En matière de dénonciation, l'« heure d'or » désigne la période qui suit immédiatement un incident ou une infraction, pendant laquelle les éléments matériels sont abondants et facilement accessibles.
Lorsqu'une personne utilise une ligne d'assistance téléphonique pour signaler un problème, des mesures positives doivent être prises par le responsable des signalements dans la période qui suit immédiatement le signalement d'un crime ou d'une violation de la politique de l'entreprise.
Ces mesures permettent de réduire au minimum la suppression ou la destruction de documents et d'optimiser les chances d'obtenir des documents qui seront recevables devant les tribunaux, dans le cadre de procédures disciplinaires à l'encontre d'employés ou de procédures internes.
Tout élément provenant d'un signalement peut être jugé recevable dans certaines circonstances.
Il existe toutefois un certain nombre de principes généraux qui font que certains éléments peuvent ne pas être admissibles comme preuves... par exemple : les témoignages par ouï-dire, les rapports de renseignement ou les preuves fondées sur des opinions.
Même si le matériel est d'un type qui n'est généralement pas admissible, cela ne signifie pas qu'il ne doit pas être recueilli ou qu'il ne sera pas utile à l'enquête sur la dénonciation.
Ces éléments peuvent s'avérer très précieux pour définir les paramètres d'autres activités d'enquête ou générer des pistes susceptibles de déboucher sur d'autres éléments pertinents, fiables et recevables. Ils doivent donc toujours être recueillis.
Mesures rapides à prendre après unsignalement
Pendant la période dite « Golden Hour », plusieurs mesures doivent, dans la mesure du possible, être prises immédiatement par le responsable initialement contacté (la personne responsable) ou par l'enquêteur chargé de l'alerte.
Si vous enquêtez sur un cas de dénonciation impliquant un incident lié à la santé et à la sécurité, des brimades, du harcèlement, de la corruption, des agressions, des dommages matériels, etc., il existe généralement un ou plusieurs lieux où l'événement s'est produit.
Bien que chaque cas soit différent, les mesures suivantes sont recommandées :
- Visitez et préservez les lieux afin d'en restreindre l'accès et de permettre la collecte de preuves médico-légales qui pourraient être utilisées dans le cadre d'une enquête menée par un organisme externe.
- Dessinez un croquis de la scène.
- Prenez des photos ou filmez la scène.
- Assurer la saisie et la mise en sécurité des documents, des données informatiques et des données de télécommunications.
- Déterminez qui avait accès à ce moment-là.
- Sécurisez tous les rapports d'incident, les tableaux de service ou les enregistrements de vidéosurveillance.
Afin de garantir et de maintenir l'intégrité des mesures d'enquête, il convient de tenir compte des éléments suivants :
- Restriction de l'accès des membres du personnel aux systèmes informatiques.
- Restriction de l'accès des membres du personnel aux bureaux des bâtiments.
- Réaffecter les membres du personnel.
- Suspension des membres du personnel.
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La mise en œuvre d'une politique claire en matière de dénonciation favorise une culture où les préoccupations sont soulevées dès leur apparition. Cela permet aux employeurs de traiter plus facilement les problèmes et d'éviter potentiellement des actes répréhensibles graves et des atteintes à la réputation avant qu'ils ne soient signalés aux organismes de réglementation ou à la presse.
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