Savoir que les cadres ont besoin d'une formation sur le signalement des irrégularités est une chose. Être en mesure de prouver devant un tribunal, une autorité de régulation ou la direction que votre organisation a rempli ses obligations en matière de formation en est une autre.

Pour les professionnels des ressources humaines et de la conformité, c'est dans l'écart entre « nous avons dispensé la formation » et « nous pouvons prouver notre conformité » que réside le risque de sanctions. Cet article présente un cadre pratique permettant de constituer et de maintenir un dossier de conformité solide.

Ce que signifie réellement « démontrer la conformité »

Le respect des exigences en matière de formation à la dénonciation est évalué par trois types de publics différents, chacun ayant des attentes distinctes en matière de preuves :

Tribunaux du travail

Les tribunaux évaluent si un employeur a pris toutes les mesures raisonnables pour empêcher qu’un lanceur d’alerte ne subisse un préjudice (loi de 2010 sur l’égalité, moyen de défense fondé sur la responsabilité du fait d’autrui) ou s’il a pris des mesures raisonnables pour prévenir le harcèlement sexuel (loi de 2023 sur la protection des travailleurs, obligation positive). Dans les deux cas, la charge de la preuve incombe à l’employeur. Les tribunaux examinent si une formation existait, si elle était adaptée à son objectif, si elle était à jour au moment des faits et si les responsables concernés l’avaient effectivement suivie.

Autorités de régulation

L’EHRC, la FCA, la CQC et d’autres organismes de régulation sectoriels évaluent la formation dans le cadre d’enquêtes plus larges portant sur la culture d’entreprise et la conduite professionnelle. Le critère qu’ils appliquent ne se limite pas à la simple existence de dossiers de formation, mais porte sur la question de savoir si la formation était d’une qualité suffisante pour modifier le comportement des dirigeants – un seuil plus élevé que la simple attestation de suivi ne suffit pas à franchir. L’Agence pour le travail équitable (Fair Work Agency), créée en avril 2026 dans le cadre de l’ERA 2025, vient s’ajouter à ces organismes de contrôle en tant qu’instance dotée de pouvoirs d’inspection proactifs.

La haute direction et les cadres supérieurs

Les équipes RH doivent de plus en plus souvent justifier la conformité auprès de leurs supérieurs, en démontrant aux membres du conseil d’administration et aux cadres dirigeants que le programme de formation de l’entreprise répond aux exigences légales en vigueur, qu’il est correctement documenté et qu’il réduit le risque de poursuites réglementaires ou judiciaires. Ce public interne souhaite disposer d’une vision claire de la couverture, de l’actualité et des lacunes, présentée sous l’angle des risques.

Les quatre piliers d'un bilan de conformité vérifiable

1. Une analyse des besoins en formation conforme aux obligations légales

Un dossier de conformité commence par une évaluation documentée permettant de déterminer quels cadres ont besoin de quelles formations et pourquoi. L’analyse des besoins en formation doit mettre en correspondance les obligations légales – PIDA, ERA 2025, WPA 2023, Code ACAS, exigences sectorielles spécifiques – avec les fonctions des cadres, et identifier les contenus de formation nécessaires pour respecter chacune de ces obligations. Ce document remplit deux fonctions : il guide la conception du programme de formation et démontre aux tribunaux et aux autorités de régulation que l’organisation a bien compris ses obligations avant de prendre les mesures nécessaires pour s’y conformer.

L'analyse des besoins doit être réexaminée et mise à jour à la suite de changements législatifs majeurs. Au cours des 18 derniers mois, nous avons assisté à l'adoption de la loi ERA 2025, à l'entrée en vigueur de l'obligation positive prévue par la loi WPA 2023, à l'introduction par l'ECCTA de l'infraction de « manquement à l'obligation de prévention de la fraude », ainsi qu'à la publication de la circulaire PS25/23 de la FCA. Toute analyse des besoins en formation antérieure à ces changements doit être révisée.

2. Des registres de réalisation suffisamment détaillés

Le fait qu'un responsable ait suivi un module de formation à une date donnée constitue un point de départ, et non une fin en soi. Les instances judiciaires et les autorités de régulation poseront les questions suivantes : quel était le contenu de cette formation ? Qui l'a dispensée ? Était-elle à jour au moment où elle a été dispensée ? A-t-elle été mise à jour depuis l'entrée en vigueur des modifications législatives ?

Les registres de suivi doivent inclure : le titre de la formation et un résumé de son contenu ; le mode de prestation (formation animée en ligne, en présentiel, e-learning) ; la date de prestation ; le nom du formateur ou du prestataire ; si une accréditation s’applique (certification de formation continue, par exemple) ; et si une évaluation post-formation a été réalisée. Les formations en ligne conformes à la norme SCORM et intégrées à un LMS génèrent automatiquement la plupart de ces informations. Les formations animées nécessitent quant à elles un processus documenté permettant de recueillir des données équivalentes.

3. Preuve de l'actualité du contenu

La valeur d'un dossier de formation attestant de la réussite de celle-ci dépend entièrement de la qualité du contenu abordé lors de la formation. Les équipes RH doivent tenir un registre des différentes versions du contenu des formations, en indiquant les dates de la dernière révision et en précisant les modifications législatives qui ont motivé chaque révision. Lorsque le contenu d’une formation a été mis à jour à la suite de l’entrée en vigueur de la loi de 2023 sur la protection des travailleurs ou des premières dispositions de l’ERA 2025 entrées en vigueur en avril 2026, cette mise à jour doit être consignée ; les responsables doivent disposer de documents attestant qu’ils ont bien reçu le contenu mis à jour, et non pas uniquement la version antérieure.

Une formation accréditée par le CPD constitue un gage de qualité indépendant, garantissant que le contenu était exact et à jour au moment de la formation. Le CPD Certification Service exige des prestataires de formation qu’ils veillent à l’exactitude du contenu comme condition d’accréditation ; cela signifie qu’une formation certifiée par le CPD offre une garantie implicite d’actualité, ce qui n’est pas le cas des formations non accréditées.

4. Un calendrier de mise à jour et de renouvellement

Démontrer la conformité n’est pas une démarche ponctuelle. Les équipes RH ont besoin d’un calendrier documenté pour les cycles de mise à jour des formations, précisant quand celles-ci seront renouvelées, quels sont les éléments déclencheurs d’une révision hors cycle (modification législative, décision importante d’un tribunal, incident interne) et comment le suivi de la mise à jour est assuré. Un calendrier respecté et documenté constitue une preuve bien plus solide d’un engagement réel en matière de conformité qu’une formation ponctuelle sans suivi.

Élaborer une analyse de rentabilité à l'intention de la direction générale

Pour les équipes RH chargées de présenter les arguments en faveur de la conformité à leurs supérieurs, l’approche la plus efficace consiste à associer l’obligation légale au risque financier. L’augmentation des indemnités prévue par la loi de 2023 sur la protection des travailleurs (jusqu’à 25 % sur les indemnités pour discrimination, sans plafond), la majoration prévue par le Code de l’ACAS (jusqu’à 25 % en cas de manquements procéduraux) et l’infraction prévue par l’ECCTA pour défaut de prévention de la fraude (amendes illimitées) représentent ensemble un risque financier significatif que la direction peut quantifier.

Une étude du CIPD réalisée en 2024 a révélé que 81 % des employeurs estimaient en faire assez pour lutter contre le harcèlement et les brimades, alors que seuls 36 % des salariés avaient le sentiment que leurs préoccupations étaient prises en compte. Le rapport de référence Safecall 2024 a révélé que les signalements de discrimination avaient triplé (passant de 3 % à 8 % des cas) et que les cas d’intimidation avaient augmenté de 5 % pour atteindre 17 % des cas d’une année sur l’autre. Ces chiffres fournissent aux équipes RH une base factuelle pour affirmer que l’environnement de risque a changé – et que le programme de formation de l’organisation doit en tenir compte.

Mesures concrètes : établir le dossier de conformité

Les équipes RH chargées de mettre en place ou de vérifier la conformité de leurs formations en matière de dénonciation devraient suivre les étapes suivantes :

• Vérifier les dossiers existants : déterminer quelles formations ont été dispensées, à qui, quand et sur quels thèmes. Recenser les cadres pour lesquels il n'existe aucun dossier de formation, ceux dont la formation est antérieure à des modifications législatives importantes, ainsi que ceux occupant des postes soumis à des exigences spécifiques au secteur qui pourraient ne pas avoir été prises en compte.
• Recenser les écarts par rapport aux obligations : recouper les conclusions de l'audit avec les exigences légales en vigueur – la loi PIDA telle que modifiée par la loi ERA 2025, l'obligation positive prévue par la loi WPA 2023, la loi ECCTA, le Code de l'ACAS, la réglementation sectorielle – et consigner ces écarts
• Mise à jour du contenu des formations : veiller à ce que le contenu des formations reflète la situation juridique actuelle. Les contenus antérieurs à octobre 2024 (entrée en vigueur de la WPA 2023) ou à avril 2026 (première vague de la ERA 2025) doivent être révisés.
• Mettre en place un protocole de documentation : mettre en œuvre un processus cohérent permettant de consigner la date d'achèvement, la version du contenu, le format de diffusion et le statut d'accréditation pour toutes les formations à venir
• Définissez un calendrier de mise à jour : précisez à quel moment la formation sera renouvelée et quels événements déclenchent une révision hors cycle
• Rapport à l'intention de la direction : préparer un résumé de conformité établissant le lien entre le programme de formation et les obligations légales, identifiant les lacunes restantes et quantifiant le risque lié à leur non-comblement

Formation en ligne, intégration à un système de gestion de l'apprentissage (LMS) et gestion automatisée des dossiers

Une formation en ligne conforme à la norme SCORM et intégrée au LMS d’une organisation constitue la solution la plus simple pour automatiser la gestion des dossiers de conformité. Les données relatives à l’achèvement de la formation, aux taux de réussite, au temps passé et aux versions sont enregistrées automatiquement et peuvent être extraites à des fins d’audit ou de reporting. Lorsque la formation en ligne est complétée par une formation animée par un formateur – ce qui est généralement nécessaire pour les obligations des cadres, qui exigent davantage qu’une simple sensibilisation –, le dossier du LMS doit être complété par des données saisies manuellement concernant la présence et l’achèvement des sessions animées.

La formation en ligne ne suffit généralement pas à elle seule à satisfaire à la norme des « mesures raisonnables » imposée aux responsables dans le cadre de l’obligation positive prévue par la loi sur la protection des travailleurs (Worker Protection Act) ou des obligations relatives aux préjudices prévues par la PIDA. Les instances judiciaires et les autorités de régulation font la distinction entre la formation de sensibilisation, qui permet de confirmer qu’un salarié a pris connaissance d’une politique, et la formation animée, qui donne aux responsables les moyens d’agir correctement en situation de pression. Le dossier de conformité doit refléter ces deux aspects, la partie « formation animée » devant être documentée selon les mêmes normes que la partie « formation en ligne ».

Ressources connexes

Obligations légales relatives à la formation des cadres au Royaume-Uni (plateforme) : https://www.safecall.co.uk/resource/legal-obligations-for-manager-training-in-the-uk/

Quels documents les organisations doivent-elles conserver concernant la formation des cadres à des fins de conformité : https://www.safecall.co.uk/resource/legal-obligations-for-manager-training-in-the-uk/

En quoi une formation agréée par le CPD contribue-t-elle à la validité juridique ? : https://www.safecall.co.uk/resource/how-does-cpd-accredited-training-support-legal-defensibility/

Formation sur le signalement des irrégularités destinée aux cadres : https://www.safecall.co.uk/training/

Comment Safecall accompagne les équipes chargées de la conformité RH

Les formations animées par Safecall et certifiées CPD – « Listen Up » (Lanceurs d’alerte : guide à l’intention des managers) et « Lutter contre le harcèlement sexuel : guide à l’intention des managers » – génèrent systématiquement des relevés de présence et des certificats de réussite. Le contenu des formations est mis à jour pour refléter la législation en vigueur, notamment la loi ERA 2025 et l’obligation active prévue par la loi de 2023 sur la protection des travailleurs. Les formations en ligne conformes à la norme SCORM peuvent être hébergées sur le système de gestion de l’apprentissage (LMS) des clients pour un suivi automatisé des résultats. Une personnalisation sur mesure est proposée aux organisations ayant besoin de formations alignées sur leurs propres politiques, les exigences de leur secteur ou leur architecture de conformité.

Pour en savoir plus sur les formations proposées par Safecall, rendez-vous sur safecall.co.uk/service/compliance-training/ ou contactez notre équipe à l'adresse [email protected] | +44 (0) 191 516 7720

Sources et lectures complémentaires

Loi de 2023 relative à la protection des travailleurs (modification de la loi de 2010 sur l'égalité): legislation.gov.uk/ukpga/2023/51

Loi de 2025 sur les droits du travail: legislation.gov.uk/ukpga/2025

Commission pour l'égalité et les droits de l'homme – Guide à l'intention des employeurs sur la prévention du harcèlement sexuel au travail : equalityhumanrights.com/guidance/employer-guidance-preventing-sexual-harassment-work

ACAS – Code de bonnes pratiques relatif aux procédures disciplinaires et de règlement des griefs : acas.org.uk/acas-code-of-practice-for-disciplinary-and-grievance-procedures

CIPD – Harcèlement et intimidation au travail, 2024 : cipd.org/uk/knowledge/reports/harassment-bullying-work/

Rapport comparatif Safecall 2024: safecall.co.uk/resources/benchmark-report/

Service de certification CPD: cpduk.co.uk