Da digitale Kommunikation bei Untersuchungen am Arbeitsplatz eine zentrale Rolle spielt, müssen Unternehmen über reaktive Maßnahmen hinausgehen und proaktive Rahmenbedingungen schaffen. In unserem Webinar „Behind the Screens“ stellte das Podium praktische Strategien für den verantwortungsvollen Umgang mit digitalen Beweismitteln vor, die ein Gleichgewicht zwischen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, der Privatsphäre der Mitarbeiter und der Integrität der Untersuchungen herstellen.
Warum Politik wichtiger denn je ist
Christine Young, Partnerin bei Herbert Smith Freehills Kramer LLP, betonte, dass Richtlinien die Grundlage für jeden vertretbaren Ansatz im Umgang mit digitalen Beweismitteln sind:
„Sie haben nicht die uneingeschränkte Befugnis, alles auf einem Gerät anzusehen – egal, ob es sich um ein firmeneigenes oder ein persönliches Gerät handelt.“
Klare, gut kommunizierte Richtlinien helfen dabei:
- Erwartungen an die Mitarbeiter festlegen
- Legen Sie fest, auf welche Daten zugegriffen werden darf und warum.
- Unterstützung rechtmäßiger und verhältnismäßiger Ermittlungen
Wichtige zu überprüfende oder umzusetzende Maßnahmen:
- Richtlinie zum Mitbringen eigener Geräte (BYOD)
- Datenschutzerklärung und Überwachungsrichtlinie
- Nutzungsbedingungen
- Untersuchungsprotokolle
Verhältnismäßigkeit ist entscheidend
Unabhängig davon, ob es sich um den Zugriff auf WhatsApp-Nachrichten oder die Bildgebung eines Geräts handelt, müssen Ermittlungen verhältnismäßig sein. Christine riet:
- Legen Sie Ihre Aufgabenbeschreibung fest, bevor Sie beginnen.
- Beschränken Sie die Suche auf das für den Fall Notwendige.
- Vermeiden Sie „Fishing Expeditions“ – sammeln Sie keine irrelevanten Daten.
- Minimieren Sie Eingriffe durch den Einsatz gezielter Methoden.
Tim Smith, Betriebsleiter bei Safecall, fügte hinzu:
„Sie werden zusätzliche Informationen finden. Entscheiden Sie im Voraus, wie Sie damit umgehen wollen – was relevant ist, was verzeihlich ist und was tabu ist.“
Praktische Tipps für Arbeitgeber
- Beginnen Sie mit einer Analyse des aktuellen Zustands
Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Tools Ihre Mitarbeiter in verschiedenen Regionen und demografischen Gruppen verwenden. - Schulen Sie Manager und Ermittler
Stellen Sie sicher, dass sie die rechtlichen Grenzen und technischen Einschränkungen digitaler Beweismittel verstehen. - Beziehen Sie frühzeitig die IT- und Forensikabteilung mit ein
Arbeiten Sie mit internen oder externen Experten zusammen, um Daten zu sichern und die Beweiskette aufrechtzuerhalten. - Kommunizieren Sie klar mit den Mitarbeitern
Wenn Sie Zugriff auf ein Gerät benötigen, erklären Sie den Vorgang, verweisen Sie auf die entsprechenden Richtlinien und minimieren Sie Störungen. - Dokumentieren Sie alles
Führen Sie klare Aufzeichnungen darüber, worauf zugegriffen wurde, warum und wie – insbesondere beim Umgang mit privaten Geräten.
Tone from the top
Richtlinien funktionieren nur, wenn sie befolgt werden. Christine merkte an:
„Wenn Führungskräfte die Regeln ignorieren, untergräbt dies das gesamte System. Die Haltung der obersten Führungsebene ist entscheidend.“
Führungskräfte müssen Compliance vorleben und die Erwartungen im gesamten Unternehmen bekräftigen.