Qu'est-ce que la loi Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX) ? Une définition
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Qu'est-ce que la loi SOX ? Introduction
SOX, ou loi Sarbanes-Oxley, est un acte législatif adopté par le Congrès des États-Unis en 2002.
Elle a été introduite pour protéger les actionnaires et le grand public des erreurs comptables et des pratiques frauduleuses et vise à améliorer l'exactitude des informations publiées par les entreprises et à renforcer le gouvernement d'entreprise.
La conformité à la loi SOX exige des entreprises qu'elles respectent des directives strictes en matière de rapports, tant du point de vue financier que du point de vue informatique, et qu'elles fournissent des moyens confidentiels à ceux qui souhaitent signaler des malversations présumées.
Pourquoi la loi SOX est-elle importante ?
La loi Sarbanes-Oxley vise à prévenir les fautes professionnelles et les pratiques comptables frauduleuses. Il s'agit d'un ensemble de règles obligatoires qui exigent de toutes les entreprises publiques qu'elles adhèrent à un vaste ensemble de normes d'enregistrement. Elle peut poser des problèmes aux entreprises, mais la responsabilité qu'elle garantit offre une sécurité aux dénonciateurs, aux actionnaires et au grand public.
Des sanctions financières et pénales peuvent être imposées en cas de non-respect de la législation.
Pourquoi la loi SOX a-t-elle été introduite ?
La loi a été introduite à la suite d'une série de scandales financiers très médiatisés en 2002, notamment ceux impliquant Enron, WorldCom et Tyco. Les entreprises concernées ont subi des dommages considérables, tant sur le plan de la réputation que sur celui de la rentabilité. En outre, la confiance des investisseurs a été ébranlée par ces cas de fraude très médiatisés.
La fiabilité des états financiers des entreprises et des institutions a été remise en question et il est apparu clairement que les anciennes normes réglementaires n'étaient plus suffisantes pour protéger les investisseurs, les professionnels et le grand public. Une refonte s'imposait.
Les membres du Congrès Paul Sarbanes et Michael Oxley ont rédigé la SOX dans le but d'améliorer la gouvernance et la responsabilité des entreprises.
La loi a été conçue pour :
- Lutte contre la fraude
- Améliorer la fiabilité de l'information financière
- Rétablir la confiance des investisseurs
Quelles sont les exigences de la loi SOX à l'égard des organisations ?
La loi Sarbanes-Oxley de 2002 impose à toutes les entreprises cotées en bourse de rendre compte de leurs contrôles comptables internes à la Securities and Exchange Commission (SEC).
Le PDG et le directeur financier de chaque entreprise doivent certifier que leurs dossiers ont été complétés conformément aux normes et à l'exactitude définies par la loi. Les cadres supérieurs sont tenus responsables du non-respect de la loi et peuvent se voir infliger des amendes personnelles ou des peines d'emprisonnement pour ne pas avoir respecté la loi SOX.
La conformité à la loi SOX exige également que les services informatiques établissent et conservent une archive des documents de l'entreprise.
Trois règles de la loi SOX affectent la gestion des documents électroniques.
- Première règle : concerne la destruction, l'altération ou la falsification de documents et les sanctions qui en découlent.
- Deuxième règle : définition stricte de la période de conservation des documents.
- Troisième règle : elle décrit le type de documents professionnels qui doivent être conservés[1].
Afin d'encourager les dénonciations de manquements ou d'actions contraires aux normes établies par la SOX, la loi a également introduit des protections renforcées pour ceux qui dénoncent des activités illégales. La loi Sarbanes Oxley a cherché à cultiver une culture de la transparence et de la responsabilité en encourageant les dénonciateurs à se manifester.
Comment la loi SOX protège-t-elle les dénonciateurs ?
La loi SOX impose aux sociétés cotées en bourse de mettre en place des politiques et des procédures rigoureuses en matière de dénonciation. Pour se conformer à la loi SOX, les employeurs doivent mettre à la disposition de leurs employés des moyens de dénonciation confidentielle. La loi promet également une responsabilisation au bon endroit, en protégeant les dénonciateurs contre les représailles et en donnant au ministère américain de la justice le pouvoir d'inculper les employeurs qui cherchent à punir leurs employés pour avoir dénoncé des activités illégales.
Les principales sections de la loi relatives aux procédures de dénonciation sont les suivantes :
- Section 806 de la loi Sarbanes-Oxley - elle protège les dénonciateurs des employeurs couverts qui signalent ce qu'ils croient raisonnablement être une fraude électronique, une fraude postale, une fraude bancaire, une fraude en matière de valeurs mobilières ou une violation de toute règle ou réglementation de la SEC ou de toute disposition de la loi fédérale relative à la fraude à l'encontre des actionnaires.
- Règle 10A-3 - Cette règle stipule que les sociétés cotées en bourse doivent mettre en place des procédures de dénonciation permettant aux employés de déposer des plaintes de manière confidentielle et anonyme.
Garantir la confidentialité et respecter les exigences de la loi Sarbanes Oxley en matière de service d'assistance téléphonique aux dénonciateurs peut s'avérer difficile lorsque les opérations sont entièrement gérées en interne.
Mise en conformité de vos politiques de dénonciation avec la loi SOX
Afin d'éviter les conséquences juridiques ou les atteintes à la réputation, il est essentiel de prendre des mesures proactives pour s'assurer que votre entreprise est conforme à la loi SOX.
Protégez votre entreprise et vos employés en :
- Utilisation d'un service d'assistance téléphonique externe pour les dén onciations - la protection des dénonciateurs commence dès le moment où ils font un rapport.
La loi Sarbanes Oxley exige que les employés puissent divulguer des informations en toute confidentialité, ce qui ne peut être garanti que par l'utilisation d'une ligne d'assistance téléphonique anonyme pour les employés.
Les fournisseurs indépendants de services de dénonciation, tels que Safecall, veillent à ce que les employés disposent d'un canal de dénonciation anonyme défini pour signaler les fautes professionnelles.
Il permet à vos employés, sous-traitants et fournisseurs de signaler des problèmes liés à leur environnement de travail de manière sûre et sécurisée, par téléphone ou par Internet.
- Proposer une formation - La formation à la dénonciation peut contribuer à améliorer la conformité des entreprises avec la législation SOX et s'inscrire dans la politique de gouvernance sociale et environnementale (ESG) d'une organisation.
La formation à la dénonciation est souvent une situation tellement unique que, sans formation, tant les dénonciateurs que les responsables de la dénonciation non formés peuvent avoir l'impression de sortir de leur zone de confort.
Cela peut avoir des conséquences concrètes : amendes, procès, stress, perte de réputation.
La formation à la dénonciation est très importante et devrait être envisagée par la plupart des entreprises et des organisations caritatives comptant plus de cinquante employés.
La formation à la dénonciation pour les employés est nécessaire, à la fois pour encourager la prévention ou l'atténuation des actes répréhensibles sur le lieu de travail... mais la formation à la dénonciation pour les cadres est absolument essentielle si vous voulez minimiser le risque de tomber dans les nombreux pièges législatifs qui attendent les imprudents.
- Enquêtes indépendantes - En externalisant votre processus d'enquête, vous pouvez garantir l'impartialité à chaque étape de la procédure de dénonciation.
Les réglementations SOX sont en place pour protéger les dénonciateurs et ces protections peuvent être renforcées par l'externalisation des enquêtes sur les fautes professionnelles.
Nos enquêteurs sont tous d'anciens officiers de police (souvent au niveau d'officier enquêteur principal) ayant une expérience opérationnelle significative.
En fonction des besoins, nous affecterons des personnes possédant les compétences appropriées pour répondre à la nature spécifique du travail.
Pourquoi choisir Safecall pour vous aider à devenir ou à rester conforme à SOX ?
Safecall s'efforce de rendre le signalement aussi simple que possible.
Il faut du courage pour faire part de ses inquiétudes concernant une mauvaise conduite au travail. Souvent, la personne qui fait le signalement sera bouleversée, anxieuse ou frustrée et craindra de subir des représailles. Safecall s'efforce de rendre le signalement d'une faute grave aussi simple que possible afin de l'encourager.
Depuis plus de 20 ans, Safecall fournit un service spécialisé et indépendant qui contribue à protéger les entreprises et à assurer la sécurité des employés.
Nous accordons la priorité aux personnes et tous nos gestionnaires d'appels ont une expérience directe des problèmes signalés. Nous sommes fiers de notre style, qui est axé sur la conversation et l'empathie. Aucun de nos appels n'est scénarisé et nous sommes experts dans la rédaction de rapports de haute qualité.
Safecall opère à partir d'un centre d'appel britannique, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, tout au long de l'année. Au service des entreprises au Royaume-Uni, en Europe et dans plus de 150 pays à travers le monde, il converse dans plus de 170 langues différentes.
À propos de SafeCall Ltd
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Nous aidons les entreprises et les organisations qui souhaitent s'attaquer à divers problèmes de dénonciation, notamment le racisme, le sexisme, la fraude, la discrimination, la corruption, les violations de la santé et de la sécurité, l'esclavage moderne, les brimades et la violence sur le lieu de travail.
Nous proposons également une formation aux enquêtes hautement qualifiée et un soutien sur mesure qui fait appel à notre expertise.
Nous sommes fiers d'être une société Law Debenture. Law Deb enture a été fondée en 1889 et est cotée à la Bourse de Londres. Elle est reconnue mondialement pour son expertise dans les fonds d'investissement de longue date et est l'un des principaux fournisseurs de services indépendants de gouvernance et de soutien transactionnel. Elle compte parmi ses clients de grandes entreprises, des cabinets d'avocats, des banques ou des fonds, des sociétés de capital-investissement, des PME, des fonds spéculatifs, des start-ups et des clients privés.
Sources d'information
[1]https://www.investopedia.com/terms/s/sarbanesoxleyact.asp#:~:text=Comprendre%20la%20Sarbanes%2DOxley%20(SOX)%20Act&text=Responsabilité%20desentreprises,Comptabilité%20réglementation
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