Garantir que les salariés puissent signaler de manière anonyme tout comportement répréhensible sur le lieu de travail est un engagement en matière de gouvernance qui doit se mériter par la conception même du système, et non être simplement imposé par une politique.
La différence entre une organisation disposant d'un dispositif d'alerte et une autre dont le dispositif d'alerte bénéficie de la confiance des salariés et est effectivement utilisé réside dans les choix concrets opérés quant à la manière dont ce dispositif est mis en place, communiqué et géré.
Il s'agit autant d'une question de mise en œuvre que d'une question de politique. Les organisations qui y parviennent le mieux sont celles qui ont examiné chaque point susceptible de compromettre l'anonymat – et qui ont pris des mesures délibérées pour combler ces lacunes. Ce volet rassemble les principaux aspects de la mise en œuvre tout au long du cycle de vie d'un signalement anonyme : conception du canal, réception, traitement des dossiers, communication et examen.
Commencez par la conception du canal
Le signalement anonyme des comportements répréhensibles sur le lieu de travail passe d’abord par un canal structurellement capable de recevoir des signalements sans enregistrer d’informations permettant d’identifier l’auteur. Cela exclut les voies de signalement qui ne sont pas conçues à cet effet – un e-mail adressé aux ressources humaines, une plainte déposée auprès d’un supérieur hiérarchique, un formulaire de retour d’expérience général –, car aucune d’entre elles n’offre un anonymat suffisant ni l’infrastructure nécessaire à la gestion des dossiers qui s’ensuit.
Un canal anonyme spécialement conçu à cet effet devrait offrir au minimum :
- Une ligne téléphonique dédiée sans identification de l'appelant ni enregistrement audio des appels
- Un portail web sécurisé accessible sans identifiants de connexion de l'entreprise
- Un numéro de dossier unique attribué au signalant dès le premier contact, permettant une communication bidirectionnelle anonyme
- Prise en charge de plusieurs langues, adaptée à la répartition géographique du personnel de l'organisation
- Disponibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, afin que la décision de signaler un incident ne soit pas limitée par les horaires de travail ou les fuseaux horaires
L'absence d'enregistrement des appels mérite d'être soulignée tout particulièrement. Les enregistrements audio génèrent une trace de données biométriques susceptible, même involontairement, de compromettre l'identité du journaliste. Un canal qui n'enregistre pas les appels élimine ce risque à la source plutôt que de le gérer en aval.
Analyser explicitement le canal à la recherche de comportements répréhensibles
Les salariés sont plus enclins à signaler des faits lorsqu'ils comprennent clairement à quoi sert ce canal. Un canal décrit uniquement comme une ligne d'alerte générale laisse planer un doute quant à savoir si le problème qu'une personne souhaite signaler – harcèlement, discrimination, malversations financières, manquements en matière de santé et de sécurité – relève bien de son champ d'application.
Une définition explicite du champ d'application, formulée en langage clair, permet de réduire cette incertitude. Les catégories de comportements visés par ce canal doivent être clairement énoncées dans toutes les communications le concernant, en adéquation avec le profil de risque réel de l'organisation, et mises à jour à mesure que l'évolution de la législation modifie ce qui constitue un fait à signaler.
La loi de 2025 sur les droits du travail, qui entrera en vigueur en avril 2026, inclut explicitement le harcèlement sexuel parmi les catégories de divulgation protégées. La loi de 2023 sur la protection des travailleurs, qui entrera en vigueur en octobre 2024, impose aux employeurs une obligation positive de prévenir le harcèlement sexuel, assortie d’une majoration de 25 % des indemnités accordées en cas de manquement à cette obligation. Les organisations qui n’ont pas mis à jour le champ d’application de leurs canaux de signalement et leurs communications pour tenir compte de ces évolutions fonctionnent selon des directives obsolètes, ce qui constitue un risque tant sur le plan de la conformité que sur le plan pratique.
Réglementer strictement l'accès aux informations relatives aux dossiers
Une fois le signalement reçu, c'est la manière dont le dossier est traité qui détermine si l'anonymat est effectivement préservé. La faille la plus courante n'est pas d'ordre technique, mais relève d'un défaut de contrôle d'accès : trop de personnes ont accès aux informations relatives au dossier, ou des personnes non autorisées y ont accès à un stade inapproprié.
Une bonne gestion des dossiers nécessite une politique d’accès clairement définie, précisant qui peut consulter chaque dossier et à quelle étape, une justification documentée pour chaque décision d’accès, ainsi qu’une piste d’audit consignant qui a consulté quoi et à quel moment. Lorsque l’affaire concerne un haut responsable, l’équipe chargée du dossier doit être sélectionnée de manière à éviter tout conflit d’intérêts, ce qui peut impliquer de contourner entièrement les procédures habituelles de remontée hiérarchique.
Les données du CIPD pour 2024 sont révélatrices à cet égard : 81 % des employeurs estiment qu’ils en font assez pour lutter contre les comportements inappropriés sur le lieu de travail, tandis que seuls 36 % des salariés ont le sentiment que leurs préoccupations sont prises en compte. Cet écart reflète non seulement des défaillances de communication, mais aussi des défaillances de fond dans la gestion des situations, que les salariés constatent et retiennent. Une gouvernance rigoureuse en matière d’accès contribue à combler cet écart.
Préserver l'anonymat tout au long de l'enquête
C'est au cours de la phase d'enquête que l'anonymat est le plus souvent compromis – non pas par une divulgation délibérée, mais par des mesures d'enquête qui, par élimination, permettent de réduire le nombre de personnes susceptibles d'avoir signalé le problème. Une enquête qui se limite à interroger les collègues directs du lanceur d'alerte, ou qui demande des documents d'une manière qui laisse transparaître ce que l'on cherche, peut révéler l'identité du lanceur d'alerte sans que personne ne le veuille.
Les bonnes pratiques consistent notamment à informer explicitement les enquêteurs de leur obligation de confidentialité avant le début de l’enquête, à concevoir des étapes d’enquête qui ne révèlent pas par inadvertance l’identité du lanceur d’alerte, et à examiner les mesures d’enquête proposées à la lumière d’une évaluation des risques liés à la confidentialité avant leur mise en œuvre. Lorsque la préoccupation est suffisamment grave pour justifier une enquête formelle, le recours à des services d’enquête professionnels – mandatés séparément, dans le cadre d’une mission distincte – apporte l’expertise nécessaire pour gérer ces risques, expertise dont les équipes internes ne disposent souvent pas.
Communiquer sur la chaîne de manière cohérente et crédible
Un canal de signalement anonyme que les employés ne connaissent pas, ne comprennent pas ou auquel ils ne font pas confiance ne sera pas utilisé. La communication doit être pérenne, visible et crédible : il ne s'agit pas d'un simple lancement ponctuel d'une politique, mais d'une présence constante sur les canaux que les employés utilisent réellement.
Parmi les mesures concrètes de communication, on peut citer une mise en avant dans les supports d’intégration du personnel, des rappels réguliers dans les communications internes, un soutien visible de la part de la direction et une communication explicite de l’engagement de non-représailles dans des termes compréhensibles pour les salariés. Le rapport de référence Safecall 2024 montre qu’un salarié sur trois préfère le téléphone comme canal de signalement – un constat qui souligne l’importance d’un accès multicanal plutôt que de se limiter par défaut à une offre exclusivement numérique.
Réviser et améliorer le programme à intervalles réguliers
Garantir l'anonymat des signalements ne se résume pas à une simple mise en œuvre ponctuelle. Les exigences réglementaires évoluent, la composition du personnel change, les modes de signalement évoluent, et les catégories de fautes professionnelles constatées par les employés reflètent l'environnement de risque actuel de l'organisation – et non celui qui prévalait lors de la dernière révision du programme.
Un examen annuel structuré du programme de signalement anonyme devrait permettre de vérifier si la conception du dispositif répond toujours aux normes actuelles en matière de sécurité et de réglementation, si les volumes et les catégories de signalements laissent entrevoir des lacunes en termes de sensibilisation ou de champ d'application, si les résultats obtenus dans le traitement des dossiers reflètent la qualité de la réponse qui avait été promise aux employés, et si les récentes évolutions législatives nécessitent une mise à jour des politiques ou des communications.
Depuis 1999, Safecall gère des programmes indépendants de signalement anonyme pour des organisations au Royaume-Uni et à l’international. Tous les opérateurs sont d’anciens policiers britanniques justifiant d’au moins 25 ans d’expérience dans le domaine des enquêtes – ce qui représente plus de 800 ans d’expertise cumulée au sein de l’équipe – et les appels ne sont jamais enregistrés. Pour les organisations qui souhaitent mettre en place ou renforcer leur dispositif de signalement anonyme, le recours à un prestataire indépendant permet d’éliminer les conflits structurels que les canaux internes ne peuvent pas résoudre.
Ressources connexes
Sécurité et anonymat dans le cadre du lancement d'alerte – safecall.co.uk/resources/whistleblowing-security-anonymity/
Comment les entreprises peuvent-elles encourager les signalements anonymes sans susciter de crainte ? – safecall.co.uk/resources/how-can-companies-encourage-anonymous-reporting-without-fear/
Quelles sont les normes de sécurité applicables aux solutions externalisées de signalement des irrégularités ? – safecall.co.uk/resources/what-are-the-security-standards-for-outsourced-whistleblowing-solutions/
Instaurer une culture de la parole libre – safecall.co.uk/resources/building-speak-up-culture/
Contactez Safecall
Safecall propose des services indépendants et anonymes de signalement aux organisations au Royaume-Uni et à l'international. Si vous mettez en place ou réévaluez votre dispositif de signalement anonyme des comportements répréhensibles sur le lieu de travail, nous pouvons vous aider à évaluer votre approche actuelle et à identifier les domaines dans lesquels le recours à un prestataire indépendant apporte le plus de valeur ajoutée.
Contactez-nous : safecall.co.uk/en/contact-us/ | +44 (0) 191 516 7720
Sources et lectures complémentaires
Rapport comparatif Safecall 2024 – safecall.co.uk
Indice « Good Work » 2024 du CIPD – cipd.org
Loi de 2025 sur les droits du travail – legislation.gov.uk
Loi de 2023 sur la protection des travailleurs – legislation.gov.uk
Loi de 1994 sur la divulgation d'informations d'intérêt public – legislation.gov.uk
ISO 37002:2021 Systèmes de gestion des signalements – iso.org