Transparenz und Vertraulichkeit scheinen beim Thema Whistleblowing manchmal in entgegengesetzte Richtungen zu ziehen. Die Mitarbeiter möchten sicher sein, dass ihre Bedenken ernst genommen werden und dass das Programm aktiv ist – das erfordert ein gewisses Maß an Offenheit.

Gleichzeitig müssen diejenigen, die Bedenken äußern, darauf vertrauen können, dass ihre Identität und die Einzelheiten ihrer Meldung geschützt werden – dies erfordert strenge Vertraulichkeit. Beides gleichzeitig zu gewährleisten, ist eine der komplexeren Herausforderungen bei der Leitung eines effektiven Speak-up-Programms.

Die Spannung ist real, lässt sich aber lösen. Organisationen, die gut damit umgehen, wissen, dass Transparenz und Vertraulichkeit auf unterschiedlichen Ebenen gelten: Transparenz auf Programmebene, Vertraulichkeit auf Fallebene. Werden beide miteinander verwechselt – oder wird das eine zugunsten des anderen gänzlich aufgegeben –, untergräbt dies sowohl die Integrität des Programms als auch das Vertrauen derjenigen, denen es dienen soll.

Was Transparenz im Zusammenhang mit Whistleblowing bedeutet

Transparenz im Bereich der Whistleblowing-Meldungen bedeutet nicht, den Inhalt einzelner Meldungen offenzulegen. Es bedeutet vielmehr, gegenüber Mitarbeitern, Interessengruppen und gegebenenfalls Aufsichtsbehörden offen darüber zu sein, wie das Programm funktioniert, welche Schutzmaßnahmen bestehen und welche Ergebnisse das Programm insgesamt erzielt.

Zu einer wirksamen Transparenz auf Programmebene gehören in der Regel:

• Veröffentlichung einer klaren Whistleblowing-Richtlinie, in der erläutert wird, was gemeldet werden kann, über welche Kanäle dies geschehen kann und wie es anschließend weitergeht
• Alle Mitarbeiter, einschließlich derjenigen in Remote-Positionen, im Kundendienst oder in internationalen Funktionen, über die Existenz und die Erreichbarkeit von Meldemöglichkeiten informieren
• Berichterstattung über aggregierte Daten – Anzahl der eingegangenen Meldungen, Kategorien, Ergebnisse – in Jahresberichten, Ethik-Offenlegungen oder Mitarbeitermitteilungen
• Erläuterung der Verwaltungsstruktur des Programms und der Maßnahmen zur Gewährleistung seiner Integrität

Diese Transparenz dient einem doppelten Zweck. Sie zeigt den Mitarbeitern, dass das Programm aktiv ist und dass ihr Unternehmen Fehlverhalten ernst nimmt. Außerdem gibt sie Vorständen, Prüfungsausschüssen und externen Interessengruppen die Gewissheit, dass die Kontrollmechanismen wie vorgesehen funktionieren.

Was Vertraulichkeit im Zusammenhang mit Whistleblowing bedeutet

Die Vertraulichkeit auf Fallebene ist das Gegenstück zur Transparenz auf Programmebene. Das bedeutet, dass die Identität des Meldenden, die konkreten Einzelheiten seines Anliegens und die Identitäten der betroffenen Personen während der gesamten Bearbeitungsdauer des Falls strengen Zugriffskontrollen unterliegen.

Hier geht es nicht nur um den Schutz des Hinweisgebers – auch wenn dies die vorrangige Verpflichtung ist. Es geht auch darum, die Integrität jeder anschließenden Untersuchung zu wahren, sicherzustellen, dass die betroffenen Personen keinen informellen Konsequenzen ausgesetzt sind, bevor eine Feststellung getroffen wurde, und die Rechtsposition der Organisation zu wahren. Nach britischem Arbeitsrecht, einschließlich des Public Interest Disclosure Act 1994 und des Employment Rights Act 2025, haben Arbeitnehmer, die qualifizierte Hinweise geben, Anspruch auf Schutz vor Nachteilen. Die Wahrung der Vertraulichkeit auf Einzelfallebene ist Teil der Art und Weise, wie Organisationen dieser Pflicht nachkommen.

Zu den praktischen Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit gehören die Beschränkung des Zugriffs auf Fallinformationen auf diejenigen, die direkt an der Bearbeitung beteiligt sind, der Einsatz von Systemen, die die Identität des Meldenden vom Inhalt der Meldung trennen, die Dokumentation der Gründe für jede Zugriffsentscheidung sowie die Sicherstellung, dass die an der Fallbearbeitung beteiligten Personen nicht in der Lage sind, Informationen an Kollegen weiterzugeben, die ein Interesse am Ausgang des Falls haben könnten.

Wo die Spannung entsteht

Das Spannungsfeld zwischen Transparenz und Vertraulichkeit tritt typischerweise in drei Situationen auf.

Der erste Fall tritt ein, wenn Mitarbeiter fragen, was aus einem von ihnen vorgebrachten Anliegen geworden ist. Sie möchten wissen, ob ihre Meldung etwas bewirkt hat; das Unternehmen muss jedoch die Vertraulichkeit des Falls wahren. Die Antwort fällt in der Regel eher allgemein als konkret aus – es wird bestätigt, dass das Anliegen geprüft und bearbeitet wurde, ohne jedoch offenzulegen, welche Maßnahmen ergriffen wurden oder wer daran beteiligt war.

Der zweite Fall tritt ein, wenn durch die aggregierte Berichterstattung versehentlich Einzelpersonen identifiziert werden. Die Angabe, dass eine bestimmte Problemkategorie von einem Mitarbeiter in einem vierköpfigen Team angesprochen wurde, stellt keine sinnvolle Aggregation dar. Organisationen müssen eine ausreichende Aggregation vornehmen – über Zeiträume, Geschäftsbereiche oder Problemarten hinweg –, um sicherzustellen, dass aus den veröffentlichten Daten keine Einzelpersonen identifiziert werden können.

Der dritte Fall tritt ein, wenn ein schwerwiegender Verdacht eine behördliche Meldung erfordert. Im Rahmen bestimmter gesetzlicher Rahmenbedingungen – darunter die EU-Whistleblowing-Richtlinie und branchenspezifische Verpflichtungen im Finanzdienstleistungssektor – können Organisationen verpflichtet sein, Bedenken an externe Behörden zu melden. Die Freshfields-Whistleblowing-Umfrage 2023 identifizierte behördliche Meldepflichten als einen Bereich, in dem die Compliance-Anforderungen zunehmend komplexer werden. Diese Verpflichtungen haben zwar keinen Vorrang vor den Vertraulichkeitsschutzbestimmungen für Hinweisgeber, erfordern jedoch ein umsichtiges Vorgehen.

Wie die Norm ISO 37002 das Gleichgewicht regelt

Die internationale Norm ISO 37002:2021 für Whistleblowing-Managementsysteme bietet einen nützlichen Rahmen, um dieses Gleichgewicht zu betrachten. Die Norm legt die Grundsätze der Unparteilichkeit, des Schutzes und der Vertraulichkeit als Grundlage für ein vertrauenswürdiges Programm fest und verlangt gleichzeitig, dass Organisationen Governance und Rechenschaftspflicht nachweisen – was ein gewisses Maß an Transparenz auf Programmebene voraussetzt.

Organisationen, die sich an der Norm ISO 37002 orientieren, arbeiten im Grunde bereits nach diesem Prinzip: Transparenz in der Unternehmensführung auf Programmebene, strenge Vertraulichkeit auf Fallebene. Die Norm löst zwar nicht alle Spannungen, bietet jedoch eine prinzipielle Grundlage für die zu treffenden Entscheidungen.

Die Rolle unabhängiger Anbieter

Ein extern betriebener Meldekanal erleichtert es erheblich, das Gleichgewicht zwischen Transparenz und Vertraulichkeit zu wahren. Wenn die Fallbearbeitung bei einem unabhängigen Dritten liegt, erhält die Organisation aggregierte, anonymisierte Informationen darüber, was gemeldet wurde und wie die Fälle bearbeitet wurden – ohne direkten Zugriff auf Details auf Fallebene, die die Vertraulichkeit gefährden könnten. Diese strukturelle Trennung ist fest im Betriebsmodell verankert.

Safecall betreibt seit 1999 unabhängige Whistleblowing-Programme für Organisationen in ganz Großbritannien und weltweit und fördert dabei die Transparenz auf Programmebene, die das Vertrauen der Interessengruppen stärkt, während gleichzeitig die Vertraulichkeit auf Fallebene gewahrt bleibt, um die Hinweisgeber zu schützen. Alle Call-Handler sind ehemalige britische Polizeibeamte mit mindestens 25 Jahren Erfahrung in der Befragung – insgesamt über 800 Jahre Fachkompetenz –, die die disziplinierte, professionelle Herangehensweise mitbringen, die sensible Fälle erfordern. Anrufe werden niemals audioaufgezeichnet, wodurch eines der größten Vertraulichkeitsrisiken bereits an der Quelle beseitigt wird.

Weiterführende Ressourcen

Sicherheit und Anonymität bei der Meldung von Missständen – safecall.co.uk/resources/whistleblowing-security-anonymity/

ISO 37002-Normen für die Meldung von Missständen – safecall.co.uk/resources/iso-37002-whistleblowing-standards/

Wie können Unternehmen Transparenz bei ihren Meldekanälen gewährleisten? – safecall.co.uk/resources/how-can-organisations-ensure-transparency-in-reporting-channels/

Whistleblowing, Datenschutz und DSGVO – safecall.co.uk/resources/whistleblowing-data-privacy-gdpr/

Wenden Sie sich an Safecall

Safecall bietet Organisationen in ganz Großbritannien und weltweit unabhängige, vertrauliche Whistleblowing-Dienstleistungen an. Wenn Sie derzeit prüfen, wie Ihr Programm Transparenz und den Schutz von Hinweisgebern in Einklang bringt, können wir Ihnen dabei helfen, Ihren derzeitigen Ansatz zu bewerten und herauszufinden, in welchen Bereichen unabhängige Dienstleistungen einen Mehrwert bieten.

Kontakt: safecall.co.uk/en/contact-us/ | +44 (0) 191 516 7720

Quellen und weiterführende Literatur

Freshfields-Umfrage zum Thema Whistleblowing 2023 – Freshfields Bruckhaus Deringer

ISO 37002:2021 Whistleblowing-Managementsysteme – iso.org

Gesetz über die Offenlegung von Informationen im öffentlichen Interesse von 1994 – legislation.gov.uk

Gesetz über Arbeitnehmerrechte von 2025 – legislation.gov.uk

EU-Whistleblower-Richtlinie (2019/1937) – eur-lex.europa.eu