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Lanceurs d'alerte, protection des données et RGPD : guide de conformité à l'intention des organisations

Les programmes de signalement génèrent certaines des données à caractère personnel les plus sensibles qu'une organisation soit amenée à traiter.

Les rapports peuvent contenir les noms des auteurs présumés d'infractions, des informations sur les témoins, des données médicales, des documents financiers et des preuves de comportements criminels. En vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et du RGPD britannique, chaque étape du cycle de vie de ces données – collecte, stockage, enquête et suppression éventuelle – doit respecter des normes strictes en matière de protection de la vie privée.

Pour les responsables de la conformité chargés de mettre en place ou de maintenir un dispositif d’alerte, il est indispensable de bien comprendre les recoupements entre la législation sur la protection des données et celle relative à la protection des lanceurs d’alerte. Toute erreur à cet égard expose l’entreprise à des amendes pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % de son chiffre d’affaires annuel mondial, à une atteinte à sa réputation et, surtout, à une perte de confiance de la part des lanceurs d’alerte qui compromettrait l’ensemble du programme.

Cette rubrique rassemble les principaux aspects relatifs à la protection des données qui s’appliquent aux systèmes d’alerte, depuis les bases légales du traitement jusqu’aux transferts transfrontaliers de données. Elle s’appuie sur les 25 années d’expérience de Safecall dans la gestion de services d’alerte dans le cadre des réglementations britanniques et européennes en matière de protection des données, au service d’organisations réparties dans 150 pays, tout en garantissant le plus haut niveau de confidentialité pour les lanceurs d’alerte.

Pourquoi la protection des données est-elle essentielle dans le cadre de la dénonciation ?

Les données relatives aux signalements se distinguent par le fait qu’elles concernent plusieurs personnes concernées aux intérêts divergents. L’auteur du signalement doit avoir l’assurance que son identité sera protégée. La personne accusée d’un manquement dispose de droits en vertu de la législation sur la protection des données, notamment le droit d’être informée du traitement des données la concernant. Les témoins, les collègues et les tiers mentionnés dans un signalement ont tous leurs propres attentes en matière de vie privée.

Trouver un équilibre entre ces intérêts nécessite une conception minutieuse. Le Contrôleur européen de la protection des données (CEPD) a souligné que la confidentialité est essentielle pour encourager le personnel à signaler des irrégularités, tout en précisant que les organisations doivent éviter de traiter plus de données à caractère personnel que nécessaire. La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) a spécifiquement identifié les lignes d'assistance dédiées aux lanceurs d'alerte comme des opérations de traitement nécessitant une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD), et l'autorité de contrôle italienne a infligé une amende de 40 000 € à l'aéroport de Bologne pour des manquements au RGPD dans son système de signalement, notamment un cryptage insuffisant et l'absence d'AIPD.

Ces mesures coercitives indiquent que les autorités de régulation considèrent les données relatives aux lanceurs d'alerte comme présentant un risque élevé par nature. Les organisations qui ne font de la protection des données qu'un aspect secondaire de leur programme de lanceurs d'alerte s'exposent à un risque de non-conformité important.

Exigences clés du RGPD relatives aux systèmes de signalement des irrégularités

Définition d'une base légale pour le traitement des données

Toute opération de traitement doit reposer sur l'une des six bases légales énoncées à l'article 6 du RGPD. En ce qui concerne les données relatives aux lanceurs d'alerte, les bases les plus couramment invoquées sont les suivantes :

  • Obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c) : lorsque la directive européenne relative à la protection des lanceurs d'alerte (2019/1937) ou la législation nationale de transposition impose à une organisation de mettre en place des canaux de signalement internes, le traitement des données relatives aux signalements est nécessaire pour se conformer à cette obligation légale.
  • Intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f) : en l’absence de législation spécifique relative à la dénonciation, les organisations peuvent invoquer leur intérêt légitime à détecter et à prévenir les comportements répréhensibles. Cela nécessite une évaluation documentée de l’intérêt légitime (LIA) démontrant que le traitement est nécessaire, proportionné et ne l’emporte pas sur les droits des personnes concernées.
  • Mission d'intérêt public (article 6, paragraphe 1, point e)) : Les autorités publiques peuvent invoquer ce motif lorsque le traitement des informations fournies par des lanceurs d'alerte est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions officielles.

Lorsque les signalements d'alerte contiennent des données relevant de catégories particulières – telles que des informations relatives à la santé, à l'appartenance syndicale ou des données révélant l'origine raciale ou ethnique –, les organisations doivent également identifier un motif approprié au titre de l'article 9, tel que le traitement dans l'intérêt public majeur.

Analyses d'impact relatives à la protection des données

Compte tenu du caractère sensible des données relatives aux lanceurs d’alerte, une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) est presque toujours requise en vertu de l’article 35 du RGPD. Plusieurs autorités de contrôle de l’UE ont inscrit le traitement des données relatives aux lanceurs d’alerte sur leurs listes d’AIPD obligatoires. Une AIPD approfondie doit évaluer la nécessité et la proportionnalité du traitement, identifier les risques encourus par les lanceurs d’alerte et les personnes mises en cause, et documenter les mesures de protection techniques et organisationnelles mises en place pour atténuer ces risques.

Les organisations multinationales peuvent être en mesure de réaliser une seule analyse d'impact sur la protection des données (AIPD) à l'échelle de l'Union européenne couvrant leur programme de dénonciation dans plusieurs États membres, plutôt que de préparer des évaluations distinctes pour chaque juridiction. Toutefois, lorsque les lois nationales de transposition imposent des exigences spécifiques, celles-ci doivent être prises en compte dans l'évaluation.

Minimisation des données et limitation de la finalité

Les lignes directrices du CEPD relatives aux données issues des signalements recommandent aux organisations de ne collecter que les informations pertinentes au regard du problème signalé. Si un lanceur d’alerte divulgue des informations qui n’ont manifestement aucun rapport avec les faits reprochés – telles que des informations médicales sans rapport avec l’affaire concernant un collègue –, ces données ne doivent pas faire l’objet d’un traitement ultérieur. Le principe de limitation de la finalité implique que les données issues des signalements, collectées dans le cadre d’une enquête sur des faits répréhensibles, ne doivent pas être réutilisées à des fins non liées, telles que des mesures RH ou la gestion des performances, sans fondement juridique distinct.

Conservation des données

Le RGPD ne prévoit pas de délais de conservation spécifiques pour les données relatives aux signalements. Toutefois, le principe de limitation de la conservation exige que les données à caractère personnel ne soient pas conservées plus longtemps que nécessaire. La meilleure pratique, conformément aux recommandations du CEPD, consiste à appliquer des délais de conservation différenciés : les signalements qui ne donnent pas lieu à une enquête doivent être supprimés dans un délai plus court (généralement deux à trois mois), tandis que les données issues d’enquêtes aboutissant à des conclusions peuvent être conservées plus longtemps afin d’étayer d’éventuelles procédures disciplinaires, judiciaires ou réglementaires qui en découleraient.

Mesures de sécurité techniques et organisationnelles

Une protection efficace des données dans le cadre de la dénonciation nécessite à la fois des mesures techniques et des protocoles organisationnels clairs. Parmi les garanties essentielles, on peut citer :

  • Chiffrement : chiffrement de bout en bout des données des rapports, tant en transit qu’au repos, garantissant ainsi que, même en cas de violation, les données à caractère personnel restent protégées.
  • Contrôles d'accès : des autorisations strictes , fondées sur les rôles, limitant l'accès aux données relatives aux signalements aux seules personnes habilitées. Des journaux d'accès détaillés doivent consigner qui a consulté quelles données et à quel moment.
  • Mesures de protection de l'anonymat : les systèmes doivent permettre le signalement anonyme lorsque la loi l'autorise, et éviter les fonctionnalités techniques – telles que l'enregistrement audio des appels – susceptibles de compromettre l'identité de la personne qui effectue le signalement.
  • Résidence des données : l'hébergement des données relatives aux signalements au sein de la juridiction de l'organisation déclarante (par exemple, la résidence des données au Royaume-Uni pour les organisations britanniques) réduit la complexité des transferts transfrontaliers et témoigne d'un engagement en faveur de la souveraineté des données.
  • Certification ISO 27001 : la conformité aux normes internationales en matière de sécurité de l'information offre un cadre vérifié de manière indépendante pour les mesures de protection des données.

L'approche de Safecall reflète ces principes : toutes les données sont hébergées sur des serveurs situés au Royaume-Uni, le service est certifié ISO 27001 et conforme au RGPD, et les appels ne sont pas enregistrés – un choix de conception délibéré qui protège l'anonymat des personnes qui signalent des faits tout en permettant aux opérateurs formés de saisir avec précision la teneur de leurs préoccupations.

Transferts transfrontaliers de données et activités internationales

Les organisations exerçant leurs activités dans plusieurs juridictions sont confrontées à une complexité supplémentaire. Le transfert de données relatives aux lanceurs d’alerte en dehors de l’Espace économique européen (EEE) nécessite une garantie appropriée au titre du chapitre V du RGPD, telle que des clauses contractuelles types (CCT), des règles d’entreprise contraignantes (REC) ou le recours à une décision d’adéquation. Bien qu’il existe une dérogation pour raisons d’intérêt public concernant les transferts nécessaires pour des raisons importantes d’intérêt public, les autorités de contrôle en donnent une interprétation restrictive et recommandent de recourir aux garanties standard lorsqu’elles sont disponibles.

Pour les organisations opérant à l'échelle mondiale, cela implique de cartographier avec soin les flux de données liés aux signalements, de s'assurer que des mécanismes de transfert appropriés sont en place et de documenter la base juridique de chaque transfert. Un prestataire disposant de capacités multi-juridictionnelles bien établies peut réduire considérablement cette charge liée à la conformité.

Le rôle du responsable de la conformité en matière de protection des données dans le cadre de la dénonciation d'irrégularités

En tant que personne la plus susceptible d’être responsable à la fois du programme d’alerte et de la supervision de la protection des données, le responsable de la conformité se trouve à la croisée de ces deux cadres réglementaires. Ses principales responsabilités consistent notamment à coordonner ses actions avec le délégué à la protection des données (DPO) afin de s’assurer que l’analyse d’impact relative à la protection des données (DPIA) du programme d’alerte est à jour, à tenir à jour les avis de confidentialité informant toutes les parties – les lanceurs d’alerte, les personnes mises en cause et les témoins – de la manière dont leurs données seront traitées, et à veiller à ce que les délais de conservation des données soient appliqués de manière cohérente.

Le choix d'un prestataire externe adapté revêt une importance tout aussi grande. Un prestataire qui maîtrise à la fois les exigences en matière de protection des lanceurs d'alerte et les obligations relatives à la confidentialité des données est en mesure de fournir un système conforme dès sa conception, évitant ainsi des mises à niveau coûteuses.

En savoir plus sur ce sujet

Cette rubrique renvoie vers des ressources détaillées sur des aspects spécifiques de la protection des données dans le cadre de la dénonciation :

Les ressources suivantes pourraient également vous être utiles :

Comment Safecall peut vous aider

Depuis plus de 25 ans, Safecall propose des services confidentiels de signalement conçus dans le respect de la protection des données. Nos opérateurs – tous d’anciens policiers britanniques possédant chacun plus de 25 ans d’expérience en matière d’entretiens – sont formés pour recueillir les informations pertinentes tout en respectant les principes de minimisation des données. Disponible 24 h/24 et 7 j/7 dans plus de 175 langues, certifié ISO 27001, avec une résidence des données au Royaume-Uni et une politique délibérée de non-enregistrement audio des appels, le service de Safecall est conçu dès le départ pour être conforme au RGPD.

Pour savoir comment Safecall peut aider votre organisation à respecter les exigences en matière de confidentialité des données liées aux signalements, contactez notre équipe ou appelez le +44 (0) 191 516 7720.

Sources et lectures complémentaires

  • Contrôleur européen de la protection des données (CEPD), Lignes directrices relatives au traitement des données à caractère personnel dans le cadre d'une procédure de dénonciation (2019) – edps.europa.eu
  • Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne, articles 5, 6, 9, 14 et 35, chapitre V – gdpr-info.eu
  • Directive (UE) 2019/1937 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union – eur-lex.europa.eu
  • Bureau du commissaire à l'information du Royaume-Uni (ICO), Analyses d'impact relatives à la protection des données – ico.org.uk
  • Morgan Lewis, Conséquences des procédures de dénonciation sur la protection des données dans l'UE et au Royaume-Uni (2024) – lexology.com
  • ICO, Guide sur les bases juridiques : intérêts légitimes – ico.org.uk
  • Taylor Wessing, « La directive européenne sur la dénonciation : les préoccupations en matière de protection de la vie privée liées aux lignes d'assistance dédiées aux lanceurs d'alerte » (2022) – taylorwessing.com