einzigen Kanal zusammenzufassen. Eine Meldung, die bei einem EAP-Berater statt bei einem geschulten Whistleblowing-Beauftragten eingeht, wird möglicherweise nicht gemäß den Fristen der EU-Richtlinie bearbeitet, nicht im Fallmanagementsystem erfasst und erreicht die Compliance-Stelle unter Umständen gar nicht. Umgekehrt kann ein Anruf beim EAP, der als Whistleblowing-Meldung behandelt wird, die therapeutische Vertraulichkeit verletzen, auf die der Mitarbeiter vertraut hat.

Integration bedeutet auch nicht, dass Daten zwischen den beiden Diensten ausgetauscht werden. Das Whistleblowing-System sollte dem EAP nicht mitteilen, dass eine bestimmte Person eine Meldung gemacht hat, und das EAP sollte dem Compliance-Team nicht mitteilen, dass eine bestimmte Person Beratungsleistungen in Anspruch genommen hat. Jeder Dienst arbeitet nach seinen eigenen Vertraulichkeitsrichtlinien, und die Inanspruchnahme eines der beiden Dienste durch den Mitarbeiter bleibt vertraulich, es sei denn, der Mitarbeiter entscheidet sich selbst dafür, dies offenzulegen.

Das Ziel ist eine parallele Verfügbarkeit mit klarer Wegweisung – nicht eine Zusammenführung. Jeder Dienst erfüllt seine vorgesehene Funktion, und die Mitarbeiter haben bei Bedarf Zugriff auf beide.

Umsetzungsschritte für Compliance-Beauftragte

Compliance-Beauftragte, die eine effektive Verknüpfung zwischen ihrem Whistleblowing-System und dem EAP herstellen möchten, sollten Folgendes berücksichtigen:

  • Überprüfen Sie die Kontaktdaten und die Erreichbarkeit des EAP-Anbieters und stellen Sie sicher, dass diese in allen Mitteilungen und Bestätigungsnachrichten zum Thema Whistleblowing auf dem neuesten Stand sind.
  • Vereinbaren Sie mit dem EAP-Anbieter, dass dieser jeden Mitarbeiter, der ein Anliegen vorbringt, das in den Geltungsbereich des Whistleblowing-Programms fällt, auf den Whistleblowing-Kanal hinweist – ohne das Anliegen selbst als Whistleblowing-Meldung zu bearbeiten.
  • Nehmen Sie Hinweise auf das Mitarbeiterberatungsprogramm (EAP) in die Whistleblowing-Richtlinie auf und stellen Sie dabei klar, dass die beiden Dienste unterschiedlichen Zwecken dienen und dass die Inanspruchnahme des EAP keine Whistleblowing-Meldung darstellt.
  • Schulen Sie die Mitarbeiter der Hotline und die Fallbetreuer darin, wann und wie sie auf das Mitarbeiterunterstützungsprogramm (EAP) hinweisen sollen, wobei der Schwerpunkt auf der Reihenfolge (zuerst melden, dann unterstützen) und der Darstellung (als verfügbare Ressource, nicht als obligatorische Überweisung) liegen sollte.
  • Stellen Sie sicher, dass die Mitteilungen im Rahmen der Ermittlungen an Reporter, Beschuldigte und Zeugen zu den entsprechenden Zeitpunkten die Kontaktdaten des EAP enthalten.
  • Überprüfen Sie die Vereinbarung regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Weiterleitung in der Praxis funktioniert und dass keiner der Dienste versehentlich außerhalb seines vorgesehenen Anwendungsbereichs tätig wird.

Weiterführende Ressourcen

Wie Safecall helfen kann

Der Whistleblowing-Dienst von Safecall ist darauf ausgelegt, die gesamte Komplexität des Meldeprozesses zu bewältigen – einschließlich der emotionalen Dimension. Unsere Gesprächsführer, allesamt ehemalige britische Polizeibeamte mit jeweils über 25 Jahren Erfahrung in der Befragung, sind darauf geschult, Gespräche mit Anrufern zu führen, die unter erheblichem Stress stehen, und dabei detaillierte Berichte zu erstellen, während sie jede Person mit Professionalität und Fürsorge behandeln. Gegebenenfalls verweisen unsere Mitarbeiter die Meldenden an das EAP (Employee Assistance Program) des Unternehmens oder andere Unterstützungsangebote weiter und stellen so sicher, dass die Fürsorgepflicht über den Meldeprozess hinausgeht. Mit einer Verfügbarkeit rund um die Uhr in über 175 Sprachen und einer Kundenbindungsrate von 95 % bietet Safecall einen professionellen, menschenzentrierten Service, der sowohl die Einhaltung von Vorschriften als auch das Wohlbefinden fördert.

Wenn Sie erfahren möchten, wie sich der Service von Safecall in die Mitarbeiterunterstützungsstruktur Ihres Unternehmens einbinden lässt, wenden Sie sich bitte an unser Team oder rufen Sie uns unter +44 (0) 191 516 7720 an.

Quellen und weiterführende Literatur

  • Protect (britische Wohltätigkeitsorganisation für Whistleblower), Wirkungsbericht 2025 – 3.589 Fälle, Themen zum Wohlbefinden der Hinweisgeber – protect-advice.org.uk
  • Gesetz über die Offenlegung von Informationen im öffentlichen Interesse von 1998 – legislation.gov.uk
  • EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden – eur-lex.europa.eu
  • CIPD, Wie Arbeitgeber gegen Mobbing und Belästigung am Arbeitsplatz vorgehen (2024) – Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers, Wohlbefinden der Mitarbeiter – cipd.org
  • Safecall, Whistleblowing-Benchmark-Bericht 2024 – Erfahrungen mit der Meldung, Vorgehensweise der Callcenter-Mitarbeiter – safecall.co.uk