Les sous-traitants, les intérimaires, les consultants et les partenaires de la chaîne d'approvisionnement sont souvent bien placés pour constater des comportements répréhensibles que les salariés ne peuvent pas voir – ou qui impliquent les salariés eux-mêmes. Étendre l'accès à la ligne d'alerte à ces groupes relève de plus en plus d'une exigence de gouvernance plutôt que d'une amélioration facultative.
Comprendre le fonctionnement des lignes d'assistance anonymes dans le cadre d'une sous-traitance ou d'un prestataire tiers – ce qu'elles permettent de traiter, comment l'anonymat est préservé au-delà des frontières organisationnelles et quelles sont les exigences opérationnelles applicables – aide les professionnels de la conformité à prendre des décisions éclairées concernant la conception des canaux de signalement et la politique d'accès.
La population concernée par les déclarations au-delà de la masse salariale
Les sous-traitants et les partenaires de la chaîne d’approvisionnement occupent une position particulière par rapport aux organisations avec lesquelles ils travaillent. Ils peuvent être impliqués dans les opérations quotidiennes, avoir connaissance des décisions d’achat, être présents sur les sites des clients et savoir comment les activités sont réellement menées – parfois d’une manière qui diffère de la description officielle. Dans le même temps, ils ne sont pas liés par la relation de travail qui constitue le fondement principal des canaux de signalement internes et de la protection juridique des lanceurs d’alerte.
Cette combinaison – la proximité du risque, associée à un accès limité aux canaux de signalement officiels – crée un déficit de détection. Le rapport 2024 de l’ACFE intitulé « Report to the Nations » a révélé que les fournisseurs, les clients et autres tiers représentent collectivement une part significative des signalements de fraude, mais que la plupart des organisations n’ont pas conçu leur infrastructure de signalement de manière à recueillir systématiquement ces informations. Une ligne d’assistance anonyme, explicitement ouverte aux sous-traitants et aux partenaires de la chaîne d’approvisionnement, permet de commencer à combler ce déficit.
Comment une ligne d'assistance traite les signalements émanant de tiers
Le déroulement d’un appel ou d’un signalement via la ligne d’assistance ne change pas fondamentalement lorsque l’auteur du signalement est un prestataire plutôt qu’un salarié. L’appelant contacte la ligne d’assistance – par téléphone, via le portail en ligne ou tout autre canal disponible –, fournit les détails de son signalement et reçoit la confirmation que celui-ci a bien été reçu et qu’il sera examiné. Ce qui change, c’est le contexte dans lequel l’opérateur doit évoluer.
Les lanceurs d’alerte externes peuvent avoir des doutes quant à la portée de la ligne d’assistance : ils se demandent si leur signalement est recevable, s’il concerne la bonne organisation et si les protections dont bénéficient les salariés s’appliquent également à eux. Un opérateur bien formé répond directement à ces interrogations, en précisant l’objectif de la ligne d’assistance, en confirmant que l’anonymat du lanceur d’alerte sera préservé quel que soit son statut professionnel, et en recueillant les informations nécessaires pour évaluer et classer le signalement.
Tous les opérateurs de Safecall sont d’anciens policiers britanniques justifiant d’au moins 25 ans d’expérience dans le domaine des enquêtes. Les compétences qui font l’efficacité d’un interrogatoire policier – établir rapidement un rapport de confiance, poser des questions claires, gérer les témoins réticents – s’appliquent directement au contexte de la ligne d’assistance téléphonique et s’avèrent particulièrement précieuses lorsque la personne qui appelle ne connaît pas bien la procédure ou n’est pas sûre de sa position.
Préserver l'anonymat au-delà des frontières organisationnelles
L'anonymat, dans le cadre d'un signalement effectué par un tiers, revêt une dimension supplémentaire. Un salarié qui effectue un signalement de manière anonyme court avant tout le risque d'être identifié au sein de sa propre organisation. Un prestataire ou un fournisseur qui effectue un signalement risque quant à lui d'être identifié tant au sein de l'organisation qu'il signale qu'au sein de la sienne – et les conséquences commerciales d'une telle identification peuvent être considérables.
Les caractéristiques de conception qui garantissent l'anonymat des employés revêtent une importance tout aussi grande pour les personnes signalant des faits au nom de tiers, et certaines d'entre elles ont même une importance particulière :
- Aucun enregistrement audio des appels : le risque lié à l'identification vocale est ainsi totalement éliminé, que l'appelant soit un employé ou une personne extérieure à l'entreprise.
- Traitement du signalement par un tiers indépendant n'ayant aucun lien ni avec l'organisme ayant reçu le signalement ni avec l'employeur de la personne ayant effectué le signalement
- Stockage des données assorti de contrôles d'accès stricts, effectué en dehors des systèmes de l'organisation faisant l'objet du rapport
- Il n'est pas nécessaire d'indiquer l'identité de l'employeur du lanceur d'alerte dans le cadre de la procédure de signalement.
L'indépendance de l'opérateur du canal de communication revêt une importance particulière dans le cadre du reporting relatif à la chaîne d'approvisionnement. Une ligne d'assistance gérée directement par l'organisme acheteur crée un conflit d'intérêts évident pour un fournisseur qui appelle. Un canal géré de manière indépendante élimine ce conflit et offre un point de réception véritablement neutre pour les préoccupations exprimées.
Langues et couverture géographique
Les chaînes d'approvisionnement sont souvent internationales. Un sous-traitant travaillant pour une entreprise dont le siège social se trouve au Royaume-Uni peut être basé en Europe de l'Est, en Asie du Sud-Est ou en Afrique subsaharienne. Une ligne d'assistance fonctionnant uniquement en anglais, ou uniquement pendant les heures de bureau au Royaume-Uni, n'est pas réellement accessible à ce lanceur d'alerte.
Pour qu’un service d’assistance téléphonique géré par un tiers soit efficace, il doit offrir une capacité multilingue, tant en ce qui concerne les langues dans lesquelles les signalements peuvent être effectués que les compétences culturelles du personnel chargé de les traiter. Il doit également être accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, afin qu’un sous-traitant se trouvant dans un fuseau horaire différent puisse effectuer un signalement à un moment qui lui convient, plutôt qu’à un moment qui arrange l’organisation destinataire.
Safecall est présent dans plus de 150 pays et prend en charge plus de 175 langues, avec une disponibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an. Grâce à cette couverture, un programme de signalement dédié à la chaîne d’approvisionnement reposant sur l’infrastructure de Safecall est véritablement accessible à l’ensemble des tiers susceptibles de signaler des problèmes au sein d’une organisation, où qu’ils se trouvent.
Ce que les organisations doivent mettre en place
Une ligne d’assistance anonyme techniquement accessible à des tiers ne sera pas utilisée si ces derniers ignorent son existence ou ne comprennent pas à quoi elle sert. Les organisations qui étendent l’accès à cette ligne d’assistance à leurs sous-traitants et aux partenaires de leur chaîne d’approvisionnement doivent communiquer activement sur cet accès, notamment par le biais de la documentation relative à l’intégration des fournisseurs, des contrats d’approvisionnement, des codes de conduite des fournisseurs et de communications périodiques.
La communication doit préciser l’objectif de la ligne d’alerte, les modalités d’accès à celle-ci, les mesures de protection de l’anonymat mises en place, ainsi que les engagements pris par l’organisation en matière de suivi. Un engagement de non-représailles – confirmant que les relations commerciales ne seront pas affectées par un signalement effectué de bonne foi – doit être explicite et visible. Sans cela, même une ligne d’alerte bien conçue sera sous-utilisée par les lanceurs d’alerte qui ne peuvent pas se permettre de courir le risque commercial d’être identifiés.
Portée et intégration avec la gestion des dossiers
Les signalements reçus des sous-traitants et des partenaires de la chaîne d’approvisionnement doivent être traités via la même infrastructure de gestion des dossiers que les signalements des salariés : ils doivent être enregistrés, triés, évalués quant à leur crédibilité et faire l’objet d’un suivi conformément à un protocole cohérent. Considérer les signalements émanant de tiers comme une catégorie distincte et de moindre priorité nuit à l’intégrité du programme et envoie à la chaîne d’approvisionnement un signal quant au sérieux avec lequel l’organisation prend en compte les préoccupations qu’ils soulèvent.
Le système de gestion des dossiers Safecall traite les signalements provenant de tous les types de signalants selon un même processus documenté et vérifiable, offrant ainsi aux organisations un historique cohérent de la manière dont chaque signalement – quelle qu’en soit la source – a été traité.
Ressources connexes
Sécurité et anonymat dans le cadre du lancement d'alerte – safecall.co.uk/resources/whistleblowing-security-anonymity/
Comment les fournisseurs peuvent-ils signaler anonymement des comportements contraires à l'éthique ? – safecall.co.uk/resources/how-can-suppliers-report-unethical-conduct-anonymously/
Conformité mondiale en matière de dénonciation – safecall.co.uk/resources/global-whistleblowing-compliance/
Comment les canaux de signalement numériques peuvent-ils aider les équipes travaillant à distance et à l'international ? – safecall.co.uk/resources/how-can-digital-reporting-channels-support-remote-and-international-teams/
Contactez Safecall
Safecall propose des lignes d’alerte indépendantes, accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 en plusieurs langues, dans plus de 150 pays. Si vous souhaitez étendre votre programme de signalement aux sous-traitants et aux partenaires de votre chaîne d’approvisionnement, nous pouvons vous aider à concevoir et à promouvoir un canal adapté à l’ensemble des personnes qui travaillent avec votre organisation.
Contactez-nous : safecall.co.uk/en/contact-us/ | +44 (0) 191 516 7720
Sources et lectures complémentaires
Rapport « Report to the Nations » 2024 de l'ACFE – Association of Certified Fraud Examiners
Loi de 2023 sur la criminalité économique et la transparence des entreprises – legislation.gov.uk
Loi de 2015 sur l'esclavage moderne – legislation.gov.uk
Loi de 1994 sur la divulgation d'informations d'intérêt public – legislation.gov.uk
ISO 37002:2021 Systèmes de gestion des signalements – iso.org