Avec l'importance croissante accordée aux pratiques commerciales éthiques pour le personnel, les clients et le grand public, les entreprises cherchent des moyens de susciter la confiance dans leurs activités.
L'un des moyens les plus efficaces d'y parvenir consiste à mettre en place unepolitique de dénonciation efficace et impartiale.
En effet, en démontrant votre engagement à développer une culture de transparence, de responsabilité et d'intégrité, vous encouragez vos employés à dénoncer les comportements répréhensibles sur leur lieu de travail.
Mais quels sont les éléments à prendre en considération lors de l'élaboration d'une politique de dénonciation pour votre lieu de travail ?
Cet article décrit ce qu'est une politique de dénonciation et comment rendre votre service de dénonciation aussi fiable que possible.
Votre politique en matière de dénonciation doit inclure :
Qu'est-ce qu'un lanceur d'alerte ?
Un lanceur d'alerte est une personne qui dénonce des actes répréhensibles présumés sur son lieu de travail, en effectuant une divulgation protégée qu'elle estime raisonnablement être dans l'intérêt public. Cela peut se faire par le biais d'un système interne de dénonciation ou d'un service externe anonyme d'assistance téléphonique pour les employés.
Diverses dispositions législatives stipulent que votre politique doit protéger les employés et les anciens employés. Les stagiaires, les travailleurs indépendants et les employés des fournisseurs/partenaires commerciaux sont souvent également protégés en tant que lanceurs d'alerte. Cela doit être clairement indiqué dans votre politique en matière de lancement d'alerte.
Quels actes répréhensibles doivent être signalés ?
Vous trouverez ci-dessous des exemples de types de fautes ou de comportements pouvant donner lieu à un signalement. Cependant, cette liste n'est pas exhaustive et votre politique de dénonciation doit encourager les individus à signaler tout comportement ou incident qui leur semble préoccupant.
- Activités criminelles ou infractions, y compris la fraude, le vol et le détournement de fonds.
- Corruption, pots-de-vin ou chantage.
- Malversations financières, irrégularités ou mauvaise gestion.
- Faciliter la fraude fiscale.
- Non-respect de toute obligation légale ou professionnelle ou de toute exigence réglementaire
Qu'est-ce qui caractérise une bonne politique en matière de dénonciation ?
Impartialité
Afin d'inspirer la plus grande confiance à vos employés, votre politique en matière de dénonciation doit garantir l'impartialité. Les lanceurs d'alerte doivent savoir que tout au long duprocessus de dénonciation, leurs révélations seront traitées de manière équitable et en toute sécurité.
La raison la plus souvent invoquée pour ne pas divulguer des informations est la crainte des répercussions. Lorsque les seules voies disponibles pour effectuer une divulgation protégée sont internes, les employés peuvent commencer à se demander si la politique de dénonciation mise en place par leur employeur est vraiment impartiale.
Cette préoccupation peut être atténuée en externalisant le processus de dénonciation de votre entreprise à un prestataire de services externe spécialisé et dédié à la dénonciation. Le fait de pouvoir indiquer dans votre politique de dénonciation qu'il existe uneligne d'assistance téléphonique externe dédiée à la dénonciationdémontre l'engagement de votre entreprise en faveur de l'impartialité du processus de dénonciation.
Sensibilisation
Une fois vos processus de dénonciation mis en place, il est important que vos employés connaissent la politique de dénonciation que vous avez mise en place. Les entreprises doivent faire un effort particulier pour s'assurer que leurs employés comprennent : qui ils doivent contacter, quand ils peuvent s'exprimer et quels types de problèmes peuvent faire l'objet d'une procédure de dénonciation.
La meilleure façon de sensibiliservos employésà votre politique et à vos procédures en matière de dénonciation est deleur proposer une formation.En faisant appel à un prestataire spécialisé dans la formation à la dénonciation, vous vous assurez que cette formation sera aussi complète et efficace que possible. Une formation est également disponible pour les membres de votre équipe chargés des questions et des processus internes liés à la dénonciation.
Accessibilité
Votre politique de dénonciation doit garantir queles moyens de signalementsont adaptés et accessibles à tous ceux qui pourraient avoir besoin d'y recourir. Une personne qui soupçonne un acte répréhensible doit pouvoir le signaler en rencontrant le moins d'obstacles possible.
Il est essentiel à cet égard de proposer des moyens de signalement écrits et verbaux. Cela est également imposé par diverses législations réglementaires.
La langue ne devrait pas non plus constituer un obstacle. Si certains de vos employés parlent plusieurs langues, faire appel à un prestataire de services de signalement capable de fonctionner de manière fluide dans plusieurs langues améliore considérablement votre accessibilité. Chez Safecall, nous sommes en mesure de prendre des appels dans plus de 68 langues. Le fait de pouvoir garantir à vos employés qu'ils pourront faire des divulgations d'une manière qui leur convient et en toute sécurité contribue à renforcer la confiance dans votre politique de dénonciation.
Conformité
Assurez-vous que votre politique en matière de dénonciation est conforme à toutesles lois réglementaires applicablesdans les territoires où vous exercez vos activités.
La conformité réglementaire en matière de dénonciation peut exiger :
- Mise à disposition d'une ligne téléphonique anonyme
- Protection des lanceurs d'alerte contre les représailles professionnelles
- Compétences/expérience du personnel chargé du traitement des signalements
Des lois telles que laloi Sarbanes Oxley de 2002 (États-Unis), ladirective européenne sur la dénonciation et la loi sur la divulgation d'informations publiques (Royaume-Uni) comportent leurs propres dispositions que les employés doivent respecter.
Chez Safecall, nos produits de dénonciation sont conçus dans le respect des meilleures pratiques. Nous aidons ainsi votre organisation à se conformer à toutes les principales réglementations en matière de dénonciation. Cela permet même aux grandes entreprises internationales complexes de partager un seul et même système dédié de ligne d'assistance téléphonique pour les dénonciations.
Nos données sont stockées au Royaume-Uni et notre système est conçu pour être entièrement conforme au RGPD.
Disponibilité
Si les moyens dont dispose votre entreprise pour effectuer une divulgation sont internes, leur accessibilité pour vos employés peut être limitée. Une politique efficace en matière de dénonciation doit garantir aux travailleurs qu'ils pourront effectuer une divulgation protégée au moment qui leur convient.
Le recours à un prestataire externe pour la gestion des signalements permet à vos employés de faire part de leurs préoccupations à tout moment. Nos lignes d'assistance anonymes pour les employés sont accessibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ce qui signifie que chacun peut effectuer un signalement en toute sécurité, à sa discrétion.
Expérience en matière d'enquête
Pour maximiser la confiance de vos employés dans votre politique de dénonciation, il est préférable de les rassurer quant à la fiabilité et l'impartialité de vosprocessus d'enquête.
Décrire comment les enquêtes sont menées et comment cela peut varier en fonction de la portée des allégations formulées améliore la transparence de votre politique de dénonciation.
En assurant à vos employés que les enquêtes peuvent être externalisées, en fonction de leur portée et de leur gravité, à un prestataire externe spécialisé dans les enquêtes sur les signalements, vous pouvez renforcer la confiance de vos employés dans votre politique de signalement.
Le fait de savoir qu'un signalement fera l'objet d'une enquête approfondie et menée par des experts peut encourager les employés à signaler des irrégularités. Si un employé estime que les enquêtes peuvent être menées par une partie interne ayant un intérêt particulier, sa confiance dans la politique de dénonciation pourrait être ébranlée.
Chez Safecall, nos enquêteurs sont tous d'anciens policiers (souvent au niveau d'officier supérieur chargé des enquêtes) possédant une expérience opérationnelle significative. En fonction des besoins, nous affectons les personnes possédant les compétences appropriées à la nature spécifique du travail. Le recours à un prestataire externe démontre un engagement sans égal en matière d'impartialité et de compétence et contribue à renforcer encore davantage votre politique de dénonciation.
Sécurité
Compte tenu du caractère sensible et confidentiel d'une divulgation protégée et des risques pris en compte par un lanceur d'alerte lorsqu'il effectue un signalement, votre politique en matière de dénonciation doit garantir la sécurité.
Il est impératif que les organisations mettent en place des mesures visant à protéger l'identité des lanceurs d'alerte et des personnes concernées par le signalement. Cela peut être réalisé par :
- Restriction de l'accès aux données des rapports
- Garantir la sécurité de la transmission des données (en respectant les exigences applicables en matière de protection des données)
- Activation des signalements anonymes
La législation européenne sur les lanceurs d'alerte impose aux organisations publiques et privées comptant 50 salariés ou plus de mettre en place des canaux de signalement garantissant la confidentialité. En offrant des garanties de sécurité et d'impartialité, vous contribuerez à instaurer une culture de transparence, d'intégrité et de responsabilité sur votre lieu de travail, ce qui renforcera la confiance de votre équipe et protégera votre entreprise contre les atteintes à sa réputation ou les préjudices financiers.
Vous souhaitez vous lancer dans le domaine des services de dénonciation ?
La mise en œuvre d'une politique claire en matière de dénonciation favorise une culture où les préoccupations sont soulevées dès leur apparition. Cela permet aux employeurs de traiter plus facilement les problèmes et d'éviter potentiellement des actes répréhensibles graves et une atteinte à leur réputation avant qu'ils ne soient signalés aux organismes de réglementation ou à la presse.
Téléchargez votre modèle GRATUIT de politique de dénonciation