Da ethische Geschäftspraktiken für Mitarbeiter, Kunden und die breite Öffentlichkeit immer mehr an Bedeutung gewinnen, suchen Unternehmen nach Möglichkeiten, Vertrauen in ihr Geschäft zu schaffen.
Eine der erfolgreichsten Methoden hierfür ist die Einführung einer wirksamen und unparteiischenWhistleblowing-Richtlinie.
Denn wenn Sie sich für die Entwicklung einer Kultur der Transparenz, Verantwortlichkeit und Integrität einsetzen, ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich gegen Fehlverhalten am Arbeitsplatz auszusprechen.
Aber was sollte man bei der Erstellung einer Whistleblowing-Richtlinie für den eigenen Arbeitsplatz beachten?
Dieser Artikel beschreibt, was eine Whistleblower-Richtlinie ist und wie Sie Ihren Whistleblowing-Dienst so vertrauenswürdig wie möglich gestalten können.
Ihre Whistleblower-Richtlinie sollte Folgendes enthalten:
Was ist ein Whistleblower?
Ein Whistleblower ist jemand, der sich gegen mutmaßliches Fehlverhalten am Arbeitsplatz ausspricht und eine geschützte Offenlegung vornimmt, von der er vernünftigerweise annimmt, dass sie im öffentlichen Interesse liegt. Dies kann über ein internes Whistleblower-System oder einen externen anonymen Hotline-Anbieter für Mitarbeiter erfolgen.
Verschiedene Gesetze schreiben vor, dass Ihre Richtlinie Mitarbeiter und ehemalige Mitarbeiter schützen muss. Praktikanten, Selbstständige und Mitarbeiter von Lieferanten/Geschäftspartnern sind oft ebenfalls als Whistleblower geschützt. Dies sollte in Ihrer Whistleblowing-Richtlinie klar zum Ausdruck kommen.
Welche Fehlverhalten sollten gemeldet werden?
Im Folgenden finden Sie Beispiele für Arten von Fehlverhalten oder Verhaltensweisen, die zu einer Meldung führen können. Diese Liste ist jedoch nicht vollständig, und Ihre Whistleblower-Richtlinie sollte Einzelpersonen dazu ermutigen, alle Verhaltensweisen oder Vorfälle zu melden, die ihnen Anlass zur Sorge geben.
- Kriminelle Handlungen oder Straftaten, einschließlich Betrug, Diebstahl und Unterschlagung.
- Korruption, Bestechung oder Erpressung.
- Finanzielle Veruntreuung, Unregelmäßigkeiten oder Misswirtschaft.
- Erleichterung der Steuerhinterziehung.
- Nichteinhaltung gesetzlicher oder beruflicher Verpflichtungen oder regulatorischer Anforderungen
Was macht eine gute Whistleblower-Richtlinie aus?
Unparteilichkeit
Um Ihren Mitarbeitern größtmögliche Zuversicht zu vermitteln, sollte Ihre Whistleblower-Richtlinie die Gewährleistung von Unparteilichkeit beinhalten. Whistleblower sollten wissen, dass ihre Offenlegungen während des gesamtenWhistleblowing-Prozesses fair und sicher behandelt werden.
Der am häufigsten genannte Grund für das Unterlassen einer Meldung ist die Angst vor Konsequenzen. Wenn die einzigen Möglichkeiten für eine geschützte Meldung interne Wege sind, können Mitarbeiter anfangen, sich zu fragen, ob die Whistleblowing-Richtlinie ihres Arbeitgebers wirklich unparteiisch ist.
Diese Bedenken können gemildert werden, indem Sie den Whistleblowing-Prozess Ihres Unternehmens an einen spezialisierten externen Whistleblowing-Dienstleister auslagern. Wenn Sie in Ihrer Whistleblower-Richtlinie darauf hinweisen, dass es eineexterne Whistleblowing-Hotlinegibt, zeigen Sie damit, dass Ihr Unternehmen sich für die Unparteilichkeit des Whistleblowing-Prozesses einsetzt.
Bewusstsein
Sobald Ihre Whistleblowing-Prozesse eingerichtet sind, ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter über die von Ihnen festgelegten Whistleblowing-Richtlinien informiert sind. Unternehmen müssen sich gezielt darum bemühen, dass ihre Mitarbeiter verstehen, an wen sie sich wenden sollen, wann sie sich melden können und welche Art von Problemen für den Whistleblowing-Prozess geeignet sind.
Der beste Weg, um das Bewusstsein für Ihre Whistleblowing-Richtlinien und -Verfahren zu schärfen, istdie Durchführung von Schulungen für Ihre Mitarbeiter.Durch die Beauftragung eines spezialisierten Anbieters für Whistleblowing-Schulungen wird sichergestellt, dass diese Schulungen so umfassend und effektiv wie möglich sind. Schulungen werden auch für diejenigen Mitglieder Ihres Teams angeboten, die für interne Whistleblowing-Angelegenheiten und -Prozesse verantwortlich sind.
Barrierefreiheit
Ihre Whistleblowing-Richtlinie sollte sicherstellen, dassdie Meldewegefür alle, die sie möglicherweise nutzen müssen, geeignet und zugänglich sind. Eine Person, die ein Fehlverhalten vermutet, sollte in der Lage sein, dies mit möglichst wenigen Hindernissen zu melden.
Dazu gehört auch, dass sowohl schriftliche als auch mündliche Berichterstattungsmöglichkeiten angeboten werden. Dies ist auch durch verschiedene gesetzliche Vorschriften vorgeschrieben.
Auch die Sprache sollte kein Hindernis sein. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die verschiedene Sprachen sprechen, ist die Nutzung eines Whistleblowing-Dienstleisters, der in mehreren Sprachen reibungslos arbeiten kann, eine enorme Verbesserung Ihrer Erreichbarkeit. Bei Safecall können wir Anrufe in über 68 Sprachen entgegennehmen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, Meldungen auf eine für sie angenehme und sichere Weise zu machen, trägt dies dazu bei, Vertrauen in Ihre Whistleblower-Richtlinie aufzubauen.
Einhaltung
Stellen Sie sicher, dass Ihre Whistleblower-Richtlinie mit allenrelevanten gesetzlichen Bestimmungenin den Gebieten, in denen Sie tätig sind, konform ist.
Die Einhaltung der Whistleblowing-Vorschriften kann Folgendes vorschreiben:
- Anonyme Hotline
- Schutz von Hinweisgebern vor beruflichen Vergeltungsmaßnahmen
- Kompetenz/Erfahrung des Personals, das für die Bearbeitung von Whistleblowing-Verfahren zuständig ist
Gesetze wie derSarbanes-Oxley Act von 2002 (USA), dieEU-Whistleblowing-Richtlinie und der Public Information Disclosure Act (Großbritannien) enthalten jeweils eigene Bestimmungen, die von den Mitarbeitern einzuhalten sind.
Bei Safecall werden unsere Whistleblowing-Produkte unter Berücksichtigung bewährter Verfahren entwickelt – damit unterstützen wir Ihr Unternehmen dabei, alle wichtigen Whistleblowing-Vorschriften einzuhalten. So können auch große, komplexe, internationale Unternehmen ein einziges spezielles Whistleblowing-Hotline-System nutzen.
Unsere Daten befinden sich im Vereinigten Königreich und unser System ist so konzipiert, dass es vollständig DSGVO-konform ist.
Verfügbarkeit
Wenn die Möglichkeiten Ihres Unternehmens zur Offenlegung intern sind, kann es Einschränkungen hinsichtlich der Verfügbarkeit für Ihre Mitarbeiter geben. Eine wirksame Whistleblowing-Richtlinie sollte den Mitarbeitern versichern, dass sie zu einem für sie günstigen Zeitpunkt eine geschützte Offenlegung vornehmen können.
Durch die Nutzung eines externen Whistleblowing-Hotline-Anbieters können Ihre Mitarbeiter jederzeit Bedenken äußern. Unsere anonymen Mitarbeiter-Hotlines sind rund um die Uhr erreichbar, sodass Einzelpersonen nach eigenem Ermessen sicher Meldungen machen können.
Erfahrungen in der Ermittlungsarbeit
Um das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in Ihre Whistleblowing-Richtlinie zu maximieren, sollten Sie ihnen die Zuverlässigkeit und Unparteilichkeit IhrerUntersuchungsprozesse versichern.
Die Beschreibung, wie Untersuchungen durchgeführt werden und wie sich dies je nach Umfang der Vorwürfe unterscheiden kann, verbessert die Transparenz Ihrer Whistleblowing-Richtlinie.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern versichern, dass Untersuchungen je nach Umfang und Schweregrad an einen externen Anbieter für Whistleblowing-Untersuchungen ausgelagert werden können, kann dies das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in Ihre Whistleblowing-Richtlinie stärken.
Das Wissen, dass eine Meldung gründlich und fachkundig untersucht wird, könnte dazu beitragen, dass mehr Meldungen gemacht werden. Wenn ein Mitarbeiter das Gefühl hat, dass Untersuchungen von einer internen Partei mit Eigeninteresse durchgeführt werden könnten, könnte sein Vertrauen in die Whistleblowing-Richtlinie geschwächt werden.
Bei Safecall sind alle unsere Ermittler ehemalige Polizeibeamte (oft auf der Ebene leitender Ermittlungsbeamter) mit umfangreicher operativer Erfahrung. Je nach Anforderungen setzen wir Personen mit den entsprechenden Fähigkeiten ein, die der spezifischen Art der Arbeit entsprechen. Der Einsatz eines externen Anbieters zeugt von einem beispiellosen Engagement für Unparteilichkeit und Kompetenz und trägt dazu bei, Ihre Whistleblowing-Richtlinie noch robuster zu gestalten.
Sicherheit
Angesichts der Sensibilität und Vertraulichkeit einer geschützten Offenlegung und der Risiken, die ein Whistleblower bei einer Meldung eingeht, muss Ihre Whistleblowing-Richtlinie Sicherheit gewährleisten.
Es ist unerlässlich, dass Organisationen Maßnahmen zum Schutz der Identität von Hinweisgebern und derjenigen, die von der Meldung betroffen sind, ergreifen. Dies kann erreicht werden durch:
- Einschränkung des Zugriffs auf Berichtsdaten
- Sichere Datenübertragung gewährleisten (Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen)
- Anonyme Meldungen ermöglichen
Das EU-Whistleblowing-Gesetz schreibt vor, dass öffentliche und private Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitern Meldewege anbieten müssen, die Vertraulichkeit gewährleisten. Die Gewährleistung von Sicherheit und Unparteilichkeit trägt dazu bei, eine Kultur der Transparenz, Integrität und Verantwortlichkeit an Ihrem Arbeitsplatz zu schaffen – dies stärkt das Vertrauen Ihres Teams und schützt Ihr Unternehmen vor Reputations- oder finanziellen Schäden.
Möchten Sie Ihren Weg als Whistleblowing-Dienstleister beginnen?
Die Einführung einer klaren Whistleblowing-Richtlinie fördert eine Kultur, in der Bedenken frühzeitig geäußert werden. Dies erleichtert es Arbeitgebern, auf Bedenken einzugehen und möglicherweise schwerwiegende Verfehlungen und Reputationsschäden zu verhindern, bevor sie den Aufsichtsbehörden oder der Presse gemeldet werden.
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