Eine Kultur zu schaffen, in der sich Mitarbeiter sicher fühlen, Bedenken anonym zu melden, geschieht nicht von selbst.
Um anonyme Meldungen zu fördern, sind bewusste Entscheidungen erforderlich – hinsichtlich der Gestaltung der Meldewege, des Verhaltens der Führungskräfte, der Kommunikation und der weiteren Vorgehensweise –, die den Mitarbeitern gemeinsam signalisieren, dass es wirklich sicher ist, sich zu äußern, dass dies wirklich geschätzt wird und dass wirklich darauf reagiert wird.
Dies ist ebenso sehr eine Herausforderung in Bezug auf die Umsetzung wie auch eine kulturelle Herausforderung. Organisationen, die systematisch vorgehen und die spezifischen Hindernisse angehen, die anonyme Meldungen verhindern, erzielen durchweg bessere Ergebnisse als solche, die sich allein auf Richtlinien verlassen.
Verstehen, warum Mitarbeiter schweigen
Wirksames Handeln beginnt mit einer genauen Diagnose. Die Hindernisse für anonyme Meldungen sind gut dokumentiert und ziehen sich branchenübergreifend durch. Mitarbeiter schweigen, weil sie trotz der Zusicherung der Anonymität befürchten, identifiziert zu werden, weil sie bezweifeln, dass auf ihre Bedenken eingegangen wird, weil sie sich nicht sicher sind, ob das, was sie beobachtet haben, schwerwiegend genug ist, um es zu melden, oder weil sie erlebt haben, dass Kollegen nach früheren Meldungen informelle Konsequenzen hinnehmen mussten.
Die CIPD-Daten für 2024 verdeutlichen die Kluft, die dadurch entsteht: 81 % der Arbeitgeber sind der Meinung, dass sie genug tun, um Fehlverhalten am Arbeitsplatz anzugehen, während nur 36 % der Beschäftigten das Gefühl haben, dass ihre Anliegen geklärt werden. Diese Diskrepanz von 45 Prozentpunkten ist kein Kommunikationsversagen – sie spiegelt einen wesentlichen Unterschied darin wider, wie das Melden von Vorfällen auf den einzelnen Ebenen der Organisation erlebt wird. Um diese Lücke zu schließen, müssen die tatsächlichen Ursachen für das Schweigen angegangen werden, anstatt nur zu betonen, dass der Kanal existiert.
Anonymität strukturell verankern
Der erste praktische Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Anonymität ein strukturelles Merkmal des Meldekanals ist und nicht nur eine politische Verpflichtung. Mitarbeiter, die verstehen, wie der Kanal funktioniert – welche Daten erfasst werden, wer Zugriff darauf hat und warum diese nicht zu ihnen zurückverfolgt werden können –, nutzen ihn mit größerer Wahrscheinlichkeit.
Zu den Merkmalen der strukturellen Anonymität, die eine klare Kommunikation ermöglichen, gehören:
- Keine Audioaufzeichnung von Telefongesprächen, wodurch das Risiko einer Stimmidentifizierung vollständig beseitigt wird
- Trennung der Identität des Berichterstatters vom Inhalt des Berichts zum Zeitpunkt des Eingangs
- Datenspeicher mit eingeschränktem Zugriff, der außerhalb der üblichen Verwaltungssysteme geführt wird
- DSGVO-konforme Verarbeitung mit dokumentierten Aufbewahrungsfristen
- Unabhängige Durchführung durch einen Dritten, der keinen Einfluss auf die internen Abläufe der Organisation hat
Durch die Veröffentlichung dieser Funktionen – in der Mitarbeiterkommunikation, in Einführungsunterlagen und in Richtlinien – wird Anonymität von einer abstrakten Zusicherung zu einer nachprüfbaren Tatsache. Mitarbeiter, die die Struktur des Kanals einsehen können, können ihm eher vertrauen.
Kommunizieren Sie deutlich und wiederholt
Ein Meldekanal, der nie erwähnt wird, kommt den Mitarbeitern nicht in den Sinn, wenn sie ihn benötigen. Um anonyme Meldungen zu fördern, bedarf es einer kontinuierlichen, sichtbaren Kommunikation – nicht nur der einmaligen Einführung einer Richtlinie, sondern einer ständigen Präsenz in den Kanälen, mit denen die Mitarbeiter tatsächlich in Berührung kommen.
Zu den praktischen Maßnahmen zur Kommunikation gehören regelmäßige Hinweise auf den Meldekanal in Teambesprechungen und in Mitteilungen an die gesamte Belegschaft, Plakate und digitale Hinweise an den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter, die Einbindung des Kanals in Einarbeitungsprogramme für neue Mitarbeiter sowie regelmäßige Erinnerungen im Zusammenhang mit relevanten Ereignissen wie Änderungen der gesetzlichen Vorschriften oder Compliance-Schulungszyklen.
Das Arbeitsrechtsgesetz von 2025, dessen erste Umsetzungsphase im April 2026 in Kraft trat, führt sexuelle Belästigung ausdrücklich als geschützte Kategorie für Meldungen ein. Diese gesetzliche Neuregelung bietet eine gute Gelegenheit, die Kommunikation über Meldemöglichkeiten zu aktualisieren und zu verdeutlichen, welche Schutzmaßnahmen Mitarbeitern zur Verfügung stehen, die Bedenken hinsichtlich dieser Art von Verhalten äußern.
Engagement der Führungskräfte unter Beweis stellen
Mitarbeiter beobachten das Verhalten ihrer Führungskräfte sehr genau und ziehen daraus Rückschlüsse darauf, ob es wirklich sicher ist, Bedenken zu äußern. Führungskräfte, die den Meldeweg sichtbar unterstützen, klar kommunizieren, dass Vergeltungsmaßnahmen nicht toleriert werden, und bei vorgebrachten Bedenken konsequent handeln, geben einen Ton vor, den Richtlinien allein nicht ersetzen können.
Dies bedeutet nicht, dass Führungskräfte konkrete Fälle erörtern müssen. Vielmehr müssen sie konsequent unter Beweis stellen, dass die Organisation Fehlverhalten ernst nimmt und dass diejenigen, die es melden, geschützt werden. Wenn in der Vergangenheit Bedenken hinsichtlich hochrangiger Führungskräfte bestanden, ohne dass darauf reagiert wurde, ist die Glaubwürdigkeitslücke erheblich – und nur eine nachhaltige, sichtbare Verhaltensänderung kann diese schließen.
Die Daten des Safecall-Benchmark-Berichts 2024 zeigen, dass Mobbing 17 % der gemeldeten Personalfälle ausmachte – ein Anstieg um 5 % gegenüber dem Vorjahr –, während sich der Anteil der Diskriminierungsfälle von 3 % auf 8 % verdreifacht hat. Dies sind Bereiche, in denen Machtverhältnisse einen starken Einfluss darauf haben, ob sich Mitarbeiter in der Lage fühlen, Vorfälle zu melden. Ein starkes, sichtbares Engagement der Führungskräfte für den Meldekanal ist das wirksamste Mittel, um diesen Machtverhältnissen entgegenzuwirken.
Zugbegleiter darin schulen, angemessen zu reagieren
Vorgesetzte sind oft die ersten Ansprechpartner, wenn ein Mitarbeiter erwägt, ein Anliegen vorzubringen. Wie sie darauf reagieren – ob sie aufmerksam zuhören, das Anliegen ernst nehmen und es vermeiden, Fragen zu stellen, mit denen sie herausfinden wollen, wer sonst noch ein ähnliches Problem angesprochen haben könnte –, entscheidet darüber, ob der Mitarbeiter weitermacht oder sich zurückzieht.
Schulungen für Führungskräfte zum Thema „Speak-up-Kultur“ sollten folgende Themen behandeln: wie man Bedenken entgegennimmt, ohne zu versuchen, die Identität des Meldenden zu ermitteln; die Grenzen ihrer Rolle, sobald ein Anliegen über einen formellen Kanal vorgebracht wurde; sowie die Bedeutung, weder absichtlich noch unbeabsichtigt den Eindruck zu erwecken, dass das Melden von Bedenken mit Risiken verbunden ist. Die Freshfields-Whistleblowing-Umfrage 2023 ergab, dass die Meldungen an Vorgesetzte zwischen den Umfragen von 2020 und 2023 von 46 % auf 40 % zurückgingen, was darauf hindeutet, dass das Vertrauen in Vorgesetzte als Meldeweg schwindet. Gut geschulte Führungskräfte können dieses Vertrauen teilweise wiederherstellen, auch wenn der primäre Kanal extern ist.
Weiterverfolgung und Rückmeldung
Nichts untergräbt das Vertrauen in einen Meldekanal stärker als der Eindruck, dass die Nutzung dieses Kanals keine Konsequenzen hat. Unternehmen, die den Kreis schließen – indem sie den Mitarbeitern allgemein mitteilen, dass über den Kanal vorgebrachte Bedenken geprüft werden, dass Ergebnisse erzielt werden und dass das Programm aktiv ist –, schaffen die Erfolgsbilanz, auf die sich potenzielle Hinweisgeber stützen.
Sofern der Meldekanal eine anonyme wechselseitige Kommunikation ermöglicht, kann dies auch direktes Feedback an den Meldenden über den Ausgang seiner Meldung beinhalten, ohne dabei Einzelheiten preiszugeben. Ist dies nicht der Fall, kann eine aggregierte Kommunikation – beispielsweise durch Mitarbeiterinformationen, Ethikberichte oder Ähnliches – auf Programmebene denselben Zweck erfüllen.
Safecall unterstützt seit 1999 unabhängige Whistleblowing-Programme für Organisationen in ganz Großbritannien und weltweit. Alle Mitarbeiter, die die Anrufe entgegennehmen, sind ehemalige britische Polizeibeamte mit jeweils mindestens 25 Jahren Erfahrung in der Befragung von Personen. Sie sorgen für eine professionelle und disziplinierte Bearbeitung, die den Meldekanal zu einer Anlaufstelle macht, der die Mitarbeiter so sehr vertrauen, dass sie ihn auch nutzen. Anrufe werden niemals aufgezeichnet, wodurch sichergestellt wird, dass die strukturelle Anonymität nicht nur ein Ziel, sondern ein fest verankerter Bestandteil des Systems ist.
Weiterführende Ressourcen
Sicherheit und Anonymität bei der Meldung von Missständen – safecall.co.uk/resources/whistleblowing-security-anonymity/
Wie fördern sichere anonyme Kanäle das Vertrauen? – safecall.co.uk/resources/how-do-secure-anonymous-channels-foster-trust/
Eine Kultur der offenen Kommunikation schaffen – safecall.co.uk/resources/building-speak-up-culture/
Schulung und Umsetzung von Whistleblowing-Maßnahmen – safecall.co.uk/resources/whistleblowing-training-implementation/
Wenden Sie sich an Safecall
Safecall bietet Organisationen in ganz Großbritannien und weltweit unabhängige, vertrauliche Whistleblowing-Dienstleistungen an. Wenn Sie die Beteiligung an Ihrem Meldesystem verbessern möchten, können wir Ihnen dabei helfen, die Hindernisse zu identifizieren und praktische Maßnahmen zu erarbeiten, mit denen diese beseitigt werden können.
Kontakt: safecall.co.uk/en/contact-us/ | +44 (0) 191 516 7720
Quellen und weiterführende Literatur
CIPD Good Work Index 2024 – cipd.org
Safecall-Benchmark-Bericht 2024 – safecall.co.uk
Freshfields-Umfrage zum Thema Whistleblowing 2023 – Freshfields Bruckhaus Deringer
Gesetz über Arbeitnehmerrechte von 2025 – legislation.gov.uk
Gesetz zum Schutz der Arbeitnehmer von 2023 – legislation.gov.uk