Angesichts der zunehmenden Bedeutung ethischer Geschäftspraktiken für Mitarbeiter, Kunden und die breite Öffentlichkeit suchen die Unternehmen nach Möglichkeiten, Vertrauen in ihr Unternehmen zu schaffen.
Einer der erfolgreichsten Wege, dies zu erreichen, ist die Umsetzung einer wirksamen und unparteiischen Whistleblowing-Politik.
Denn wenn Sie sich für die Entwicklung einer Kultur der Transparenz, Rechenschaftspflicht und Integrität einsetzen, werden Ihre Mitarbeiter ermutigt, sich gegen Fehlverhalten am Arbeitsplatz auszusprechen.
Doch welche Überlegungen sollten bei der Erstellung einer Whistleblowing-Politik für Ihren Arbeitsplatz angestellt werden?
In diesem Artikel wird erläutert, was eine Whistleblower-Politik ist und wie Sie Ihren Whistleblowing-Dienst so vertrauenswürdig wie möglich gestalten können.
Ihre Whistleblower-Politik sollte Folgendes beinhalten:
Was ist ein Whistleblower?
Ein Whistleblower ist jemand, der sich gegen mutmaßliches Fehlverhalten am Arbeitsplatz wendet und eine geschützte Meldung macht, von der er vernünftigerweise glaubt, dass sie im öffentlichen Interesse ist. Dies kann über ein internes Whistleblower-System oder einen externen anonymen Mitarbeiter-Hotline-Anbieter erfolgen.
Verschiedene Rechtsvorschriften schreiben vor, dass Ihre Politik Arbeitnehmer und ehemalige Arbeitnehmer schützen muss. Auch Praktikanten, Selbstständige und Mitarbeiter von Lieferanten/Geschäftspartnern sind häufig als Hinweisgeber geschützt. Dies sollte in Ihrer Whistleblowing-Politik klar zum Ausdruck kommen.
Welches Fehlverhalten sollte gemeldet werden?
Im Folgenden finden Sie Beispiele für Fehlverhalten oder Verhaltensweisen, die Anlass zu einer Meldung geben könnten. Die Liste ist jedoch nicht erschöpfend, und Ihre Whistleblower-Politik sollte Einzelpersonen ermutigen, alle Verhaltensweisen oder Vorfälle zu melden, die ihnen Anlass zur Sorge geben.
- Kriminelle Aktivitäten oder Straftaten, einschließlich Betrug, Diebstahl und Unterschlagung.
- Korruption, Bestechung oder Erpressung.
- Finanzielles Fehlverhalten, Unregelmäßigkeiten oder Missmanagement.
- Erleichterung der Steuerhinterziehung.
- Nichteinhaltung gesetzlicher oder beruflicher Verpflichtungen oder behördlicher Auflagen
Was macht eine gute Whistleblower-Politik aus?
Unparteilichkeit
Um Ihren Mitarbeitern das größtmögliche Vertrauen einzuflößen, sollte Ihre Whistleblower-Politik die Zusicherung der Unparteilichkeit enthalten. Whistleblower sollten wissen, dass ihre Meldung während des gesamten Verfahrens fair und mit Sicherheit behandelt wird.
Der am häufigsten genannte Grund für die Nichtmeldung ist die Angst vor Konsequenzen. Wenn die einzigen Möglichkeiten, eine geschützte Meldung zu machen, intern sind, beginnen die Mitarbeiter möglicherweise zu zweifeln, ob die Whistleblowing-Politik ihres Arbeitgebers wirklich unparteiisch ist.
Diese Bedenken können durch die Auslagerung des Whistleblowing-Prozesses Ihres Unternehmens an einen spezialisierten, externen Whistleblowing-Dienstleister entkräftet werden. Wenn Sie in Ihrer Whistleblower-Politik angeben können, dass es eine externe Whistleblowing-Hotline gibt, zeigt dies, dass sich Ihr Unternehmen für die Unparteilichkeit des Whistleblowing-Prozesses einsetzt.
Bewusstseinsbildung
Sobald Ihre Whistleblowing-Prozesse etabliert sind, ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter über Ihre Whistleblowing-Politik informiert sind. Die Unternehmen müssen sich darum bemühen, dass ihre Mitarbeiter wissen, an wen sie sich wenden sollen, wann sie sich äußern können und welche Art von Problemen für den Whistleblowing-Prozess geeignet sind.
Der beste Weg, das Bewusstsein für Ihre Whistleblowing-Politik und -Verfahren zu schärfen, ist das Angebot von Schulungen für Ihre Mitarbeiter. Der Einsatz eines speziellen Schulungsanbieters für Whistleblowing stellt sicher, dass diese Schulung so umfassend und effektiv wie möglich ist. Auch für diejenigen in Ihrem Team, die für interne Whistleblowing-Angelegenheiten und -Verfahren zuständig sind, sind Schulungen möglich.
Erreichbarkeit
Ihre Whistleblowing-Politik sollte sicherstellen, dass die Meldewege für alle, die sie nutzen wollen, geeignet und zugänglich sind. Eine Person, die ein Fehlverhalten vermutet, sollte in der Lage sein, eine Meldung mit so wenig Hindernissen wie möglich zu machen.
Dazu gehört auch die Möglichkeit, sowohl schriftlich als auch mündlich Bericht zu erstatten. Dies ist auch durch verschiedene Rechtsvorschriften vorgeschrieben.
Auch die Sprache sollte kein Hindernis sein. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die mehrere Sprachen sprechen, ist die Inanspruchnahme eines Whistleblowing-Dienstleisters, der in der Lage ist, in mehreren Sprachen flüssig zu arbeiten, ein großer Gewinn für Ihre Erreichbarkeit. Bei Safecall sind wir in der Lage, Anrufe in über 68 Sprachen entgegenzunehmen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern garantieren können, dass sie Meldungen auf eine für sie angenehme und sichere Weise machen können, wird das Vertrauen in Ihre Whistleblower-Politik gestärkt.
Einhaltung der Vorschriften
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Whistleblower-Politik mit den einschlägigen Rechtsvorschriften in den Gebieten, in denen Sie tätig sind, übereinstimmt.
Whistleblowing kann gesetzlich vorgeschrieben sein:
- Bereitstellung einer anonymen Hotline
- Schutz von Whistleblowern vor beruflichen Vergeltungsmaßnahmen
- Kompetenz/Erfahrung des Personals, das den Whistleblowing-Prozess bearbeitet
Gesetze wie der Sarbanes Oxley Act aus dem Jahr 2002 (USA), die EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen und der Public Information Disclosure Act (Vereinigtes Königreich) enthalten jeweils eigene Bestimmungen, die die Mitarbeiter einhalten müssen.
Safecall hat bei der Entwicklung seiner Whistleblowing-Produkte die besten Praktiken im Blick und unterstützt Ihr Unternehmen bei der Einhaltung aller wichtigen Whistleblowing-Vorschriften. So können selbst große, komplexe, internationale Unternehmen ein einziges spezielles Whistleblowing-Hotline-System nutzen.
Unsere Daten befinden sich im Vereinigten Königreich, und unser System ist so konzipiert, dass es vollständig GDPR-konform ist.
Verfügbarkeit
Wenn die Möglichkeiten zur Meldung von Missständen in Ihrem Unternehmen intern sind, stehen sie Ihren Mitarbeitern möglicherweise nur eingeschränkt zur Verfügung. Eine wirksame Whistleblowing-Politik sollte den Arbeitnehmern die Gewissheit geben, dass sie eine geschützte Meldung zu einem Zeitpunkt machen können, der ihnen genehm ist.
Die Nutzung eines externen Anbieters von Whistleblowing-Hotlines bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit ein Anliegen vorbringen können. Unsere anonymen Mitarbeiter-Hotlines sind rund um die Uhr erreichbar, d. h. jeder kann nach eigenem Ermessen und auf sichere Weise eine Meldung machen.
Ermittlungserfahrung
Um das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in Ihre Whistleblowing-Politik zu maximieren, ist es am besten, wenn Sie ihnen die Zuverlässigkeit und Unparteilichkeit Ihrer Ermittlungsverfahren zusichern .
Wenn Sie darlegen, wie Untersuchungen durchgeführt werden und wie diese je nach Umfang der Anschuldigungen variieren können, verbessert dies die Transparenz Ihrer Whistleblowing-Politik.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern versichern, dass die Untersuchungen je nach Umfang und Schweregrad an einen externen Anbieter von Whistleblowing-Untersuchungen ausgelagert werden können, kann dies das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in Ihre Whistleblowing-Politik stärken.
Die Gewissheit, dass eine Meldung gründlich und mit Sachverstand untersucht wird, könnte dazu ermutigen, eine Meldung zu machen. Wenn ein Mitarbeiter das Gefühl hat, dass die Untersuchungen von einer internen Partei mit einem Eigeninteresse durchgeführt werden, könnte sein Vertrauen in die Whistleblowing-Politik geschwächt werden.
Unsere Ermittler bei Safecall sind allesamt ehemalige Polizeibeamte (oft auf der Ebene des leitenden Ermittlungsbeamten) mit umfassender operativer Erfahrung. Je nach den Erfordernissen stellen wir Personen mit den entsprechenden Fähigkeiten zur Verfügung, die der spezifischen Art der Arbeit entsprechen. Die Inanspruchnahme eines externen Anbieters zeigt ein beispielloses Engagement für Unparteilichkeit und Kompetenz und trägt dazu bei, dass Ihre Whistleblowing-Politik noch robuster ist.
Sicherheit
In Anbetracht des sensiblen und vertraulichen Charakters einer geschützten Meldung und der Risiken, die ein Hinweisgeber bei seiner Meldung in Betracht zieht, muss die Sicherheit durch Ihre Whistleblowing-Politik gewährleistet werden.
Es ist unbedingt erforderlich, dass Organisationen Maßnahmen zum Schutz der Identität von Hinweisgebern und derjenigen, die von der Meldung betroffen sind, ergreifen. Dies kann erreicht werden durch:
- Einschränkung des Zugriffs auf Berichtsdaten
- Gewährleistung der sicheren Übermittlung von Daten (unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen)
- Ermöglichung anonymer Meldungen
Das EU-Recht zur Meldung von Missständen schreibt vor, dass öffentliche und private Organisationen mit mindestens 50 Mitarbeitern Meldewege anbieten müssen, die Vertraulichkeit gewährleisten. Die Zusicherung von Sicherheit und Unparteilichkeit wird dazu beitragen, eine Kultur der Transparenz, Integrität und Verantwortlichkeit an Ihrem Arbeitsplatz zu schaffen, die das Vertrauen Ihres Teams stärkt und Ihr Unternehmen vor Rufschädigung oder finanziellem Schaden bewahrt.
Möchten Sie Ihre Reise zum Whistleblowing-Dienst beginnen?
Die Umsetzung einer klaren Whistleblowing-Politik fördert eine Kultur, in der Bedenken frühzeitig geäußert werden. Dies macht es den Arbeitgebern leichter, auf Bedenken einzugehen und möglicherweise schwerwiegendes Fehlverhalten und Rufschädigung zu verhindern, bevor es an die Aufsichtsbehörden oder die Presse gemeldet wird.
Downloaden Sie Ihre KOSTENLOSE Vorlage für Whistleblowing-Richtlinien