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Wie können digitale Meldekanäle internationale Belegschaften und Remote-Mitarbeiter unterstützen?

Internationale Belegschaften und Remote-Mitarbeiter stellen Whistleblowing-Programme vor besondere Herausforderungen.

Mitarbeiter, die von zu Hause, in Außenstellen, bei Kunden vor Ort oder in verschiedenen Ländern arbeiten, sind räumlich und oft auch kulturell weit vom Hauptsitz des Unternehmens entfernt. Sie fühlen sich möglicherweise weniger mit der Compliance-Abteilung verbunden, kennen die ihnen zur Verfügung stehenden Meldemöglichkeiten weniger gut und sind weniger zuversichtlich, dass ein von ihnen vorgebrachtes Anliegen mit derselben Sorgfalt behandelt wird wie eines, das von einem Kollegen im Flur der Zentrale vorgebracht wird.

Für Compliance-Beauftragte, die für Programme verantwortlich sind, die sich über verschiedene Regionen und Arbeitsmodelle erstrecken, besteht die Herausforderung darin, eine Meldeinfrastruktur zu entwickeln, die jedem Mitarbeiter – unabhängig von Standort, Sprache oder Arbeitsmodell – denselben Zugang, dieselbe Benutzererfahrung und dasselbe Vertrauen bietet, dass seine Bedenken ernst genommen werden. Digitale Kanäle sind hierfür unerlässlich, reichen aber allein nicht aus.

Die Berichtslücke bei dezentralen Belegschaften

Mitarbeiter, die im Homeoffice oder im Ausland arbeiten, sehen sich bei der Meldung von Vorfällen mit Hindernissen konfrontiert, die für Mitarbeiter im Büro nicht bestehen. Ein Mitarbeiter im Homeoffice, der während eines Videogesprächs Fehlverhalten beobachtet oder bei der Durchsicht von Unterlagen zu Hause eine finanzielle Unregelmäßigkeit entdeckt, hat keine informelle Möglichkeit, dies zu melden – keine Gelegenheit, es einem Kollegen auf dem Flur zu erzählen, und keine sichtbare Compliance-Stelle, an die er sich wenden könnte. Der Vorfall muss über einen formellen Kanal gemeldet werden – oder gar nicht.

Für internationale Mitarbeiter kommt eine zusätzliche Komplexität hinzu. Sie sind sich möglicherweise unsicher, ob das Whistleblowing-Programm des Unternehmens auf sie zutrifft. Sie wissen unter Umständen nicht, ob Meldungen über Vorfälle in ihrer lokalen Niederlassung von der lokalen oder der zentralen Geschäftsleitung bearbeitet werden – und machen sich möglicherweise Gedanken über die jeweiligen Konsequenzen. Sie unterliegen möglicherweise lokalem Arbeitsrecht, das ihre Erwartungen hinsichtlich der Meldung von Vorfällen und des Schutzes auf eine Weise prägt, die sich von der Rechtsordnung am Hauptsitz unterscheidet.

Die Freshfields-Whistleblowing-Umfrage 2023, die in den USA, Großbritannien, Frankreich, Deutschland und Hongkong durchgeführt wurde, ergab, dass die Gesamtbeteiligung an Whistleblowing von 32 % im Jahr 2020 auf 43 % im Jahr 2023 gestiegen ist – der Anteil derjenigen, die bereit sind, sich an ihren direkten Vorgesetzten zu wenden, ist jedoch zurückgegangen. Für Remote- und internationale Mitarbeiter ist der Vorgesetzte möglicherweise die einzige Person im Unternehmen, mit der sie regelmäßig Kontakt haben. Wenn dieser Kanal kein Vertrauen genießt und keine zugängliche Alternative existiert, werden die Bedenken nicht gemeldet.

Sprache: Der entscheidende Faktor für Barrierefreiheit

Für internationale Teams ist die Sprache der wichtigste Faktor, der darüber entscheidet, ob ein Meldekanal wirklich zugänglich ist. Ein Mitarbeiter, von dem erwartet wird, dass er ein komplexes, heikles Problem in einer Sprache beschreibt, die nicht seine Muttersprache ist, steht vor einer Reihe von Schwierigkeiten: Er muss die richtigen Worte finden, um das zu beschreiben, was er beobachtet hat, Nuancen und Details präzise wiedergeben und darauf vertrauen, dass der Empfänger den kulturellen Kontext der Meldung versteht.

Ein Webportal, das in der Muttersprache des Hinweisgebers verfügbar ist, beseitigt die Hürde der schriftlichen Meldung. Die Sprachkompetenz muss sich jedoch auch auf den telefonischen Kanal erstrecken. Ein Mitarbeiter, der anruft, um einen Bestechungsversuch in einem ausländischen Rechtsraum, ein Sicherheitsrisiko auf einer internationalen Baustelle oder die Belästigung durch einen im Ausland tätigen Manager zu melden, muss in der Lage sein, die Situation mündlich in seiner eigenen Sprache jemandem zu schildern, der das Gespräch wirklich fließend führen kann – und nicht nur Schlüsselwörter übersetzt.

Der Dienst von Safecall ist in über 175 Sprachen in 150 Ländern verfügbar und ermöglicht sowohl digitale als auch telefonische Meldungen in der bevorzugten Sprache des Meldenden. Dabei handelt es sich nicht um eine Übersetzung eines englischsprachigen Systems, sondern um eine Funktion in der Muttersprache, die sicherstellt, dass alle Details und Nuancen der Schilderung des Meldenden genau erfasst werden, unabhängig davon, wo er sich befindet oder welche Sprache er spricht.

Zeitzonen und Verfügbarkeit

Ein Whistleblowing-Kanal, der während der britischen Geschäftszeiten in Betrieb ist, steht einem Mitarbeiter in Singapur während seines Arbeitstages und einem Mitarbeiter in Kalifornien am Abend nicht zur Verfügung. Für Unternehmen mit internationaler Geschäftstätigkeit führt eine Verfügbarkeit, die nicht rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr gewährleistet ist, dazu, dass es Zeitfenster gibt, in denen Hinweisgeber in bestimmten Zeitzonen schlichtweg keinen Zugang zu dem Dienst haben.

Digitale Portale bieten hierfür eine Lösung für die schriftliche Meldung – ein Online-Formular steht rund um die Uhr zur Verfügung. Doch auch der telefonische Kanal muss durchgehend erreichbar sein, wenn das Programm in allen Regionen eine echte Auswahl an Meldewegen bieten soll. Ein Mitarbeiter, der um 2 Uhr morgens britischer Zeit – was in seiner lokalen Zeitzone möglicherweise Vormittag ist – mit jemandem über ein Anliegen sprechen möchte, sollte dieselbe professionelle und sprachlich angemessene Antwort erhalten wie ein Anrufer während der britischen Bürozeiten.

Kontinuierliche Erreichbarkeit ist nicht nur eine Frage der Servicequalität – sie ist ein Zeichen des Vertrauens. Wenn ein Mitarbeiter im Ausland sieht, dass der Meldekanal tatsächlich in seiner Sprache, zu seiner Wunschzeit und über seinen bevorzugten Kanal verfügbar ist, vermittelt dies, dass sich das Engagement des Unternehmens für die Meldung von Missständen auch auf ihn persönlich erstreckt und nicht nur auf die Belegschaft in der Zentrale.

Umgang mit kulturellen Unterschieden in der Berichterstattung

Die Einstellung zum Thema Whistleblowing variiert stark von Kultur zu Kultur. In einigen Ländern gilt es als bürgerliche Pflicht, Fehlverhalten anzuzeigen, und wird sowohl durch gesetzliche Vorschriften als auch durch gesellschaftliche Normen aktiv gefördert. In anderen Ländern ist die Meldung von Vorfällen über Kollegen oder Vorgesetzte stark negativ behaftet – sie wird mit Illoyalität, Verrat oder Gesichtsverlust assoziiert – und kann für den Hinweisgeber soziale Konsequenzen haben, die über den formellen Arbeitskontext hinausgehen.

Diese kulturellen Dynamiken beeinflussen nicht nur, ob ein Mitarbeiter bereit ist, einen Vorfall zu melden, sondern auch, wie er den Meldeprozess angeht. In manchen Kulturen zögert ein Meldender möglicherweise, den Beschuldigten direkt namentlich zu nennen. In anderen erwartet ein Meldender möglicherweise einen formelleren, hierarchisch geprägten Umgang, als er für die in Großbritannien oder den USA übliche Art der Gesprächsführung typisch ist. Das Verständnis dieser Unterschiede und die Schulung der Mitarbeiter, die Anrufe entgegennehmen, damit sie ihre Vorgehensweise entsprechend anpassen können, sind für ein internationales Programm von entscheidender Bedeutung.

Ein externer Dienstleister mit Erfahrung in der Arbeit in verschiedenen kulturellen Kontexten bringt dieses Bewusstsein mit. Mitarbeiter in der Notrufzentrale, die Meldungen aus unterschiedlichen Rechtsräumen entgegennehmen, entwickeln ein Verständnis dafür, wie kulturelle Normen das Meldeverhalten beeinflussen – und können ihre Vorgehensweise entsprechend anpassen, um dem Anrufer ein Gefühl der Sicherheit zu vermitteln, Vertrauen aufzubauen und die für eine effektive Untersuchung erforderlichen Informationen zu erfassen. Diese kulturelle Kompetenz entsteht durch praktische Erfahrung, nicht durch technische Konfiguration.

Berücksichtigung lokaler gesetzlicher Vorschriften

Internationale Whistleblowing-Programme müssen sich in einem Flickenteppich lokaler gesetzlicher Anforderungen zurechtfinden. Die EU-Whistleblowing-Richtlinie (2019/1937) wurde in jedem Mitgliedstaat unterschiedlich umgesetzt, was zu Abweichungen hinsichtlich des Anwendungsbereichs (was gemeldet werden darf), des Verfahrens (Schwellenwerte für anonyme Meldungen, Anforderungen an die Anhörung des Betriebsrats) und der Durchsetzung (Sanktionen bei Nichteinhaltung) führt. Unternehmen mit Niederlassungen in Ländern außerhalb der EU sehen sich mit zusätzlichen regulatorischen Rahmenbedingungen konfrontiert, die möglicherweise andere Verpflichtungen auferlegen.

Digitale Meldekanäle können so konfiguriert werden, dass sie diesen lokalen Unterschieden Rechnung tragen – indem sie landesspezifische Erfassungsformulare bereitstellen, Meldungen an lokal befugte Bearbeiter weiterleiten und die korrekten Vorschriften zur Datenverlagerung anwenden. Die Fallmanagement-Plattform sollte flexibel genug sein, um lokalen Anforderungen gerecht zu werden, und gleichzeitig die einheitlichen Standards für Kategorisierung, Berichterstattung und Prüfpfad beibehalten, die die zentrale Compliance-Funktion für die Überwachung auf Programmebene benötigt.

Der Datenstandort ist ein besonders wichtiger Aspekt. Berichte von EU-Mitarbeitern müssen unter Einhaltung der DSGVO-Anforderungen verarbeitet und gespeichert werden, was unter Umständen das Hosting der Daten innerhalb des EWR oder die Einrichtung geeigneter Übertragungsmechanismen erfordert. Ein Anbieter mit Datenstandort im Vereinigten Königreich und einer etablierten, länderübergreifenden Infrastruktur kann diese Komplexität im Auftrag des Unternehmens bewältigen und so die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten, ohne dass der Compliance-Beauftragte für jedes Land einzeln Vereinbarungen zur Datenübertragung aushandeln muss.

Den Kanal an Remote- und internationale Teams vermitteln

Ein Kommunikationskanal, der zwar existiert, aber den Mitarbeitern an entfernten Standorten und im Ausland nicht wirksam vermittelt wird, ist praktisch gesehen ein Kanal, der nicht existiert. Kommunikationsstrategien, die für Mitarbeiter in der Zentrale am selben Standort funktionieren – Plakate in Gemeinschaftsbereichen, Mitarbeiterversammlungen, Ankündigungen im Intranet –, erreichen keine Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, bei einem Kunden vor Ort tätig sind oder in einer Auslandsniederlassung arbeiten, die nur selten mit dem zentralen Team interagiert.

Eine effektive Kommunikation bei verteilten Belegschaften erfordert verschiedene Ansätze:

  • Digitale Kommunikationskanäle – E-Mail, Intranetseiten, interne Messaging-Plattformen –, die Remote-Mitarbeiter direkt erreichen, nicht nur diejenigen, die ein physisches Büro besuchen.
  • Einführungsunterlagen für internationale Mitarbeiter, die standardmäßig den Whistleblowing-Kanal enthalten, einschließlich Versionen in der jeweiligen Landessprache und lokal relevanter Kontaktdaten.
  • Regelmäßige Erinnerungen, die das Bewusstsein auffrischen, und nicht nur eine einmalige Einführungsmitteilung, die von Mitarbeitern, die später hinzukommen oder die damals nicht aufgepasst haben, schnell wieder vergessen wird.
  • Manager-Schulungen, die Führungskräfte vor Ort in die Lage versetzen, ihren Teams den Kanal zu erklären – insbesondere in Ländern, in denen das Thema Whistleblowing kulturell sensibel ist und eine sorgfältige Formulierung erfordert.
  • Sichtbare Unterstützung durch die oberste Führungsebene, einschließlich der internationalen Führungsebene, die deutlich macht, dass es sich bei dem Programm um ein echtes Engagement der Organisation handelt und nicht um eine reine Compliance-Maßnahme der Zentrale.

Die EU-Whistleblowing-Richtlinie verpflichtet Organisationen dazu, klare und leicht zugängliche Informationen über Meldeverfahren bereitzustellen. Für internationale Teams bedeutet „leicht zugänglich“, dass diese Informationen in der jeweiligen Landessprache verfügbar sind, über Kanäle verbreitet werden, die die Belegschaft vor Ort erreichen, und in einer Sprache verfasst sind, die dem lokalen kulturellen Kontext entspricht.

Ein Programm, nicht mehrere unzusammenhängende Kanäle

Für international tätige Unternehmen besteht die Gefahr, dass sich das Whistleblowing-Programm in eine Vielzahl lokaler Regelungen auflöst – unterschiedliche Kanäle in verschiedenen Ländern, unterschiedliche Anbieter in verschiedenen Regionen, unterschiedliche Kategorisierungsrahmen und unterschiedliche Meldeverfahren. Diese Zersplitterung macht eine programmatische Aufsicht unmöglich, verhindert die Erkennung grenzüberschreitender Muster und führt zu Uneinheitlichkeiten bei der Behandlung von Hinweisgebern je nach ihrem Standort.

Ein einziger Anbieter, der einen einheitlichen, kanalübergreifenden Service in allen Ländern bereitstellt, verhindert diese Fragmentierung. Berichte aus jedem Land, in jeder Sprache und über jeden Kanal fließen in eine einzige Fallmanagement-Plattform ein, die einheitliche Kategorisierungs-, Triage- und Berichtsstandards gewährleistet. Der Compliance-Beauftragte verfügt über eine einzige verlässliche Informationsquelle zur Programmleistung, und der Vorstand erhält Berichtsdaten, die die gesamte Organisation abdecken – und nicht ein Flickwerk aus inkompatiblen lokalen Berichten.

Dieser einheitliche Ansatz bedeutet nicht, dass lokale Anforderungen außer Acht gelassen werden. Er bedeutet vielmehr, eine flexible Plattform zu schaffen, die lokale regulatorische und kulturelle Unterschiede innerhalb eines einheitlichen globalen Rahmens berücksichtigt – nach demselben Prinzip, das erfolgreiche multinationale Unternehmen auf jeden anderen Aspekt ihrer Governance-Infrastruktur anwenden.

Weiterführende Ressourcen

Wie Safecall helfen kann

Safecall bietet einen zentralen, einheitlichen Whistleblowing-Dienst, der speziell für Unternehmen mit Mitarbeitern an entfernten Standorten und im internationalen Umfeld konzipiert ist. Unser sicheres Online-Portal und unsere rund um die Uhr verfügbare Telefon-Hotline sind in über 175 Sprachen in 150 Ländern verfügbar. Die Mitarbeiter, die die Anrufe entgegennehmen, sind allesamt ehemalige britische Polizeibeamte mit jeweils mehr als 25 Jahren Erfahrung in der Befragung von Zeugen. Jede Meldung – von jedem Standort, in jeder Sprache und über jeden Kanal – wird in eine einzige Fallmanagement-Plattform eingespeist, die eine einheitliche Kategorisierung, Triage und Berichterstattung gewährleistet. Unterstützt von der Law Debenture Corporation, ISO 27001-zertifiziert und auf Servern mit Standort im Vereinigten Königreich gehostet, die über GDPR-konforme, länderübergreifende Kapazitäten verfügen, bietet Safecall die globale Reichweite und lokale Sensibilität, die verteilte Belegschaften benötigen.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Safecall Ihre Remote- und internationalen Teams unterstützen kann, wenden Sie sich an unser Team oder rufen Sie uns unter +44 (0) 191 516 7720 an.

Quellen und weiterführende Literatur

  • Freshfields Bruckhaus Deringer, Whistleblowing-Umfrage 2023 – Studie in fünf Rechtsordnungen zu Meldepräferenzen und Beteiligung – blog.freshfields.us
  • EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden – eur-lex.europa.eu
  • Bird & Bird, Die EU-Whistleblower-Richtlinie: Der Weg zur Umsetzung – Unterschiede bei der nationalen Umsetzung – twobirds.com
  • EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Kapitel V – grenzüberschreitende Datenübermittlungen –gdpr-info.eu
  • Safecall, Whistleblowing-Benchmark-Bericht 2024 – internationale Meldemuster – safecall.co.uk