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Wie lassen sich Whistleblowing-Kanäle in HR-Systeme integrieren?

Whistleblowing und HR-Systeme sind eigenständige Funktionen mit unterschiedlichen rechtlichen Rahmenbedingungen, unterschiedlichen Vertraulichkeitsverpflichtungen und unterschiedlichen Governance-Strukturen.

In der Praxis wird diese Grenze jedoch häufig überschritten. Eine Meldung über Mobbing am Arbeitsplatz kann ein Fall von Whistleblowing, eine Beschwerde oder beides sein. Eine Reihe von Meldungen über einen bestimmten Vorgesetzten kann in eine Leistungsbeurteilung durch die Personalabteilung einfließen. Das Ergebnis einer Untersuchung kann Disziplinarmaßnahmen erfordern, die von der Personalabteilung verhängt werden.

Für Compliance-Beauftragte ist die Frage, wie Whistleblowing-Kanäle in HR-Systeme integriert werden können, daher sowohl praktischer als auch sensibler Natur. Bei einer gelungenen Integration kann das Unternehmen Fehlverhalten besser erkennen und darauf reagieren. Bei einer nachlässigen Umsetzung besteht jedoch die Gefahr, dass die Vertraulichkeit, auf der Whistleblowing beruht, gefährdet wird, dass der rechtliche Schutz für Hinweisgeber verwässert wird und dass die Unabhängigkeit untergraben wird, die den Whistleblowing-Kanal überhaupt erst vertrauenswürdig macht.

Warum Integration wichtig ist – und wo es kompliziert wird

Es gibt berechtigte betriebliche Gründe dafür, dass die Whistleblowing-Stelle und die Personalabteilung bestimmte Informationen austauschen. Eine Untersuchung wegen Belästigung kann zu Ergebnissen führen, auf die die Personalabteilung im Rahmen eines Disziplinarverfahrens reagieren muss. Eine Häufung von Meldungen aus einer bestimmten Abteilung kann auf ein Problem im Management oder in der Unternehmenskultur hindeuten, das die Personalabteilung durch Schulungen, Umstrukturierungen oder Leistungsmanagement angehen sollte. Aggregierte Whistleblowing-Daten – anonymisiert und ohne identifizierende Angaben – können in die übergeordnete Personalstrategie der Personalabteilung einfließen und dabei helfen, Ressourcen auf die Bereiche mit dem größten Bedarf zu konzentrieren.

Die Schwierigkeit ergibt sich daraus, dass der Whistleblowing-Kanal als vertraulicher, oft unabhängiger Meldemechanismus mit spezifischen rechtlichen Schutzvorkehrungen fungiert. Das Gesetz über die Offenlegung von Informationen im öffentlichen Interesse von 1998 (PIDA) schützt Hinweisgeber vor Nachteilen, die ihnen durch die Meldung von qualifizierten Sachverhalten entstehen könnten. Die EU-Whistleblowing-Richtlinie (2019/1937) schreibt vor, dass die Identität der meldenden Person nicht über das autorisierte Personal hinaus offengelegt werden darf. Wenn die Integration in HR-Systeme einen Weg schafft – sei es technisch oder verfahrenstechnisch –, über den die Identität eines Hinweisgebers oder die Details seiner Meldung an HR-Mitarbeiter gelangen, die nicht befugt sind, diese zu erhalten, hat die Organisation ihre Vertraulichkeitspflichten verletzt und den Hinweisgeber möglicherweise genau den Konsequenzen ausgesetzt, die er befürchtet hat.

Was man teilen sollte und was nicht

Angemessene Informationsflüsse

Die Integration sollte gezielte, kontrollierte Informationsflüsse ermöglichen, die einem legitimen Compliance- oder Governance-Zweck dienen:

  • Untersuchungsergebnisse, die Maßnahmen der Personalabteilung erfordern: Wenn eine Untersuchung ein Fehlverhalten bestätigt, das disziplinarische Maßnahmen erfordert, leitet die Compliance-Abteilung die Untersuchungsergebnisse an die Personalabteilung weiter, damit diese ein formelles Verfahren einleiten kann. Hierbei handelt es sich um eine festgelegte Übergabe in einer bestimmten Phase des Prozesses und nicht um eine offene Datenverbindung zwischen den Systemen.
  • Anonymisierte Trenddaten: Aggregierte Daten zu Meldungen – Aufschlüsselungen nach Kategorien, Fallzahlen pro Abteilung, Verteilung der Ergebnisse – können an die Personalabteilung weitergegeben werden, um die Personalplanung, die Ermittlung des Schulungsbedarfs und Initiativen zur Verbesserung der Unternehmenskultur zu unterstützen. Diese Daten müssen so weit anonymisiert sein, dass weder einzelne Hinweisgeber noch beschuldigte Personen identifiziert werden können.
  • Weiterleitung von Fällen: Einige Meldungen, die über den Whistleblowing-Kanal eingehen, lassen sich möglicherweise besser als Beschwerden, Leistungsangelegenheiten oder Fälle im Bereich der Mitarbeiterbeziehungen behandeln. Ein klarer Weiterleitungsweg vom Whistleblowing-System zur Personalabteilung ermöglicht es, diese Angelegenheiten umzuleiten, ohne dass sie untergehen, und stellt gleichzeitig sicher, dass der Hinweisgeber über die Weiterleitung und die Gründe dafür informiert wird.

Informationen, die nicht weitergegeben werden dürfen

Bestimmte Arten von Informationen müssen innerhalb des Hinweisgebungssystems verbleiben und dürfen nicht über HR-Systeme zugänglich sein:

  • Die Identität von Informanten, die um Anonymität oder Vertraulichkeit gebeten haben, solange sie nicht ausdrücklich in die Offenlegung eingewilligt haben.
  • Der Inhalt von Berichten, die sich noch in der Prüfung oder Untersuchung befinden, bevor die Ergebnisse offiziell festgehalten wurden.
  • Notizen der Sachbearbeiter, Untersuchungsunterlagen und vorläufige Bewertungen, die Teil des Entscheidungsprozesses der Compliance-Funktion sind.
  • Einzelheiten zu Meldungen, die das Personal selbst betreffen und die über einen von der Personalabteilung völlig unabhängigen Weg bearbeitet werden müssen.

Dieser letzte Punkt ist besonders wichtig. Wenn der Whistleblowing-Kanal technisch so in das HR-System integriert ist, dass Personalverantwortliche eingehende Meldungen einsehen können, wird eine Meldung, in der einem Personalleiter Fehlverhalten vorgeworfen wird, genau der Person angezeigt, die davon betroffen ist. Dies ist kein theoretisches Risiko – es handelt sich um einen der häufigsten strukturellen Mängel bei schlecht konzipierten Integrationsmodellen.

Technische Integrationsmodelle

Welches technische Modell sich am besten für die Verknüpfung von Whistleblowing- und HR-Systemen eignet, hängt von der Größe der Organisation, dem Reifegrad beider Systeme und der Sensibilität der betreffenden Daten ab.

Kontrollierter Datenexport

Das einfachste und oft am besten geeignete Modell ist der kontrollierte Datenexport. Der Compliance-Beauftragte oder Fallmanager extrahiert bestimmte Informationen aus dem Whistleblowing-Fallmanagementsystem – Untersuchungsergebnisse, Zusammenfassungen von Fallweiterleitungen oder anonymisierte Trendberichte – und leitet diese im Rahmen eines sicheren, dokumentierten Prozesses an die Personalabteilung weiter. Dieser manuelle Schritt stellt sicher, dass die Compliance-Abteilung die Kontrolle darüber behält, welche Informationen das Whistleblowing-System verlassen und die Personalabteilung erreichen.

Dieses Modell erfordert zwar einen höheren Verwaltungsaufwand als eine automatisierte Integration, bietet jedoch den höchsten Schutz der Vertraulichkeit. Jede Information, die an die Personalabteilung weitergeleitet wird, ist das Ergebnis einer bewussten, dokumentierten Entscheidung einer befugten Person. Es besteht kein Risiko, dass Daten ohne Überprüfung automatisch vom Whistleblowing-System an das Personalverwaltungssystem weitergeleitet werden.

Einweg-Datenfeeds

Technisch versiertere Organisationen können Einweg-Datenfeeds von der Whistleblowing-Fallmanagement-Plattform zum HR-System einrichten. Diese Feeds liefern in der Regel anonymisierte, aggregierte Daten – wie beispielsweise monatliche Meldungszahlen nach Kategorie und Abteilung –, die die Personalabteilung für die Personalplanung und Trendanalysen nutzen kann. Der Feed ist so konfiguriert, dass alle personenbezogenen Daten und Einzelheiten zu einzelnen Fällen ausgeschlossen werden.

Entscheidend ist, dass der Datenaustausch wirklich einseitig erfolgt. Das HR-System darf nicht die Möglichkeit haben, über die Integration Abfragen an die Whistleblowing-Plattform zu senden, zusätzliche Details zu bestimmten Meldungen anzufordern oder auf Daten auf Fallebene zuzugreifen. Die Fallverwaltungsumgebung des Whistleblowing-Systems muss ein separates, eigenständiges System mit unabhängiger Zugriffskontrolle bleiben.

Was Sie vermeiden sollten: Vollständige bidirektionale Integration

Ein vollständig integriertes Modell – bei dem die Whistleblowing-Plattform und das HR-System eine gemeinsame Datenbank nutzen oder bei dem die Mitarbeiter der Personalabteilung direkten Zugriff auf die Whistleblowing-Fallbearbeitungsumgebung haben – ist der Ansatz, der am ehesten die Vertraulichkeit gefährdet und das Vertrauen der Hinweisgeber untergräbt. Selbst bei rollenbasierten Zugriffskontrollen reicht bereits der Eindruck, dass die Personalabteilung Einblick in Whistleblowing-Meldungen hat, aus, um von einer Meldung abzuhalten – unabhängig davon, ob diese Kontrollen in der Praxis wirksam sind.

Die Freshfields-Umfrage zum Thema Whistleblowing aus dem Jahr 2023 ergab, dass der Anteil der Beschäftigten, die bereit sind, Bedenken an ihren direkten Vorgesetzten zu melden, zurückgegangen ist – von 46 % im Jahr 2020 auf 40 % im Jahr 2023. Wird der Whistleblowing-Kanal als Teil der Personalabteilung wahrgenommen, wird sich dieses Vertrauensdefizit auf den Kanal selbst ausweiten und damit den Zweck eines unabhängigen Meldesystems zunichte machen.

Unabhängigkeit durch externes Hosting

Die wirksamste Maßnahme zur Wahrung der Trennung zwischen Whistleblowing und der Personalabteilung besteht darin, das Whistleblowing-System extern bei einem unabhängigen Anbieter zu hosten. Befindet sich die Fallmanagement-Plattform außerhalb der eigenen IT-Infrastruktur des Unternehmens, gibt es keinen technischen Weg, über den Mitarbeiter der Personalabteilung – oder einer anderen internen Funktion – ohne die kontrollierten Autorisierungsprozesse des Anbieters auf das System zugreifen können.

Dieses externe Hosting-Modell verhindert nicht den Informationsaustausch, sofern dies angemessen ist. Der Compliance-Beauftragte kann weiterhin Untersuchungsergebnisse für Maßnahmen der Personalabteilung exportieren, anonymisierte Trenddaten für die Personalplanung weitergeben und Fälle im Rahmen eines dokumentierten Prozesses an die Personalabteilung weiterleiten. Was es verhindert, ist der unbefugte oder unkontrollierte Zugriff – also das Szenario, in dem ein Personalreferent, IT-Manager oder leitender Angestellter einen Bericht einsehen kann, für den er keine Berechtigung besitzt.

Der Dienst von Safecall basiert auf diesem Modell. Die Fallmanagement-Plattform wird unabhängig auf Servern mit Standort im Vereinigten Königreich gehostet, wobei der Zugriff durch rollenbasierte Zugriffskontrollen und Protokollierung auf speziell autorisiertes Personal beschränkt ist. Das interne HR-System der Organisation bleibt vollständig davon getrennt und erhält nur die Informationen, deren Weitergabe die Compliance-Abteilung bewusst und nachweisbar genehmigt hat.

Governance und Dokumentation

Jede Integration zwischen Whistleblowing- und HR-Systemen sollte formell dokumentiert werden, wobei klare Governance-Regelungen festlegen müssen, welche Informationen unter welchen Umständen von wem und über welchen Mechanismus weitergegeben werden. Zu den wichtigsten Unterlagen sollten gehören:

  • Ein Protokoll zum Datenaustausch, in dem die Kategorien von Informationen, die zwischen den beiden Systemen ausgetauscht werden dürfen, die Bedingungen, unter denen der Austausch zulässig ist, sowie die erforderlichen Genehmigungen festgelegt sind.
  • Eine Zugriffskontrollmatrix, aus der hervorgeht, welche Rollen in den einzelnen Systemen Zugriff auf welche Daten haben; diese wird mindestens einmal jährlich überprüft.
  • Eine Aufzeichnung aller zwischen den beiden Systemen ausgetauschten Informationen, die im Prüfpfad der Plattform zur Verwaltung von Hinweisgeberfällen gespeichert wird.
  • Eine Datenschutz-Folgenabschätzung, die sich speziell mit der Integration und deren Auswirkungen auf die Vertraulichkeit der Berichterstatter, die Datenminimierung und die Zweckbindung befasst.
  • Eine klare Kommunikation gegenüber den Mitarbeitern – über die Whistleblowing-Richtlinie und Informationsmaterialien – darüber, in welcher Beziehung der Whistleblowing-Kanal zur Personalabteilung steht (und wie er sich von dieser unterscheidet).

Dieser Governance-Rahmen dient nicht der Bürokratie um ihrer selbst willen. Er ist der Mechanismus, mit dem die Organisation gegenüber Journalisten, Aufsichtsbehörden und dem Vorstand nachweist, dass die Unabhängigkeit des Whistleblowing-Kanals trotz seiner operativen Verbindung zur Personalabteilung gewahrt geblieben ist.

Weiterführende Ressourcen

Wie Safecall helfen kann

The same principle of controlled, independence-preserving integration applies equally to employee assistance programmes. A whistleblowing channel should be able to signpost distressed reporters towards EAP support without exposing their identity to the EAP provider or creating a data trail that links an individual to a specific report. Safecall’s enterprise case management platform is designed for exactly this kind of boundary-respecting operation: hosted independently on UK-resident servers, structurally separate from clients’ internal systems, and accessible only through role-based controls with full audit logging. Founded in 1999 and trusted by more than 1,200 organisations, Safecall has the experience to help compliance teams map the appropriate information flows between whistleblowing, HR and employee support functions – without compromising the confidentiality that makes each of them work.

Wenn Sie erfahren möchten, wie der Service von Safecall mit Ihren HR-Systemen zusammenarbeitet, wenden Sie sich bitte an unser Team oder rufen Sie uns unter +44 (0) 191 516 7720 an.

Quellen und weiterführende Literatur

  • Gesetz über die Offenlegung von Informationen im öffentlichen Interesse von 1998 – legislation.gov.uk
  • EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden – Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers – eur-lex.europa.eu
  • Freshfields Bruckhaus Deringer, Whistleblowing-Umfrage 2023 – Sinkendes Vertrauen in von der Unternehmensleitung gesteuerte Kanäle – blog.freshfields.us
  • EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Artikel 5, 25, 35 – Zweckbindung, eingebauter Datenschutz, Folgenabschätzungen –gdpr-info.eu
  • Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB), Leitlinien zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines Whistleblowing-Verfahrens (2019) – edps.europa.eu