Die Gewährleistung, dass Mitarbeiter Fehlverhalten am Arbeitsplatz anonym melden können, ist eine Verpflichtung der Unternehmensführung, die durch die Gestaltung der Strukturen verdient werden muss und nicht allein durch Richtlinien durchgesetzt werden kann.
Der Unterschied zwischen einem Unternehmen, das über einen Whistleblowing-Kanal verfügt, und einem Unternehmen, dessen Whistleblowing-Kanal das Vertrauen der Mitarbeiter genießt und von diesen genutzt wird, hängt von den praktischen Entscheidungen ab, die hinsichtlich des Aufbaus, der Kommunikation und der Pflege dieses Kanals getroffen werden.
Dies ist ebenso sehr eine Frage der Umsetzung wie eine Frage der Richtlinien. Die Organisationen, die dies gut umsetzen, sind diejenigen, die jeden Punkt, an dem die Anonymität gefährdet werden könnte, geprüft und gezielte Maßnahmen ergriffen haben, um diese Lücken zu schließen. Dieser Abschnitt fasst die wichtigsten Aspekte der Umsetzung über den gesamten Lebenszyklus einer anonymen Meldung zusammen: Gestaltung des Meldekanals, Entgegennahme, Fallbearbeitung, Kommunikation und Überprüfung.
Beginnen Sie mit der Kanalauslegung
Die anonyme Meldung von Fehlverhalten am Arbeitsplatz beginnt mit einem Kanal, der strukturell so ausgelegt ist, dass Meldungen entgegengenommen werden können, ohne dass dabei personenbezogene Daten erfasst werden. Dies schließt Meldewege aus, die nicht für diesen Zweck konzipiert sind – eine E-Mail an die Personalabteilung, eine Beschwerde beim Vorgesetzten, ein allgemeines Feedback-Formular –, da keiner dieser Wege eine sinnvolle Anonymität oder die dafür erforderliche Infrastruktur zur Fallbearbeitung bietet.
Ein speziell für diesen Zweck eingerichteter anonymer Kanal sollte mindestens Folgendes bieten:
- Eine spezielle Telefon-Hotline ohne Erfassung der Anrufer-ID und ohne Aufzeichnung der Gespräche
- Ein sicheres Webportal, auf das man ohne Anmeldedaten der Organisation zugreifen kann
- Eine eindeutige Fallreferenz, die dem Melder beim ersten Kontakt zugewiesen wird und eine anonyme Kommunikation in beide Richtungen ermöglicht
- Unterstützung mehrerer Sprachen, entsprechend der geografischen Verteilung der Belegschaft der Organisation
- Rund um die Uhr erreichbar, sodass die Entscheidung, einen Vorfall zu melden, nicht durch Arbeitszeiten oder Zeitzonen eingeschränkt wird
Besonders hervorzuheben ist das Fehlen von Anrufaufzeichnungen. Audioaufzeichnungen hinterlassen eine Spur biometrischer Daten, die – wenn auch unbeabsichtigt – die Identität des Reporters gefährden kann. Ein Kanal, der keine Anrufe aufzeichnet, beseitigt dieses Risiko bereits an der Quelle, anstatt es erst im Nachhinein zu bewältigen.
Den Kanal ausdrücklich auf Fehlverhalten überprüfen
Mitarbeiter melden Vorfälle eher, wenn ihnen klar ist, wozu der Kanal dient. Ein Kanal, der lediglich als allgemeine Whistleblowing-Hotline beschrieben wird, lässt Unsicherheit darüber aufkommen, ob das Anliegen, das eine Person vorbringen möchte – Belästigung, Diskriminierung, finanzielles Fehlverhalten, Verstöße gegen Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften –, in den Anwendungsbereich fällt.
Eine klare Abgrenzung, die in verständlicher Sprache kommuniziert wird, verringert diese Unsicherheit. Die Verhaltenskategorien, die unter diesen Kanal fallen, sollten in allen diesbezüglichen Mitteilungen klar angegeben werden, dem tatsächlichen Risikoprofil der Organisation entsprechen und aktualisiert werden, sobald sich aufgrund gesetzlicher Entwicklungen die Definition dessen ändert, was als meldepflichtiger Vorfall gilt.
Das Arbeitsrechtsgesetz von 2025, das ab April 2026 in Kraft tritt, führt sexuelle Belästigung ausdrücklich als Kategorie für geschützte Meldungen ein. Das Arbeitnehmer-Schutzgesetz von 2023, das ab Oktober 2024 in Kraft tritt, erlegt Arbeitgebern eine positive Pflicht zur Verhinderung sexueller Belästigung auf, wobei die Entschädigungssummen um 25 % erhöht werden, wenn diese Pflicht nicht erfüllt wird. Unternehmen, die den Geltungsbereich ihrer Meldekanäle und ihre Kommunikation nicht an diese Entwicklungen angepasst haben, arbeiten mit veralteten Richtlinien – was sowohl ein Compliance-Risiko als auch ein praktisches Risiko darstellt.
Den Zugriff auf Fallinformationen streng regeln
Sobald eine Meldung eingegangen ist, hängt es von der Bearbeitung des Falls ab, ob die Anonymität in der Praxis gewahrt bleibt. Der häufigste Schwachpunkt ist kein technischer Verstoß, sondern ein Versagen der Zugriffskontrolle: zu viele Personen haben Einblick in die Fallinformationen, oder die falschen Personen haben in der falschen Phase Zugriff darauf.
Eine effektive Fallsteuerung erfordert eine festgelegte Zugriffsrichtlinie, in der festgelegt ist, wer in welcher Phase Zugriff auf die einzelnen Fälle hat, eine dokumentierte Begründung für jede Zugriffsentscheidung sowie einen Prüfpfad, der aufzeichnet, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. Betrifft der Fall eine hochrangige Person, sollte das Bearbeitungsteam gezielt so ausgewählt werden, dass Interessenkonflikte vermieden werden – was bedeuten kann, dass die üblichen Eskalationswege vollständig umgangen werden müssen.
Die CIPD-Daten für 2024 sind in diesem Zusammenhang aufschlussreich: 81 % der Arbeitgeber sind der Meinung, dass sie genug tun, um Fehlverhalten am Arbeitsplatz zu bekämpfen, während nur 36 % der Beschäftigten das Gefühl haben, dass ihre Bedenken ausgeräumt werden. Diese Diskrepanz spiegelt nicht nur Kommunikationsprobleme wider, sondern auch inhaltliche Mängel im Umgang mit solchen Fällen, die die Beschäftigten wahrnehmen und in Erinnerung behalten. Eine strenge Zugriffskontrolle trägt dazu bei, diese Lücke zu schließen.
Anonymität während der Ermittlungen wahren
In der Untersuchungsphase wird die Anonymität am häufigsten gefährdet – nicht durch absichtliche Offenlegung, sondern durch Ermittlungsmaßnahmen, die durch Ausschlussverfahren den Kreis der Personen eingrenzen, die den Hinweis gegeben haben könnten. Eine Untersuchung, bei der ausschließlich die unmittelbaren Kollegen des Hinweisgebers befragt werden oder bei der Dokumente in einer Weise angefordert werden, die Aufschluss darüber gibt, wonach gesucht wird, kann den Hinweisgeber enttarnen, ohne dass dies beabsichtigt ist.
Zu bewährten Vorgehensweisen gehört es, die Ermittler vor Beginn der Ermittlungen ausdrücklich über die Anonymitätspflicht zu unterrichten, Ermittlungsschritte so zu gestalten, dass die Identität des Hinweisgebers nicht versehentlich preisgegeben wird, und vorgeschlagene Ermittlungsmaßnahmen vor ihrer Durchführung anhand einer Anonymitätsrisikobewertung zu prüfen. Ist der Verdacht schwerwiegend genug, um eine formelle Untersuchung zu rechtfertigen, bringen professionelle Ermittlungsdienste – die separat als eigenständiger Auftrag beauftragt werden – das Fachwissen mit, um diese Risiken zu bewältigen, über das interne Teams oft nicht verfügen.
Den Kanal einheitlich und glaubwürdig kommunizieren
Ein anonymer Meldekanal, den die Mitarbeiter nicht kennen, nicht verstehen oder dem sie keinen Glauben schenken, wird nicht genutzt werden. Die Kommunikation muss nachhaltig, sichtbar und glaubwürdig sein – es darf sich nicht um eine einmalige Einführung einer Richtlinie handeln, sondern um eine kontinuierliche Präsenz in den Kanälen, mit denen die Mitarbeiter tatsächlich in Berührung kommen.
Zu den praktischen Kommunikationsmaßnahmen gehören eine prominente Platzierung in den Einführungsunterlagen für neue Mitarbeiter, regelmäßige Hinweise in der internen Kommunikation, sichtbare Unterstützung durch die Führungsspitze sowie die klare Kommunikation der Verpflichtung zur Vermeidung von Vergeltungsmaßnahmen in einer für die Mitarbeiter verständlichen Sprache. Der Safecall-Benchmark-Bericht 2024 zeigt, dass jeder dritte Mitarbeiter das Telefon als Meldekanal bevorzugt – ein Ergebnis, das die Bedeutung eines Mehrkanalzugangs unterstreicht, anstatt standardmäßig ausschließlich auf digitale Kanäle zurückzugreifen.
Das Programm regelmäßig überprüfen und verbessern
Die Gewährleistung anonymer Meldungen ist keine einmalige Maßnahme. Die regulatorischen Anforderungen entwickeln sich weiter, die Zusammensetzung der Belegschaft ändert sich, die Meldeverhalten verschieben sich, und die Kategorien von Fehlverhalten, die Mitarbeiter beobachten, spiegeln das aktuelle Risikoumfeld der Organisation wider – nicht das, das zum Zeitpunkt der letzten Überprüfung des Programms bestand.
Im Rahmen einer strukturierten jährlichen Überprüfung des Programms zur anonymen Meldung sollte untersucht werden, ob die Gestaltung des Meldekanals weiterhin den aktuellen Sicherheits- und regulatorischen Standards entspricht, ob das Meldevolumen und die Meldekategorien auf Lücken im Bewusstsein oder im Anwendungsbereich hindeuten, ob die Ergebnisse der Fallbearbeitung die den Mitarbeitern zugesagte Qualität der Reaktion widerspiegeln und ob jüngste gesetzliche Entwicklungen Aktualisierungen der Richtlinien oder der Kommunikation erfordern.
Safecall betreibt seit 1999 unabhängige, anonyme Whistleblowing-Programme für Organisationen in ganz Großbritannien und weltweit. Alle Mitarbeiter, die die Anrufe entgegennehmen, sind ehemalige britische Polizeibeamte mit mindestens 25 Jahren Ermittlungserfahrung – das Team verfügt insgesamt über mehr als 800 Jahre Fachwissen – und die Anrufe werden niemals aufgezeichnet. Für Organisationen, die ihre Möglichkeiten zur anonymen Meldung von Missständen aufbauen oder stärken möchten, beseitigt eine unabhängige Bereitstellung die strukturellen Konflikte, die interne Kanäle nicht lösen können.
Weiterführende Ressourcen
Sicherheit und Anonymität bei der Meldung von Missständen – safecall.co.uk/resources/whistleblowing-security-anonymity/
Wie können Unternehmen anonyme Meldungen ohne Angst fördern? – safecall.co.uk/resources/how-can-companies-encourage-anonymous-reporting-without-fear/
Welche Sicherheitsstandards gelten für ausgelagerte Whistleblowing-Lösungen? – safecall.co.uk/resources/what-are-the-security-standards-for-outsourced-whistleblowing-solutions/
Eine Kultur der offenen Kommunikation schaffen – safecall.co.uk/resources/building-speak-up-culture/
Wenden Sie sich an Safecall
Safecall bietet Organisationen in ganz Großbritannien und weltweit unabhängige, anonyme Whistleblowing-Dienste an. Wenn Sie gerade dabei sind, ein System zur anonymen Meldung von Fehlverhalten am Arbeitsplatz einzurichten oder zu überprüfen, können wir Ihnen dabei helfen, Ihren derzeitigen Ansatz zu bewerten und herauszufinden, in welchen Bereichen ein unabhängiger Anbieter den größten Mehrwert bietet.
Kontakt: safecall.co.uk/en/contact-us/ | +44 (0) 191 516 7720
Quellen und weiterführende Literatur
Safecall-Benchmark-Bericht 2024 – safecall.co.uk
CIPD Good Work Index 2024 – cipd.org
Gesetz über Arbeitnehmerrechte von 2025 – legislation.gov.uk
Gesetz zum Schutz der Arbeitnehmer von 2023 – legislation.gov.uk
Gesetz über die Offenlegung von Informationen im öffentlichen Interesse von 1994 – legislation.gov.uk
ISO 37002:2021 Whistleblowing-Managementsysteme – iso.org