Welche Arten von Fehlverhalten sollten über Whistleblowing-Kanäle gemeldet werden?

Eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Gestaltung eines Whistleblowing-Programms ist die Festlegung seines Anwendungsbereichs.

Sind die Arten von Fehlverhalten zu eng gefasst, schließt der Kanal Bedenken aus, die ein echtes organisatorisches Risiko darstellen. Sind sie zu weit gefasst, besteht die Gefahr, dass er zu einem allgemeinen Beschwerdemechanismus wird, der die Compliance-Funktion überfordert und die Glaubwürdigkeit des Programms untergräbt. Für Compliance-Beauftragte erfordert das Finden des richtigen Gleichgewichts ein Verständnis sowohl der rechtlichen Rahmenbedingungen, die meldepflichtiges Fehlverhalten definieren, als auch der praktischen Kategorien von Bedenken, auf die wirksame Programme ausgerichtet sein sollten.

Was das Gesetz vorschreibt

Ausgangspunkt für die Festlegung des Geltungsbereichs ist die Gesetzgebung. Im Vereinigten Königreich schützt das Gesetz über die Offenlegung von Informationen im öffentlichen Interesse von 1998 (Public Interest Disclosure Act, PIDA) Arbeitnehmer, die „qualifizierte Meldungen“ zu bestimmten Kategorien von Fehlverhalten machen: Straftaten, Nichteinhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung, Justizirrtümer, Gefahren für Gesundheit und Sicherheit, Umweltschäden sowie die vorsätzliche Verschleierung von Informationen, die sich auf einen dieser Bereiche beziehen. Der Schutz gilt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer den internen Kanal der Organisation nutzt oder sich an eine vorgeschriebene Person oder Aufsichtsbehörde wendet.

Die EU-Whistleblower-Richtlinie (2019/1937) verfolgt einen umfassenderen Ansatz und schreibt den Schutz von Personen vor, die Verstöße gegen EU-Recht in einer Reihe festgelegter Bereiche melden, darunter öffentliches Auftragswesen, Finanzdienstleistungen, Produktsicherheit, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, Lebens- und Futtermittelsicherheit, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Datenschutz und Wettbewerbsrecht. Entscheidend ist, dass viele EU-Mitgliedstaaten den Anwendungsbereich ihrer nationalen Umsetzungsvorschriften über diese Mindestanforderungen hinaus erweitert haben – Dänemark deckt beispielsweise „schwere Straftaten und andere schwerwiegende Angelegenheiten“ ab, während das ungarische Umsetzungsgesetz rechtswidrige oder mutmaßlich rechtswidrige Handlungen oder Unterlassungen in einem weiteren Sinne abdeckt.

Für Organisationen, die in mehreren Rechtsordnungen tätig sind, muss der Anwendungsbereich des Whistleblowing-Kanals den weitreichendsten geltenden Standard widerspiegeln. Ein Kanal, der ausschließlich auf die Kategorien des britischen PIDA ausgerichtet ist, kann unzureichend sein, wenn die Organisation auch Verpflichtungen gemäß den nationalen EU-Umsetzungsvorschriften mit einem weiter gefassten Anwendungsbereich hat.

Kernbereiche des Fehlverhaltens

Über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus befassen sich wirksame Whistleblowing-Programme in der Regel mit den folgenden Kategorien von Fehlverhalten. Diese spiegeln sowohl regulatorische Anforderungen wider als auch die Arten von Missständen, die laut Forschungsergebnissen von Mitarbeitern regelmäßig gemeldet werden möchten.

Finanzmissbrauch und Betrug

Betrug, Bestechung, Korruption, Geldwäsche, Steuerhinterziehung und Unregelmäßigkeiten in der Buchführung bilden den traditionellen Kern von Whistleblowing-Programmen. Der „Report to the Nations 2024“ der ACFE ergab, dass 43 % der Betrugsfälle am Arbeitsplatz durch Hinweise aufgedeckt wurden, wobei mehr als die Hälfte (52 %) dieser Hinweise von Mitarbeitern stammte. Finanzliches Fehlverhalten ist zudem der Bereich, in dem sich der wirtschaftliche Nutzen von Whistleblowing am einfachsten quantifizieren lässt: Der Medianwert der Betrugsverluste lag in der Studie bei 145.000 US-Dollar, und Unternehmen mit anonymen Meldemechanismen verzeichneten Verluste, die um 50 % geringer ausfielen. Der Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 (ECCTA) hat die Argumente für die Einbeziehung von finanziellem Fehlverhalten in den Anwendungsbereich weiter gestärkt, da ein funktionierender Whistleblowing-Kanal zur Verteidigung im Rahmen der „angemessenen Betrugspräventionsmaßnahmen“ bei der Straftat der unterlassenen Betrugsverhinderung beiträgt.

Gesundheit und Sicherheit

Meldungen über unsichere Arbeitsbedingungen, unzureichende Risikobewertungen, mangelhafte Wartung von Geräten, Drogenmissbrauch, der die Sicherheit am Arbeitsplatz beeinträchtigt, sowie Verstöße gegen Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften gehören zu den dringlichsten Anliegen, die über einen Whistleblowing-Kanal eingehen. Diese Meldungen können körperliche Schäden verhindern – und gehören daher zu den Angelegenheiten mit höchster Priorität bei der Triage und Untersuchung. Branchen wie das Baugewerbe, das verarbeitende Gewerbe, die Logistik und das Gesundheitswesen haben einen besonders dringenden Bedarf an Meldungen zu Gesundheits- und Sicherheitsfragen.

Belästigung, Mobbing und Diskriminierung

Probleme im Zusammenhang mit dem Umgangston am Arbeitsplatz – darunter sexuelle Belästigung, Mobbing, Diskriminierung aufgrund der ethnischen Herkunft oder des Geschlechts sowie feindseliges Verhalten seitens der Führungskräfte – nehmen in den Daten zu Whistleblowing-Meldungen einen immer größeren Stellenwert ein. Der „2025 Impact Report“ von Protect verzeichnete Mobbing, Diskriminierung und Belästigung in 17 % aller Fälle aus dem gemeinnützigen Sektor, was einem Anstieg gegenüber den 14 % des Vorjahres entspricht. Die Vorschläge der FCA, nichtfinanzielles Fehlverhalten in ihren Regulierungsrahmen aufzunehmen, signalisieren, dass die Aufsichtsbehörden diese Themen nun als Governance-Probleme betrachten und nicht mehr nur als Personalangelegenheiten.

Die Einbeziehung dieser Kategorien in den Anwendungsbereich des Whistleblowing-Kanals ist aus zwei Gründen wichtig. Erstens stellt dies sicher, dass Mitarbeiter über einen vertraulichen, unabhängigen Weg verfügen, um Bedenken zu äußern, die sie ihrem Vorgesetzten oder der Personalabteilung möglicherweise nicht ohne Weiteres melden möchten – insbesondere wenn der mutmaßliche Täter eine Führungsposition innehat. Zweitens ermöglicht es der Compliance-Abteilung, systemische Muster von Belästigung oder Diskriminierung zu erkennen, die andernfalls in einzelnen, voneinander getrennten Personalakten verborgen bleiben könnten.

Verstöße gegen Vorschriften und Compliance-Vorschriften

Verstöße gegen branchenspezifische Vorschriften – sei es im Finanzdienstleistungssektor, im Gesundheitswesen, im Bildungswesen, im Energiesektor oder im Umweltmanagement – sollten in den Anwendungsbereich des Kanals fallen. Dazu zählen Verstöße gegen Genehmigungsauflagen, die Nichtübermittlung vorgeschriebener Informationen an die Aufsichtsbehörden, die Nichteinhaltung von Datenschutzverpflichtungen sowie Verstöße gegen Branchenverhaltenskodizes. Für regulierte Unternehmen kann eine Whistleblowing-Meldung über einen Compliance-Verstoß der früheste Hinweis darauf sein, dass das Kontrollumfeld der Organisation versagt.

Umweltschäden

Sowohl das PIDA als auch die EU-Richtlinie beziehen Umweltschäden ausdrücklich in ihren Anwendungsbereich ein. Meldungen können sich auf illegale Abfallentsorgung, Umweltverschmutzung, Verstöße gegen Umweltgenehmigungen oder die Nichteinhaltung von Nachhaltigkeitsverpflichtungen beziehen. Da die Anforderungen an die Berichterstattung zu Umwelt-, Sozial- und Governance-Themen (ESG) im Vereinigten Königreich und in der EU immer strenger werden, dürften Umweltverstöße, die über Whistleblowing-Kanäle gemeldet werden, zunehmend die Aufmerksamkeit von Aufsichtsbehörden und Interessengruppen auf sich ziehen.

Moderne Sklaverei und Fehlverhalten in der Lieferkette

Der „Whistleblowing Benchmark Report 2024“ von Safecall hat moderne Sklaverei erstmals als statistisch signifikanten Problembereich identifiziert, wobei Bauunternehmen als besondere Brennpunkte hervorgehoben wurden. Da Whistleblowing-Programme auf Lieferketten ausgeweitet werden – ein Trend, der durch Gesetze wie den Modern Slavery Act 2015 verstärkt wird –, erweitern sich die Arten von Fehlverhalten, mit denen sich die Meldekanäle befassen müssen, über die direkte Belegschaft des Unternehmens hinaus und umfassen nun auch Lieferanten, Auftragnehmer und Geschäftspartner.

Wo man die Grenze ziehen sollte

Nicht jede Beschwerde am Arbeitsplatz ist ein Fall für das Whistleblowing-Verfahren. Persönliche Missstände, Streitigkeiten über Arbeitsbedingungen, Meinungsverschiedenheiten hinsichtlich der Arbeitsleistung und zwischenmenschliche Konflikte fallen in der Regel nicht in den Anwendungsbereich eines Whistleblowing-Programms, auch wenn es sich dabei um schwerwiegende Probleme handeln kann, die einen eigenen Lösungsprozess erfordern.

Diese Unterscheidung ist wichtig, da eine Vermischung von Whistleblowing mit allgemeinen Beschwerden den Fokus des Programms verwässert, das Compliance-Team mit Angelegenheiten überlastet, die besser über die Personalabteilung oder Beschwerdeverfahren geregelt werden sollten, und die Gefahr birgt, die Glaubwürdigkeit des Kanals sowohl in den Augen der Hinweisgeber als auch des Vorstands zu untergraben. Ein klar definierter und veröffentlichter Anwendungsbereich – der über die Whistleblowing-Richtlinie kommuniziert und im Rahmen von Sensibilisierungsmaßnahmen für die Mitarbeiter bekräftigt wird – trägt dazu bei, dass der Kanal genau die Art von Meldungen erhält, für deren Bearbeitung er vorgesehen ist.

Der Triage-Prozess sollte jedoch flexibel genug sein, um falsch weitergeleitete Meldungen an die zuständige Stelle weiterzuleiten, anstatt sie einfach abzulehnen. Ein Mitarbeiter, der eine persönliche Beschwerde über den Whistleblowing-Kanal meldet, hat dennoch seine Bereitschaft gezeigt, ein Anliegen anzusprechen – und die Reaktion der Organisation auf diese falsch weitergeleitete Meldung wird darüber entscheiden, ob er den Kanal erneut nutzt, wenn er auf echtes Fehlverhalten stößt.

Breit gefächertes Design, ohne den Fokus zu verlieren

Der effektivste Ansatz besteht darin, den Anwendungsbereich auf Richtlinienebene weit zu fassen – unter Einbeziehung aller Kategorien von schwerwiegendem Fehlverhalten, Verstößen gegen Vorschriften und ethischen Bedenken –, und gleichzeitig die Kategorisierungs- und Triage-Funktionen des Fallmanagementsystems zu nutzen, um sicherzustellen, dass jede Meldung an den zuständigen Bearbeiter weitergeleitet wird. Auf diese Weise erfasst der Kanal ein möglichst breites Spektrum an Anliegen, ohne dass der Compliance-Beauftragte jeden einzelnen Fall persönlich untersuchen muss.

Für Organisationen, die in mehreren Rechtsräumen tätig sind, sollte der Kanal so gestaltet sein, dass er den weitesten anwendbaren Geltungsbereich eines einzelnen Rechtsraums abdeckt, wobei lokale Kategorisierungsregeln bereits in der Vorabprüfung angewendet werden. Dadurch wird die Komplexität vermieden, in jedem Land separate Kanäle mit unterschiedlichen Geltungsbereichsdefinitionen zu betreiben, und gleichzeitig wird die Einhaltung der strengsten nationalen Anforderungen gewährleistet.

Weiterführende Ressourcen

• Hub für Whistleblowing-Technologie und -Kanäle – Überblick über Meldekanäle und die Auswahl der Technologie.
• Wie ermöglichen Whistleblowing-Kanäle ein proaktives Compliance-Management? – Der Übergang von der reaktiven Fallbearbeitung zur Risikoanalyse.

Wie Safecall helfen kann

Der Whistleblowing-Dienst von Safecall ist darauf ausgelegt, das gesamte Spektrum an Fehlverhalten am Arbeitsplatz abzudecken. Unsere Multi-Channel-Plattform – eine Kombination aus einem sicheren Online-Portal und einer rund um die Uhr erreichbaren Telefon-Hotline, die von ehemaligen britischen Polizeibeamten mit jeweils über 25 Jahren Erfahrung in der Befragung von Zeugen betreut wird – erfasst Meldungen aus allen Bereichen, von Finanzbetrug bis hin zu moderner Sklaverei, und leitet diese an ein integriertes Fallmanagementsystem weiter, das über die für ein effektives Umfangsmanagement erforderlichen Triage- und Kategorisierungsfunktionen verfügt. Safecall ist in 150 Ländern in über 175 Sprachen tätig, nach ISO 27001 zertifiziert und unterhält Datenstandorte im Vereinigten Königreich. Damit unterstützt Safecall Unternehmen dabei, die umfassendsten Compliance-Anforderungen in allen Rechtsordnungen zu erfüllen, in denen sie tätig sind.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Safecall das Whistleblowing-Programm Ihres Unternehmens unterstützen kann, wenden Sie sich bitte an unser Team oder rufen Sie uns an unter +44 (0) 191 516 7720.

Quellen und weiterführende Literatur

• Gesetz über die Offenlegung von Informationen im öffentlichen Interesse von 1998 – legislation.gov.uk
• EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden – eur-lex.europa.eu
• Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), „Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations“ – Erkennungsraten von Hinweisen, Betrugsverluste, demografische Daten der Hinweisgeber – acfe.com
• Gesetz über Wirtschaftskriminalität und Unternehmenstransparenz von 2023 – legislation.gov.uk
• Protect (britische Wohltätigkeitsorganisation für Whistleblower), Wirkungsbericht 2025 – Kategorien von Fehlverhalten und Meldetrends – protect-advice.org.uk
• Safecall, Whistleblowing-Benchmark-Bericht 2024 – Moderne Sklaverei als neue Kategorie, Branchenanalyse – safecall.co.uk
• Bird & Bird, Die EU-Whistleblower-Richtlinie: Der Weg zur Umsetzung – Unterschiede bei der nationalen Umsetzung – twobirds.com