Wie können Unternehmen Analysen in Whistleblowing-Programmen nutzen?

Die meisten Whistleblowing-Programme generieren Daten. Weitaus weniger nutzen Analysen, um diese Daten zu untersuchen und strategisch einzusetzen.

Der Unterschied zwischen einem Programm, das Fälle bearbeitet, und einem, das echte organisatorische Erkenntnisse liefert, liegt darin, wie effektiv die über Berichtskanäle und das Fallmanagement erfassten Daten analysiert, interpretiert und umgesetzt werden.

Für Compliance-Beauftragte verwandelt die Analytik das Whistleblowing-Programm von einer operativen Funktion – Entgegennahme von Meldungen, Durchführung von Untersuchungen, Abschluss von Fällen – in einen strategischen Vorteil, der das Risikomanagement beeinflusst, die Ressourcenzuweisung steuert, die Governance auf Vorstandsebene unterstützt und den messbaren Wert des Programms verdeutlicht. Diese Ressource beschreibt die praktischen Schritte zum Aufbau von Analysefähigkeiten in einem Whistleblowing-Programm, die wichtigsten Kennzahlen sowie die Governance-Aspekte, die sicherstellen, dass die Analytik den Zielen des Programms dient, ohne die Vertraulichkeit zu gefährden.

Wie Whistleblowing-Analysen in der Praxis aussehen

Bei der Whistleblowing-Analyse geht es nicht um komplexe statistische Modelle oder künstliche Intelligenz. Es geht vielmehr darum, eine definierte Reihe von Kennzahlen kontinuierlich zu messen, zu verfolgen und zu interpretieren, die dem Compliance-Beauftragten – und dem Vorstand – Aufschluss darüber geben, ob das Programm funktioniert, wo Risiken bestehen und was geändert werden muss.

Die Daten sind bereits in jeder Fallmanagement-Plattform vorhanden, die Berichte in einem strukturierten Format erfasst. Die Herausforderung bei der Analyse besteht darin, diese Daten in einer Form zu extrahieren, die eine Entscheidungsfindung ermöglicht, sie den richtigen Zielgruppen zu präsentieren und eine regelmäßige Überprüfung zu etablieren, die aus einmaligen Momentaufnahmen aussagekräftige Trendanalysen macht.

Die wichtigsten Kennzahlen

Umfang und Häufigkeit der Berichterstattung

Die grundlegendste Kennzahl ist die Anzahl der Meldungen, die im Rahmen des Programms eingehen, gemessen sowohl als absolute Zahl als auch als Rate pro 100 Mitarbeiter. Eine steigende Rate deutet in der Regel darauf hin, dass das Programm an Vertrauen gewinnt und an Sichtbarkeit gewinnt. Eine sinkende Rate kann darauf hindeuten, dass die Mitarbeiter das Vertrauen in diesen Kanal verlieren, dass der Bekanntheitsgrad seit der Einführung nachgelassen hat oder dass das Programm nicht für alle Teile der Belegschaft zugänglich ist. Eine Quote von null ist der stärkste mögliche Indikator dafür, dass etwas nicht stimmt – kein Unternehmen, egal welcher Größe, ist frei von Problemen, die es wert sind, gemeldet zu werden.

Volumendaten sind am aussagekräftigsten, wenn sie über einen längeren Zeitraum hinweg erfasst und zwischen Geschäftsbereichen, Regionen und demografischen Merkmalen der Belegschaft verglichen werden. Ein Geschäftsbereich, dessen Melderate deutlich unter dem Rest des Unternehmens liegt, sollte genauer untersucht werden – nicht weil eine niedrige Melderate an sich schlecht ist, sondern weil sie auf Zugangsbarrieren, Wissenslücken, eine Kultur der Verschleierung oder ein lokales Managementteam hindeuten kann, das von Meldungen abhält.

Berichtskategorien und Trends

Die Einteilung der Meldungen nach Art des Fehlverhaltens – Betrug, Belästigung, Gesundheit und Sicherheit, Verstöße gegen Vorschriften, Interessenkonflikte – ermöglicht es dem Compliance-Beauftragten zu erkennen, welche Kategorien zunehmen, welche abnehmen und wie sich das Risikoprofil des Unternehmens verändert. Der Whistleblowing-Benchmark-Bericht 2024 von Safecall identifizierte mehrere bemerkenswerte Trends in den verschiedenen Kategorien innerhalb seines Kundenstamms: Die Zahl der Meldungen über Mobbing stieg, als die Mitarbeiter wieder ins Büro zurückkehrten, der Anteil der Diskriminierungsfälle an den Personalangelegenheiten verdreifachte sich, und moderne Sklaverei tauchte zum ersten Mal als statistisch signifikante Kategorie auf.

Diese Trends lassen sich nur erkennen, wenn Berichte anhand einer standardisierten Taxonomie einheitlich kategorisiert werden. Wenn verschiedene Sachbearbeiter die Kategorien uneinheitlich anwenden oder sich die Taxonomie von Zeitraum zu Zeitraum ändert, wird die Trendanalyse unzuverlässig. Das Kategorisierungsschema sollte zentral festgelegt, in die Plattform integriert und regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass es die aktuelle Risikolage widerspiegelt.

Nutzung des Kanals

Zu wissen, welche Kanäle die Hinweisgeber nutzen – Online-Portal, Telefon, E-Mail, Brief, persönliches Gespräch –, hilft dem Compliance-Beauftragten bei der Beurteilung, ob die Kombination der Kanäle den Mitarbeitern effektiv dient. Der „2024 Report to the Nations“ der ACFE ergab, dass die webbasierte Meldung (40 %) weltweit das Telefon (30 %) überholt hat, doch diese Gesamtzahl verdeckt erhebliche Unterschiede. Die Daten von Safecall zeigen, dass jeder dritte Hinweisgeber nach wie vor das Telefon bevorzugt und dass sich Hinweisgeber, die per Telefon melden, mit einer um 22,7 % höheren Wahrscheinlichkeit zu erkennen geben – was darauf hindeutet, dass die Wahl des Kanals nicht nur das Volumen, sondern auch die Qualität und die Verwertbarkeit der Meldungen beeinflusst.

Wenn eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern – beispielsweise Mitarbeiter mit Kundenkontakt, internationale Teams oder Partner in der Lieferkette – in den Berichtsdaten nicht vertreten ist, werden diese möglicherweise vom Kanalmix ausgeschlossen. Die Analyse sollte dazu anregen, zu hinterfragen, ob die verfügbaren Kanäle alle Teile der Belegschaft erreichen, und nicht nur die Nutzung durch diejenigen bestätigen, die bereits Rückmeldung geben.

Ergebnisse der Untersuchungen und Nachweiskennzahlen

Der Anteil der Meldungen, die sich nach einer Untersuchung (vollständig oder teilweise) als begründet erweisen, ist ein wichtiger Qualitätsindikator. Eine durchweg hohe Bestätigungsquote deutet darauf hin, dass die Meldenden genaue und fundierte Bedenken vorbringen. Eine sehr niedrige Quote kann darauf hindeuten, dass das Programm einen hohen Anteil an vagen oder fehlgeleiteten Meldungen erfasst – möglicherweise ein Zeichen dafür, dass der Anwendungsbereich des Kanals nicht klar kommuniziert wird oder dass die Triage-Prozesse verfeinert werden müssen.

Die Ergebnisdaten sollten auch Aufschluss darüber geben, welche Maßnahmen in begründeten Fällen ergriffen wurden: Disziplinarverfahren, Änderungen der Richtlinien, Schulungen, strukturelle Reformen, Weiterleitung an die Aufsichtsbehörden. Diese Informationen sind unerlässlich, um dem Vorstand zu verdeutlichen, dass das Programm nicht nur Fehlverhalten aufdeckt, sondern auch zu sinnvollen Korrekturmaßnahmen führt.

Aktualität

Die EU-Whistleblowing-Richtlinie schreibt eine Bestätigung innerhalb von sieben Tagen und eine Rückmeldung innerhalb von drei Monaten vor. Die Erfassung der Einhaltung dieser Fristen – als Prozentsatz aller Fälle – liefert einen einfachen Maßstab für die Einhaltung der Verfahrensvorschriften. Die Analyse der Bearbeitungszeiten kann jedoch noch weiter gehen: Sie misst die durchschnittliche Zeit vom Eingang bis zur Triage-Entscheidung, von der Triage bis zum Beginn der Untersuchung und von der Untersuchung bis zum Abschluss. Diese Kennzahlen decken Engpässe im Prozess auf, die durch die reine Erfassung der Fristen allein nicht erfasst werden.

Eine Untersuchung, die zwar die dreimonatige Frist für die Rückmeldung einhält, deren Abschluss jedoch sechs Monate dauert, kann dennoch auf ein Prozessproblem hindeuten. Umgekehrt zeugt ein Programm, bei dem Fälle durchweg innerhalb von vier Wochen abgeschlossen werden, von einer operativen Reife, die es wert ist, dem Vorstand mitgeteilt zu werden.

Anonymer Hinweisanteil

Der Anteil anonym eingereichter Meldungen wird oft als Vertrauensindikator gewertet. Eine hohe Anonymitätsquote könnte darauf hindeuten, dass sich die Hinweisgeber nicht sicher genug fühlen, sich zu identifizieren – was möglicherweise auf Befürchtungen vor Vergeltungsmaßnahmen oder auf Skepsis hinsichtlich des Umgangs mit der Vertraulichkeit im Rahmen des Verfahrens zurückzuführen ist. Eine im Laufe der Zeit sinkende Anonymitätsquote könnte darauf hindeuten, dass das Programm Vertrauen aufbaut und dass es den Hinweisgebern zunehmend leichter fällt, ihren Namen anzugeben.

Die Anonymitätsquote sollte jedoch mit Vorsicht interpretiert werden. Ein Teil der Schwankungen ist auf die Kanalmischung zurückzuführen: Die Daten von Safecall zeigen, dass Hinweisgeber, die den Telefonkanal nutzen, sich deutlich häufiger zu erkennen geben als diejenigen, die schriftliche Kanäle nutzen. Daher kann es sein, dass eine Organisation, die ihre telefonischen Kapazitäten ausbaut, einen Rückgang der Anonymitätsquote verzeichnet, ohne dass sich das zugrunde liegende Vertrauensniveau verändert hat. Der Kontext ist ebenso wichtig wie die Zahl selbst.

Von Kennzahlen zu Erkenntnissen

Einzelne Kennzahlen sind nützlich. Ihr wahrer Wert zeigt sich jedoch erst, wenn sie gemeinsam, über einen längeren Zeitraum hinweg und im Zusammenhang mit anderen Unternehmensdaten analysiert werden.

Ein Compliance-Beauftragter, der feststellt, dass die Meldungen über Mobbing in einem bestimmten Geschäftsbereich um 40 % gestiegen sind, dass gleichzeitig die Quote der anonymen Meldungen in diesem Bereich zugenommen hat und dass die Personaldaten eine erhöhte Fluktuation in demselben Bereich zeigen, verfügt über eine überzeugende Faktengrundlage für gezielte Maßnahmen. Kein einzelner Datenpunkt allein vermittelt dieses Gesamtbild. Erst die Analysefunktionen – die Zusammenführung von Daten aus der Whistleblowing-Plattform, die Verfolgung von Trends über verschiedene Zeiträume hinweg und die Korrelation mit anderen Unternehmenskennzahlen – verwandeln isolierte Zahlen in verwertbare Erkenntnisse.

Norton Rose Fulbright hat festgestellt, dass Whistleblowing-Daten, wenn sie mit anderen organisatorischen Kennzahlen wie Finanzergebnissen, Ausgaben und Personalfluktuation verknüpft werden, Risikotrends aufzeigen und auf systemische Probleme hinweisen können, die organisatorische Veränderungen erfordern. Durch diese Querverweise wird das Whistleblowing-Programm zu einem der wertvollsten Governance-Instrumente des Unternehmens – nicht weil es mehr Daten liefert als andere Bereiche, sondern weil es Daten liefert, die kein anderer Bereich erfasst.

Präsentation von Analysen vor dem Vorstand

Der Vorstand und der Prüfungsausschuss sind die obersten Adressaten der Whistleblowing-Analysen. Sie benötigen prägnante, übersichtlich dargestellte Daten, die drei Fragen beantworten: Funktioniert das Programm, wo liegen die Risiken und welche Maßnahmen werden ergriffen?

Ein effektives Berichtswesen auf Vorstandsebene umfasst in der Regel ein Übersichts-Dashboard mit den wichtigsten Kennzahlen (Volumen, Kategorien, Ergebnisse, Pünktlichkeit, Anonymitätsquote), eine Trendanalyse, die aufzeigt, wie sich diese Kennzahlen seit dem letzten Berichtszeitraum verändert haben, die Identifizierung etwaiger systemischer Probleme oder sich abzeichnender Risikobereiche, eine Zusammenfassung der Korrekturmaßnahmen, die als Reaktion auf die Programmergebnisse ergriffen wurden, sowie einen Vergleich mit relevanten externen Benchmarks, sofern diese verfügbar sind.

Die Häufigkeit der Berichterstattung an den Vorstand ist entscheidend. Die vierteljährliche Berichterstattung bietet ausreichend Detailgenauigkeit, um sich abzeichnende Trends zu erkennen, ohne den Vorstand mit Daten zu überfrachten. Bei der jährlichen Berichterstattung besteht die Gefahr, dass Muster übersehen werden, die sich im Laufe des Jahres entwickeln. Die in der EU-Richtlinie festgelegte Verpflichtung, Aufzeichnungen über alle eingegangenen Meldungen zu führen, bildet die Datengrundlage für die regelmäßige Berichterstattung; der Compliance-Beauftragte muss jedoch die analytische Ebene schaffen, die diese Aufzeichnungen in Erkenntnisse umwandelt.

Wahrung der Vertraulichkeit in der Analytik

Die Auswertung darf niemals die Vertraulichkeit einzelner Hinweisgeber oder beschuldigter Personen gefährden. Alle Daten, die außerhalb der Fallbearbeitungsfunktion dargestellt werden, müssen anonymisiert und so weit aggregiert werden, dass eine Identifizierung ausgeschlossen ist. In kleinen Geschäftseinheiten oder Regionen, in denen die Zahl der Meldungen sehr gering ist, können selbst aggregierte Daten Rückschlüsse auf die Identität zulassen – wenn beispielsweise eine Abteilung mit zehn Mitarbeitern im Berichtszeitraum eine Meldung wegen Belästigung erhalten hat, könnte potenziell jeder in dieser Abteilung darauf schließen, wer die Meldung gemacht hat.

Der Compliance-Beauftragte muss nach eigenem Ermessen entscheiden, inwieweit detaillierte Informationen sicher an verschiedene Zielgruppen weitergegeben werden können. Die Geschäftsleitung der einzelnen Bereiche erhält möglicherweise Daten auf Kategorieebene für den eigenen Bereich. Der Vorstand erhält möglicherweise unternehmensweite Aggregate. Die externe Berichterstattung – in Jahresberichten oder ESG-Offenlegungen – sollte sich auf übergeordnete Programmkennzahlen beschränken, bei denen kein Risiko der Identifizierung einzelner Personen besteht.

Erste Schritte mit Whistleblowing-Analysen

Für Compliance-Beauftragte, die noch keine formelle Analysepraxis etabliert haben, sind die Umsetzungsschritte unkompliziert:

• Legen Sie die wichtigsten Kennzahlen fest, die Sie verfolgen möchten – Volumen, Kategorien, Ergebnisse, Pünktlichkeit, Anonymitätsrate und Kanalnutzung bieten einen umfassenden Ausgangsrahmen.
• Stellen Sie sicher, dass die Fallmanagement-Plattform diese Kennzahlen durch eine standardisierte Kategorisierung und strukturierte Erfassungsformulare einheitlich erfasst.
• Legen Sie einen Berichtsrhythmus fest – vierteljährliche Berichte an den Vorstand und monatliche operative Überprüfungen sind ein praktischer Ausgangspunkt.
• Führen Sie nach Möglichkeit externe Vergleiche durch – der „Report to the Nations“ der ACFE, die jährlichen Daten von Protect und der „Whistleblowing Benchmark Report“ von Safecall bieten Referenzwerte von Nicht-Wettbewerbern zum Vergleich.
• Vergleichen Sie Whistleblowing-Daten mit anderen Unternehmenskennzahlen – Personalfluktuation, Fehlzeitenquote, Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen –, um Muster zu erkennen, die bei einer Analyse aus einer einzigen Quelle übersehen würden.
• Präsentieren Sie Ergebnisse mit klaren Handlungsempfehlungen, nicht nur mit Daten. Ein Dashboard ohne Erläuterungen ist ein Bericht; ein Dashboard mit Interpretationen und Empfehlungen für die nächsten Schritte ist Information.

Weiterführende Ressourcen

• Hub für Whistleblowing-Technologie und -Kanäle – Überblick über Meldekanäle und die Auswahl der Technologie.
• Wie können Whistleblowing-Kanäle dazu beitragen, systemische Probleme am Arbeitsplatz anzugehen? – Nutzung von Meldedaten zur Erkennung organisatorischer Muster.
• Wie ermöglichen Whistleblowing-Kanäle ein proaktives Compliance-Management? – Der Übergang von der reaktiven Fallbearbeitung zur Risikoanalyse.
• Wie bewältigen Whistleblowing-Lösungen große Mengen an Meldungen? – Triage und Automatisierung in großem Maßstab.

Wie Safecall helfen kann

Die Fallmanagement-Plattform von Safecall wurde entwickelt, um die Analyse von Hinweisgebermeldungen praxisnah zu gestalten. Die strukturierte Erfassung über unser sicheres Online-Portal und unsere rund um die Uhr erreichbare Telefon-Hotline – die von ehemaligen britischen Polizeibeamten mit jeweils über 25 Jahren Erfahrung in der Befragung betreut wird – stellt sicher, dass aus jedem Kanal qualitativ hochwertige, einheitlich kategorisierte Daten in das System gelangen. Berichts-Dashboards bieten Echtzeit-Einblick in die Programmleistung, und unser Whistleblowing-Benchmark-Bericht gibt Kunden einen externen Bezugspunkt, um die Kennzahlen ihres Programms mit branchenweiten Trends zu vergleichen. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Unterstützung von Organisationen in 150 Ländern hilft Safecall Compliance-Beauftragten dabei, Meldedaten in die strategischen Erkenntnisse umzuwandeln, die Vorstände und Aufsichtsbehörden erwarten.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Safecall die Analyse in Ihrem Whistleblowing-Programm unterstützen kann, wenden Sie sich bitte an unser Team oder rufen Sie uns unter +44 (0) 191 516 7720 an.

Quellen und weiterführende Literatur

• Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), „Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations“ – Präferenzen hinsichtlich der Meldekanäle, Erkennungsraten von Hinweisen – acfe.com
• Safecall, Whistleblowing-Benchmark-Bericht 2024 – Branchentrends, Kanalanalyse, Identifizierungsraten von Hinweisgebern – safecall.co.uk
• Norton Rose Fulbright: Die Rolle von Whistleblowing bei der Schaffung und Aufrechterhaltung einer gesunden Unternehmenskultur – Abgleich von Whistleblowing-Daten mit organisatorischen Kennzahlen – nortonrosefulbright.com
• EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden – Aufbewahrungspflichten – eur-lex.europa.eu
• Protect (britische Wohltätigkeitsorganisation für Whistleblower), Wirkungsbericht 2025 – externe Benchmarking-Referenz – protect-advice.org.uk