Les registres de formation constituent la principale source de preuves lorsqu'il s'agit de vérifier si un employeur respecte ses obligations légales, que ce soit devant un tribunal du travail, dans le cadre d'une enquête de la Commission pour l'égalité et les droits de l'homme (EHRC), lors d'une visite de contrôle réglementaire ou d'un audit interne.

La question n'est pas seulement de savoir si des documents existent, mais aussi s'ils contiennent les informations pertinentes, s'ils sont suffisamment détaillés pour répondre aux exigences légales en vigueur et s'ils sont conservés de manière appropriée. Cet article précise quelles informations les organisations doivent consigner, comment et pendant combien de temps.

Pourquoi les registres de formation revêtent-ils une importance juridique ?

Trois mécanismes juridiques distincts font en sorte que les registres de formation aient une incidence directe sur les résultats en matière de conformité :

Les moyens de défense fondés sur les « mesures raisonnables » et les « toutes les mesures raisonnables »

En vertu de la loi de 2023 sur la protection des travailleurs, il incombe aux employeurs de démontrer qu’ils ont pris des mesures raisonnables pour prévenir le harcèlement sexuel. En vertu de la loi de 2010 sur l’égalité, la responsabilité du fait d’autrui en matière de discrimination et de harcèlement ne peut être écartée qu’en démontrant que toutes les mesures raisonnables ont été prises pour prévenir l’acte discriminatoire. Dans les deux cas, les registres de formation constituent la principale preuve documentaire. Un tribunal ou la Commission pour l’égalité et les droits de l’homme (EHRC) demandera qui a été formé, quels étaient les thèmes abordés lors de la formation, si celle-ci était à jour au moment de l’incident et si le responsable concerné l’avait suivie. Les dossiers qui ne permettent pas de répondre à ces quatre questions affaiblissent la défense.

Demandes d'indemnisation au titre de la loi PIDA pour préjudice subi

Dans les affaires de préjudice lié à une dénonciation, dès lors qu’un salarié établit qu’il a procédé à une dénonciation protégée et qu’il a subi un préjudice, il incombe à l’employeur de démontrer que ce préjudice n’était pas lié à la dénonciation. La capacité d’un employeur à démontrer que ses cadres ont été formés pour traiter correctement les divulgations protégées – notamment en sachant ce qu’est une divulgation éligible, ce que signifie un préjudice et comment éviter des représailles involontaires – est pertinente tant pour la défense au fond que pour la crédibilité de la version des faits présentée par l’employeur.

Mise à jour du code ACAS

Lorsqu’un tribunal constate qu’un employeur a, sans raison valable, omis de respecter le Code de bonnes pratiques de l’ACAS relatif aux procédures disciplinaires et de règlement des griefs, l’indemnisation peut être majorée de 25 % au maximum. Les dossiers de formation attestant que les responsables ont suivi une formation documentée sur les exigences du Code viennent étayer l’argument selon lequel tout manquement procédural n’était pas dû à l’ignorance – et laissent entendre que le responsable s’est écarté de la formation qu’il avait reçue, plutôt que l’employeur ait omis de la lui dispenser.

Quels éléments faut-il consigner dans le cadre d'une formation animée ?

Les formations animées – qu’il s’agisse d’ateliers en ligne, de sessions en présentiel en salle ou sur site – ne donnent lieu à la création d’un document que si l’organisation met en place un processus permettant de les consigner. Au minimum, les documents relatifs à chaque session de formation animée doivent inclure :

• Intitulé de la formation et résumé de son contenu : une description des thèmes abordés lors de la formation, suffisamment détaillée pour permettre d’identifier les obligations légales auxquelles elle répondait. L’intitulé seul ne suffit pas : les registres doivent préciser si le contenu portait sur la PIDA, la loi de 2023 sur la protection des travailleurs, les modifications apportées à l’ERA en 2025, le code de l’ACAS ou d’autres cadres réglementaires spécifiques.
• Date et format de la formation : date de la formation et indication précisant si celle-ci s'est déroulée en ligne (Microsoft Teams ou équivalent), en présentiel en salle de formation ou sur site
• Organisme de formation et animateur : nom de l'organisme de formation et, le cas échéant, de l'animateur. Lorsque la formation est dispensée par un organisme spécialisé disposant d'une expertise sectorielle – comme une formation aux techniques d'enquête animée par un ancien policier –, les qualifications de l'animateur font partie des éléments attestant de la qualité de la formation.
• Statut d'accréditation : indique si la formation est certifiée CPD ou bénéficie d'une autre accréditation. Cette information doit être consignée au moment de la prestation de la formation, et non reconstituée a posteriori.
• Données relatives aux participants : nom complet et fonction de chaque participant. Ces données doivent être suffisamment précises pour permettre à l'organisme de vérifier qu'un responsable donné a bien suivi une formation donnée à une date donnée.
• Attestation de participation : pour les formations certifiées CPD, un certificat de participation est délivré à chaque participant. Lorsqu'une évaluation est réalisée à l'issue de la formation, les résultats de cette évaluation doivent également être consignés.
• Version du contenu : mention de la version du cours ou de la date de la dernière révision du contenu – particulièrement importante lorsque la formation a été mise à jour pour tenir compte des modifications législatives

Quelles données faut-il enregistrer pour la formation en ligne ?

Les formations en ligne conformes à la norme SCORM et intégrées à un LMS génèrent automatiquement la majeure partie des données nécessaires à la tenue des registres. Les rapports de suivi de formation du LMS doivent être configurés pour enregistrer :

• Nom et fonction de l'apprenant
• Intitulé et version du cours
• Date d'achèvement et temps consacré
• Résultat « admis/refusé » lorsque l'évaluation est prise en compte
• Preuves des nouvelles tentatives et du statut de réussite définitive, le cas échéant

Lorsque la formation en ligne est hébergée sur le propre système de gestion de l'apprentissage (LMS) d'un client – ce qui est possible avec les cours conformes à la norme SCORM –, l'organisation est chargée de la maintenance et de la sauvegarde des données relatives à l'achèvement des formations dans le LMS. Les enregistrements du LMS doivent être exportés et archivés périodiquement afin d'éviter toute perte des données d'achèvement en cas de changement de plateforme LMS ou de changement de prestataire par l'organisation.

Les dossiers relatifs à la formation en ligne ne suffisent généralement pas à eux seuls à satisfaire aux obligations de conformité imposées aux cadres par la loi de 2023 sur la protection des travailleurs et la PIDA. Les dossiers relatifs aux formations animées doivent venir compléter ceux de la formation en ligne pour les cadres, l’ensemble de ces documents devant attester à la fois de l’acquisition des connaissances et de l’acquisition des compétences.

Délais de conservation

Le droit du travail ne prévoit pas de délai de conservation fixe pour les dossiers de formation. Les organisations doivent appliquer les principes suivants :

Durée minimale de conservation liée aux délais de prescription

Les recours devant les tribunaux du travail doivent généralement être introduits dans un délai de trois mois à compter du fait incriminé (six mois pour les recours en matière d’égalité salariale). Toutefois, les dossiers de formation pertinents peuvent remonter à plusieurs années avant l’introduction du recours : les tribunaux tiendront compte de l’historique du programme de formation de l’employeur, et pas seulement de ce qui était en place immédiatement avant l’incident. Une durée minimale de conservation de six ans – conforme au délai de prescription contractuel standard prévu par la loi de 1980 sur la prescription (Limitation Act 1980) – constitue une référence pratique pour les dossiers de formation.

Une durée de conservation plus longue pour les secteurs réglementés

Dans les services financiers, le secteur de la santé et d’autres secteurs réglementés, les obligations de conservation des documents peuvent être fixées par les autorités de régulation sectorielles. Les règles de la FCA en matière de conservation des documents exigent des entreprises réglementées qu’elles conservent leurs documents sous une forme permettant à la FCA de vérifier le respect de ses règles – une norme qui s’applique aux dossiers de formation relatifs à la déontologie dans le cadre des directives PS25/23 et SM&CR. Les organisations des secteurs réglementés doivent vérifier la conformité de leur politique de conservation des dossiers de formation avec les exigences réglementaires applicables.

Considérations relatives au RGPD

Les dossiers de formation contiennent des données à caractère personnel : noms, fonctions, résultats d’évaluation. En vertu du RGPD britannique, les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Les organisations doivent documenter la finalité légitime de la conservation des dossiers de formation (conformité légale et défense contre des actions en justice), mettre en place des contrôles d’accès appropriés et veiller à ce que les dossiers soient supprimés de manière sécurisée à l’expiration du délai de conservation. Lorsque les dossiers de formation concernent des données à caractère personnel sensibles – par exemple, des dossiers liés à une enquête pour harcèlement –, des mesures renforcées de protection des données s’appliquent.

Organiser les documents pour pouvoir les retrouver rapidement

Les dossiers de formation sont particulièrement utiles lorsqu'ils peuvent être consultés rapidement en cas de plainte devant un tribunal, de demande des autorités de régulation ou d'audit interne. Les organisations doivent mettre en place des systèmes d'archivage permettant de consulter ces dossiers :

• Responsable individuel – pour vérifier quelles formations une personne donnée a suivies et à quelle date
• Type de formation ou de contenu – pour identifier tous les cadres ayant suivi une formation sur un sujet particulier
• Période – pour vérifier quels responsables avaient suivi une formation récente à un moment donné
• État d'avancement – pour identifier les responsables dont la formation est en attente ou en retard

Lorsque la formation est dispensée sous plusieurs formats (cours animés par un prestataire externe, e-learning sur la plateforme de gestion de l'apprentissage (LMS) et ateliers internes), les dossiers relatifs à tous ces formats doivent être conservés dans un système unique et centralisé ou être accessibles via un index de référence unique. La fragmentation des dossiers entre différents systèmes crée des lacunes qui peuvent s'avérer difficiles à combler face aux contraintes de temps imposées par les tribunaux ou les autorités de régulation.

Vérification et mise à jour de l'enregistrement

Les registres de formation constituent un document évolutif du programme de conformité de l'organisation, et non une simple archive statique. Les organisations doivent procéder à un audit périodique de ces registres – au moins une fois par an, et à la suite de tout changement législatif majeur – afin d'identifier :

• Cadres n'ayant suivi aucune formation dans les domaines concernés
• Les responsables dont la dernière formation remonte à avant l'entrée en vigueur de modifications législatives importantes – notamment l'obligation positive prévue par la loi de 2023 sur la protection des travailleurs (octobre 2024) et la première vague de la loi ERA 2025 (avril 2026)
• Lacunes dans la couverture des contenus – par exemple, les cadres ayant suivi la formation PIDA mais pas celle portant sur l’amendement de la loi ERA 2025 relatif au harcèlement sexuel
• Documents ne contenant pas suffisamment de détails pour étayer une défense fondée sur les « mesures raisonnables »

Les conclusions de l’audit devraient être directement prises en compte dans le calendrier de mise à jour des formations. Le rapport de référence Safecall 2024 a révélé que les signalements de discrimination ont triplé, passant de 3 % à 8 % des dossiers traités par les RH d’une année sur l’autre, et que les cas de harcèlement ont augmenté de 5 %, pour atteindre 17 %. Le volume et la diversité des préoccupations liées au lieu de travail qui parviennent aux RH signifient que le dossier de formation est mis à l’épreuve plus fréquemment qu’auparavant – et que les lacunes de ce dossier sont plus susceptibles d’apparaître lors de procédures judiciaires.

Ressources connexes

Obligations légales relatives à la formation des cadres au Royaume-Uni (plateforme) : https://www.safecall.co.uk/resource/legal-obligations-for-manager-training-in-the-uk/

Comment les équipes RH peuvent-elles démontrer qu'elles respectent les exigences en matière de formation au signalement des irrégularités : safecall.co.uk/training/legal-obligations-manager-training-uk/hr-demonstrate-compliance-whistleblowing-training/

En quoi une formation agréée par le CPD contribue-t-elle à la validité juridique ? : https://www.safecall.co.uk/resource/how-does-cpd-accredited-training-support-legal-defensibility/

Formation en ligne sur la conformité destinée aux salariés – Les critères à prendre en compte : https://www.safecall.co.uk/service/whistleblower-elearning-for-all-staff/

Comment Safecall facilite la tenue des registres de conformité

Les formations animées par Safecall et certifiées CPD – « Listen Up » (Lanceurs d’alerte : guide à l’intention des managers), « Lutter contre le harcèlement sexuel : guide à l’intention des managers », « Formation aux enquêtes » et « Formation aux entretiens d’enquête » – génèrent systématiquement des relevés de présence et des certificats de suivi de la formation continue (CPD), fournissant ainsi la documentation essentielle dont les organisations ont besoin pour leur dossier de conformité. Les formations en ligne conformes à la norme SCORM peuvent être hébergées sur le système de gestion de l’apprentissage (LMS) des clients pour un suivi automatisé de la progression. L’ensemble du contenu des formations est mis à jour afin de refléter la législation en vigueur, et l’historique des versions est disponible sur simple demande.

Pour en savoir plus sur les formations proposées par Safecall, rendez-vous sur safecall.co.uk/service/compliance-training/ ou contactez notre équipe à l'adresse [email protected] | +44 (0) 191 516 7720

Sources et lectures complémentaires

Loi de 2023 relative à la protection des travailleurs (modification de la loi de 2010 sur l'égalité): legislation.gov.uk/ukpga/2023/51

Loi de 2010 sur l'égalité – article 109 : legislation.gov.uk/ukpga/2010/15/section/109

Loi de 1998 sur la divulgation d'informations d'intérêt public (telle que modifiée) : legislation.gov.uk/ukpga/1998/23

Loi de 2025 sur les droits du travail: legislation.gov.uk/ukpga/2025

ACAS – Code de bonnes pratiques relatif aux procédures disciplinaires et de règlement des griefs : acas.org.uk/acas-code-of-practice-for-disciplinary-and-grievance-procedures

RGPD britannique et loi de 2018 sur la protection des données – Recommandations de l'ICO concernant la conservation des données : ico.org.uk/for-organisations/uk-gdpr-guidance-and-resources/data-protection-principles/storage-limitation/

Déclaration de politique générale PS25/23 de la FCA: fca.org.uk/publications/policy-statements/ps25-23-diversity-inclusion-non-financial-misconduct

Rapport comparatif Safecall 2024: safecall.co.uk/resources/benchmark-report/