Schulungsunterlagen bilden die wichtigste Beweisgrundlage, wenn die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen durch einen Arbeitgeber überprüft wird – sei es vor einem Arbeitsgericht, im Rahmen einer Untersuchung der EHRC, bei einem Kontrollbesuch der Aufsichtsbehörde oder bei einer internen Prüfung.

Die Frage ist nicht nur, ob Unterlagen vorhanden sind, sondern auch, ob sie die richtigen Informationen enthalten, ob sie detailliert genug sind, um den jeweiligen rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden, und ob sie ordnungsgemäß aufbewahrt werden. In diesem Artikel wird dargelegt, welche Informationen Organisationen erfassen sollten, wie sie dabei vorgehen sollten und wie lange sie diese aufbewahren müssen.

Warum Trainingsaufzeichnungen rechtlich von Bedeutung sind

Drei unterschiedliche rechtliche Mechanismen sorgen dafür, dass Schulungsunterlagen einen direkten Einfluss auf die Einhaltung der Vorschriften haben:

Die Einrede der „angemessenen Maßnahmen“ und der Einrede der „aller angemessenen Maßnahmen“

Gemäß dem Arbeitnehmer-Schutzgesetz von 2023 tragen Arbeitgeber die Beweislast dafür, dass sie angemessene Maßnahmen zur Verhinderung sexueller Belästigung ergriffen haben. Nach dem Gleichstellungsgesetz von 2010 kann die stellvertretende Haftung für Diskriminierung und Belästigung nur dann ausgeschlossen werden, wenn nachgewiesen wird, dass alle angemessenen Maßnahmen zur Verhinderung der diskriminierenden Handlung ergriffen wurden. In beiden Fällen dienen Schulungsunterlagen als primäre schriftliche Beweismittel. Ein Arbeitsgericht oder die EHRC wird fragen, wer geschult wurde, welche Inhalte die Schulung umfasste, ob sie zum Zeitpunkt des Vorfalls aktuell war und ob der betroffene Vorgesetzte daran teilgenommen hat. Unterlagen, die nicht alle vier Fragen beantworten können, schwächen die Verteidigung.

PIDA-Schadensersatzansprüche

In Fällen von Benachteiligung aufgrund von Whistleblowing liegt die Beweislast beim Arbeitgeber, sobald ein Arbeitnehmer nachweist, dass er eine geschützte Meldung gemacht hat und eine Benachteiligung erlitten hat; der Arbeitgeber muss dann nachweisen, dass die Benachteiligung nicht mit der Meldung in Zusammenhang stand. Die Fähigkeit eines Arbeitgebers nachzuweisen, dass seine Führungskräfte im korrekten Umgang mit geschützten Meldungen geschult wurden – einschließlich der Kenntnis darüber, was eine qualifizierte Meldung ist, was eine Benachteiligung bedeutet und wie unbeabsichtigte Vergeltungsmaßnahmen vermieden werden können –, ist sowohl für die materielle Verteidigung als auch für die Glaubwürdigkeit der Darstellung des Sachverhalts durch den Arbeitgeber von Bedeutung.

Anhebung des ACAS-Codes

Stellt ein Gericht fest, dass ein Arbeitgeber den ACAS-Verhaltenskodex für Disziplinar- und Beschwerdeverfahren in ungerechtfertigter Weise nicht befolgt hat, kann die Entschädigung um bis zu 25 % erhöht werden. Schulungsunterlagen, aus denen hervorgeht, dass Führungskräfte eine dokumentierte Schulung zu den Anforderungen des Kodex erhalten haben, stützen das Argument, dass etwaige Verfahrensfehler nicht auf Unkenntnis zurückzuführen waren – und möglicherweise, dass die Führungskraft von der erhaltenen Schulung abgewichen ist, anstatt dass der Arbeitgeber es versäumt hätte, diese bereitzustellen.

Welche Daten sollten bei moderierten Schulungen erfasst werden?

Moderierte Schulungen – sei es in Form von Online-Workshops, Präsenzveranstaltungen oder Schulungen vor Ort – führen nur dann zu einem Dokument, wenn die Organisation einen Prozess zur Erfassung dieser Daten eingerichtet hat. Die Unterlagen zu jeder moderierten Schulung sollten mindestens folgende Angaben enthalten:

• Kursbezeichnung und Zusammenfassung des Inhalts: Eine Beschreibung der Kursinhalte, die ausreichend detailliert ist, um darzulegen, welche gesetzlichen Verpflichtungen damit abgedeckt wurden. Die Kursbezeichnung allein reicht nicht aus – in den Aufzeichnungen sollte vermerkt werden, ob die Inhalte das PIDA, das Arbeitnehmerschutzgesetz von 2023, die Änderungen des ERA von 2025, den ACAS-Kodex oder andere spezifische Rahmenwerke betrafen.
• Durchführungstermin und -format: Datum der Durchführung und Angabe, ob die Veranstaltung online (Microsoft Teams oder ein vergleichbares Programm), als Präsenzveranstaltung im Klassenzimmer oder vor Ort stattfand
• Anbieter und Kursleiter: Name des Schulungsanbieters und gegebenenfalls des Kursleiters. Wird die Schulung von einem spezialisierten Anbieter mit Branchenexpertise durchgeführt – wie beispielsweise eine Ermittlungsschulung unter der Leitung eines ehemaligen Polizeibeamten –, so sind die Qualifikationen des Kursleiters Teil des Qualitätsnachweises.
• Akkreditierungsstatus: Gibt an, ob der Kurs CPD-zertifiziert ist oder über eine andere Akkreditierung verfügt. Dies sollte zum Zeitpunkt der Durchführung erfasst werden und nicht nachträglich rekonstruiert werden.
• Teilnehmerunterlagen: Vollständiger Name und Funktion jedes Teilnehmers. Die Unterlagen sollten so detailliert sein, dass die Organisation nachweisen kann, dass eine bestimmte Führungskraft an einem bestimmten Datum an einem bestimmten Kurs teilgenommen hat.
• Absolvierungsbescheinigung: Bei CPD-zertifizierten Kursen wird jedem Teilnehmer eine Absolvierungsbescheinigung ausgestellt. Wird im Anschluss an die Schulung eine Leistungsüberprüfung durchgeführt, sollten auch die Ergebnisse dieser Überprüfung dokumentiert werden.
• Inhaltsversion: Angabe der Kursversion oder des Datums, an dem der Inhalt zuletzt überprüft wurde – besonders wichtig, wenn die Schulung aktualisiert wurde, um gesetzlichen Änderungen Rechnung zu tragen

Welche Daten sollten für E-Learning erfasst werden?

SCORM-konformes E-Learning, das in ein LMS integriert ist, erstellt den Großteil der erforderlichen Aufzeichnungen automatisch. Die Abschlussberichte des LMS sollten so konfiguriert werden, dass sie folgende Informationen erfassen:

• Name und Rolle des Lernenden
• Kursbezeichnung und Version
• Fertigstellungsdatum und aufgewendete Zeit
• Bewertung mit „Bestanden“ oder „Nicht bestanden“, sofern eine Beurteilung erfolgt
• Nachweis über Wiederholungsversuche und den Status „abgeschlossen“, sofern zutreffend

Wird das E-Learning auf dem eigenen LMS des Kunden gehostet – was bei SCORM-konformen Kursen möglich ist –, ist die Organisation für die Pflege und Sicherung der Abschlussdaten des LMS verantwortlich. Die LMS-Datensätze sollten regelmäßig exportiert und archiviert werden, damit die Abschlussdaten nicht verloren gehen, falls die LMS-Plattform gewechselt wird oder die Organisation den Anbieter wechselt.

E-Learning-Nachweise allein reichen in der Regel nicht aus, um die im Arbeitnehmer-Schutzgesetz von 2023 und im PIDA festgelegten Compliance-Verpflichtungen auf Führungsebene zu erfüllen. Die E-Learning-Nachweise für Führungskräfte sollten durch Nachweise über moderierte Schulungen ergänzt werden, wobei die kombinierten Nachweise sowohl den Abschluss der Sensibilisierungsphase als auch die Schulung zur Erlangung der erforderlichen Fähigkeiten belegen müssen.

Aufbewahrungsfristen

Das Arbeitsrecht schreibt keine feste Aufbewahrungsfrist für Schulungsunterlagen vor. Unternehmen sollten sich an die folgenden Grundsätze halten:

Mindestaufbewahrungsfrist in Abhängigkeit von den Verjährungsfristen

Klagen vor dem Arbeitsgericht müssen in der Regel innerhalb von drei Monaten nach dem beanstandeten Vorfall eingereicht werden (sechs Monate bei Klagen wegen ungleicher Bezahlung). Die relevanten Schulungsunterlagen können jedoch auch aus Jahren stammen, die der Klageerhebung vorausgingen – Gerichte und Arbeitsgerichte berücksichtigen die gesamte Geschichte des Schulungsprogramms eines Arbeitgebers und nicht nur die Maßnahmen, die unmittelbar vor dem Vorfall galten. Eine Mindestaufbewahrungsfrist von sechs Jahren – entsprechend der standardmäßigen vertraglichen Verjährungsfrist gemäß dem Verjährungsgesetz von 1980 – ist eine praktische Richtlinie für Schulungsunterlagen.

Längere Aufbewahrungsfristen für regulierte Branchen

Im Finanzdienstleistungssektor, im Gesundheitswesen und in anderen regulierten Branchen können Aufbewahrungspflichten von den jeweiligen Aufsichtsbehörden festgelegt werden. Die Vorschriften der FCA zur Aufbewahrung von Unterlagen verpflichten regulierte Unternehmen dazu, Unterlagen in einer Form aufzubewahren, die es der FCA ermöglicht, die Einhaltung ihrer Vorschriften zu überwachen – ein Standard, der im Zusammenhang mit PS25/23 und SM&CR auch für Unterlagen zu Schulungen im Bereich der Berufsethik gilt. Unternehmen in regulierten Branchen sollten ihre Richtlinien zur Aufbewahrung von Schulungsunterlagen mit den geltenden regulatorischen Anforderungen abgleichen.

Überlegungen zur DSGVO

Schulungsunterlagen enthalten personenbezogene Daten – Namen, Funktionen, Bewertungsergebnisse. Gemäß der britischen DSGVO dürfen personenbezogene Daten nicht länger aufbewahrt werden, als es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist. Organisationen sollten den berechtigten Zweck für die Aufbewahrung von Schulungsunterlagen dokumentieren (Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Abwehr rechtlicher Ansprüche), angemessene Zugriffskontrollen anwenden und sicherstellen, dass die Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher gelöscht werden. Wenn Schulungsunterlagen sensible personenbezogene Daten betreffen – beispielsweise Unterlagen im Zusammenhang mit einer Untersuchung wegen Belästigung –, gelten verstärkte Datenschutzmaßnahmen.

Unterlagen so organisieren, dass sie schnell abgerufen werden können

Schulungsunterlagen sind dann am nützlichsten, wenn sie im Falle einer Klage vor einem Schiedsgericht, einer behördlichen Anfrage oder einer internen Prüfung schnell abgerufen werden können. Unternehmen sollten Dokumentenverwaltungssysteme einrichten, die den Abruf auf folgende Weise ermöglichen:

• Einzelner Manager – um zu überprüfen, welche Schulungen eine bestimmte Person wann absolviert hat
• Kurs oder Inhaltstyp – zur Ermittlung aller Führungskräfte, die eine Schulung zu einem bestimmten Thema absolviert haben
• Zeitraum – um festzustellen, welche Führungskräfte zu einem bestimmten Zeitpunkt über eine aktuelle Schulung verfügten
• Abschlussstatus – zur Ermittlung von Führungskräften mit ausstehenden oder überfälligen Schulungen

Werden Schulungen in verschiedenen Formaten durchgeführt – beispielsweise von einem externen Anbieter geleitete Kurse, E-Learning über das LMS und interne Workshops –, sollten die Aufzeichnungen aus allen Formaten in einem einzigen, konsolidierten System gespeichert oder über einen einzigen Referenzindex abrufbar sein. Fragmentierte Aufzeichnungen, die in verschiedenen Systemen gespeichert sind, führen zu Lücken, die unter dem Zeitdruck von Gerichts- oder Aufsichtsverfahren nur schwer zu schließen sind.

Überprüfung und Aktualisierung des Datensatzes

Schulungsunterlagen sind ein lebendiges Dokument des Compliance-Programms einer Organisation und kein statisches Archiv. Organisationen sollten regelmäßig – mindestens einmal jährlich sowie nach jeder wesentlichen Gesetzesänderung – eine Überprüfung der Schulungsunterlagen durchführen, um Folgendes festzustellen:

• Führungskräfte ohne nachweisbare Fortbildung in den entsprechenden Fachgebieten
• Führungskräfte, deren letzte Schulung vor wesentlichen Gesetzesänderungen stattfand – insbesondere vor der Einführung der positiven Sorgfaltspflicht gemäß dem Arbeitnehmer-Schutzgesetz 2023 (Oktober 2024) und der ersten Welle des ERA 2025 (April 2026)
• Lücken in der inhaltlichen Abdeckung – zum Beispiel Führungskräfte, die zwar eine PIDA-Schulung absolviert haben, jedoch keine Schulung zur ERA-2025-Novelle zum Thema sexuelle Belästigung
• Aufzeichnungen, denen es an ausreichenden Einzelheiten mangelt, um eine Einrede der „angemessenen Maßnahmen“ zu stützen

Die Ergebnisse des Audits sollten direkt in den Zeitplan für Auffrischungsschulungen einfließen. Der Safecall-Benchmark-Bericht 2024 ergab, dass sich die Meldungen wegen Diskriminierung im Jahresvergleich von 3 % auf 8 % der Personalfälle verdreifacht haben und Mobbing um 5 % auf 17 % zugenommen hat. Das Ausmaß und die Vielfalt der Anliegen am Arbeitsplatz, die bei der Personalabteilung eingehen, bedeuten, dass die Schulungsunterlagen häufiger als früher auf den Prüfstand gestellt werden – und dass Lücken in diesen Unterlagen in laufenden Verfahren mit größerer Wahrscheinlichkeit zutage treten.

Weiterführende Ressourcen

Gesetzliche Verpflichtungen zur Schulung von Führungskräften im Vereinigten Königreich (Hub): https://www.safecall.co.uk/resource/legal-obligations-for-manager-training-in-the-uk/

Wie weisen Personalabteilungen die Einhaltung der Schulungsanforderungen zum Thema Whistleblowing nach: safecall.co.uk/training/legal-obligations-manager-training-uk/hr-demonstrate-compliance-whistleblowing-training/

Inwiefern trägt eine CPD-akkreditierte Fortbildung zur rechtlichen Absicherung bei: https://www.safecall.co.uk/resource/how-does-cpd-accredited-training-support-legal-defensibility/

E-Learning-Kurse zum Thema Compliance für Mitarbeiter – Worauf Sie achten sollten: https://www.safecall.co.uk/service/whistleblower-elearning-for-all-staff/

Wie Safecall die Dokumentation zur Einhaltung von Vorschriften unterstützt

Die von Safecall angebotenen, CPD-zertifizierten Schulungen mit Moderator – „Listen Up“ (Whistleblowing für Führungskräfte), „Umgang mit sexueller Belästigung – Ein Leitfaden für Führungskräfte“, „Schulung zu Untersuchungen“ und „Schulung zu Ermittlungsgesprächen“ – erstellen standardmäßig Teilnahmeprotokolle und CPD-Abschlusszertifikate und liefern damit die wichtigsten Unterlagen, die Unternehmen für ihre Compliance-Dokumentation benötigen. SCORM-konforme E-Learning-Kurse können auf dem eigenen LMS des Kunden gehostet werden, um den Abschluss automatisch nachzuverfolgen. Alle Kursinhalte werden stets an die aktuelle Gesetzgebung angepasst; Versionsprotokolle sind auf Anfrage erhältlich.

Erfahren Sie mehr über die Schulungen von Safecall unter safecall.co.uk/service/compliance-training/ oder wenden Sie sich an das Team unter learning@safecall.co.uk | +44 (0) 191 516 7720

Quellen und weiterführende Literatur

Gesetz zum Schutz der Arbeitnehmer (Änderung des Gleichstellungsgesetzes von 2010) von 2023: legislation.gov.uk/ukpga/2023/51

Gleichstellungsgesetz 2010 – § 109: legislation.gov.uk/ukpga/2010/15/section/109

Gesetz über die Offenlegung von Informationen im öffentlichen Interesse von 1998 (in der geänderten Fassung): legislation.gov.uk/ukpga/1998/23

Gesetz über Arbeitnehmerrechte von 2025: legislation.gov.uk/ukpga/2025

ACAS – Leitfaden zu Disziplinar- und Beschwerdeverfahren: acas.org.uk/acas-code-of-practice-for-disciplinary-and-grievance-procedures

Britische DSGVO und Datenschutzgesetz von 2018 – Leitlinien der ICO zur Aufbewahrungsfrist: ico.org.uk/for-organisations/uk-gdpr-guidance-and-resources/data-protection-principles/storage-limitation/

FCA-Grundsatzerklärung PS25/23: fca.org.uk/publications/policy-statements/ps25-23-diversity-inclusion-non-financial-misconduct

Safecall-Benchmark-Bericht 2024: safecall.co.uk/resources/benchmark-report/