Wenn eine Organisation anonyme Hinweise auf Betrug erhält, kann dies den Eindruck erwecken, als würde ihr ein Problem aufgebürdet, für das es keine klare Lösung gibt.
Es gibt keinen Namen, dem man nachgehen könnte, kein Gesicht, das man mit dem Vorfall in Verbindung bringen könnte, und potenziell schwerwiegende Folgen, wenn die Angelegenheit in die eine oder andere Richtung falsch gehandhabt wird – sei es zu schnell oder nicht schnell genug. Dennoch ist der Wert anonymer Meldungen über Betrugsfälle allgemein anerkannt.
Laut dem „ACFE 2024 Report to the Nations“ werden 43 % der Betrugsfälle durch Hinweise aufgedeckt – mehr als dreimal so viele wie durch jede andere Aufdeckungsmethode. Unternehmen mit anonymen Meldekanälen verzeichnen im Durchschnitt um 50 % geringere Betrugsverluste als solche ohne. Die Herausforderung besteht nicht darin, ob anonyme Meldungen ernst genommen werden sollen, sondern wie man auf sie in einer Weise reagiert, die verhältnismäßig, schützend und rechtlich einwandfrei ist.
Warum die Reaktion auf anonyme Meldungen wichtig ist
Anonyme Meldungen werfen eine Reihe spezifischer operativer und rechtlicher Fragen auf. Der Meldende hat sich dafür entschieden, seine Identität nicht preiszugeben, oft weil er Vergeltungsmaßnahmen befürchtet, bezweifelt, dass etwas unternommen wird, oder sich nicht sicher ist, ob das, was er beobachtet hat, tatsächlich falsch ist. Diese Entscheidung, anonym zu melden, sollte während des gesamten Prozesses respektiert werden – nicht nur zum Zeitpunkt des Eingangs der Meldung.
Eine schlecht gehandhabte Reaktion kann echten Schaden anrichten: für den Hinweisgeber, wenn dessen Identität versehentlich preisgegeben wird, für die Organisation, wenn die Angelegenheit ohne ordnungsgemäße Dokumentation eskaliert, und für Kollegen, wenn eine Untersuchung ohne die gebotene Sorgfalt durchgeführt wird. Ebenso stellt das Abtun oder Zurückstellen einer anonymen Meldung, weil kein Name angegeben wurde, sowohl ein Compliance-Risiko dar – insbesondere im Rahmen des Gesetzes über Wirtschaftskriminalität und Unternehmenstransparenz von 2023, das die Nichtverhinderung von Betrug stärker unter die Lupe nimmt – als auch ein operatives Risiko, da der Vorwurf nicht einfach verschwindet, nur weil er nicht zur Kenntnis genommen wurde.
Schritt 1 – Den Bericht erfassen und bestätigen
Jede anonyme Meldung muss unmittelbar nach ihrem Eingang offiziell protokolliert werden, unabhängig davon, auf welchem Weg sie eingegangen ist – sei es über eine Telefon-Hotline, ein digitales Portal oder auf schriftlichem Wege. Das Protokoll sollte das Datum und die Uhrzeit des Eingangs, den genutzten Kanal, eine Zusammenfassung des Vorwurfs sowie alle vom Meldenden angegebenen Hintergrundinformationen enthalten.
Wenn der Meldekanal eine bidirektionale Kommunikation unter Wahrung der Anonymität ermöglicht – wie es bei einem gut konzipierten digitalen Portal oder einer Telefon-Hotline der Fall sein sollte –, sollte die Organisation den Eingang der Meldung bestätigen. Dazu ist es nicht erforderlich, die Identität des Meldenden zu kennen. Damit wird lediglich signalisiert, dass die Meldung eingegangen ist und geprüft wird. Dieser Schritt ist wichtig: Er ermutigt die Meldenden, am Ball zu bleiben und auf Anfrage zusätzliche Informationen bereitzustellen, ohne dass sie dabei ihre Identität preisgeben müssen.
Schritt 2 – Glaubwürdigkeit einschätzen und Triage durchführen
Nicht jede anonyme Meldung beschreibt einen laufenden Betrugsfall, und nicht jede Meldung ist verfolgbar. Der nächste Schritt besteht darin, den Inhalt der Meldung zu prüfen und zu beurteilen, ob sie weitere Maßnahmen rechtfertigt.
Zu den wichtigsten Fragen in dieser Phase gehören:
- Enthält der Bericht konkrete, überprüfbare Angaben – Namen, Daten, Beträge, Transaktionen – oder ist er vage und allgemein gehalten?
- Steht das mutmaßliche Verhalten im Einklang mit bekannten Risikobereichen innerhalb der Organisation oder der Branche?
- Stimmt der Bericht mit anderen bereits vorliegenden Erkenntnissen überein oder bestätigt er diese?
- Gibt es ausreichende Gründe, um eine vorläufige Überprüfung durchzuführen, ohne die betroffene Person darauf aufmerksam zu machen?
Die Triage-Entscheidung sollte dokumentiert werden. Wird ein Bericht als wenig glaubwürdig oder als außerhalb des Untersuchungsbereichs liegend eingestuft, sollte die Begründung klar festgehalten werden, da diese zu einem späteren Zeitpunkt möglicherweise überprüft werden muss, falls sich die Umstände ändern.
Schritt 3 – Anonymität durchgehend wahren
Die Wahrung der Anonymität des Hinweisgebers ist nicht nur eine bewährte Praxis – in vielen Fällen ist sie eine gesetzliche Verpflichtung. Nach dem Gesetz über die Offenlegung von Informationen im öffentlichen Interesse von 1994 haben Arbeitnehmer, die berechtigte Hinweise geben, Anspruch auf Schutz vor Benachteiligungen. Das Arbeitsrechtsgesetz von 2025, dessen erste Umsetzungsphase im April 2026 begann, führt sexuelle Belästigung ausdrücklich als geschützte Kategorie für Hinweise ein und sieht zusätzliche Rechenschaftspflichten für Arbeitgeber vor.
In der Praxis bedeutet der Schutz der Anonymität, die Zahl der Personen zu begrenzen, die Zugang zu der Meldung haben, sicherzustellen, dass eine Untersuchung nicht versehentlich den Kreis der möglichen Quellen eingrenzt, und Ermittlungsmaßnahmen zu vermeiden, die durch Ausschlussverfahren zur Identifizierung des Hinweisgebers führen könnten. Handelt es sich bei dem Meldekanal um eine Telefon-Hotline, ist zu beachten, dass einige Anbieter keine Audioaufzeichnungen der Anrufe anfertigen – eine bewusste Entscheidung, die das Risiko einer Identifizierung anhand der Stimme oder der Speicherung biometrischer Daten ausschließt und bei der Beurteilung der Eignung des Kanals ein wichtiger Faktor sein kann.
Alle schriftlichen oder digitalen Unterlagen im Zusammenhang mit dem Fall sollten sicher aufbewahrt werden, wobei der Zugriff auf die Personen beschränkt sein sollte, die direkt an der Überprüfung beteiligt sind.
Schritt 4 – Verhältnismäßig vorgehen
Erfüllt eine Meldung die Schwelle für die Einleitung einer Untersuchung, sollten Umfang und Vorgehensweise in einem angemessenen Verhältnis zum Vorwurf stehen. Eine Meldung, die auf eine einzelne unrechtmäßige Spesenabrechnung hindeutet, erfordert einen anderen Ansatz als eine Meldung, in der systematischer Beschaffungsbetrug vorgeworfen wird.
Es ist wichtig, klar zu unterscheiden, was im Rahmen der internen Kapazitäten des Unternehmens liegt und wofür externe fachliche Unterstützung erforderlich ist. Das interne Fallmanagement kann die Dokumentation, die Abfolge der Maßnahmen und die Kommunikation im Rahmen einer Betrugsuntersuchung übernehmen. Sind die Vorwürfe jedoch schwerwiegend, betreffen sie Führungskräfte oder bergen sie rechtliche Risiken, sollten professionelle Ermittlungsdienste gesondert in Betracht gezogen und auf dieser Grundlage beauftragt werden.
Während der gesamten Untersuchung sollte die Fallakte sorgfältig geführt werden. Den Daten der ACFE aus dem Jahr 2024 zufolge dauerte ein Betrugsfall im Median 12 Monate, bevor er aufgedeckt wurde, wobei der Verlust im Median bei 145.000 US-Dollar lag. Frühzeitiges, strukturiertes Handeln – auf der Grundlage einer glaubwürdigen anonymen Meldung – geht durchweg mit geringeren Verlusten und einer schnelleren Klärung einher.
Schritt 5 – Den Kreis schließen
Die Einstellung eines anonymen Betrugsfalls erfordert dieselbe Sorgfalt wie dessen Einleitung. Wird die Untersuchung ohne Feststellung eines wesentlichen Fehlverhaltens abgeschlossen, sollte dieses Ergebnis festgehalten und der Fall offiziell eingestellt werden. Führt die Meldung zu Maßnahmen – seien es disziplinarische, rechtliche oder verfahrensrechtliche –, sollte die Abwicklung dieser Maßnahmen nicht versehentlich Aufschluss darüber geben, wer den Verdacht geäußert hat.
In Kanälen, die eine anonyme wechselseitige Kommunikation ermöglichen, hat es sich bewährt, den Meldenden in allgemeiner Form über das Ergebnis zu informieren, ohne dabei Einzelheiten zu den ergriffenen Maßnahmen preiszugeben. Dies unterstreicht, dass die Organisation Meldungen ernst nimmt, und fördert künftige Meldungen. Daten aus dem Safecall-Benchmark-Bericht 2024 zeigen, dass telefonische Kanäle 22,7 % mehr identifizierte Hinweisgeber hervorbringen als schriftliche Kanäle – eine Zahl, die die Vertrauensdynamik widerspiegelt. Hinweisgeber, die das Gefühl haben, dass ihr Anliegen professionell behandelt wird, sind eher bereit, sich intensiver zu engagieren.
Nach Abschluss eines Falles sollte das Unternehmen prüfen, ob das festgestellte Betrugsrisiko auf eine umfassendere Kontrolllücke hindeutet und ob Änderungen an Richtlinien oder Prozessen erforderlich sind. Einzelne Fälle decken oft systemische Schwachstellen auf, die, wenn sie nicht behoben werden, zu weiteren Risiken führen.
Die Rolle eines externen Meldekanals
Unternehmen, die anonyme Meldungen über einen unabhängigen, extern betriebenen Kanal weiterleiten, verschaffen sich in diesem Prozess einen strukturellen Vorteil. Ein externer Anbieter kann Meldungen entgegennehmen, protokollieren und einer ersten Einstufung unterziehen – und zwar mit einem Maß an Distanz zur internen Unternehmensleitung, das sich intern nur schwer nachbilden lässt. Dadurch wird das Risiko einer versehentlichen Offenlegung verringert und es entsteht eine neutrale Aufzeichnung darüber, wie eine Meldung bearbeitet wurde.
Safecall betreibt seit 1999 unabhängige Whistleblowing-Dienste für Organisationen in ganz Großbritannien und international. Alle Call-Center-Mitarbeiter sind ehemalige britische Polizeibeamte mit jeweils mindestens 25 Jahren Erfahrung in der Befragung von Zeugen und bringen zusammen mehr als 800 Jahre Fachwissen in jede Interaktion ein. Meldungen werden mit der Disziplin und Objektivität bearbeitet, die komplexe, sensible Vorwürfe erfordern – ohne Audioaufzeichnung, um die Anonymität der Hinweisgeber zu schützen und Risiken durch biometrische Daten auszuschließen. Ist eine formelle Untersuchung erforderlich, handelt es sich dabei um eine separate professionelle Dienstleistung, die entsprechend den Umständen in Auftrag gegeben wird.
Weiterführende Ressourcen
Sicherheit und Anonymität bei der Meldung von Missständen – safecall.co.uk/resources/whistleblowing-security-anonymity/
Fallmanagement bei Ermittlungen – safecall.co.uk/resources/investigation-case-management/
Wie gewährleistet eine Software zur Nachverfolgung von Whistleblower-Fällen die Vertraulichkeit? – safecall.co.uk/resources/how-does-whistleblower-case-tracking-software-ensure-confidentiality/
Wie kann digitales Fallmanagement Ermittlungen optimieren? – safecall.co.uk/resources/how-can-digital-case-management-streamline-investigations/
Wenden Sie sich an Safecall
Safecall bietet unabhängige Whistleblowing-Hotlines und Meldedienste für Organisationen in ganz Großbritannien und weltweit an. Wenn Sie derzeit prüfen, wie Ihre Organisation mit anonymen Betrugsmeldungen umgeht, kann Ihnen unser Team dabei helfen, Ihren derzeitigen Ansatz zu bewerten und herauszufinden, in welchen Bereichen unabhängige Unterstützung einen Mehrwert bietet.
Kontakt: safecall.co.uk/en/contact-us/ | +44 (0) 191 516 7720
Quellen und weiterführende Literatur
ACFE, „Report to the Nations 2024“ – Verband zertifizierter Betrugsermittler
Safecall-Benchmark-Bericht 2024 – safecall.co.uk
Gesetz über Wirtschaftskriminalität und Unternehmenstransparenz von 2023 – legislation.gov.uk
Gesetz über die Offenlegung von Informationen im öffentlichen Interesse von 1994 – legislation.gov.uk
Gesetz über Arbeitnehmerrechte von 2025 – legislation.gov.uk