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Wie tragen digitale Meldekanäle zur Bewältigung von Cyberrisiken bei?

Cyberrisiken stellen für Organisationen, die digitale Whistleblowing-Kanäle betreiben, eine doppelte Herausforderung dar.

Erstens können Mitarbeiter diesen Kanal nutzen, um Bedenken im Zusammenhang mit Cybersicherheit zu melden – etwa Sicherheitslücken, Datenschutzverletzungen, Verstöße gegen Richtlinien zur Informationssicherheit oder den Verdacht auf Insider-Bedrohungen. Zweitens werden über den Whistleblowing-Kanal selbst einige der sensibelsten Daten einer Organisation verarbeitet, was ihn zu einem potenziellen Angriffsziel macht und höchste Standards bei der Informationssicherheit erfordert.

Für Compliance-Beauftragte ist es unerlässlich, beide Aspekte dieser Herausforderung zu verstehen. Der „IBM Cost of a Data Breach Report 2024“ beziffert die durchschnittlichen Kosten einer Datenpanne in den Vereinigten Staaten auf 9,36 Millionen US-Dollar, wobei Phishing und gestohlene Zugangsdaten als häufigste Ursachen genannt werden. Eine Sicherheitsverletzung, die ein Whistleblowing-System betrifft – und dabei die Identität von Hinweisgebern, Einzelheiten der Untersuchung oder Vorwürfe gegen namentlich genannte Personen offenlegt –, hätte weit über die finanziellen Aspekte hinausgehende Konsequenzen: Verlust des Vertrauens der Hinweisgeber, behördliche Sanktionen, Rechtsstreitigkeiten und potenziell irreversibler Reputationsschaden.

Whistleblowing als Instrument zur Erkennung von Cyberrisiken

Mitarbeiter sind oft die Ersten, die Anzeichen für Cyberrisiken innerhalb eines Unternehmens bemerken. Ein IT-Administrator, der feststellt, dass Sicherheitspatches nicht installiert wurden, ein Mitarbeiter der Finanzabteilung, der eine verdächtige E-Mail erhält, die offenbar die Filter des Unternehmens umgangen hat, oder ein Entwickler, der eine Schwachstelle in einer kundenorientierten Anwendung entdeckt – jede dieser Personen verfügt über Informationen, die, wenn sie gemeldet werden, einen schwerwiegenden Sicherheitsvorfall verhindern könnten.

Whistleblowing-Kanäle bieten einen strukturierten, vertraulichen Weg, über den diese Bedenken die Personen erreichen, die befugt sind, Maßnahmen zu ergreifen. Dies ist besonders wichtig, wenn das Cyberrisiko mit Entscheidungen der Unternehmensleitung zusammenhängt – wie beispielsweise der bewussten Entscheidung, Sicherheitsinvestitionen aufzuschieben, Zugriffskontrollen zu umgehen oder eine bekannte Schwachstelle herunterzuspielen. Unter diesen Umständen kann eine Meldung über die üblichen IT-Governance-Kanäle unwirksam oder unangemessen sein, und die Unabhängigkeit einer Whistleblowing-Stelle wird unerlässlich.

Die EU-Whistleblower-Richtlinie (2019/1937) umfasst ausdrücklich Verstöße im Zusammenhang mit der Sicherheit von Netz- und Informationssystemen im Rahmen der geschützten Meldungen. Das britische Gesetz über die Offenlegung von Informationen im öffentlichen Interesse von 1998 (Public Interest Disclosure Act 1998) schützt Meldungen über die Nichteinhaltung gesetzlicher Verpflichtungen sowie über Gefahren für Gesundheit und Sicherheit – beides kann auch Verstöße gegen die Cybersicherheit umfassen. Mitarbeiter, die Cyber-Bedenken über einen geeigneten Kanal melden, haben im Rahmen dieser Rechtsvorschriften Anspruch auf Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen.

Die EU-Richtlinie über Netz- und Informationssicherheit (NIS2), die im Oktober 2024 in Kraft trat, hat die Anforderungen an das Cyber-Risikomanagement weiter verschärft, indem sie den Kreis der Branchen und Organisationen erweitert hat, die zur Umsetzung robuster Cybersicherheitsmaßnahmen und zur Meldung schwerwiegender Vorfälle verpflichtet sind. Für Organisationen, die der NIS2 unterliegen, bietet ein Whistleblowing-Kanal, der Bedenken im Zusammenhang mit Cybersicherheit erfasst, neben technischen Überwachungsinstrumenten eine zusätzliche Erkennungsebene – eine, die besonders effektiv bei der Identifizierung von Governance- und Compliance-Mängeln ist, die automatisierte Systeme nicht erkennen können.

Schutz des Whistleblowing-Kanals vor Cyberbedrohungen

Da Whistleblowing-Daten naturgemäß mit hohen Risiken verbunden sind – sie enthalten personenbezogene Daten, Vorwürfe wegen Fehlverhaltens, Einzelheiten zu Untersuchungen und mitunter auch Daten besonderer Kategorien –, muss der Kanal selbst vor dem gesamten Spektrum an Cyberbedrohungen geschützt werden. Die wichtigsten Sicherheitsanforderungen lassen sich in mehrere Kategorien einteilen.

Verschlüsselung

Eine durchgängige Verschlüsselung der Daten während der Übertragung und im Ruhezustand ist die Mindestanforderung. Die Daten der Meldungen müssen während der Übertragung zwischen dem Meldenden und der Plattform sowie während der Speicherung auf den Servern des Anbieters verschlüsselt sein. Dadurch wird sichergestellt, dass der Inhalt von Whistleblowing-Meldungen selbst im Falle einer Sicherheitsverletzung für einen Angreifer unlesbar bleibt. Die Geldstrafe in Höhe von 40.000 Euro, die die italienische Datenschutzbehörde gegen den Flughafen Bologna wegen des Betriebs eines Whistleblowing-Systems ohne Verschlüsselung verhängt hat, verdeutlicht die regulatorischen Konsequenzen, die sich aus der Nichtbeachtung dieser grundlegenden Kontrollmaßnahme ergeben.

Zugriffskontrolle und Authentifizierung

Rollenbasierte Zugriffskontrollen müssen den Zugriff auf Whistleblowing-Daten auf ausdrücklich autorisiertes Personal beschränken. Für alle Benutzer mit Zugriff auf die Fallverwaltung sollte eine Multi-Faktor-Authentifizierung vorgeschrieben sein. Der administrative Zugriff – einschließlich der Funktionen für IT-Support und Systemwartung – muss streng kontrolliert und geprüft werden, da diese Konten die Zugriffspunkte mit den höchsten Berechtigungen darstellen und das größte Insiderrisiko bergen.

In diesem Bereich bieten extern gehostete Whistleblowing-Plattformen einen strukturellen Sicherheitsvorteil. Wenn die Plattform von einem unabhängigen Anbieter verwaltet wird, haben die IT-Administratoren der Organisation keinen Zugriff auf das System – wodurch ein erheblicher Vektor für Insider-Bedrohungen beseitigt wird, den interne Systeme nicht ohne Weiteres abwehren können.

Datenaufbewahrung und Sicherheit bei der Datenübertragung

Der physische Standort von Whistleblowing-Daten wirkt sich sowohl auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften als auch auf die Sicherheitslage aus. Die Speicherung von Daten innerhalb der eigenen Rechtsordnung – beispielsweise im Vereinigten Königreich für britische Organisationen – verringert die Angriffsfläche, die mit grenzüberschreitenden Datenübermittlungen verbunden ist, und vereinfacht die Einhaltung der Anforderungen der DSGVO und der britischen DSGVO gemäß Kapitel V. Wenn Daten zur Unterstützung multinationaler Aktivitäten grenzüberschreitend übertragen werden müssen, müssen geeignete Übermittlungsmechanismen (Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse) vorhanden sein, und die Übertragung selbst muss verschlüsselt erfolgen.

Protokollierung und Überwachung

Umfassende Audit-Protokolle – in denen festgehalten wird, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat und welche Aktionen durchgeführt wurden – erfüllen sowohl Compliance- als auch Sicherheitsfunktionen. Aus Compliance-Sicht belegen sie, dass die Vertraulichkeitsverpflichtungen eingehalten wurden. Aus Sicherheitssicht ermöglichen sie die Erkennung ungewöhnlicher Zugriffsmuster, die auf eine Kompromittierung oder eine Insider-Bedrohung hindeuten könnten. Automatische Warnmeldungen bei ungewöhnlichem Zugriffsverhalten bieten eine proaktive Erkennungsebene, die passive Protokollierung allein nicht leisten kann.

Metadaten und Anonymitätsschutz

Selbst wenn ein Reporter eine Meldung anonym einreicht, können technische Metadaten – IP-Adressen, Browser-Identifikatoren, Geräte-Fingerabdrücke, Dokumenteigenschaften – potenziell dazu genutzt werden, ihn zu identifizieren. Eine sichere Whistleblowing-Plattform muss diese Metadaten aus den Meldungen entfernen, die Protokollierung identifizierender Netzwerkinformationen bei anonymen Meldungen vermeiden und sicherstellen, dass die technische Architektur nicht versehentlich Identifizierungswege schafft, die die vom System garantierte Anonymität untergraben.

Die Entscheidung, Telefonmeldungen nicht aufzuzeichnen, ist ein damit zusammenhängender Aspekt. Sprachaufzeichnungen stellen personenbezogene Daten und unter bestimmten Umständen biometrische Daten dar. Anbieter, die keine Anrufe aufzeichnen – sondern stattdessen auf geschulte Mitarbeiter setzen, die den Inhalt der Meldungen schriftlich festhalten –, eliminieren eine ganze Kategorie sensibler Daten aus dem System und verringern damit sowohl das Cyberrisiko als auch den Aufwand für die Einhaltung der DSGVO.

Die Rolle von Zertifizierungen im Bereich der Informationssicherheit

Die Zertifizierung nach ISO 27001 bietet einen unabhängig geprüften Rahmen für das Informationssicherheitsmanagement. Für Whistleblowing-Plattformen signalisiert die Zertifizierung nach ISO 27001, dass der Anbieter einen systematischen Ansatz zum Management von Informationssicherheitsrisiken umgesetzt hat, einschließlich regelmäßiger Risikobewertungen, festgelegter Sicherheitsrichtlinien, Verfahren zur Zugriffskontrolle, Plänen zur Reaktion auf Vorfälle und Prozessen zur kontinuierlichen Verbesserung.

Zwar ist ISO 27001 nicht die einzige relevante Norm, doch ist sie die am weitesten verbreitete und wird in vielen Beschaffungsrahmenwerken und regulatorischen Vorgaben ausdrücklich genannt. Compliance-Beauftragte, die Anbieter von Whistleblowing-Lösungen bewerten, sollten die ISO 27001-Zertifizierung als Mindestanforderung für die Gewährleistung der Informationssicherheit betrachten – und Nachweise über die aktuelle Gültigkeit und den Geltungsbereich der Zertifizierung einfordern.

Bewertung von Cyberrisiken in Ihrem Whistleblowing-Kanal

Compliance-Beauftragte sollten die Cyber-Risikosituation ihres Whistleblowing-Kanals anhand der folgenden Aspekte bewerten:

  • Werden alle Daten während der Übertragung und im Ruhezustand unter Verwendung aktueller Verschlüsselungsstandards verschlüsselt?
  • Sind die Zugriffskontrollen rollenbasiert und verfügen alle Benutzer des Fallmanagements über eine Multi-Faktor-Authentifizierung?
  • Wird die Plattform von einem unabhängigen Anbieter gehostet, sodass interne IT-Administratoren keinen Zugriff darauf haben?
  • Wo werden die Daten physisch gehostet, und werden dabei die gesetzlichen Anforderungen an den Datenstandort erfüllt?
  • Entfernt die Plattform Metadaten aus anonymen Beiträgen und hochgeladenen Dokumenten?
  • Werden Telefongespräche aufgezeichnet – und wenn ja, welche zusätzlichen Cyberrisiken entstehen dadurch?
  • Ist der Anbieter nach ISO 27001 zertifiziert, und ist die Zertifizierung aktuell und gültig?
  • Verfügt der Anbieter über einen dokumentierten Plan zur Reaktion auf Vorfälle, einschließlich Verfahren zur Meldung von Datenschutzverletzungen?

Für Organisationen, in denen der Whistleblowing-Kanal auch als Meldestelle für Cybersicherheitsbedenken dient, stellt sich eine weitere Frage: Ist der Kanal ausreichend unabhängig von der IT-Abteilung, sodass ein Mitarbeiter einen Cybersicherheitsvorfall melden kann, ohne dass das IT-Team vor der Prüfung der Meldung davon Kenntnis erlangt? Diese Unabhängigkeit ist unerlässlich, damit der Kanal als echter Mechanismus zur Erkennung von Cyberrisiken fungieren kann.

Weiterführende Ressourcen

Wie Safecall helfen kann

Der Whistleblowing-Dienst von Safecall basiert auf einer Informationssicherheitsinfrastruktur, die Cyberrisiken auf allen Ebenen abdeckt. Die Plattform ist nach ISO 27001 zertifiziert, DSGVO-konform und wird auf Servern mit Standort im Vereinigten Königreich gehostet. Sie bietet End-to-End-Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und umfassende Protokollierung. Durch unsere bewusste Entscheidung, Telefonate nicht aufzuzeichnen, wird eine ganze Kategorie sensibler Daten aus dem System ferngehalten. Und da Safecall unabhängig von der IT-Infrastruktur unserer Kunden betrieben wird, bleibt der Kanal ein glaubwürdiger Weg für die Meldung von Cyber-bezogenen Bedenken – einschließlich solcher, die die eigene IT-Abteilung der Organisation betreffen. Mit einer Verfügbarkeit rund um die Uhr in über 175 Sprachen und Call-Handlern, die alle ehemalige britische Polizeibeamte mit jeweils mehr als 25 Jahren Erfahrung in der Befragung sind, bietet Safecall Sicherheit und Fachkompetenz in einem einzigen, integrierten Service.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Safecall Ihrem Unternehmen durch sein Whistleblowing-Programm dabei helfen kann, Cyberrisiken zu bewältigen, wenden Sie sich bitte an unser Team oder rufen Sie uns unter +44 (0) 191 516 7720 an.

Quellen und weiterführende Literatur

  • IBM, Bericht zu den Kosten von Datenschutzverletzungen 2024 – durchschnittliche Kosten von Datenschutzverletzungen, häufige Angriffsvektoren – ibm.com
  • EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden – Netz- und Informationssicherheit im Anwendungsbereich – eur-lex.europa.eu
  • EU-Richtlinie 2022/2555 (NIS2) über Maßnahmen für ein hohes gemeinsames Cybersicherheitsniveau – eur-lex.europa.eu
  • Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU, Artikel 25, 32, 33, Kapitel V – gdpr-info.eu
  • ISO/IEC 27001:2022, Managementsysteme für die Informationssicherheit – iso.org
  • Morgan Lewis, Auswirkungen von Whistleblowing-Verfahren auf den Datenschutz in der EU und im Vereinigten Königreich (2024) – lexology.com