Vertrauliche Meldungen – oder das Fehlen solcher Meldungen –, wenn ein Mitarbeiter am Arbeitsplatz etwas Unrechtes beobachtet – finanzielles Fehlverhalten, Belästigung, einen Sicherheitsverstoß –, sind die Entscheidung, ob man sich zu Wort meldet, selten einfach.
Die Angst, identifiziert, nicht geglaubt oder bestraft zu werden, beeinflusst diese Entscheidung ebenso stark wie das Fehlverhalten selbst. Vertrauliche Meldekanäle dienen dazu, dieser Angst direkt entgegenzuwirken, indem sie einen strukturierten, geschützten Weg schaffen, über den Bedenken geäußert werden können, ohne dass die Person, die sie vorbringt, enttarnt wird.
Zu verstehen, wie diese Schutzmaßnahmen in der Praxis funktionieren, ist nicht nur für die Mitarbeiter von Bedeutung, sondern auch für die Compliance-Beauftragten und Personalverantwortlichen, die für die Konzeption und Pflege von Meldesystemen zuständig sind, die von den Mitarbeitern auch tatsächlich genutzt werden.
Wozu vertrauliche Meldekanäle dienen
Ein vertraulicher Meldekanal – sei es eine Telefon-Hotline, ein digitales Portal oder eine Kombination aus beidem – dient dazu, Bedenken von Mitarbeitern, Auftragnehmern, Lieferanten oder anderen Interessengruppen so entgegenzunehmen, dass die Identität des Meldenden vom Inhalt der Meldung getrennt bleibt. Ziel ist es, sicherzustellen, dass eine Person ein Anliegen vorbringen kann, ohne dass dieses über den Kanal selbst auf sie zurückverfolgt werden kann.
Diese Trennung vollzieht sich auf mehreren Ebenen: auf technischer, verfahrenstechnischer und menschlicher Ebene. Jede dieser Ebenen trägt dazu bei, wie gut der Kanal die Menschen, die ihn nutzen, tatsächlich schützt.
Technische Schutzmaßnahmen
Auf technischer Ebene regelt ein gut konzipierter vertraulicher Kanal, welche Daten erfasst werden, wie sie gespeichert werden und wer darauf zugreifen darf. Zu den wichtigsten Merkmalen gehören:
- Keine Audioaufzeichnung von Anrufen – wodurch das Risiko einer Identifizierung anhand der Stimme oder der Speicherung biometrischer Daten ausgeschlossen wird
- Verschlüsselte Datenspeicherung mit eingeschränkten Zugriffsrechten
- Datenaufbewahrung im Vereinigten Königreich, wodurch sichergestellt wird, dass personenbezogene Daten einen festgelegten Rechtsraum nicht verlassen
- DSGVO-konformer Umgang mit Daten, mit klaren Richtlinien zur Datenaufbewahrung und Verfahren zur Bearbeitung von Auskunftsersuchen betroffener Personen
- Die Zertifizierung nach ISO 27001 als unabhängiger Nachweis für das Informationssicherheitsmanagement
Das Fehlen von Anrufaufzeichnungen verdient besondere Beachtung. Bei einem telefonbasierten Kanal hinterlassen Audioaufzeichnungen eine Spur biometrischer Daten, die – wenn auch unbeabsichtigt – die Identität des Hinweisgebers gefährden kann. Kanäle, bei denen keine Anrufe aufgezeichnet werden, schließen diesen Risikoaspekt vollständig aus – ein wichtiger Schutz in Fällen, in denen die Stimme des Hinweisgebers für diejenigen, die den Vorwurf untersuchen, erkennbar sein könnte.
Verfahrensrechtliche Garantien
Technische Kontrollmaßnahmen allein reichen nicht aus. Die Verfahren, die regeln, wie Meldungen nach ihrem Eingang behandelt werden, sind für den Schutz der Mitarbeiter ebenso wichtig.
Zu wirksamen Verfahrensgarantien gehören strenge Beschränkungen hinsichtlich der Personen innerhalb der Organisation, die Zugang zu den gemeldeten Informationen erhalten, klare Eskalationswege, die eine versehentliche Offenlegung der Identität des Meldenden verhindern, dokumentierte Protokolle zur Fallbearbeitung, die unabhängig vom Rang der betroffenen Personen einheitlich angewendet werden, sowie Richtlinien, die Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben Bedenken äußern, ausdrücklich verbieten.
Die Freshfields-Whistleblowing-Umfrage 2023 ergab, dass 43 % der Befragten bereits in eine Whistleblowing-Situation verwickelt waren – ein Anstieg gegenüber 32 % im Jahr 2020. Diese Zahl spiegelt sowohl ein gesteigertes Bewusstsein für das Recht auf Meldung als auch eine höhere Anzahl von vorgebrachten Bedenken wider. Unternehmen, deren Verfahren robust genug sind, um dieses Volumen zu bewältigen, und sensibel genug, um jede einzelne Person zu schützen, die dazu beiträgt, sind besser in der Lage, auf die gewonnenen Erkenntnisse zu reagieren.
Rechtliche Schutzmaßnahmen
Vertrauliche Meldekanäle werden durch einen rechtlichen Rahmen ergänzt und gestützt, der darauf ausgelegt ist, Personen zu schützen, die Bedenken äußern. Im Vereinigten Königreich bietet der „Public Interest Disclosure Act 1994“ (PIDA) Arbeitnehmern, die berechtigte Meldungen machen, arbeitsrechtlichen Schutz – einschließlich Schutz vor Benachteiligungen und Entlassungen, die aus einer geschützten Meldung resultieren.
Das Arbeitsrechtsgesetz von 2025 hat diesen Rahmen weiter ausgebaut. Seit Beginn der ersten Umsetzungsphase im April 2026 umfasst es sexuelle Belästigung ausdrücklich als eine Kategorie geschützter Meldungen und führt neue Rechenschaftspflichten für Arbeitgeber ein. Unabhängig davon erlegt das seit Oktober 2024 geltende Arbeitnehmer-Schutzgesetz von 2023 den Arbeitgebern eine positive Pflicht zur Verhinderung sexueller Belästigung am Arbeitsplatz auf, wobei die Entschädigungszahlungen um 25 % erhöht werden, wenn diese Pflicht nicht erfüllt wurde.
Diese rechtlichen Schutzmaßnahmen ersetzen nicht die Notwendigkeit eines gut konzipierten Meldekanals. Sie bilden die Mindestvoraussetzung; der Kanal entscheidet darüber, ob sich die Mitarbeiter sicher genug fühlen, ihn zu nutzen.
Die Rolle der Unabhängigkeit
Einer der wichtigsten Aspekte, durch den ein vertraulicher Meldekanal Mitarbeiter schützt, ist seine Unabhängigkeit. Wenn ein Verdachtsfall über einen internen Kanal gemeldet wird – sei es an einen Vorgesetzten, die Personalabteilung oder ein internes Ethikteam –, verlässt sich der Meldende darauf, dass das Unternehmen die Angelegenheit selbst untersucht. Betrifft der Verdachtsfall Führungskräfte oder gibt es Grund, an der Unparteilichkeit der Beteiligten zu zweifeln, ist dieses Vertrauen nur schwer aufrechtzuerhalten.
Ein extern betriebener Kanal sorgt für eine strukturelle Trennung zwischen dem Vorgang der Meldung und der Organisation, über die berichtet wird. Die Meldung wird von einem Dritten entgegengenommen und bearbeitet, wodurch das Risiko verringert wird, dass interne Dynamiken die Art und Weise der Bearbeitung beeinflussen. Für Mitarbeiter, die abwägen, ob sie ein Anliegen überhaupt vorbringen sollen, kann diese Unabhängigkeit ausschlaggebend sein.
Daten von Safecall zeigen, dass über den telefonischen Kanal 22,7 % mehr identifizierte Hinweisgeber gewonnen werden als über schriftliche Kanäle – ein Beleg für das Vertrauen, das eine menschliche Stimme, die mit Sorgfalt und fachlicher Kompetenz eingesetzt wird, aufbauen kann. Alle Safecall-Anrufbearbeiter sind ehemalige britische Polizeibeamte mit jeweils mindestens 25 Jahren Ermittlungserfahrung, die zusammen mehr als 800 Jahre Fachwissen in jede Interaktion einbringen.
Was Mitarbeiter von einem vertraulichen Kommunikationskanal erwarten sollten
Ein vertraulicher Meldekanal, der die Mitarbeiter wirklich schützt, sollte klare Informationen darüber liefern, was nach einer Meldung geschieht, eine einheitliche Bearbeitung unabhängig davon, wen die Meldung betrifft, die Möglichkeit, während des gesamten Verfahrens – einschließlich etwaiger Folgemaßnahmen – anonym zu bleiben, sowie einen Mechanismus für die Rückmeldung über das Ergebnis bieten, sofern die Gestaltung des Kanals dies zulässt.
Kann eine Organisation nicht alle diese Funktionen intern bereitstellen, ist die externe Bereitstellung der zuverlässigere Weg, um diesen Standard zu erfüllen.
Weiterführende Ressourcen
Sicherheit und Anonymität bei der Meldung von Missständen – safecall.co.uk/resources/whistleblowing-security-anonymity/
Wie fördern sichere anonyme Kanäle das Vertrauen? – safecall.co.uk/resources/how-do-secure-anonymous-channels-foster-trust/
Whistleblowing, Datenschutz und DSGVO – safecall.co.uk/resources/whistleblowing-data-privacy-gdpr/
Rechtlicher Rahmen für Whistleblowing im Vereinigten Königreich – safecall.co.uk/resources/uk-whistleblowing-legal-framework/
Wenden Sie sich an Safecall
Safecall bietet Organisationen in ganz Großbritannien und weltweit unabhängige, vertrauliche Whistleblowing-Dienstleistungen an. Wenn Sie derzeit prüfen, inwieweit Ihre Meldekanäle die Personen schützen, die sie nutzen, können wir Ihnen dabei helfen, Ihr derzeitiges Vorgehen zu bewerten.
Kontakt: safecall.co.uk/en/contact-us/ | +44 (0) 191 516 7720
Quellen und weiterführende Literatur
Freshfields-Umfrage zum Thema Whistleblowing 2023 – Freshfields Bruckhaus Deringer
Safecall-Benchmark-Bericht 2024 – safecall.co.uk
Gesetz über die Offenlegung von Informationen im öffentlichen Interesse von 1994 – legislation.gov.uk
Gesetz über Arbeitnehmerrechte von 2025 – legislation.gov.uk
Gesetz zum Schutz der Arbeitnehmer von 2023 – legislation.gov.uk
ISO/IEC 27001:2022 – iso.org