Un dispositif d'alerte n'est efficace que si les personnes l'utilisent, et la transparence est essentielle pour inciter les gens à s'exprimer.
Même la plateforme de signalement la plus sophistiquée sur le plan technique, s’appuyant sur le système de gestion des dossiers le plus performant, n’apportera que peu de valeur si les collaborateurs n’ont pas suffisamment confiance dans le processus pour oser s’exprimer. La transparence – quant au fonctionnement du dispositif, à l’identité de ses responsables, au suivi des signalements et à la protection des auteurs – est le facteur le plus important pour instaurer cette confiance.
Il ne s’agit pas d’un principe abstrait. L’enquête Freshfields Whistleblowing Survey 2023 a révélé que les employés étaient moins nombreux à signaler leurs préoccupations à leur supérieur hiérarchique direct par rapport aux années précédentes, ce qui suggère une baisse de confiance dans les canaux internes gérés par la direction. Des études sectorielles ont montré qu’environ la moitié des signalements initiaux étaient effectués de manière anonyme lorsque cette option était disponible – un indicateur clair que de nombreux lanceurs d’alerte restent prudents quant à la manière dont leurs informations seront traitées, même lorsqu’ils choisissent de se manifester. Pour les responsables de la conformité chargés de veiller à l’efficacité des programmes, la transparence n’est pas un objectif vague : c’est un facteur mesurable qui stimule la participation aux signalements et, en fin de compte, la capacité du programme à détecter les fautes professionnelles.
Expliquer le fonctionnement de la chaîne de distribution
La transparence commence par une communication claire et accessible sur le processus de signalement lui-même. Les salariés doivent comprendre, avant même d'avoir à effectuer un signalement, en quoi consiste ce canal, comment y accéder, qui reçoit les signalements et ce qui se passera une fois qu'un problème aura été signalé.
Concrètement, cela implique de publier une politique de signalement rédigée dans un langage simple, et non pas enfouie dans un manuel de conformité ou formulée dans une terminologie juridique alambiquée. Cette politique doit être accessible sur l’intranet de l’organisation, mentionnée lors de l’intégration des nouveaux collaborateurs et renforcée par des campagnes de sensibilisation périodiques. Elle doit présenter chaque canal de signalement disponible (téléphone, portail en ligne, signalement écrit), préciser si le signalement anonyme est possible, décrire les délais habituels de prise en compte et de retour d’information, et énoncer les mesures de protection mises en place pour les lanceurs d’alerte.
La directive européenne relative à la protection des lanceurs d'alerte (2019/1937) impose aux organisations de fournir des informations claires et facilement accessibles sur les procédures de signalement internes et externes. Il ne s'agit pas simplement d'une bonne pratique en matière de communication, mais bien d'une obligation légale. Les organisations qui ne communiquent pas suffisamment sur leurs canaux de signalement s'exposent à la fois à un risque de non-conformité et à une sous-utilisation du système.
Expliquer ce qui se passe après le dépôt d'un signalement
L'un des principaux freins au signalement réside dans l'incertitude quant à la suite des événements. Les salariés craignent que leur signalement ne tombe dans l'oubli, que rien ne change ou qu'ils ne reçoivent aucune confirmation indiquant que leur préoccupation a été prise au sérieux.
Les organisations transparentes s'attaquent directement à ce problème en s'engageant à respecter des étapes clés spécifiques du processus – et en les menant à bien :
- Remarque : la directive européenne exige un accusé de réception dans un délai de sept jours. Le fait de communiquer d’emblée cet engagement rassure les signalants potentiels quant au fait que leur signalement sera officiellement enregistré.
- Retour d'information : La directive exige également qu'un retour d'information soit fourni, dans un délai de trois mois, sur les mesures prises ou prévues. Même si les détails d'une enquête peuvent être confidentiels, la personne ayant signalé le fait doit recevoir suffisamment d'informations pour comprendre que sa préoccupation a été examinée et qu'une suite y a été donnée.
- Communication de clôture : lorsqu’un dossier est clos, le fait d’informer l’auteur du signalement du résultat – dans la mesure du possible sans compromettre la confidentialité ni les procédures en cours – permet de boucler la boucle de retour d’information et démontre que le processus fonctionne.
Un logiciel de gestion des dossiers doté d'un suivi automatisé des échéances permet de concrétiser ces engagements sur le plan opérationnel, mais c'est en les communiquant au personnel avant même la rédaction de tout rapport que l'on tire pleinement parti de cette transparence. Lorsque les employés savent à l'avance qu'ils recevront un accusé de réception dans un délai de sept jours et un retour d'information dans un délai de trois mois, le processus de rapport leur apparaît comme structuré et digne de confiance, plutôt qu'opaque.
Faire preuve d'indépendance et de confidentialité
La confiance accordée à un canal de signalement est étroitement liée à la certitude qu’a le signalant que son identité sera protégée et que ce canal fonctionne en toute indépendance vis-à-vis des personnes qu’il pourrait être amené à signaler. C’est là que le choix du modèle de signalement a un impact direct sur la perception de la transparence.
Un service d’alerte géré en externe offre une indépendance structurelle que les canaux internes ne peuvent pas facilement reproduire. Lorsqu’un signalement est reçu par un prestataire externe – plutôt que par un responsable interne, une équipe des ressources humaines ou un responsable de la conformité travaillant aux côtés de la personne mise en cause –, le lanceur d’alerte a davantage confiance dans le traitement impartial de son signalement. Cette perception n’est pas irrationnelle : elle reflète une véritable garantie structurelle contre les conflits d’intérêts.
Il est essentiel de faire connaître cette indépendance à l'ensemble du personnel. Les salariés doivent savoir que le canal de signalement est géré par un prestataire externe désigné, que le personnel de ce prestataire est composé de professionnels formés qui traitent les signalements de manière confidentielle, et que la direction interne de l’organisation ne peut accéder au système que par le biais de procédures définies et contrôlées. Lorsque le prestataire n’enregistre pas les appels téléphoniques – comme c’est le cas avec Safecall –, cela doit être clairement indiqué, car cela apporte une assurance concrète que le processus de signalement ne génère pas d’enregistrements permettant d’identifier les personnes au-delà de ce qui est nécessaire.
Visibilité et responsabilité des dirigeants
La transparence en matière de signalement ne peut être entièrement déléguée au service chargé de la conformité. Le soutien manifeste de la direction à ce canal de signalement – ainsi que son engagement concret à donner suite aux informations qui y sont révélées – constitue un signal essentiel pour l'ensemble du personnel.
Concrètement, cela signifie que le conseil d’administration ou le comité d’audit reçoit régulièrement des rapports sur les activités du programme d’alerte : le nombre de signalements, les catégories auxquelles ils appartiennent, la manière dont ils ont été traités, et si l’organisation a respecté ses engagements en matière d’accusé de réception et de retour d’information. La publication d’un résumé de ces données – anonymisées et agrégées – à l’ensemble de l’organisation renforce le message selon lequel les signalements sont pris au sérieux et que le programme fait l’objet d’un contrôle de gouvernance.
L'obligation imposée par la FCA aux entreprises réglementées de désigner un cadre supérieur en tant que « responsable de la protection des lanceurs d'alerte » reflète ce principe. Le rôle de ce responsable n'est pas de gérer des cas individuels, mais d'assurer une supervision au niveau de la gouvernance et de veiller au bon fonctionnement du programme. Même en dehors des secteurs réglementés, la désignation d'un responsable de haut niveau pour le programme de lanceurs d'alerte témoigne de l'engagement de l'organisation et crée un point de responsabilité visible.
Lutter contre l’idée reçue selon laquelle « il ne se passe rien »
La menace la plus grave pour la transparence est peut-être l'impression que les signalements d'irrégularités ne débouchent pas sur des mesures concrètes. Cette impression peut persister même au sein d'organisations dotées de procédures d'enquête efficaces, simplement parce que les conclusions des dossiers individuels sont – à juste titre – confidentielles.
La solution consiste à communiquer au niveau du programme plutôt qu’au niveau des cas individuels. Sans divulguer les détails d’aucun signalement particulier, les organisations peuvent partager des informations agrégées : le nombre total de signalements reçus au cours d’une période donnée, le pourcentage de ceux qui ont fait l’objet d’une enquête, les types de mesures prises (formations, modifications des politiques, mesures disciplinaires) et les éventuelles améliorations systémiques découlant des conclusions du programme. Cette approche respecte la confidentialité tout en démontrant que le système produit des résultats.
Cette transparence au niveau du programme crée un cercle vertueux. Les collaborateurs qui constatent que les signalements donnent lieu à des mesures sont plus enclins à recourir eux-mêmes à ce canal. L’augmentation du nombre de signalements génère des données plus riches. Ces données plus riches permettent une identification plus efficace des tendances et une intervention plus pertinente. Et le fait que ces interventions soient visibles renforce le message selon lequel l’organisation prend son programme de lanceurs d’alerte au sérieux.
Liste de contrôle sur la transparence à l'intention des responsables de la conformité
Les responsables de la conformité qui souhaitent renforcer la transparence de leurs canaux de signalement devraient se demander si leur organisation peut répondre « oui » à chacune des questions suivantes :
- La politique relative au signalement des irrégularités est-elle rédigée dans un langage simple et facilement accessible à tous les salariés ?
- Les salariés savent-ils comment accéder à chaque canal de signalement (par téléphone, en ligne, par écrit) ?
- Est-il clairement établi qui exploite la chaîne et qu'elle est gérée de manière indépendante ?
- Les délais de confirmation et de retour d'information sont-ils communiqués à l'avance ?
- Le conseil d'administration ou le comité d'audit reçoit-il régulièrement des rapports d'activité relatifs aux programmes ?
- Les données agrégées et anonymisées relatives aux programmes sont-elles communiquées à l'ensemble du personnel ?
- La direction générale a-t-elle publiquement apporté son soutien au programme de dénonciation ?
- Les nouveaux collaborateurs reçoivent-ils des informations sur la chaîne lors de leur intégration ?
- Les informations relatives au canal de signalement sont-elles mises à jour régulièrement, et pas seulement lors de son lancement ?
Ressources connexes
- Centre dédié aux technologies et aux canaux de signalement – Présentation des canaux de signalement et des critères de sélection des technologies.
- Comment les canaux de signalement peuvent-ils contribuer à résoudre les problèmes systémiques sur le lieu de travail ? – Utiliser les données issues des signalements pour identifier des tendances et favoriser l'amélioration.
- Comment les entreprises peuvent-elles protéger les lanceurs d'alerte contre les représailles ? – Mesures concrètes pour protéger les lanceurs d'alerte et instaurer un climat de confiance.
- Quel est le rôle du lancement d'alerte dans la conformité d'entreprise ? – Comment le lancement d'alerte s'inscrit-il dans le cadre plus large de la gouvernance ?
Comment Safecall peut vous aider
Le service d’alerte professionnelle de Safecall est conçu pour favoriser la transparence à tous les niveaux. En tant que prestataire externe indépendant et reconnu, fort de plus de 25 ans d’expérience, Safecall offre aux organisations un canal de signalement auquel les employés peuvent faire confiance. Notre ligne d’assistance téléphonique disponible 24 h/24 et 7 j/7 – gérée par d’anciens agents de police britanniques possédant chacun plus de 25 ans d’expérience en matière d’auditions – ainsi que notre portail en ligne sécurisé transmettent les signalements à une plateforme de gestion des dossiers dotée de fonctionnalités de suivi des délais, de pistes d’audit et de tableaux de bord qui permettent de concrétiser la transparence sur le plan opérationnel. Avec un taux de fidélisation de la clientèle de 95 %, une certification ISO 27001 et une résidence des données au Royaume-Uni, Safecall offre la crédibilité et l’infrastructure indispensables à une transparence efficace en matière de dénonciation.
Pour découvrir comment Safecall peut aider votre organisation à renforcer la confiance dans ses canaux de signalement, contactez notre équipe ou appelez le +44 (0) 191 516 7720.
Sources et lectures complémentaires
- Directive (UE) 2019/1937 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union, articles 7, 9 et 11 – eur-lex.europa.eu
- Freshfields Bruckhaus Deringer, Enquête 2023 sur le lancement d'alerte – blog.freshfields.us
- Étude sectorielle sur les préférences en matière de signalement anonyme et les indicateurs de confiance – données d'une enquête sur le lancement d'alerte (2021)
- Rapport comparatif 2025 sur la dénonciation et la gestion des incidents – données comparatives du secteur fondées sur 2,15 millions de signalements provenant de plus de 4 000 organisations à travers le monde (données de 2024)
- Norton Rose Fulbright, Le rôle du lancement d'alerte dans la création et le maintien d'une culture d'entreprise saine – nortonrosefulbright.com