L'importance des pratiques commerciales éthiques pour le personnel, les clients et le grand public étant de plus en plus reconnue, les entreprises cherchent des moyens de susciter la confiance dans leurs activités.
L'un des meilleurs moyens d'y parvenir est de mettre en œuvre une politique de dénonciation efficace et impartiale.
En effet, en s'engageant à développer une culture de la transparence, de la responsabilité et de l'intégrité, vous donnez à vos employés les moyens de dénoncer les actes répréhensibles commis sur le lieu de travail.
Mais quelles sont les considérations à prendre en compte lors de l'élaboration d'une politique de dénonciation sur votre lieu de travail ?
Cet article explique ce qu'est une politique de dénonciation et comment rendre votre service de dénonciation aussi fiable que possible.
Votre politique en matière de dénonciation doit comprendre les éléments suivants
Qu'est-ce qu'un lanceur d'alerte ?
Un dénonciateur est une personne qui s'élève contre des soupçons d'actes répréhensibles sur le lieu de travail, en faisant une divulgation protégée qu'elle estime raisonnablement être dans l'intérêt du public. Il peut s'agir d'un système de dénonciation interne ou d'un service d'assistance téléphonique anonyme pour les employés.
Divers actes législatifs imposent que votre politique protège les employés et les anciens employés. Les stagiaires, les indépendants et les employés des fournisseurs/partenaires commerciaux sont souvent également protégés en tant que dénonciateurs. Cela doit être clairement indiqué dans votre politique de dénonciation.
Quels sont les actes répréhensibles qui doivent être signalés ?
Le tableau ci-dessous donne des exemples de types de fautes ou de comportements pouvant donner lieu à un signalement. Il ne s'agit toutefois pas d'une liste exhaustive et votre politique de dénonciation doit encourager les individus à signaler tout comportement ou incident qui les préoccupe.
- Activités criminelles ou infractions, y compris la fraude, le vol et le détournement de fonds.
- Corruption, pots-de-vin ou chantage.
- Malversations financières, irrégularités ou mauvaise gestion.
- Faciliter l'évasion fiscale.
- le non-respect d'une obligation légale ou professionnelle ou d'une exigence réglementaire
Qu'est-ce qui fait une bonne politique de dénonciation ?
Impartialité
Afin d'inspirer le plus de confiance possible à vos employés, votre politique de dénonciation doit être assortie d'une garantie d'impartialité. Les dénonciateurs doivent savoir que, tout au long du processus de dénonciation, leurs révélations seront traitées de manière équitable et en toute sécurité.
La raison la plus souvent invoquée pour ne pas divulguer une information est la peur des répercussions. Lorsque les seuls moyens d'effectuer une divulgation protégée sont internes, les employés peuvent commencer à se demander si la politique de dénonciation mise en place par leur employeur est réellement impartiale.
Cette préoccupation peut être atténuée en confiant le processus de dénonciation de votre entreprise à un prestataire de services externe spécialisé dans ce domaine. Le fait de pouvoir indiquer dans votre politique de dénonciation qu'il existe un service d'assistance téléphonique externe pour les dénonciations démontre l'attachement de votre entreprise à l'impartialité du processus de dénonciation.
Sensibilisation
Une fois que vos procédures de dénonciation sont établies, il est important que vos employés soient au courant de la politique de dénonciation que vous avez mise en place. Les entreprises doivent s'efforcer de faire en sorte que leurs employés comprennent qui ils doivent contacter, quand ils peuvent s'exprimer et quels types de problèmes sont appropriés pour le processus de dénonciation.
La meilleure façon de sensibiliser vos employés à votre politique et à vos procédures de dénonciation est de leur proposer une formation. Le recours à un prestataire spécialisé dans la formation à la dénonciation garantit que cette formation est aussi complète et efficace que possible. Une formation est également disponible pour les personnes de votre équipe chargées des questions et des procédures de dénonciation interne.
Accessibilité
Votre politique de dénonciation doit veiller à ce que les voies de signalement soient adaptées et accessibles à tous ceux qui pourraient avoir besoin de les utiliser. Une personne qui soupçonne un acte répréhensible doit pouvoir le divulguer en rencontrant le moins d'obstacles possible.
L'offre de moyens d'information écrits et oraux fait partie intégrante de cette démarche. C'est également une obligation imposée par diverses législations réglementaires.
La langue ne doit pas non plus être un obstacle. Si vos employés parlent plusieurs langues, l'utilisation d'un fournisseur de services de dénonciation capable de fonctionner de manière fluide dans plusieurs langues est un atout considérable pour votre accessibilité. Chez Safecall, nous sommes en mesure de prendre des appels dans plus de 68 langues. Le fait de pouvoir garantir à vos employés qu'ils seront en mesure de faire des révélations d'une manière qui leur est confortable et sûre, contribue à renforcer la confiance dans votre politique de dénonciation.
Conformité
Assurez-vous que votre politique de dénonciation est conforme à toute législation réglementaire pertinente dans les territoires où vous opérez.
La dénonciation peut être imposée par le respect de la réglementation :
- Mise à disposition d'une ligne d'assistance téléphonique anonyme
- Protection des dénonciateurs contre les représailles professionnelles
- Compétence/expérience du personnel chargé du traitement de la procédure de dénonciation
Les législations telles que la loi Sarbanes Oxley de 2002 (États-Unis), la directive européenne sur la dénonciation et la loi sur la divulgation de l'information publique (Royaume-Uni) comportent leurs propres dispositions auxquelles les employés doivent se conformer.
Chez Safecall, nos produits de dénonciation sont conçus en tenant compte des meilleures pratiques. Ainsi, nous aidons votre organisation à se conformer à toutes les principales réglementations en matière de dénonciation. Cela permet même aux grandes entreprises complexes et internationales de partager un système unique de ligne d'urgence dédiée à la dénonciation.
Nos données résident au Royaume-Uni et notre système est conçu pour être entièrement conforme au GDPR.
Disponibilité
Si les moyens dont dispose votre entreprise pour divulguer des informations sont internes, il se peut que leur disponibilité pour vos employés soit limitée. Une politique de dénonciation efficace doit garantir aux travailleurs qu'ils pourront faire une dénonciation protégée à un moment qui leur convient.
En faisant appel à un fournisseur externe de services d'assistance téléphonique pour les dénonciations, vos employés peuvent faire part de leurs préoccupations à tout moment. Nos lignes d'assistance anonymes sont accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ce qui signifie que les personnes peuvent faire un rapport en toute sécurité et à leur guise.
Expérience en matière d'enquête
Pour maximiser la confiance de vos employés dans votre politique de dénonciation, il est préférable de les assurer de la fiabilité et de l'impartialité de vos processus d'enquête.
Le fait de préciser comment les enquêtes sont traitées, et comment cela peut varier en fonction de l'ampleur des allégations, améliore la transparence de votre politique de dénonciation.
En garantissant à vos employés que les enquêtes peuvent être confiées, en fonction de leur ampleur et de leur gravité, à un prestataire externe, vous pouvez renforcer la confiance de vos employés dans votre politique de dénonciation.
Le fait de savoir qu'une dénonciation fera l'objet d'une enquête approfondie et experte pourrait encourager les dénonciations. Si un employé a l'impression que les enquêtes peuvent être menées par une partie interne avec un intérêt particulier, sa confiance dans la politique de dénonciation pourrait être diminuée.
Chez Safecall, nos enquêteurs sont tous d'anciens officiers de police (souvent au niveau d'officier supérieur d'investigation) ayant une expérience opérationnelle significative. En fonction des besoins, nous affectons des personnes possédant les compétences appropriées pour répondre à la nature spécifique du travail. Le recours à un prestataire externe témoigne d'un engagement inégalé en faveur de l'impartialité et de la compétence et permet à votre politique de dénonciation d'être encore plus solide.
Sécurité
Compte tenu de la nature sensible et confidentielle d'une divulgation protégée et des risques pris en compte par un dénonciateur lorsqu'il fait un rapport, la sécurité doit être assurée par votre politique de dénonciation.
Il est impératif que les organisations mettent en place des mesures pour protéger l'identité des dénonciateurs et des personnes concernées par le rapport. Pour ce faire, elles peuvent
- Restreindre l'accès aux données du rapport
- Assurer une transmission sécurisée des données (en respectant les exigences en matière de protection des données)
- Permettre un signalement anonyme
La législation européenne en matière de dénonciation impose aux organisations publiques et privées comptant au moins 50 employés de mettre en place des canaux de signalement garantissant la confidentialité. En offrant des garanties de sécurité et d'impartialité, vous contribuerez à créer une culture de la transparence, de l'intégrité et de la responsabilité sur votre lieu de travail, ce qui renforcera la confiance de votre équipe et contribuera à protéger votre entreprise contre les atteintes à sa réputation ou les préjudices financiers.
Vous souhaitez vous lancer dans l'aventure du service de dénonciation ?
La mise en œuvre d'une politique claire en matière de dénonciation encourage une culture où les problèmes sont soulevés rapidement. Il est ainsi plus facile pour les employeurs de répondre aux préoccupations et d'éviter éventuellement des actes répréhensibles graves et des atteintes à la réputation avant qu'ils ne soient signalés aux organismes de réglementation ou à la presse.
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