Nos webinaire « Behind the Screens » a suscité une vague de questions pertinentes de la part des participants, allant des nuances juridiques aux dilemmes pratiques. Dans ce dernier blog de la série, nous mettons en avant certaines des questions les plus fréquemment posées et partageons les réflexions de notre panel d'experts : Christine Young, Jim Vint et Tim Smith.
Les messages WhatsApp supprimés peuvent-ils être récupérés ?
Jim Vint, Secrétariat : Cela dépend. Si les paramètres standard sont utilisés, les messages supprimés peuvent brièvement rester dans la « corbeille ». Cependant, si les deux parties les suppriment et qu'il n'existe aucune sauvegarde (par exemple, iCloud), leur récupération est peu probable, en particulier avec des applications telles que Signal ou WhatsApp dont la fonctionnalité de messages éphémères est activée.
L'exportation d'une conversation WhatsApp constitue-t-elle une preuve fiable ?
Christine Young, Hebert Smith Rreehills Kramer : Oui, si cela est fait correctement. Comme toute preuve, elle doit être recueillie de manière sécurisée, avec une trace écrite claire et une chaîne de conservation. Le risque de manipulation existe, c'est pourquoi une validation judiciaire est recommandée.
Que faire si les employés refusent de remettre leurs conversations ?
Christine Young : Cela dépend du caractère raisonnable de la demande. Si la demande est proportionnée et justifiée par la politique, un refus pourrait entraîner des mesures disciplinaires. Dans le cadre d'un litige, les tribunaux peuvent rendre des ordonnances de divulgation à des tiers.
Comment les multinationales gèrent-elles les enquêtes transfrontalières ?
Christine Young : Commencez par identifier où les données sont conservées et quelles lois s'appliquent. Dans certains pays (par exemple, la France), l'accès aux données peut être restreint. Des enquêtes peuvent devoir être menées localement afin de se conformer aux lois régionales en matière de protection des données.
Les entreprises doivent-elles répondre aux lanceurs d'alerte via WhatsApp ?
Christine Young : Si c'est le canal choisi par le lanceur d'alerte, oui, mais conservez les messages et encouragez le passage à des canaux plus sécurisés et enregistrables. L'essentiel est de conserver une trace fiable de la communication.
Qu'en est-il de l'utilisation personnelle des e-mails professionnels ?
Christine Young : Les politiques doivent définir ce qui constitue une utilisation acceptable. Si l'utilisation à des fins personnelles interfère avec le travail ou enfreint la confidentialité, les employeurs peuvent examiner les courriels, mais uniquement dans la mesure où cela est nécessaire et proportionné.
Qui est chargé de veiller à ce que les communications restent sur les canaux gérés par l'entreprise ?
Christine Young : C'est une responsabilité partagée, à commencer par les dirigeants. Les politiques doivent être claires, appliquées et soutenues par des formations. Le ton donné par la direction est essentiel : si les managers ignorent les règles, les autres suivront.
Conclusion finale
Les preuves numériques sont là pour rester, tout comme les défis qu'elles posent. En combinant des politiques claires, des pratiques proportionnées et le soutien d'experts, les organisations peuvent naviguer en toute confiance dans ce paysage en constante évolution.
Si vous avez manqué le webinaire ou souhaitez revoir la discussion, l'enregistrement est disponible à l'adresse https://watch.getcontrast.io/register/safecall-behind-the-screens-navigating-whatsapp-email-other-digital-messages-in-workplace-investigations. Et si vous souhaitez parler à l'un de nos experts, contactez-nous et nous vous mettrons en relation.