Mehrkanalzugang

Mehrkanalzugang: Vier Möglichkeiten, um Bedenken sicher zu melden

Safecall bietet über vier verschiedene Meldekanäle einen mehrkanaligen Zugang zu Whistleblowing-Diensten: Telefon-Hotline, Webportal, mobile Plattform und E-Mail-Meldung. Dieser umfassende Mehrkanalansatz stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter Bedenken mit der für ihn am besten geeigneten Methode melden kann.

Vier Meldekanäle Verfügbar rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr (einschließlich aller weltweiten Feiertage)

1. Telefon-Hotline

2. Webportal

3. Mobile Plattform

4. E-Mail-Berichterstattung

Warum Multi-Channel-Zugang wichtig ist

Verschiedene Mitarbeiter bevorzugen unterschiedliche Berichtsmethoden, basierend auf:

Persönliches Komfortniveau – Manche bevorzugen das Sprechen, andere das Schreiben.
Barrierefreiheit – Nicht alle Mitarbeiter haben ständig Zugang zu einem Computer.
Art des Problems – Komplexe emotionale Probleme eignen sich oft für telefonische Meldungen.
Standort und Zeitpunkt – Remote-Mitarbeiter bevorzugen möglicherweise Online-Kanäle
Sprachbarrieren – Telefonisches Dolmetschen vs. schriftliche Übersetzungsanforderungen
Anonymitätseinstellungen – Verschiedene Kanäle bieten unterschiedliche Anonymitätsstufen

Organisationen, die eine echte Kanalauswahl anbieten, verzeichnen deutlich höhere Melderaten und eine bessere Qualität der Meldungen.

Kanal 1: Telefon-Hotline (rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr)

Goldstandard-Anrufbearbeitung

Die Telefon-Hotline von Safecall ist kein Callcenter mit vorgefertigten Skripten. Unsere Callcenter-Mitarbeiter sind:

Ehemalige britische Polizeibeamte mit mindestens 25 Jahren Ermittlungserfahrung
Geschult in schwierigen Gesprächen und sensiblen Themen
Geschickt im einfühlsamen Zuhören, ohne zu unterbrechen
Verfügbar 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr
Arbeiten im Dreischichtbetrieb, um eine kontinuierliche Abdeckung zu gewährleisten

Mehrsprachige Unterstützung

Unsere Telefon-Hotline bietet Dolmetscherdienste in über 175 Sprachen an:

Automatische Sprachauswahl – Anrufern werden entsprechend ihrem Standort geeignete Sprachen angeboten
Partnerschaft mit zwei globalen Dolmetschdienstleistern – Zugang zu über 100 Sprachen
Keine Sprachbarrieren – Jeder Anrufer kann in seiner Muttersprache sprechen.
Professionelle Dolmetscher – Hochwertige, vertrauliche Dolmetschleistungen

Kostenloser internationaler Zugang

Wir bieten kostenlosen Telefonzugang aus 126 Ländern mit speziellen lokalen oder gebührenfreien Rufnummern:

Europa – 42 Länder mit speziellen Nummern
Asien-Pazifik – 30 Länder abgedeckt
Amerika – 35 Länder mit freiem Zugang
Naher Osten und Afrika – 39 Länder werden bedient

Vollständige Liste der Ländervorwahlen anzeigen

Keine zeitlichen Begrenzungen

Es gibt keine zeitlichen Begrenzungen für Whistleblower-Anrufe. Unsere Call-Handler nehmen sich so viel Zeit wie nötig, um:

Rufen Sie Anrufer beruhigen
Sammeln Sie genaue Informationen
Erstellen Sie hochwertige, detaillierte Berichte.
Emotionale Anliegen vollständig zum Ausdruck bringen lassen

Vorteile der Telefon-Hotline

Berichte von höherer Qualität:

55 % höhere Wahrscheinlichkeit, dass sie als Berichte bezeichnet werden (im Vergleich zu Online-Berichten)
50 % höhere Wahrscheinlichkeit, Fälle von Mobbing, Belästigung oder Diskriminierung zu erfassen
Detaillierterer Kontext durch natürliche Konversation
Bessere Beziehungsbildung

Sofortige Unterstützung:

Echtzeit-Empathie und Beruhigung
Während des Telefonats beantwortete Fragen
Emotionale Bestätigung für verzweifelte Anrufer
Professionelle Beratung zu den nächsten Schritten

Kanal 2: Webportal (Online-Berichterstattung)

Sichere Online-Übermittlung

Über unser webbasiertes Meldeportal können Mitarbeiter Bedenken über eine sichere, verschlüsselte Plattform melden:

Anonyme oder namentliche Meldung – Der Meldende wählt seine bevorzugte Identität
Dokumenten-Uploads – Beweise, Screenshots oder unterstützende Dateien anhängen
Strukturierte Berichtsformulare – Geführte Fragen gewährleisten vollständige Informationen
Eindeutige Fallreferenznummer – Wird zur Nachverfolgung und Weiterverfolgung generiert

In über 60 Sprachen verfügbar

Das Webportal unterstützt Online-Berichterstattung in über 60 Sprachen:

Einreichung in Originalsprache – Der Reporter schreibt in seiner Muttersprache.
Professionelle Übersetzung – Wir liefern unseren Kunden das Original sowie eine englische Übersetzung.
Keine Sprachbarrieren – Umfassende Sprachabdeckung für globale Belegschaften
Übersichtliche, leicht zugängliche Benutzeroberfläche – Einfache Navigation in jeder Sprache

Zweiwege-Kommunikation

Das Webportal ermöglicht einen anonymen wechselseitigen Dialog:

Melden Sie sich mit der Fallreferenznummer wieder an.
Nachrichten von Ermittlern anzeigen
Beantworten Sie Folgefragen
Status-Updates erhalten
Wahren Sie während des gesamten Prozesses vollständige Anonymität.

Vorteile des Webportals

Schriftliche Aufzeichnung:

Reporter können ihren Bericht sorgfältig verfassen.
Zeit, unterstützende Beweise zu sammeln
Dauerhafte Aufzeichnung der eingereichten Unterlagen
Kein Druck durch Echtzeit-Konversation

Barrierefreiheit:

Rund um die Uhr über jede Internetverbindung verfügbar
Es ist nicht nötig, einen Termin für einen Anruf zu vereinbaren.
Geeignet für Remote-Mitarbeiter
Kann von zu Hause oder vom Büro aus aufgerufen werden

Kanal 3: Mobile Plattform (Responsive Access)

Für Mobilgeräte optimierte Erfahrung

Unsere Berichtsplattform ist vollständig mobilfähig und funktioniert daher gleichermaßen gut auf:

Mobiltelefone – Optimiert für kleinere Bildschirme
Tablets – Für Tablet-Oberflächen skaliert
Desktop-Computer – Volle Funktionalität auf allen Geräten
Jedes Betriebssystem – Funktioniert auf iOS, Android, Windows und weiteren Systemen

Bericht unterwegs

Mobiler Zugriff bedeutet, dass Mitarbeiter:

Melden Sie Bedenken unverzüglich.
Von jedem Ort aus einreichen – Sie müssen nicht warten, bis Sie an einem Computer sind.
Fotos direkt von der Handykamera hochladen
Greifen Sie unterwegs oder beim Arbeiten im Homeoffice auf das sichere Portal zu.
Benachrichtigungen über Fallaktualisierungen erhalten (sofern aktiviert)

Gleiche Sicherheit auf Mobilgeräten

Die mobile Plattform verfügt über alle Sicherheitsfunktionen:

End-to-End-Verschlüsselung
Sichere Anmeldung mit Fallreferenznummern
Anonyme Meldemöglichkeit
Zugriff auf bidirektionale Nachrichtenübermittlung
DSGVO-konformer Datenschutz

Vorteile mobiler Plattformen

Sofortiger Zugriff:

Bericht zum Zeitpunkt der Beobachtung des Fehlverhaltens
Keine Verzögerung beim Warten auf den Zugriff auf den Computer
Beweise mit der Handykamera festhalten
Von überall und jederzeit einreichen

Bequemlichkeit:

Vertraute mobile Benutzeroberfläche
Schneller Einreichungsprozess
Touch-optimierte Formulare
Benachrichtigungsoptionen

Kanal 4: E-Mail-Berichterstattung

Direkte E-Mail-Übermittlung

In den meisten Fällen stellt Safecall seinen Kunden eine einzigartige, vertrauliche E-Mail-Adresse für die Einreichung von Meldungen zur Verfügung:

Direkte Einreichung – Senden Sie Ihre Anliegen per E-Mail
Dokumentenanhänge – Fügen Sie Belege bei
Schriftliche Form – Verfassen Sie Berichte im E-Mail-Format.
Vertrauliche Weiterleitung – E-Mails werden direkt an Safecall weitergeleitet, nicht an interne IT-Systeme.

Professionelle Verarbeitung

Alle E-Mail-Berichte sind:

Sofort bestätigt – Empfangsbestätigung
Professionell verarbeitet – In ein Fallmanagementsystem umgewandelt
Zugewiesene Fallreferenznummern – Zur Nachverfolgung und Weiterverfolgung
Unterliegt denselben Untersuchungsprotokollen – Gleichbehandlung unabhängig vom Kanal

Übersetzungsdienstleistungen

E-Mail-Berichte profitieren von unseren Übersetzungskapazitäten:

In jeder Sprache einreichen
Professionelle Übersetzung ins Englische bereitgestellt
Originalsprachiger Bericht erhalten
Der Kunde erhält beide Versionen.

Vorteile der E-Mail-Berichterstattung

Flexible Zusammensetzung:

Schreiben und überarbeiten Sie vor dem Versenden
Detaillierte Chronologien einfügen
Vorhandene E-Mail-Beweise weiterleiten
Mehrere Dokumente kopieren

Vertrautes Format:

Jeder weiß, wie man E-Mails benutzt.
Kein neues System zu erlernen
Kann Kollegen als Zeugen hinzuziehen
Einfaches Bereitstellen von Updates über Antwort

Statistiken zum Multi-Channel-Reporting

Unsere Daten zeigen, wie wichtig es ist, alle vier Kanäle anzubieten:

Telefonische Meldung vs. Online-Meldung

55 % mehr namentliche Meldungen per Telefon als online
50 % höhere Wahrscheinlichkeit, dass Beschwerden über Belästigung/Mobbing per Telefon erfasst werden
Emotionale Themen lassen sich leichter am Telefon besprechen.
Komplexe Situationen lassen sich oft besser durch Gespräche erklären.

Die Kanalpräferenzen variieren je nach demografischen Merkmalen.

Jüngere Mitarbeiter – Bevorzugen oft Web- oder mobile Kanäle
Ältere Mitarbeiter – Bevorzugen möglicherweise Telefon oder E-Mail
Remote-Mitarbeiter – Intensive Nutzer von Web- und Mobilplattformen
Mitarbeiter mit Kundenkontakt – Bevorzugen oft Telefonate über private Geräte
Büroangestellte – Mischung aus allen Kanälen, je nach Art des Anliegens

Bessere Gesamtberichterstattung mit Multi-Channel

Organisationen, die alle vier Kanäle anbieten, sehen:

Erhöhtes Gesamtvolumen der Berichte
Größere Vielfalt der erfassten Anliegen
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit mit dem Berichtsprozess
Verbesserte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch Multi-Channel-Zugang

Anforderungen der EU-Whistleblowing-Richtlinie

Die EU-Richtlinie schreibt vor, dass Organisationen Folgendes bereitstellen müssen:

Sowohl mündliche als auch schriftliche Berichterstattungskanäle
Zugängliche Methoden für alle potenziellen Reporter
Unparteiische und kompetente Bearbeitung aller Kanäle

Der Multi-Channel-Ansatz von Safecall gewährleistet vollständige Compliance:

Telefon = mündliche Berichterstattung erforderlich ✓
Web, Mobilgeräte, E-Mail = schriftliche Meldepflicht ✓
Alle Kanäle werden von unabhängigen Experten betreut ✓

Britische Vorschriften zum Whistleblowing

Die britischen Leitlinien empfehlen mehrere Meldewege:

Interne und externe Optionen
Verschiedene Kommunikationsmethoden
Rund um die Uhr verfügbar
Unterstützung für Mitarbeiter mit Behinderungen

Unser Vierkanalsystem übertrifft die Anforderungen des Vereinigten Königreichs.

Globale Best Practice

Internationale Standards erkennen zunehmend an, dass die Wahl des Kanals von entscheidender Bedeutung ist für:

Maximierung der Barrierefreiheit
Förderung der Berichterstattung
Erfassung vollständiger Informationen
Erfüllung vielfältiger Mitarbeiterbedürfnisse

Integriertes Fallmanagement

Alle vier Meldewege münden in ein einheitliches Fallmanagementsystem:

Eine einzige Plattform für alle Berichte

Berichte aus Telefon, Web, Mobilgeräten und E-Mail werden im selben System angezeigt.
Konsistente Fallnummerierung über alle Kanäle hinweg
Einheitlicher Untersuchungsablauf unabhängig von der Einreichungsmethode
Umfassende Berichterstattung und Analysen über alle Kanäle hinweg

Nahtloser Untersuchungsprozess

Die Ermittler bearbeiten alle Meldungen über:

Zentral verwaltete Fälle – unabhängig vom verwendeten Kanal
Konsistente Datenfelder – Standardisierte Informationserfassung
Integrierte Dokumentenspeicherung – Alle Nachweise an einem Ort
Cross-Channel-Follow-up – Kann für die Folgekommunikation zwischen Kanälen wechseln

Implementierung und Support

Schnelle Einrichtung über alle Kanäle hinweg

Die Implementierung des Multi-Channel-Systems von Safecall ist ganz einfach:

Telefon-Hotline – Kann innerhalb von 24 Stunden eingerichtet werden
Webportal – Individuell auf Ihre Organisation zugeschnitten
Mobiler Zugriff – Automatisch verfügbar über das Webportal
E-Mail-Berichterstattung – Einzigartige Adresse schnell konfiguriert

Werbeunterstützung

Wir stellen Materialien zur Verfügung, um alle Kanäle zu bewerben:

Poster – Alle vier Berichtsmethoden werden gezeigt
Wallet-Karten – Kontaktdaten für Telefon und Internet
Intranet-Inhalte – Für Web- und Mobilwerbung
E-Mail-Vorlagen – Einführung der E-Mail-Berichtsoption

Schulung und Sensibilisierung

Unsere Schulungsprogramme umfassen:

Wie man die einzelnen Kanäle nutzt
Wann ist jeder Kanal am besten geeignet?
Anonymitätsmerkmale der einzelnen Methoden
Was passiert nach Einreichung der Berichte?

Den richtigen Kanal auswählen

Entscheidungshilfe für Reporter

Nutzen Sie die Telefon-Hotline, wenn Sie:

Möchten Sie Ihre Bedenken besprechen?
Haben Sie ein emotionales oder sensibles Thema?
Sprechen lieber als schreiben
Sofortige Empathie und Unterstützung wünschen
Benötigen Sie Hilfe bei der Formulierung des Problems?

Nutzen Sie das Webportal, wenn Sie:

Schreiben Sie Ihre Anliegen lieber auf
Möchten Sie Ihren Bericht sorgfältig verfassen?
Dokumente müssen hochgeladen werden
Vollständige Anonymität wünschen
Keine Unterhaltung bevorzugen

Verwenden Sie die mobile Plattform, wenn Sie:

Muss sofort gemeldet werden
Ich habe keinen Zugang zu einem Computer.
Beweise fotografieren wollen
Arbeiten aus der Ferne
Häufig reisen

Verwenden Sie E-Mail-Berichte, wenn Sie:

Vorhandene E-Mail-Beweise
Bevorzugen Sie das vertraute E-Mail-Format
Möchten Sie die Korrespondenz weiterleiten?
Mehrere Dokumente müssen beigefügt werden
Möchten Sie eine schriftliche Bestätigung der Einreichung?

Warum alle vier Kanäle unverzichtbar sind

Einige Whistleblowing-Anbieter bieten nur einen oder zwei Kanäle an. Wir bei Safecall sind der Meinung, dass alle vier Kanäle notwendig sind, weil:

Barrierefreiheit ist keine Option

Das Nichtbereitstellen eines Telefons schließt Mitarbeiter aus, die nicht gut schreiben können.
Keine Online-Bereitstellung schließt Mitarbeiter ohne Privatsphäre für Anrufe aus.
Das Nichtanbieten von Mobilgeräten schließt Remote- und reisende Mitarbeiter aus.
Wenn Sie keine E-Mail-Adresse angeben, werden diejenigen ausgeschlossen, die ein vertrautes Format wünschen.

Die Qualität variiert je nach Kanal

Das Telefon ermöglicht detailliertere emotionale Berichte.
Das Internet produziert strukturiertere Sachberichte.
Mobile Geräte ermöglichen die sofortige Erfassung von Beweismitteln.
E-Mail ermöglicht die Einbeziehung bestehender Korrespondenz

Echte Wahlmöglichkeiten erhöhen die Berichterstattung

Mitarbeiter melden sich eher, wenn sie:

Wählen Sie ihre bevorzugte Methode
Kanäle für die Nachverfolgung wechseln
Verwenden Sie verschiedene Kanäle für unterschiedliche Anliegen.
Fühlen Sie sich durch Ihre Wahl gestärkt

Technische Daten

Sicherheit über alle Kanäle hinweg

Alle vier Meldewege bieten:

End-to-End-Verschlüsselung – Daten werden während der Übertragung und im Ruhezustand geschützt
Sichere Authentifizierung – Zugriffskontrollen für Portal und E-Mail
Keine Audioaufzeichnung – Telefonate werden nicht aufgezeichnet
Keine Anruferkennung – Anonymität beim Telefonieren gewahrt
DSGVO-Konformität – Vollständige Einhaltung des Datenschutzes
ISO 27001-Normen – Informationssicherheits-Management
Microsoft Dynamics 365-Plattform – Infrastruktur auf Unternehmensniveau

Verfügbarkeit und Betriebszeit

Telefonische Erreichbarkeit rund um die Uhr – Dreischicht-System
99,9 % Verfügbarkeit der Webplattform – Robuste Hosting-Infrastruktur
Jederzeit mobil verfügbar – Kontinuierlicher mobiler Zugriff
E-Mail-Überwachung rund um die Uhr – Schnelle Reaktion auf Einsendungen

Erste Schritte mit Multi-Channel-Zugriff

Die Multi-Channel-Meldung von Safecall ist standardmäßig in unserem Whistleblowing-Service enthalten:

Alle vier Kanäle sind vom ersten Tag an verfügbar.
Keine zusätzlichen Kosten für mehrere Kanäle
Vollständig integriertes System – Nahtloses Fallmanagement
Umfassender Support – Schulungs- und Werbematerialien inklusive

Mehrkanalzugang