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Wie können Unternehmen Transparenz in ihren Meldewegen gewährleisten?

Ein Whistleblowing-Kanal ist nur dann wirksam, wenn er auch genutzt wird, und Transparenz ist der Schlüssel dazu, dass sich die Menschen zu Wort melden.

Selbst die technisch ausgereifteste Meldeplattform, die von einem äußerst zuverlässigen Fallbearbeitungssystem unterstützt wird, bringt wenig Nutzen, wenn die Mitarbeiter dem Prozess nicht genug vertrauen, um sich zu äußern. Transparenz – hinsichtlich der Funktionsweise des Kanals, der Verantwortlichen, der weiteren Bearbeitung von Meldungen und des Schutzes der Hinweisgeber – ist der wichtigste Faktor beim Aufbau dieses Vertrauens.

Dies ist kein abstraktes Prinzip. Die Freshfields-Whistleblowing-Umfrage 2023 ergab, dass im Vergleich zu den Vorjahren weniger Mitarbeiter Bedenken an ihren direkten Vorgesetzten melden würden, was auf ein schwindendes Vertrauen in interne, vom Management gesteuerte Kanäle hindeutet. Branchenuntersuchungen ergaben, dass rund die Hälfte der Erstmeldungen anonym eingereicht wurde, sofern diese Option zur Verfügung stand – ein klarer Indikator dafür, dass viele Hinweisgeber weiterhin vorsichtig sind, was den Umgang mit ihren Informationen angeht, selbst wenn sie sich entschließen, sich zu melden. Für Compliance-Beauftragte, die für die Wirksamkeit des Programms verantwortlich sind, ist Transparenz kein vages Ziel – sie ist ein messbarer Faktor für die Teilnahme an der Meldung und letztlich für die Fähigkeit des Programms, Fehlverhalten aufzudecken.

Erläuterung der Funktionsweise des Kanals

Transparenz beginnt mit einer klaren und leicht verständlichen Kommunikation über das Whistleblowing-Verfahren selbst. Die Mitarbeiter müssen, noch bevor sie eine Meldung machen müssen, verstehen, wie der Kanal funktioniert, wie sie darauf zugreifen können, wer die Meldungen entgegennimmt und was geschieht, nachdem ein Verdachtsfall gemeldet wurde.

In der Praxis bedeutet dies, dass eine Whistleblowing-Richtlinie veröffentlicht werden muss, die in einer leicht verständlichen Sprache verfasst ist – und nicht in einem Compliance-Handbuch versteckt oder in schwer verständlicher Rechtssprache formuliert ist. Die Richtlinie sollte im Intranet der Organisation verfügbar sein, bei der Einarbeitung erwähnt und durch regelmäßige Sensibilisierungsmaßnahmen bekräftigt werden. Sie sollte jeden verfügbaren Meldekanal (Telefon, Online-Portal, schriftliche Einreichung) erläutern, bestätigen, ob anonyme Meldungen möglich sind, den typischen Zeitrahmen für die Bestätigung und Rückmeldung beschreiben und die bestehenden Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber darlegen.

Die EU-Whistleblowing-Richtlinie (2019/1937) verpflichtet Organisationen dazu, klare und leicht zugängliche Informationen über interne und externe Meldeverfahren bereitzustellen. Dies ist nicht nur eine bewährte Praxis im Bereich der Kommunikation, sondern eine gesetzliche Verpflichtung. Organisationen, die ihre Meldekanäle nicht angemessen bekannt machen, riskieren sowohl Verstöße gegen die Vorschriften als auch eine unzureichende Nutzung des Systems.

Erläuterung der weiteren Vorgehensweise nach einer Meldung

Eines der häufigsten Hindernisse für Meldungen ist die Ungewissheit darüber, wie es weitergeht. Die Mitarbeiter befürchten, dass ihre Meldung im Sande verläuft, dass sich nichts ändert oder dass sie keine Rückmeldung erhalten, dass ihr Anliegen ernst genommen wurde.

Transparente Organisationen gehen dieses Problem direkt an, indem sie sich zu konkreten Prozessmeilensteinen verpflichten – und diese auch einhalten:

  • Hinweis: Die EU-Richtlinie schreibt vor, dass der Empfang innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden muss. Wenn diese Verpflichtung im Voraus kommuniziert wird, gibt dies potenziellen Hinweisgebern die Gewissheit, dass ihr Anliegen offiziell registriert wird.
  • Rückmeldung: Die Richtlinie schreibt außerdem vor, dass innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zu den ergriffenen oder geplanten Maßnahmen erfolgen muss. Auch wenn die Einzelheiten einer Untersuchung vertraulich sein mögen, sollte der Hinweisgeber ausreichende Informationen erhalten, um zu erkennen, dass sein Anliegen geprüft und entsprechend behandelt wurde.
  • Rückmeldung zum Abschluss: Wenn ein Fall abgeschlossen ist, wird durch die Unterrichtung des Meldenden über das Ergebnis – soweit dies möglich ist, ohne die Vertraulichkeit oder laufende Verfahren zu beeinträchtigen – der Rückmeldungskreislauf geschlossen und gezeigt, dass der Prozess funktioniert.

Eine Fallmanagement-Software mit automatischer Terminüberwachung sorgt dafür, dass diese Zusagen operativ umsetzbar sind; der Vorteil der Transparenz ergibt sich jedoch daraus, dass sie den Mitarbeitern bereits vor der Erstellung eines Berichts mitgeteilt werden. Wenn die Mitarbeiter im Voraus wissen, dass sie innerhalb von sieben Tagen eine Empfangsbestätigung und innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung erhalten, wirkt der Berichtsprozess strukturiert und vertrauenswürdig statt undurchsichtig.

Unabhängigkeit und Vertraulichkeit unter Beweis stellen

Das Vertrauen in einen Meldekanal hängt eng mit der Gewissheit des Meldenden zusammen, dass seine Identität geschützt wird und dass der Kanal unabhängig von den Personen arbeitet, über die er möglicherweise Meldung erstattet. Hier wirkt sich die Wahl des Meldemodells unmittelbar auf die wahrgenommene Transparenz aus.

Ein extern verwalteter Whistleblowing-Dienst bietet eine strukturelle Unabhängigkeit, die interne Kanäle nur schwer nachbilden können. Wenn eine Meldung bei einem externen Anbieter eingeht – und nicht bei einem internen Vorgesetzten, der Personalabteilung oder einem Compliance-Beauftragten, der mit dem Beschuldigten zusammenarbeitet –, hat der Hinweisgeber mehr Vertrauen darauf, dass die Angelegenheit unparteiisch behandelt wird. Diese Einschätzung ist nicht unbegründet: Sie spiegelt eine echte strukturelle Absicherung gegen Interessenkonflikte wider.

Es ist unerlässlich, den Mitarbeitern diese Unabhängigkeit zu vermitteln. Die Mitarbeiter sollten wissen, dass der Meldekanal von einem namentlich genannten externen Anbieter betrieben wird, dass die Mitarbeiter des Anbieters geschulte Fachkräfte sind, die Meldungen vertraulich behandeln, und dass die interne Leitung der Organisation nur über festgelegte, kontrollierte Prozesse auf das System zugreifen kann. Wenn der Anbieter keine Audioaufzeichnungen von Telefongesprächen anfertigt – wie es bei Safecall der Fall ist –, sollte dies ausdrücklich kommuniziert werden, da dies eine konkrete Gewissheit bietet, dass der Meldeprozess keine identifizierenden Aufzeichnungen erstellt, die über das Notwendige hinausgehen.

Transparenz und Verantwortlichkeit in der Führung

Die Transparenz bei der Meldung von Missständen kann nicht vollständig an die Compliance-Abteilung delegiert werden. Die sichtbare Unterstützung des Meldekanals durch die Unternehmensleitung – und ihr nachweisliches Engagement, auf die gemeldeten Sachverhalte zu reagieren – ist ein entscheidendes Signal an die Belegschaft.

In der Praxis bedeutet dies, dass der Vorstand oder der Prüfungsausschuss regelmäßig Berichte über die Aktivitäten des Whistleblowing-Programms erhält: die Anzahl der gemeldeten Bedenken, die Kategorien, in die sie fallen, wie sie gelöst wurden und ob die Organisation ihren Verpflichtungen hinsichtlich der Bestätigung und Rückmeldung nachgekommen ist. Die Veröffentlichung einer Zusammenfassung dieser Daten – anonymisiert und aggregiert – innerhalb der gesamten Organisation unterstreicht die Botschaft, dass Meldungen geschätzt werden und dass das Programm einer Governance-Kontrolle unterliegt.

Die Vorgabe der FCA, dass regulierte Unternehmen einen leitenden Manager als „Whistleblower-Beauftragten“ ernennen müssen, spiegelt diesen Grundsatz wider. Die Aufgabe des Beauftragten besteht nicht darin, einzelne Fälle zu bearbeiten, sondern auf Führungsebene Aufsicht zu führen und sicherzustellen, dass das Programm effektiv funktioniert. Auch außerhalb regulierter Sektoren signalisiert die Ernennung eines namentlich benannten leitenden Beauftragten für das Whistleblowing-Programm das Engagement der Organisation und schafft eine sichtbare Anlaufstelle für die Rechenschaftspflicht.

Der Wahrnehmung entgegenwirken, dass „nichts passiert“

Die wohl größte Gefahr für die Transparenz ist die Auffassung, dass Meldungen von Missständen nicht zu sinnvollen Maßnahmen führen. Diese Auffassung kann selbst in Organisationen mit wirksamen Untersuchungsverfahren bestehen bleiben, einfach weil die Ergebnisse einzelner Fälle – zu Recht – vertraulich sind.

Die Lösung besteht darin, auf Programmebene statt auf Einzelfallebene zu kommunizieren. Ohne Einzelheiten zu einzelnen Meldungen preiszugeben, können Organisationen aggregierte Informationen weitergeben: die Gesamtzahl der in einem bestimmten Zeitraum eingegangenen Meldungen, den Prozentsatz der untersuchten Fälle, die Art der ergriffenen Maßnahmen (Schulungen, Änderungen der Richtlinien, Disziplinarmaßnahmen) sowie etwaige systemische Verbesserungen, die sich aus den Ergebnissen des Programms ergeben haben. Dieser Ansatz wahrt die Vertraulichkeit und zeigt gleichzeitig, dass das System Ergebnisse liefert.

Diese Transparenz auf Programmebene schafft einen positiven Kreislauf. Mitarbeiter, die sehen, dass Meldungen tatsächlich zu Maßnahmen führen, nutzen diesen Kanal eher selbst. Eine steigende Zahl von Meldungen führt zu umfangreicheren Daten. Umfangreichere Daten ermöglichen eine effektivere Erkennung von Mustern und Interventionen. Und sichtbare Interventionen unterstreichen die Botschaft, dass die Organisation ihr Whistleblowing-Programm ernst nimmt.

Eine Checkliste zur Transparenz für Compliance-Beauftragte

Compliance-Beauftragte, die die Transparenz ihrer Whistleblowing-Kanäle verbessern möchten, sollten prüfen, ob die Organisation jede der folgenden Fragen mit „Ja“ beantworten kann:

  • Ist die Richtlinie zum Hinweiswesen in einer verständlichen Sprache verfasst und für alle Mitarbeiter leicht zugänglich?
  • Wissen die Mitarbeiter, wie sie die einzelnen Meldekanäle (telefonisch, online, schriftlich) nutzen können?
  • Ist klar, wer den Kanal betreibt und dass er unabhängig verwaltet wird?
  • Werden die Fristen für die Bestätigung und das Feedback im Voraus mitgeteilt?
  • Erhält der Vorstand oder der Prüfungsausschuss regelmäßig Berichte über die Programmaktivitäten?
  • Werden aggregierte, anonymisierte Programmdaten an die gesamte Belegschaft weitergegeben?
  • Hat die Unternehmensleitung das Whistleblowing-Programm öffentlich befürwortet?
  • Werden neue Mitarbeiter während der Einarbeitungsphase über den Kanal informiert?
  • Wird das Wissen über den Meldeweg regelmäßig aufgefrischt, nicht nur bei der Einführung?

Weiterführende Ressourcen

Wie Safecall helfen kann

Der Whistleblowing-Dienst von Safecall wurde entwickelt, um Transparenz auf allen Ebenen zu fördern. Als anerkannter, unabhängiger externer Anbieter mit über 25 Jahren Erfahrung bietet Safecall Unternehmen einen Meldekanal, dem die Mitarbeiter vertrauen können. Unsere rund um die Uhr erreichbare Telefon-Hotline – besetzt von ehemaligen britischen Polizeibeamten mit jeweils mehr als 25 Jahren Erfahrung in der Befragung – und unser sicheres Online-Portal leiten Meldungen an eine Fallmanagement-Plattform weiter, die mit Fristenüberwachung, Prüfpfaden und Berichts-Dashboards Transparenz operativ umsetzbar macht. Mit einer Kundenbindungsrate von 95 %, einer Zertifizierung nach ISO 27001 und der Speicherung von Daten im Vereinigten Königreich bietet Safecall die Glaubwürdigkeit und Infrastruktur, die eine effektive Whistleblowing-Transparenz erfordert.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Safecall Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, Vertrauen in seine Meldekanäle aufzubauen, wenden Sie sich an unser Team oder rufen Sie uns an unter +44 (0) 191 516 7720.

Quellen und weiterführende Literatur

  • EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, Artikel 7, 9, 11 – eur-lex.europa.eu
  • Freshfields Bruckhaus Deringer, Whistleblowing-Umfrage 2023 – blog.freshfields.us
  • Branchenstudie zu Präferenzen bei anonymen Meldungen und Vertrauensindikatoren – Daten aus einer Whistleblowing-Umfrage (2021)
  • Benchmark-Bericht zu Whistleblowing und Vorfallmanagement 2025 – Branchen-Benchmarking-Daten auf der Grundlage von 2,15 Millionen Meldungen aus über 4.000 Organisationen weltweit (Daten von 2024)
  • Norton Rose Fulbright: Die Rolle von Whistleblowing bei der Schaffung und Aufrechterhaltung einer gesunden Unternehmenskultur – nortonrosefulbright.com