Ein maßgeschneidertes Whistleblowing-Programm, das für ein Finanzdienstleistungsunternehmen in der City of London entwickelt wurde, unterscheidet sich erheblich von einem Programm, das für ein multinationales Bauunternehmen, einen Gesundheitsverbund oder eine internationale Einzelhandelskette bestimmt ist.
Zwar gelten die Grundprinzipien der Vertraulichkeit, der Zugänglichkeit und der effektiven Fallbearbeitung allgemein, doch erfordern das regulatorische Umfeld, die Merkmale der Belegschaft, das Risikoprofil und die Arten von Fehlverhalten, mit denen jede Branche konfrontiert ist, einen maßgeschneiderten Ansatz.
Für Compliance-Beauftragte ist es entscheidend zu verstehen, wie eine Whistleblowing-Lösung angepasst werden kann – und wo eine Anpassung unerlässlich und nicht nur optional ist –, um ein Programm aufzubauen, das sowohl den gesetzlichen Anforderungen entspricht als auch in der Praxis wirksam ist. Ein generischer Einheitsdienst mag zwar die Mindestanforderungen an die Compliance erfüllen, wird aber wahrscheinlich nicht die Qualität und das Volumen an Meldungen erzielen, die ein gut angepasstes Programm erreicht.
Branchenspezifische regulatorische Anforderungen
Ausgangspunkt für die individuelle Anpassung sind die gesetzlichen Vorschriften. Verschiedene Branchen unterliegen unterschiedlichen Meldepflichten, und der Meldekanal muss entsprechend angepasst werden.
Finanzdienstleistungen
Die FCA verlangt von regulierten Unternehmen, interne Whistleblowing-Regelungen zu treffen und einen leitenden Manager als „Whistleblower-Beauftragten“ zu ernennen, der für die Überwachung der Wirksamkeit des Programms verantwortlich ist. Die von der FCA vorgeschlagene Einbeziehung nichtfinanzieller Verfehlungen in ihren Regulierungsrahmen wird die Meldepflichten für rund 37.000 Unternehmen weiter ausweiten. Whistleblowing-Lösungen für Finanzdienstleister müssen daher eine Berichterstattung auf Governance-Ebene unterstützen, die es dem Beauftragten ermöglicht, die Programmaktivitäten zu überwachen, ohne auf Einzelheiten zu einzelnen Fällen zugreifen zu müssen, sowie die Kategorisierung sowohl von finanziellem als auch von nicht-finanziellen Fehlverhalten und die Fähigkeit, bei Bedarf regulierungskonforme Daten zu erstellen.
Gesundheitswesen
Organisationen im Gesundheitswesen stehen neben den üblichen Compliance-Anforderungen auch vor dringenden Schutzpflichten. Meldungen von Missständen im Gesundheitswesen können Bedenken hinsichtlich der Patientensicherheit, klinische Behandlungsfehler, Versäumnisse beim Schutz von Patienten, Medikationsfehler und Verstöße gegen die Standards der Care Quality Commission (CQC) betreffen. Der Meldekanal muss so eingerichtet sein, dass zeitkritische Bedenken hinsichtlich der Patientensicherheit durch Triage-Protokolle priorisiert werden, die diese Fälle sofort eskalieren, anstatt sie den üblichen Untersuchungsabläufen zu unterziehen.
Bauwesen und Fertigung
Meldungen zu Gesundheit und Sicherheit dominieren die Whistleblowing-Aktivitäten in diesen Branchen. Der „Whistleblowing Benchmark Report 2024“ von Safecall identifizierte zudem das Baugewerbe als Brennpunkt für Meldungen über moderne Sklaverei – eine Kategorie, die erstmals statistisch signifikant geworden ist. Lösungen für diese Branchen müssen auf eine Belegschaft zugeschnitten sein, die häufig auf Baustellen tätig ist, möglicherweise keinen regelmäßigen Zugang zu Computern hat und unter Umständen Subunternehmer, Leiharbeitnehmer sowie nicht englischsprachige Mitarbeiter umfasst. Telefonische Meldungen mit mehrsprachiger Unterstützung und Verfügbarkeit rund um die Uhr sind in diesen Umgebungen keine Premium-Funktion – sie sind eine Notwendigkeit.
Bildung und gemeinnützige Organisationen
Die Charity Commission erhielt zwischen April 2024 und März 2025 546 Meldungen von Hinweisgebern, wobei Mängel in der Unternehmensführung, finanzielle Schäden und der Schutz von Kindern und Jugendlichen zu den am häufigsten gemeldeten Problemen zählten. Bildungs- und gemeinnützige Organisationen unterliegen spezifischen regulatorischen Rahmenbedingungen – darunter die Aufsicht durch die Charity Commission und die Anforderungen der Ofsted – und sind oft auf Freiwillige angewiesen, die möglicherweise nicht unter den gesetzlichen Whistleblower-Schutzbestimmungen fallen. Ein maßgeschneidertes Programm in diesem Sektor muss Meldungen von Nicht-Mitarbeitern berücksichtigen und den Umfang des Schutzes, der den verschiedenen Kategorien von Hinweisgebern zusteht, klar kommunizieren.
Anpassung der Kategorien für Fehlverhalten und der Meldeformulare
Die Arten von Fehlverhalten, die ein Whistleblowing-Kanal erfassen sollte, unterscheiden sich je nach Branche erheblich. Ein Finanzdienstleistungsunternehmen benötigt Kategorien für Marktmissbrauch, Interessenkonflikte, Verstöße gegen Sanktionen und Nichteinhaltung von Vorschriften. Eine Einrichtung des Gesundheitswesens benötigt Kategorien für Patientensicherheit, klinische Governance und Schutzmaßnahmen. Ein Bauunternehmen benötigt Kategorien für Sicherheit auf Baustellen, Umweltverstöße und moderne Sklaverei.
Mithilfe konfigurierbarer Erfassungsformulare kann der Meldekanal dem Meldenden relevante Kategorien anzeigen und ihn so dazu anleiten, genau die Informationen anzugeben, die die Ermittler für die jeweilige Art von Vorfall benötigen. Ein strukturiertes Formular, das für Meldungen im Bereich des Kinderschutzes konzipiert ist, erfasst andere Angaben als eines, das für finanzielle Unregelmäßigkeiten vorgesehen ist. Diese Anpassung verbessert sowohl die Qualität der Erstmeldung als auch die Effizienz des Triage-Prozesses.
Entscheidend ist, dass das zugrunde liegende Fallmanagementsystem ein standardisiertes Kategorisierungsschema verwendet, das branchenübergreifende Vergleiche und Trendanalysen ermöglicht, selbst wenn die Meldeformulare selbst individuell angepasst sind. Dies ermöglicht es Organisationen, die in mehreren Sektoren tätig sind, eine einheitliche Berichterstattung auf Programmebene beizubehalten und gleichzeitig sektorspezifische Anforderungen an die Fallerfassung zu berücksichtigen.
Anpassung an die Merkmale der Belegschaft
Die Zusammensetzung und die Arbeitsabläufe der Belegschaft sollten direkten Einfluss darauf haben, wie der Whistleblowing-Kanal gestaltet und kommuniziert wird.
Unternehmen mit einer großen multinationalen Belegschaft benötigen mehrsprachige Meldemöglichkeiten – nicht nur im Online-Portal, sondern auch über den Telefonkanal. Ein Meldender, der ein komplexes Anliegen in einer Fremdsprache schildert, kann die für eine effektive Untersuchung erforderlichen Details und Nuancen eher nicht vermitteln. Der Service von Safecall, der in über 175 Sprachen in 150 Ländern angeboten wird, löst dieses Problem, indem er sicherstellt, dass Meldende in der Sprache kommunizieren können, in der sie sich am wohlsten fühlen – egal, ob sie online oder telefonisch Meldung erstatten.
Mitarbeiter in Schicht-, Standort- und Remote-Bereichen benötigen einen rund um die Uhr verfügbaren Kundensupport. Die Meldung eines Gesundheits- oder Sicherheitsproblems während einer Nachtschicht oder an einem Standort im Ausland kann nicht bis zu den Bürozeiten warten. Digitale Kanäle bieten ständige Erreichbarkeit, doch die telefonische Erreichbarkeit ist ebenso wichtig für Mitarbeiter, die möglicherweise keinen bequemen Zugang zu einem Computer oder Smartphone haben – oder die die Unmittelbarkeit und die Sicherheit eines persönlichen Gesprächs mit einem geschulten Experten bevorzugen.
Belegschaften, zu denen Auftragnehmer, Leiharbeitskräfte, Mitarbeiter in der Lieferkette und Freiwillige gehören, stellen besondere Anforderungen an die Anpassung der Systeme. Die EU-Whistleblowing-Richtlinie erweitert den Schutz auf diese Gruppen, und der Meldekanal muss für sie zugänglich sein – was bedeuten kann, dass der Zugang zur Meldung über öffentlich zugängliche Webportale statt über intranetbasierte Systeme erfolgen muss, auf die nur direkte Mitarbeiter Zugriff haben.
Konfiguration der Fallweiterleitung und Eskalation
Verschiedene Branchen erfordern unterschiedliche Konfigurationen für die Fallweiterleitung. In einem Finanzdienstleistungsunternehmen muss ein Hinweis auf mutmaßlichen Marktmissbrauch möglicherweise direkt an die Compliance-Abteilung und gleichzeitig an den Whistleblower-Beauftragten weitergeleitet werden, wobei die üblichen HR-Kanäle umgangen werden. Im Gesundheitswesen erfordert ein Problem der Patientensicherheit möglicherweise eine sofortige Eskalation an das klinische Governance-Team und in schwerwiegenden Fällen eine direkte Benachrichtigung der CQC. In einem multinationalen Unternehmen müssen Meldungen je nach Standort des Hinweisgebers oder des mutmaßlichen Fehlverhaltens möglicherweise an verschiedene Zuständigkeitsbereiche weitergeleitet werden.
Konfigurierbare Workflow-Regeln innerhalb der Fallmanagement-Plattform ermöglichen es, diese Weiterleitungsentscheidungen auf der Grundlage der Kategorie, des Schweregrads und des geografischen Ursprungs jedes Meldungsfalls zu automatisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtigen Informationen erhalten, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind, die zu Verzögerungen und dem Risiko einer falschen Weiterleitung führen können.
Der Wert der Erfahrung von Dienstleistern in verschiedenen Branchen
Die individuelle Anpassung ist nicht nur eine Frage der Technologie. Die umfassende Erfahrung des Anbieters in verschiedenen Branchen wirkt sich unmittelbar auf die Qualität der erbrachten Dienstleistung aus. Ein Anbieter mit einem breiten Kundenstamm in den Bereichen Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Bauwesen, Energie, Bildung und gemeinnützige Organisationen kennt die regulatorischen Rahmenbedingungen, das Risikoprofil und die Personalentwicklung in den jeweiligen Branchen – und kann Compliance-Beauftragte bei Anpassungsentscheidungen beraten, die den größten Einfluss auf die Wirksamkeit des Programms haben.
Diese branchenübergreifende Erfahrung ist für Callcenter-Mitarbeiter besonders wertvoll. Ein Callcenter-Mitarbeiter, der Hunderte von Meldungen aus verschiedenen Branchen bearbeitet hat, entwickelt ein kontextuelles Verständnis, das es ihm ermöglicht, die richtigen Folgefragen zu stellen, die Bedeutung branchenspezifischer Details zu erkennen und Berichte zu erstellen, die für Ermittler mit Branchenexpertise sofort von Nutzen sind. Diese fundierte Erfahrung lässt sich nicht allein durch Technologie ersetzen – sie erfordert geschulte Fachkräfte mit einem breiten operativen Hintergrund.
Für Organisationen, die in mehreren Sektoren oder Rechtsräumen tätig sind, bietet ein Anbieter, der einen einheitlichen, durchgängigen Service bereitstellen kann – der auf der Ebene der Erfassung und Weiterleitung an die Anforderungen der einzelnen Sektoren angepasst, auf der Ebene der Fallbearbeitung und Berichterstattung jedoch einheitlich gestaltet ist –, einen erheblichen operativen und Compliance-Vorteil gegenüber der Verwaltung separater, sektorspezifischer Systeme.
Weiterführende Ressourcen
- Hub für Whistleblowing-Technologie und -Kanäle – Überblick über Meldekanäle und die Auswahl der Technologie.
- Welche Arten von Fehlverhalten sollten über Whistleblowing-Kanäle gemeldet werden? – Festlegung des Anwendungsbereichs des Programms für verschiedene Kategorien von Fehlverhalten.
- Was macht eine Whistleblowing-Lösung für regulierte Branchen geeignet? – Compliance-Anforderungen für Finanzdienstleistungen, das Gesundheitswesen und andere regulierte Sektoren.
- Wie können Whistleblowing-Lösungen die Meldung von Gesundheits- und Sicherheitsvorfällen unterstützen? – Zeitkritische Meldung von Bedenken hinsichtlich der physischen Sicherheit.
Wie Safecall helfen kann
Safecall bietet seit über 25 Jahren maßgeschneiderte Whistleblowing-Dienstleistungen für eine Vielzahl von Branchen an. Von Finanzdienstleistungen und Gesundheitswesen bis hin zu Bauwesen, Energiewirtschaft, Bildungswesen und gemeinnützigen Organisationen – unser Service ist auf die regulatorischen Anforderungen, die Merkmale der Belegschaft und das Risikoprofil jedes einzelnen Kunden zugeschnitten. Unsere Multi-Channel-Plattform – eine Kombination aus einem sicheren Online-Portal und einer rund um die Uhr erreichbaren Telefon-Hotline in über 175 Sprachen, die von ehemaligen britischen Polizeibeamten mit jeweils mehr als 25 Jahren Erfahrung in der Befragung von Zeugen betreut wird – bietet die Zugänglichkeit, das Fachwissen und das konfigurierbare Fallmanagement, die effektive branchenspezifische Programme erfordern. Unterstützt von der Law Debenture Corporation und mit einer Kundenbindungsrate von 95 % bietet Safecall die Stabilität und umfassende Erfahrung, auf die sich Unternehmen aller Branchen verlassen können.
Wenn Sie erfahren möchten, wie Safecall ein Whistleblowing-Programm speziell auf Ihre Branche zuschneiden kann, wenden Sie sich an unser Team oder rufen Sie uns unter +44 (0) 191 516 7720 an.
Quellen und weiterführende Literatur
- FCA, Whistleblowing bei Einlageninstituten, von der PRA benannten Wertpapierfirmen und Versicherern (PS15/24) – regulatorische Erwartungen für Finanzdienstleister
- Safecall, Whistleblowing-Benchmark-Bericht 2024 – Branchenanalyse, moderne Sklaverei, Trends im Bereich Gesundheit und Sicherheit – safecall.co.uk
- Charity Commission, Meldungen von Missständen 2024 bis 2025 – 546 Meldungen, wobei Governance und Schutzmaßnahmen die häufigsten Kategorien waren – gov.uk
- EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden – eur-lex.europa.eu
- Travers Smith, Trends bei Untersuchungen am Arbeitsplatz (2024) – Vorschläge der FCA zu nichtfinanziellen Verfehlungen – traverssmith.com