Auftragnehmer, Leiharbeitskräfte, Berater und Partner in der Lieferkette sind oft in der Lage, Fehlverhalten zu beobachten, das den Mitarbeitern verborgen bleibt – oder an dem die Mitarbeiter selbst beteiligt sind. Die Ausweitung des Zugangs zur Hotline auf diese Gruppen wird zunehmend zu einer Anforderung an die Unternehmensführung und ist nicht mehr nur eine optionale Ergänzung.
Ein Verständnis dafür, wie anonyme Hotlines im Kontext von Auftragnehmern oder Drittanbietern funktionieren – was sie abdecken können, wie die Anonymität über Organisationsgrenzen hinweg gewahrt wird und welche betrieblichen Anforderungen gelten –, hilft Compliance-Experten dabei, fundierte Entscheidungen hinsichtlich der Gestaltung der Meldewege und der Zugangsrichtlinien zu treffen.
Die Meldepflichtigen über die Lohn- und Gehaltsliste hinaus
Auftragnehmer und Lieferkettenpartner nehmen gegenüber den Organisationen, mit denen sie zusammenarbeiten, eine besondere Stellung ein. Sie sind unter Umständen in den täglichen Geschäftsbetrieb eingebunden, in Beschaffungsentscheidungen eingeweiht, vor Ort beim Kunden präsent und wissen, wie das Geschäft tatsächlich abgewickelt wird – manchmal auf eine Weise, die von der offiziellen Beschreibung abweicht. Gleichzeitig stehen sie außerhalb des Arbeitsverhältnisses, das die primäre Grundlage für interne Meldekanäle und den gesetzlichen Whistleblower-Schutz bildet.
Diese Kombination – die Nähe zum Risiko in Verbindung mit einem eingeschränkten Zugang zu formellen Meldewegen – führt zu einer Erkennungslücke. Der „ACFE 2024 Report to the Nations“ hat ergeben, dass Lieferanten, Kunden und andere Dritte zusammen einen bedeutenden Anteil an Hinweisen auf Betrugsfälle ausmachen, doch die meisten Unternehmen haben ihre Meldeinfrastruktur nicht so gestaltet, dass diese Informationen systematisch erfasst werden können. Eine anonyme Hotline, die ausdrücklich für Auftragnehmer und Partner in der Lieferkette zugänglich ist, trägt dazu bei, diese Lücke zu schließen.
Wie eine Hotline mit Meldungen von Dritten umgeht
Die Abläufe bei einem Anruf oder einer Meldung über die Hotline ändern sich nicht wesentlich, wenn der Meldende ein Auftragnehmer und kein Mitarbeiter ist. Der Anrufer kontaktiert die Hotline – per Telefon, über das Webportal oder einen anderen verfügbaren Kanal –, schildert die Einzelheiten seines Anliegens und erhält eine Bestätigung, dass die Meldung eingegangen ist und geprüft wird. Was sich ändert, ist der Kontext, in dem sich der Mitarbeiter am Telefon zurechtfinden muss.
Externe Hinweisgeber sind sich möglicherweise unsicher, was den Anwendungsbereich der Hotline angeht – ob ihr Anliegen zulässig ist, ob es die richtige Organisation betrifft und ob die für Mitarbeiter geltenden Schutzmaßnahmen auch für sie gelten. Ein gut geschulter Hotline-Mitarbeiter geht direkt auf diese Unsicherheiten ein, erläutert den Zweck der Hotline, versichert, dass die Anonymität des Hinweisgebers unabhängig von seinem Beschäftigungsstatus gewahrt bleibt, und sammelt die notwendigen Informationen, um das Anliegen zu bewerten und einzustufen.
Alle Mitarbeiter von Safecall sind ehemalige britische Polizeibeamte mit mindestens 25 Jahren Ermittlungserfahrung. Die Fähigkeiten, die eine polizeiliche Befragung effektiv machen – schnell Vertrauen aufbauen, klare Fragen stellen, mit zurückhaltenden Zeugen umgehen –, lassen sich direkt auf den Kontext der Hotline übertragen und sind besonders wertvoll, wenn der Anrufer mit dem Ablauf nicht vertraut ist oder sich in seiner Situation unsicher fühlt.
Wahrung der Anonymität über Organisationsgrenzen hinweg
Die Anonymität im Zusammenhang mit Meldungen durch Dritte hat eine zusätzliche Dimension. Ein Mitarbeiter, der anonym eine Meldung macht, läuft in erster Linie Gefahr, innerhalb seiner eigenen Organisation identifiziert zu werden. Ein Auftragnehmer oder Lieferant, der eine Meldung macht, läuft Gefahr, sowohl innerhalb der Organisation, über die er berichtet, als auch innerhalb seiner eigenen Organisation identifiziert zu werden – und die geschäftlichen Folgen einer Identifizierung können erheblich sein.
Die Gestaltungsmerkmale, die die Anonymität der Mitarbeiter gewährleisten, sind für externe Hinweisgeber ebenso wichtig, wobei einige davon eine besondere Bedeutung haben:
- Keine Audioaufzeichnung von Anrufen – das Risiko einer Stimmidentifizierung wird vollständig ausgeschlossen, unabhängig davon, ob es sich bei dem Anrufer um einen Mitarbeiter oder eine externe Person handelt
- Bearbeitung der Meldung durch einen unabhängigen Dritten, der weder mit der meldenden Organisation noch mit dem Arbeitgeber des Meldenden in Verbindung steht
- Datenspeicherung mit strengen Zugriffskontrollen, die außerhalb der Systeme der Organisation erfolgt, über die berichtet wird
- Es besteht keine Verpflichtung, im Rahmen des Meldeverfahrens den eigenen Arbeitgeber des Meldenden anzugeben
Die Unabhängigkeit des Kanalbetreibers ist im Bereich der Lieferkettenberichterstattung von besonderer Bedeutung. Eine direkt von der einkaufenden Organisation betriebene Hotline führt für einen anrufenden Lieferanten zu einem offensichtlichen Interessenkonflikt. Ein unabhängig betriebener Kanal beseitigt diesen Konflikt und bietet eine wirklich neutrale Anlaufstelle für die vorgebrachten Bedenken.
Sprachliche und geografische Abdeckung
Lieferketten sind häufig international ausgerichtet. Ein Auftragnehmer, der für ein Unternehmen mit Hauptsitz im Vereinigten Königreich tätig ist, kann seinen Sitz in Osteuropa, Südostasien oder in Afrika südlich der Sahara haben. Eine Hotline, die nur auf Englisch oder nur während der britischen Geschäftszeiten erreichbar ist, ist für diesen Hinweisgeber nicht sinnvoll nutzbar.
Ein effektiver Betrieb einer Hotline durch einen Drittanbieter erfordert Mehrsprachigkeit – sowohl hinsichtlich der Sprachen, in denen Meldungen abgegeben werden können, als auch hinsichtlich der kulturellen Kompetenz der Mitarbeiter, die diese bearbeiten. Außerdem ist eine Verfügbarkeit rund um die Uhr erforderlich, damit ein Auftragnehmer in einer anderen Zeitzone seine Meldung zu einem Zeitpunkt abgeben kann, der für ihn praktikabel ist, und nicht zu einem Zeitpunkt, der für die empfangende Organisation günstig ist.
Safecall ist in mehr als 150 Ländern tätig, unterstützt mehr als 175 Sprachen und ist rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr erreichbar. Dank dieser flächendeckenden Präsenz ist ein auf der Infrastruktur von Safecall basierendes Meldesystem für die Lieferkette für alle externen Meldenden eines Unternehmens, unabhängig von ihrem Standort, wirklich zugänglich.
Was Organisationen umsetzen müssen
Eine anonyme Hotline, die technisch gesehen für Dritte zugänglich ist, wird nicht genutzt, wenn diese Dritten nicht wissen, dass es sie gibt, oder nicht verstehen, wozu sie dient. Unternehmen, die den Zugang zur Hotline auf Auftragnehmer und Partner in der Lieferkette ausweiten, müssen diesen Zugang aktiv kommunizieren – über Unterlagen zur Lieferanten-Einführung, Beschaffungsverträge, Verhaltenskodizes für Lieferanten und regelmäßige Mitteilungen.
Die Informationen sollten umfassen, wozu die Hotline dient, wie man sie nutzt, welche Anonymitätsschutzmaßnahmen gelten und wozu sich die Organisation hinsichtlich der weiteren Vorgehensweise verpflichtet. Eine Verpflichtung zur Vermeidung von Vergeltungsmaßnahmen – die bestätigt, dass Geschäftsbeziehungen durch eine in gutem Glauben vorgebrachte Meldung nicht beeinträchtigt werden – sollte ausdrücklich und deutlich sichtbar sein. Ohne diese Verpflichtung wird selbst eine gut konzipierte Hotline von Hinweisgebern, die das geschäftliche Risiko einer Identifizierung nicht eingehen können, nur unzureichend genutzt.
Anwendungsbereich und Integration in das Fallmanagement
Meldungen von Auftragnehmern und Partnern in der Lieferkette sollten über dieselbe Fallmanagement-Infrastruktur abgewickelt werden wie Meldungen von Mitarbeitern – sie sollten protokolliert, eingestuft, auf ihre Glaubwürdigkeit geprüft und gemäß einem einheitlichen Protokoll weiterverfolgt werden. Die Behandlung von Meldungen Dritter als separate Kategorie mit geringerer Priorität untergräbt die Integrität des Programms und sendet ein Signal an die Lieferkette darüber, wie ernst die Organisation die von ihnen vorgebrachten Bedenken nimmt.
Das Safecall-Fallmanagementsystem verarbeitet Meldungen aller Arten von Meldenden über denselben dokumentierten und überprüfbaren Arbeitsablauf und bietet Organisationen so eine einheitliche Dokumentation darüber, wie jede Meldung – unabhängig von ihrer Quelle – bearbeitet wurde.
Weiterführende Ressourcen
Sicherheit und Anonymität bei der Meldung von Missständen – safecall.co.uk/resources/whistleblowing-security-anonymity/
Wie können Lieferanten unethisches Verhalten anonym melden? – safecall.co.uk/resources/how-can-suppliers-report-unethical-conduct-anonymously/
Weltweite Einhaltung der Whistleblowing-Vorschriften – safecall.co.uk/resources/global-whistleblowing-compliance/
Wie können digitale Meldekanäle Remote- und internationale Teams unterstützen? – safecall.co.uk/resources/how-can-digital-reporting-channels-support-remote-and-international-teams/
Wenden Sie sich an Safecall
Safecall bietet unabhängige Whistleblowing-Hotlines mit mehrsprachigem, rund um die Uhr verfügbarem Zugang in über 150 Ländern. Wenn Sie Ihr Meldesystem auf Auftragnehmer und Partner in Ihrer Lieferkette ausweiten möchten, können wir Ihnen dabei helfen, einen Kanal zu konzipieren und zu kommunizieren, der für alle Personen geeignet ist, die mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten.
Kontakt: safecall.co.uk/en/contact-us/ | +44 (0) 191 516 7720
Quellen und weiterführende Literatur
ACFE-Bericht an die Nationen 2024 – Association of Certified Fraud Examiners
Gesetz über Wirtschaftskriminalität und Unternehmenstransparenz von 2023 – legislation.gov.uk
Gesetz gegen moderne Sklaverei von 2015 – legislation.gov.uk
Gesetz über die Offenlegung von Informationen im öffentlichen Interesse von 1994 – legislation.gov.uk
ISO 37002:2021 Whistleblowing-Managementsysteme – iso.org