Ein Whistleblowing-Programm ist nur so wirksam, wie groß das Vertrauen der Mitarbeiter in dieses Programm ist.
Ein Unternehmen kann zwar in den technisch ausgereiftesten Meldekanal investieren, der auf dem Markt erhältlich ist, doch wenn die Menschen, für die er gedacht ist, nicht davon überzeugt sind, dass ihre Identität geschützt wird oder ihre Bedenken ernst genommen werden, werden sie ihn nicht nutzen. Vertrauen ist kein Nebenprodukt eines gut konzipierten Kanals – es ist das Ziel.
Zu verstehen, wie sichere, anonyme Meldekanäle dieses Vertrauen aufbauen, ist entscheidend für die Konzeption von Programmen, die tatsächlich funktionieren. Die Mechanismen sind spezifisch und miteinander verknüpft, und jeder einzelne trägt zu einem Umfeld bei, in dem sich die Mitarbeiter sicher genug fühlen, sich zu äußern.
Das Vertrauensproblem bei der Meldung von Vorfällen am Arbeitsplatz
Die Angst vor Identifizierung wird immer wieder als einer der Hauptgründe genannt, warum Mitarbeiter Bedenken nicht melden. Diese Angst ist nicht unbegründet. Vergeltungsmaßnahmen – ob formell oder informell, direkt oder subtil – stellen an vielen Arbeitsplätzen nach wie vor ein reales Risiko dar, und die Mitarbeiter sind sich dessen sehr wohl bewusst. Die Freshfields-Whistleblowing-Umfrage 2023 ergab, dass die Meldungen an Vorgesetzte zwischen 2020 und 2023 von 46 % auf 40 % zurückgingen – ein Trend, der die wachsende Skepsis der Mitarbeiter gegenüber internen Meldewegen widerspiegelt, die strukturell nicht vom Management getrennt sind.
Die CIPD-Studie aus dem Jahr 2024 untermauert dieses Bild: Während 81 % der Arbeitgeber der Meinung sind, dass sie genug gegen Fehlverhalten am Arbeitsplatz unternehmen, haben nur 36 % der Beschäftigten das Gefühl, dass ihre Bedenken ausgeräumt werden. Diese Kluft – zwischen dem, was Unternehmen zu bieten glauben, und dem, was die Beschäftigten tatsächlich erleben – muss durch vertrauensbildende Maßnahmen geschlossen werden.
Anonymität als Vertrauensgrundlage
Anonymität ist das deutlichste Signal, das eine Organisation senden kann, um zu zeigen, dass sie versteht, warum Mitarbeiter zögern, Missstände zu melden. Wenn ein Kanal wirklich so konzipiert ist, dass Bedenken entgegengenommen und bearbeitet werden, ohne dass personenbezogene Daten erfasst werden, beseitigt dies für viele Menschen das größte Hindernis bei der Meldung von Missständen.
Anonymität bedeutet jedoch nicht automatisch, dass Vertrauen besteht. Die Mitarbeiter müssen verstehen, dass die Anonymität strukturell bedingt ist – also in der Funktionsweise des Kanals verankert ist – und nicht etwa eine durch Richtlinien garantierte Zusicherung darstellt, die außer Kraft gesetzt werden könnte. Zu den gestalterischen Entscheidungen, die Anonymität nicht nur theoretisch, sondern auch praktisch gewährleisten, gehören:
- Keine Audioaufzeichnung von Telefongesprächen, wodurch das Risiko einer Stimmidentifizierung und der Erfassung biometrischer Daten ausgeschlossen wird
- Datenverarbeitung, bei der die Identität des Meldenden bereits beim Eingang von der Meldung selbst getrennt wird
- Eingeschränkter Zugriff auf Fallinformationen, beschränkt auf diejenigen, die aus dienstlichen Gründen mit dem Anliegen befasst sind
- Klare, veröffentlichte Richtlinien zur Datenaufbewahrung, in denen festgelegt ist, wie lange Informationen aufbewahrt werden und auf welcher Grundlage dies geschieht
Jede dieser Entscheidungen ist sichtbar – in Richtlinien, in der Kommunikation über den Kanal und darin, wie die Organisation über ihr Meldesystem spricht. Mitarbeiter, die erkennen, dass die Gestaltung des Kanals von echter Sorge um ihre Sicherheit zeugt, nutzen ihn eher.
Unabhängigkeit als Vertrauenssignal
Neben der Anonymität ist Unabhängigkeit eines der stärksten Vertrauenssignale, die ein Meldekanal vermitteln kann. Ein extern betriebener Kanal – also einer, der außerhalb der Führungsstruktur der Organisation angesiedelt ist – bietet eine Form des Schutzes, die interne Kanäle aufgrund ihrer Konzeption nicht bieten können.
Wenn ein Mitarbeiter über einen unabhängigen externen Kanal ein Anliegen vorbringt, verlässt er sich nicht darauf, dass die Organisation seine Meldung unvoreingenommen entgegennimmt, protokolliert und einstuft. Diese Aufgabe wird von einem Dritten übernommen, der kein Interesse an den internen Abläufen der Organisation hat. Diese strukturelle Trennung ist gerade in den Fällen von größter Bedeutung, in denen das Vertrauen am fragilsten ist – wenn das Anliegen Führungskräfte betrifft, wenn der Meldende Grund hat, an der internen Unvoreingenommenheit zu zweifeln, oder wenn frühere Anliegen schlecht behandelt wurden.
Der Safecall-Benchmark-Bericht 2024 veranschaulicht konkret, wie Vertrauen und die Gestaltung der Meldekanäle zusammenwirken: Über telefonische Kanäle melden sich 22,7 % mehr Personen, die ihre Identität preisgeben, als über schriftliche Kanäle. Personen, die mit einem geschulten, professionellen Gesprächspartner sprechen – einer Person, die aufmerksam zuhört, wohlüberlegte Fragen stellt und das Anliegen ernst nimmt –, sind eher bereit, sich freiwillig zu identifizieren. Diese Bereitschaft, sich zu identifizieren, ist ein direktes Maß für das Vertrauen in den Kanal und die dahinter stehende Organisation.
Beständigkeit schafft mit der Zeit Vertrauen
Das Vertrauen in einen Meldekanal entsteht nicht durch eine einzige Interaktion. Es baut sich im Laufe der Zeit auf, indem immer wieder unter Beweis gestellt wird, dass der Kanal wie beschrieben funktioniert. Organisationen, die offen über ihr Meldesystem kommunizieren – einschließlich der Art und Weise, wie Meldungen bearbeitet werden, welche Schutzmaßnahmen bestehen und, sofern angemessen, welche Ergebnisse erzielt wurden –, schaffen eine Erfolgsbilanz, auf die sich potenzielle Hinweisgeber stützen können.
Genau hier versagen viele Organisationen. Ein Kanal, der zwar existiert, aber nie erwähnt wird oder auf den lediglich in Richtliniendokumenten verwiesen wird, die von den Mitarbeitern an der Basis kaum gelesen werden, schafft kein Vertrauen. Erst eine regelmäßige Kommunikation über diesen Kanal, untermauert durch das sichtbare Engagement der Führungskräfte für eine Kultur des offenen Wortes, macht aus einer technischen Möglichkeit eine vertrauenswürdige Ressource.
Der „Protect 2025 Impact Report“ verzeichnete im Berichtsjahr 3.589 Fälle, was einem Anstieg von 8 % gegenüber dem Vorjahr entspricht – ein Zeichen dafür, dass sich immer mehr Menschen der Möglichkeiten bewusst werden, auf denen sie Bedenken äußern können. Für Organisationen stellt sich die Frage, ob ihr eigener Kanal Teil dieses Bewusstseins ist oder darin nicht wahrgenommen wird.
Was sichere Kommunikationskanäle über die Unternehmenskultur aussagen
Die Entscheidung, in einen sicheren, unabhängigen und anonymen Meldekanal zu investieren, sendet ein Signal darüber aus, um welche Art von Organisation es sich handelt, die diese Investition tätigt. Sie signalisiert, dass die Unternehmensführung die Möglichkeit von Fehlverhalten ernst genug nimmt, um einen Weg zu schaffen, auf dem es sicher gemeldet werden kann, dass sie die Haltung von Mitarbeitern respektiert, die möglicherweise Zeuge von Fehlverhalten werden und dagegen vorgehen möchten, und dass sie der frühzeitigen Aufdeckung mehr Wert beimisst als dem Reputationsvorteil, nichts davon zu wissen.
Safecall bietet seit 1999 unabhängige Whistleblowing-Dienstleistungen für Organisationen in ganz Großbritannien und weltweit an. Alle Mitarbeiter, die die Anrufe entgegennehmen, sind ehemalige britische Polizeibeamte mit mindestens 25 Jahren Erfahrung in der Befragung von Personen – insgesamt verfügen sie über mehr als 800 Jahre Fachkompetenz –, die mit professioneller Sorgfalt und diszipliniertem Vorgehen dafür sorgen, dass aus einem Meldekanal ein Kanal wird, dem die Menschen vertrauen. Die Anrufe werden niemals aufgezeichnet, wodurch die Anonymität der Hinweisgeber in jeder Phase gewahrt bleibt.
Weiterführende Ressourcen
Sicherheit und Anonymität bei der Meldung von Missständen – safecall.co.uk/resources/whistleblowing-security-anonymity/
Wie schützen vertrauliche Meldekanäle die Mitarbeiter? – safecall.co.uk/resources/how-do-confidential-reporting-channels-protect-employees/
Eine Kultur der offenen Kommunikation schaffen – safecall.co.uk/resources/building-speak-up-culture/
Genießen externe Whistleblowing-Kanäle bei den Mitarbeitern mehr Vertrauen? – safecall.co.uk/resources/are-external-whistleblowing-channels-more-trusted-by-employees/
Wenden Sie sich an Safecall
Safecall bietet Organisationen in ganz Großbritannien und weltweit unabhängige, vertrauliche Whistleblowing-Dienstleistungen an. Wenn Sie derzeit prüfen, inwieweit Ihre Meldekanäle das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter stärken, können wir Ihnen dabei helfen, Ihren derzeitigen Ansatz zu bewerten.
Kontakt: safecall.co.uk/en/contact-us/ | +44 (0) 191 516 7720
Quellen und weiterführende Literatur
Freshfields-Umfrage zum Thema Whistleblowing 2023 – Freshfields Bruckhaus Deringer
CIPD Good Work Index 2024 – cipd.org
Safecall-Benchmark-Bericht 2024 – safecall.co.uk
„Protect 2025“-Wirkungsbericht – protect-advice.org.uk