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Genießen externe Whistleblowing-Kanäle bei den Mitarbeitern mehr Vertrauen?

Vertrauen ist die Währung der Whistleblower-Bewegung.

Ein Mitarbeiter, der Zeuge von Betrug, Belästigung oder einem Verstoß gegen Vorschriften wird, meldet dies nur, wenn er davon überzeugt ist, dass sein Anliegen ernst genommen, vertraulich behandelt und ohne persönliche Konsequenzen weiterverfolgt wird. Fehlt dieses Vertrauen, wird das Anliegen nicht gemeldet – oder es wird an eine externe Aufsichtsbehörde, die Medien oder einen Anwalt weitergeleitet, was für das Unternehmen ein weitaus größeres Risiko darstellt.

Immer mehr Forschungsergebnisse deuten darauf hin, dass die Struktur des Meldekanals – insbesondere die Frage, ob dieser intern oder von einem unabhängigen externen Anbieter verwaltet wird – einen messbaren Einfluss darauf hat, ob die Mitarbeiter dem Verfahren genügend Vertrauen entgegenbringen, um es zu nutzen. In dieser Informationsquelle wird untersucht, welche Erkenntnisse die verfügbaren Forschungsergebnisse zu Vertrauen, Kanalgestaltung und Meldeverhalten liefern.

Die Erkenntnisse zum Vertrauen innerhalb des Unternehmens

Die Freshfields-Whistleblowing-Umfrage 2023, die in den Vereinigten Staaten, im Vereinigten Königreich, in Frankreich, Deutschland und Hongkong durchgeführt wurde, ergab einen deutlichen Rückgang des Anteils der Beschäftigten, die Bedenken an ihren direkten Vorgesetzten melden würden: 40 % im Jahr 2023 gegenüber 46 % im Jahr 2020. Gleichzeitig stieg die allgemeine Beteiligung an Whistleblowing-Meldungen deutlich an – von 32 % im Jahr 2020 auf 43 % im Jahr 2023, wobei der stärkste Anstieg in den USA zu verzeichnen war.

Diese Entwicklung ist beachtlich. Die Menschen zögern nicht weniger, Bedenken zu äußern – sie gehen vielmehr selektiver vor, wenn es darum geht, wie und gegenüber wem sie diese äußern. Der Rückgang der Meldungen an direkte Vorgesetzte deutet darauf hin, dass Mitarbeiter zunehmend daran zweifeln, ob interne, vom Management gesteuerte Kanäle ihre Anliegen unvoreingenommen behandeln, insbesondere wenn das Anliegen eine Person aus ihrer direkten Berichtslinie oder eine Führungskraft innerhalb der Organisation betrifft.

Daten von Protect, der führenden britischen Wohltätigkeitsorganisation für Whistleblower, bestätigen dieses Muster. In ihrem „Impact Report 2025“ gab Protect an, 3.589 Fälle bearbeitet zu haben – ein Anstieg von 8 % gegenüber dem Vorjahr. Eine deutliche Mehrheit der Anrufer bei der Beratungshotline von Protect hatte bereits vor der Inanspruchnahme externer Hilfe Bedenken bei ihrem Arbeitgeber vorgebracht, was darauf hindeutet, dass der interne Prozess entweder nicht zur Lösung ihres Anliegens geführt hatte oder ihnen nicht das Vertrauen vermittelt hatte, dass es ernst genommen würde. Protect wertete es als ermutigendes Zeichen, dass der Anteil der Anrufer, deren Bedenken intern untersucht wurden, um rund 10 % gestiegen war; der allgemeine Trend bleibt jedoch bestehen, dass Mitarbeiter externe Bestätigung suchen, wenn das Vertrauen in interne Strukturen fehlt.

Warum externe Kanäle mehr Vertrauen schaffen

Die strukturellen Vorteile eines extern verwalteten Berichtskanals stehen in direktem Zusammenhang mit den in der Forschung identifizierten Vertrauensbarrieren. Drei Faktoren sind dabei besonders relevant.

Unabhängigkeit von internen Hierarchien

Wenn eine Meldung bei einem externen Anbieter eingeht, muss sich der Meldende keine Gedanken darüber machen, ob die mit seinem Anliegen befasste Person in einer Beziehung zum Beschuldigten steht, ein persönliches Interesse am Ausgang der Angelegenheit hat oder einen Grund, das Problem herunterzuspielen. Diese strukturelle Unabhängigkeit beseitigt einen Interessenkonflikt, den interne Kanäle – so gut sie auch gemeint sein mögen – nicht vollständig ausschließen können. Bei Meldungen, die die oberste Führungsebene betreffen, ist diese Unabhängigkeit nicht nur beruhigend, sondern für einen glaubwürdigen Prozess unerlässlich.

Professioneller Umgang und Vertraulichkeit

Externe Anbieter beschäftigen in der Regel eigens dafür eingestellte, professionell geschulte Mitarbeiter, deren einzige Aufgabe darin besteht, Meldungen von Missständen entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Dies steht im Gegensatz zu internen Kanälen, bei denen der Empfänger ein Personalreferent, ein Compliance-Beauftragter mit vielfältigen Aufgaben oder ein Vorgesetzter sein kann, der über keine spezielle Schulung im Umgang mit sensiblen Meldungen verfügt. Die Wahrnehmung – und die Realität –, dass die Meldung von jemandem bearbeitet wird, der über einschlägiges Fachwissen verfügt und keinen Interessenkonflikten unterliegt, stärkt das Vertrauen des Hinweisgebers in den Prozess.

Der von Safecall selbst erstellte „Whistleblowing Benchmark Report 2024“ liefert quantitative Belege für diesen Effekt. Die Daten zeigten, dass sich 22,7 % mehr Hinweisgeber dafür entschieden, sich zu identifizieren, wenn sie mit einem Safecall-Mitarbeiter telefonierten, als bei der Nutzung schriftlicher Meldekanäle. Dies ist ein aussagekräftiger Indikator für Vertrauen: Ein Hinweisgeber, der seinen Namen angibt, zeigt damit, dass er darauf vertraut, dass seine Identität geschützt wird und der Vorgang fair abgewickelt wird. Die Fachkompetenz der Call-Handler – im Falle von Safecall ehemalige britische Polizeibeamte mit jeweils über 25 Jahren Ermittlungserfahrung – scheint ein wesentlicher Faktor für die Schaffung dieses Vertrauens zu sein.

Prozesskonsistenz

Ein externer Anbieter wendet bei jeder Meldung denselben Aufnahme- und Kategorisierungsprozess sowie dieselben Vertraulichkeitsvorschriften an, unabhängig von der Position des Beschuldigten oder der Sensibilität des Sachverhalts. Interne Kanäle sind anfälliger für Uneinheitlichkeit – eine Meldung über einen Nachwuchsmitarbeiter wird möglicherweise anders behandelt als eine über ein Vorstandsmitglied, sei es bewusst oder aufgrund unbewusster institutioneller Vorurteile. Diese Einheitlichkeit ist nicht nur ein operativer Vorteil, sondern auch ein Vertrauenssignal, das die Mitarbeiter erkennen und auf das sie reagieren.

Was anonyme Meldemuster über Vertrauen aussagen

Die Beziehung zwischen Anonymität und Vertrauen ist differenzierter, als es auf den ersten Blick scheint. Eine hohe Quote an anonymen Meldungen wird oft als Zeichen für geringes Vertrauen gedeutet – die Mitarbeiter haben das Gefühl, dass sie den Schutz der Anonymität benötigen, weil sie nicht darauf vertrauen, dass das System sie schützt, falls sie identifiziert werden. Doch gerade die Möglichkeit der Anonymität schafft eine Form von Vertrauen: Sie signalisiert den Mitarbeitern, dass es der Organisation wichtiger ist, von Fehlverhalten zu erfahren, als den Hinweisgeber zu identifizieren.

Der „Report to the Nations“ 2024 der ACFE ergab, dass Unternehmen mit anonymen Meldesystemen um 50 % geringere Betrugsverluste verzeichneten als solche ohne. Dies ist nicht nur ein Quantitätseffekt – mehr Meldungen führen zu einer früheren Aufdeckung –, sondern ein Hinweis darauf, dass anonyme Kanäle auch diejenigen erreichen, die andernfalls gar nichts melden würden. Die Möglichkeit der Anonymität ist im Grunde ein Vertrauensmechanismus, der den Kreis der Personen erweitert, die bereit sind, sich an dem Programm zu beteiligen.

Wichtig ist, dass Anonymität nicht dauerhaft sein muss. Untersuchungen zeigen immer wieder, dass ein erheblicher Anteil der Hinweisgeber, die sich zunächst für Anonymität entscheiden, sich später zu erkennen geben, sobald sie sehen, dass ihre Bedenken ernst genommen werden. Protect hat dieses Muster beobachtet, und die Daten von Safecall bestätigen es: Das durch den professionellen Umgang mit der ersten Meldung aufgebaute Vertrauen schafft die Voraussetzungen dafür, dass sich der Hinweisgeber im weiteren Verlauf des Verfahrens offener einbringt.

Auswirkungen auf die Programmgestaltung

Die Forschungsergebnisse stützen mehrere Schlussfolgerungen hinsichtlich des Zusammenhangs zwischen der Gestaltung von Kommunikationskanälen und Vertrauen:

  • Der externe Betrieb von Meldekanälen beseitigt die strukturellen Vertrauensbarrieren – Interessenkonflikte, Uneinheitlichkeit, mangelnde Professionalität –, die interne Systeme nur schwer überwinden können.
  • Der Rückgang der Meldungen an Vorgesetzte spiegelt nicht eine nachlassende Bereitschaft wider, sich zu äußern, sondern eine Verlagerung der Präferenz hin zu unabhängigeren, professionelleren Kanälen.
  • Anonyme Meldungen sollten nicht als Schwäche betrachtet werden, sondern als ein Mechanismus zur Vertrauensbildung, der die Beteiligung fördert und zu einer frühzeitigeren Aufdeckung schwerwiegender Verfehlungen führt.
  • Die Qualifikation der Person, die die Meldung entgegennimmt – ihre Ausbildung, ihre Unabhängigkeit und ihr professionelles Auftreten –, hat direkten Einfluss darauf, ob die Meldenden dem Verfahren genug Vertrauen entgegenbringen, um sich zu identifizieren.

Für Compliance-Beauftragte, die ein Whistleblowing-Programm aufbauen oder überprüfen, sprechen diese Ergebnisse eindeutig für einen mehrkanaligen Ansatz, der auf einem unabhängigen externen Anbieter basiert. Die Technologie spielt zwar eine Rolle, doch letztlich hängt das Vertrauen von der strukturellen Unabhängigkeit, der fachlichen Glaubwürdigkeit und der konsequenten Vertraulichkeit des dahinterstehenden Dienstes ab.

Weiterführende Ressourcen

Wie Safecall helfen kann

For organisations looking to put these principles into practice, the choice of external provider matters as much as the decision to externalise. Safecall has operated as an independent third-party whistleblowing service since 1999, structurally separate from every client it serves. Its call handlers are all former UK police officers with a minimum of 25 years’ interview experience – professional credibility that the evidence suggests is directly linked to reporters’ willingness to identify themselves. Trusted by more than 1,200 organisations covering six million employees, with anonymous two-way dialogue and zero IP logging as standard, Safecall is built around the specific factors – independence, professional handling, and verifiable confidentiality – that determine whether employees trust a channel enough to use it.

Wenn Sie erfahren möchten, wie der unabhängige Service von Safecall das Vertrauen in Ihr Whistleblowing-Programm stärken kann, wenden Sie sich an unser Team oder rufen Sie uns an unter +44 (0) 191 516 7720.

Quellen und weiterführende Literatur

  • Freshfields Bruckhaus Deringer, Whistleblowing-Umfrage 2023 – Studie in fünf Rechtsordnungen zu Meldepräferenzen und Vertrauen in Vorgesetzte – blog.freshfields.us
  • Protect (britische Wohltätigkeitsorganisation für Whistleblower), Wirkungsbericht 2025 – 3.589 Fälle, Muster interner Meldungen, Vertrauensindikatoren – protect-advice.org.uk
  • Safecall, Whistleblowing-Benchmark-Bericht 2024 – Identifizierungsraten von Hinweisgebern, bevorzugte Kanäle – safecall.co.uk
  • Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), „Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations“ – anonyme Meldungen und Auswirkungen von Betrugsschäden –acfe.com
  • Universität Greenwich und Public Concern at Work, „Whistleblowing: The Inside Story“ – eine Studie über die Erfahrungen und Folgen von Whistleblowern